Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

llllMÉMO DU BÉNÉVOLE AU TOP DE SES MISSIONS Votre mission si vous l’acceptez :

llllMÉMO DU BÉNÉVOLE AU TOP DE SES MISSIONS Votre mission si vous l’acceptez : lire les parties de ce document qui vous concernent (Ce message ne s’auto-détruira pas dans 15 secondes) Informations générales stratégiques : - Attention le brief général est avancé d’une heure le lundi 20 septembre à 11h00 au Palais des Congrès, en bar Panoramique au fond du rez-de-chaussée - un sandwich sera servi afin de se rendre à son poste dès le brief fini. UN petit cadeau de remerciement symbolique vous attend. Avant chaque prise de poste, pensez et/ou portez une chasuble bleue Les bénévoles qui ont été briefés avant le 20 septembre portent également un bandeau éponge et un bracelet éponge bleus façon « Véronique et Davina » Avant de partir, pensez à récupérer le petit cadeau symbolique destiné à vous remercier pour le temps à l’énergie que vous nous accordez pendant ces 2 jours de Rencontres (un par personne, en libre-service) Où ? dans l’espace ouvert “bénévoles”, à proximité des salles de “preview” et “organisation” ACCUEIL GENERAL DES RENCONTRES Votre référent : Amélie Chapiseau / Lieu : entrée principale Pour aider à vous identifier : vous portez une chasuble bleue Jour Créneaux horaires Nombre de bénévoles Lundi 20 septembre 11h30 - 12h15 Clémence Studer/Adeline Dubromel (Bénévoles très motivés et déjà informés car débuteront avant le brief de lundi 12h15 - 13h Aurore Tourneau / Laurine Leclerc / Françoise Lecigne / Aurore Bonnay / Laurent Vandame / Karen Newby / Fabienne Grimaud / Cécile Brouard / Céline Flament 13h – 14h Aurore Tourneau / Aurore Bonnay / Laurent Vandame / Nathalie Froustey / Marion Majo / Philippe Levacher / Fabienne Grimaud / Céline Flament / Manuela Campobasso /Julien Chaslot /Coralie Torriani/Sabine Guilhon /Karen Newby /Sylvain Derensy 14h – 15h30 Florence Pagnole / Caroline Guichard Mardi 21 septembre 8h15 - 9h30 Aurore Bonnay / Laurent Vandame /Nathalie Froustey / Marion Majo / Philippe Levacher / Fab Grimaud/ Céline Flament / Cécile Brouard/Manuela Campobasso/Julien Chaslot / Coralie Torriani / Sabine Guilhon / Florence Pagnole / Sylvain Derensy / Morgane Bailly 9h30 -11h30 David Mereuze / Françoise Lecigne VOTRE MISSION : Accueillir le congressiste et le diriger selon son profil vers la bonne borne pour l’obtention de son badge congressiste. Pour le congressiste déjà munis de son badge, contrôler en gardant le sourire son pass vaccinal (en attestation papier ou QRcode) ou son test PCR et si besoin l’orienter. 1. Dans la file d’attente avant les bornes. - Demander de préparer le mail d’inscription pour gagner du temps en borne, - Demander de sortir l’attestation de pass vaccinal (papier ou écran, nominative ou QR code avec une pièce d’identité) - Proposer de les aider à télécharger l’appli EVENTOOL sur leur portable, en distinguant s’il s’agit d’un Apple ou d’un Android. (Cf page APPLI) 2. En borne d’accueil, en « premier contrôle badge », Aider le congressiste à récupérer son badge. - Congressiste inscrit avec en main le code-barres reçu par mail (téléphone ou impression) > direction les bornes “Congressiste préinscrit” pour impression de son badge - Congressiste inscrit sans code-barres > direction la borne “Congressiste nouvel inscrit” - Non-inscrit > direction la caisse pour payer le badge. Après paiement, il passera à la borne “Congressiste nouvel inscrit”. 3. Après la borne d’accueil, en « deuxième contrôle », pour le congressiste déjà muni de son badge, contrôler son pass vaccinal (en attestation papier ou QRcode) ou son test PCR - Si besoin, l’orienter vers la pharmacie pour un test PCR - Si besoin l’orienter selon ses besoins (vestiaires, hall d’exposition ou amphi pour la plénière…) GESTION DES FLUX CONGRESSISTES Votre référent : Amélie Chapiseau / Lieu : hall d’entrée et zone d’exposition Pour aider à vous identifier : Vous portez une chasuble bleue, et pour encore mieux être dans l’esprit sportif, un bandeau et bracelet en éponge Jour Créneaux horaires Nombre de bénévoles Lundi 20 septembre 10h30- 11h30 Loic Portal/Sylvia Piet/Marion Darley/Assia Bah Drif (Bénévoles très motivés et déjà informés car débuteront avant le brief de lundi / orienteront les exposants vers l’expo et avant 11h vers l’amphi B pour la rencontre AVEC les sponsors) 13h15 - 14h Marion Darley/Assia Bah Drif /Romain Malbruneau/Camille Ricart/Clémence Studer/Adeline Dubromel 15h - 15h30 Loic Portal/Sylvia Piet/Marion Darley/Assia Bah Drif/Romain Malbruneau/Chloé Sinotte 