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Guide d’utilisation Questionnaires & Enquêtes LimeSurvey v1.92 Crédits Guide d'

Guide d’utilisation Questionnaires & Enquêtes LimeSurvey v1.92 Crédits Guide d'utilisation Limesurvey - Questionnaires & Enquêtes | 2 Guide initialement créé par Valérie Zapata, Université Jean Monnet, Saint-Étienne DSI - Pôle production TICE et services Adaptation par DSI - Pôle Études / secteur WebTICE Université Lumière Lyon 2 Table des matières Guide d'utilisation Limesurvey - Questionnaires & Enquêtes | 3 Cadre juridique des enquêtes et questionnaires! 04 Présentation! 06 Connexion à Limesurvey! 07 Page d’accueil! 08 Créer un questionnaire! 09 Menu d’administration du questionnaire ! 15 Déﬁnir des quotas pour votre questionnaire! 16 Créer des évaluation de votre questionnaire ! 17 Créer un groupe de questions! 18 Créer une question! 20 Questions à choix unique! 21 Questions prédéﬁnies! 22 Questions à choix multiples! 23 Questions de type texte! 23 Tableaux! 24 Jeux d’étiquettes prédéﬁnis! 25 Utiliser un jeu d’étiquettes prédéﬁni! 25 Créer des conditions! 26 Tester et activer votre questionnaire ! 27 Gérer des invitations! 28 Le mail d’invitation et les échanges de mails! 29 Clôturer votre questionnaire ! 30 Cadre juridique des enquêtes et questionnaires Guide d'utilisation Limesurvey - Questionnaires & Enquêtes | 4 Toute enquête dont les réponses ne sont pas anonymisées doit impérativement faire l'objet d'une déclaration au CIL de l'Université. Pour ce faire, utilisez le formulaire disponible en téléchargement sur l'intranet. Toutefois, vous pouvez choisir de rendre votre enquête anonyme lors de la création du questionnaire (voir "Créer un questionnaire", étape 6, page 13). Dans tous les cas, vos enquêtes sont soumises à la loi Informatique et Libertés dès lors qu’elles permettent : 1. soit de tracer le répondant ; 2. soit d’identiﬁer directement ou indirectement le répondant via la conjonction des réponses à différentes questions. Tout contrevenant à ces règles pourrait se voir suspendre son accès à l’outil Limesurvey. Les enquêtes réalisées dans le cadre de l’Université le sont sous la responsabilité du Président de l’Université, responsable du traitement. Il convient donc d'accorder une attention toute particulière à celles-ci dès lors qu'elles exposent aux sanctions pénales résumées ci-après. 1. Ce que l’on doit faire : respecter les obligations prévues par la loi et notamment : 1.1. La déﬁnition et le respect de la ﬁnalité du traitementLes données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage déterminé et légitime, correspondant aux missions de l’Université. Tout détournement de ﬁnalité est passible de sanctions pénales. Exemple de ﬁnalité pour une enquête réalisée par un service central : la gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus. 1.2. La pertinence des données traitées Les données traitées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la ﬁnalité. 1.3. La conservation pendant une durée limitée des données Une durée de conservation, en adéquation avec la ﬁnalité doit être déterminée. Une fois l’enquête considérée comme terminée, les informations personnelles détenues par le responsable de l’enquête doivent être détruites ou archivées; seuls les résultats statistiques peuvent être conservés. 1.4. La sécurité et la conﬁdentialité des données Les mesures de sécurité, tant physique que logique, doivent être prises. Le président d’université, en tant que responsable du traitement, est astreint à une obligation de sécurité : il doit faire prendre les mesures nécessaires pour garantir la conﬁdentialité des données et éviter leur divulgation. En clair : les données récoltées ne doivent pouvoir être consultées que par les services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions. Exemple : les données ne doivent pas être stockées sur un autre support (notamment une clé USB, en cas de perte, les données peuvent être récupérées par un tiers). 1.5. Le respect des droits des intéressés : information sur leur droit d’accès et de rectiﬁcation et d’opposition. La ﬁnalité du traitement et les services destinataires doivent avoir été précisés plus haut. 2. Ce que l’on ne peut pas faire : 2.1. Collecter ou traiter des données « sensibles » Les données dites « sensibles » visées par l’article 8 de la loi informatique et libertés sont les données à caractère personnel qui font apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l'appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci. La collecte et le traitement de telles données sont interdits. 