17h – 17h45 Camille Ricart/Clémence Studer/Adeline Dubromel/Chloé Sinotte Mardi 21 septembre 9h - 9h30 Loic Portal/Sylvia Piet/ Camille Ricart/Clémence Studer/Adeline Dubromel / Sylvain Derensy 10h45 - 11h30 Loic Portal/Sylvia Piet / Sylvain Derensy / Laurine Leclere 12h45 – 14h Marion Darley/Assia Bah Drif , Camille Ricart , Chloé Sinotte, Aurore Tourneau, Romain Malbruneau 17h – 17h45 Zénia Abanda / Andréa Aubry VOTRE MISSION : diriger les congressistes vers le lieu de l’action du moment, en fonction du programme. Communiquer une information claire et intelligible ! Lundi 20 septembre : - Le matin vous orientez les exposants (sponsors) qui s’installent dans le hall des expositions de bonne heure puis se rendent en amphi B à 11h rencontrer l’équipe d’AVECsanté pour une rencontre avec les sponsors, afin de préparer Lille 2022 - A partir de 13h les participants vont visiter l’exposition et trouver le chemin de la plénière : en amphi A tant qu’il n’est pas plein, puis dans les amphis B et C et les salles où elle sera retransmise. Pas de déjeuner servi le lundi midi puisque les Rencontres débutent officiellement à 14h. - A partir de 15h : diriger vers l’exposition puis vers les salles d’ateliers et conférences qui débutent à 15h30 - A partir de 17h : inviter à visiter l’expo puis se rendre à l’Assemblée générale ouverte aux adhérents d’AVECsanté. Cette AG débute à 17h30 en amphi B. Samedi 21 septembre : - A partir de 9h : les participants finissent la visite de l’exposition et trouvent le chemin de la plénière : en amphi A tant qu’il n’est pas plein, puis dans les autres amphis en streaming. Pas de déjeuner servi le midi. - Diriger vers la 2nde plénière qui débute à 9h30 en - Puis vers l’exposition (10h45) puis vers la 2nde série d’ateliers et conférences (11h30). - 12h45-14h : orienter vers les espaces prévus pour le déjeuner du midi selon les règles en vigueur qui vont seront remises sur papier le lundi à 12h lors du brief de lancement. - A partir de 13h45 : orienter vers la 3ème série d’ateliers et conférences (14h) puis vers l’exposition (14h30) puis vers la 3ème plénière dite plénière de clôture : en amphi A tant qu’il n’est pas plein, puis dans les amphis B et C et les salles où elle sera retransmise. - A 17h, remise à l’accueil d’une collation légère à remporter dans son train retour - @Alice : le personnel du traiteur est-il toujours chargé du contrôle comme prévu CONTRÔLE D'ACCÈS PLÉNIÈRE Votre référent : Amélie Chapiseau Pour aider à vous identifier : Vous portez une chasuble bleue Lieu : portes d’accès amphi A Jour Créneaux horaires Nombre de bénévoles Lundi 20 septembre 13h15 - 14h (La plénière débute à 13h45 ; vous pouvez réserver votre propre place dans la plénière) 2 x 2 = 4 Morgane Bailly / Vincent Renoir Lucie Dubourdieu / Cherval Denis Mardi 21 septembre 9h - 9h45 (La plénière débute à 9h30 ; vous pouvez réserver votre propre place dans la plénière) 2 x 2 = 4 Karen Newby + Andréa Aubry Xénia Abanda + David Mereuze 15h30 - 16h15 (La plénière débute à 16h vous pouvez réserver votre propre place dans la plénière) 2 x 2 = 4 Andréa Aubry / Xénia Abanda David Mereuze / Françoise Lecigne VOTRE MISSION : filtrer l’accès à l’amphi A et quand il est plein, orienter vers les amphis B et C en face. Attention : Les badges EXPOSITION ne sont pas autorisés à entrer, alors que les “EXPOSANTS SESSION” ainsi que TOUS les autres badges peuvent accéder à la plénière. Vous contrôlez les badges à l'extérieur de l’amphi : un binôme devant chacune des 2 portes. Lundi 20 septembre : - Une demi-heure avant le début de la plénière, donc de 13h15 à 13h45 : contrôle à l’extérieur de l’amphi A. Orienter vers les amphis B et C dès que l’amphi A est plein. Des bénévoles chargés de l’orientation, reconnaissables avec leurs bandeaux de sport, vous relaieront vers les amphis B et C. - Au lancement de la plénière (13h45) fermer les portes - Rester encore aux portes 15 minutes pour éviter les allers-retours. - Pendant la plénière, contrôle visuel (discret) des badges et des gestes barrières. - Vous pouvez réserver pour vous des fauteuils proches de l’entrée. Mardi 21 septembre : - Idem avec les deux plénières - Une demi-heure avant le début de la plénière, contrôle à l’extérieur de l’amphi A. Orienter vers les amphis B et C dès que l’amphi A est plein. Des bénévoles chargés de l’orientation, reconnaissables avec leurs bandeaux de sport et leur bracelet en éponge, vous relaieront vers les amphis B et C. - Au lancement de la plénière (13h45) fermer les portes. - Rester encore uploads/s3/ memo-benevoles-complete-v2.pdf