2.2. Collecter des informations sans lien avec la ﬁnalité du questionnaire Exemple : le genre (homme/femme) pour une enquête de satisfaction sur « La lettre aux personnels » => sauf justiﬁcation particulière, cette question n’est pas pertinente 2.3. Transférer des données à caractère personnel Si les résultats d’une enquête peuvent être diffusés, les données récoltées ne peuvent être diffusées, transférées ou modiﬁées sans l’accord préalable des personnes interrogées. Extraits du code pénal (atteintes aux droits de la personne résultant des ﬁchiers ou des traitements informatiques) Guide d'utilisation Limesurvey - Questionnaires & Enquêtes | 5 Dans le cadre de l'utilisation de Limesurvey, il paraît utile de rappeler les risques encourus dans le cas du non-respect de loi informatique et libertés : Non-respect de l’obligation de déclaration : Article 226-16 : Le fait, y compris par négligence, de procéder ou de faire procéder à des traitements de données à caractère personnel sans qu'aient été respectées les formalités préalables à leur mise en œuvre prévues par la loi est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300 000 € d'amende (…) Non-respect de l’obligation de sécurité : Article 226-17 : Le fait de procéder ou de faire procéder à un traitement de données à caractère personnel sans mettre en œuvre les mesures prescrites à l'art. 34 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 précitée est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300.000 € d'amende. Collecte déloyale de données : Article 226-18 : Le fait de collecter des données à caractère personnel par un moyen frauduleux, déloyal ou illicite est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300.000 € d'amende. Collecte de données sensibles : Article 226-19 : Le fait, hors les cas prévus par la loi, de mettre ou de conserver en mémoire informatisée, sans le consentement exprès de l'intéressé, des données à caractère personnel qui, directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, ou les appartenances syndicales des personnes, ou qui sont relatives à la santé ou à l'orientation ou identité sexuelle de celles-ci, est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300.000 € d'amende (…) Non-respect de la durée de conservation ﬁxée : Article 226-20 : Le fait de conserver des données à caractère personnel au-delà de la durée prévue par la loi ou le règlement, par la demande d'autorisation ou d'avis, ou par la déclaration préalable adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300.000 € d'amende, sauf si cette conservation est effectuée à des ﬁns historiques, statistiques ou scientiﬁques dans les conditions prévues par la loi (…). Détournement de ﬁnalité : Article 226-21 : Le fait, par toute personne détentrice de données à caractère personnel à l'occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou de toute autre forme de traitement, de détourner ces informations de leur ﬁnalité telle que déﬁnie par la disposition législative, l'acte réglementaire ou la décision de la Commission nationale de l'informatique et des libertés autorisant le traitement automatisé, ou par les déclarations préalables à la mise en œuvre de ce traitement, est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300.000 € d'amende. Transfert non autorisé de données à un tiers : Article 226-22 : Le fait, par toute personne qui a recueilli, à l'occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou d'une autre forme de traitement, des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l'intéressé ou à l'intimité de sa vie privée, de porter, sans autorisation de l'intéressé, ces données à la connaissance d'un tiers qui n'a pas qualité pour les recevoir est puni de 5 ans d'emprisonnement et de 300.000 € d'amende. La divulgation prévue à l'alinéa précédent est punie de trois ans d'emprisonnement et de 100 000 Euros d'amende lorsqu'elle a été commise par imprudence ou négligence.(…) Présentation Guide d'utilisation Limesurvey - Questionnaires & Enquêtes | 6 L’outil LimeSurvey, permet de créer rapidement des questionnaires et des enquêtes en ligne qui pourront recevoir les réponses de dizaines de milliers de participants. Ce guide vous permettra de mieux comprendre l’outil aﬁn de créer, rapidement, votre enquête. Une enquête est constituée au minimum des trois composantes suivantes : ① Le nom de l'enquête ⊕ ② Au minimum un groupe de questions ⊕ ③ Au minimum une question par groupe ﹦ Votre enquête ❶ Nom de l'enquête Le nom de l'enquête parle de lui-même : c'est le nom donné au sondage, ce nom permet d'accéder à de nombreuses options relatives au sondage dans son ensemble. On y trouvera notamment les options telles que le 'message de bienvenue', la description de l’enquête, les informations pour contacter l'administrateur du sondage, sous quelle forme le uploads/S4/ limesurvey-guideutilisation.pdf