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Exercice 4-2 : Audit du processus de paiement par chèque des factures fournisse

Exercice 4-2 : Audit du processus de paiement par chèque des factures fournisseurs Dans le cadre de la réduction de la fracture numérique entre les pays du Nord et du Sud, l’Etat du Burkina Faso a, avec l’aide de la Banque Mondiale, mis en place, en janvier 2016, un projet INFORMAD (Informatique de l’Administration) de prestation des services informatiques pour l’administration publique. Ce projet jouit d’une autonomie de gestion, notamment financière. Les ressources initiales du projet sont constituées d’une dotation de 2 milliards (1,8 milliards apportés par la Banque Mondiale et 200 millions apportés par l’Etat). L’accord de crédit précise que le Projet a pour mission, pour le compte de l’Etat et de ses démembrements : - de fournir des conseils en informatique : schémas directeurs informatiques, propositions de mesures de sécurité ; - de développer des programmes informatiques de gestion (dossiers des fonctionnaires, état civil, budget, stocks, comptabilité…) ; - d’assurer la maintenance préventive et curative des équipements informatiques. Ces prestations sont facturées aux bénéficiaires à un prix raisonnable les rendant accessibles aux entités publiques, tout en assurant la pérennité du projet. Pour la réalisation de sa mission, le projet réalise les achats suivants : - consommables informatiques entrant dans la réparation des matériels informatiques et son fonctionnement ; - petits matériels de maintenance ; - services de consultants spécialisés en informatique (notamment en développement et en sécurité informatique) ; - logiciels de développement d’applications ; - matériels informatiques (logiciels, ordinateurs, imprimantes…) pour ses propres besoins. Selon les termes de l’accord de crédit : - le Projet ne peut bénéficier de l’exonération de TVA ; - il conçoit, organise et assure le fonctionnement d’une comptabilité selon le plan comptable SYCOHADA. - il fait élaborer, sous sa responsabilité, un manuel de procédures administratives, financières et comptables. - il fait évaluer annuellement son dispositif de contrôle interne et fait auditer ses comptes par un auditeur externe. C’est dans ce cadre qu’intervient la présente mission, commanditée par la Banque Mondiale. Objet de la mission : Auditer le processus de paiement des factures fournisseurs par chèque. Durée de la mission : 30 jours. 1 Annexe 1 : Principaux fournisseurs du Projet Fournisseurs Produits ou services vendus à INFORMAD Volume des achats en 2021 Dell Burkina Consommables informatiques, petits matériels de maintenance, développement de logiciels, logiciels de développement. 5 commandes 120 millions F Informatique 2000 Consommables informatiques, petits matériels de maintenance, logiciels de développement. 7 commandes 62 millions F Librairie Savoir Consommables informatiques, petits matériels de maintenance. 4 commandes 24 millions F Pro Informatique Développement de logiciels, logiciels de développement. 3 commandes 59 millions F Informatrix Développement de logiciels, sécurité informatique, petits matériels de maintenance 4 commandes 45 millions F SécurInfo Sécurité informatique. 6 commandes 16 millions Consultant Aziz Ouédraogo Audit de la sécurité informatique 2 contrats 8 millions Consultant Charles Compaoré Développement d’applications (facturation trimestrielle) 3 contrats 17 millions Société Green Wash Nettoyage des bureaux et lavage des voitures (facturation mensuelle) 1 contrat triennal 750 000 F/mois Annexe 2 : Organigramme du projet 2 Administrateur Service financier et comptable (SFC) Comptable Trésorier Service technique Secrétariat particulier Audit interne/Contrôle de gestion Service Achats Maintenance & Installation Conseil, Développement & Sécurité Annexe 3 : Extrait du manuel de procédures : Principes et règles de gestion 1) Les achats de biens et de services dont le montant est supérieur ou égal à 50.000 F doivent impérativement être payés par chèque. 2) Pour les achats d’un montant inférieur à 50.000 F, le paiement se fera par la Caisse. 3) Les chèques seront cosignés par le Chef Service Financier et Comptable et l’Administrateur du Projet. 4) Les spécimens de signature des signataires habilités sont envoyés aux banques. 5) Le fournisseur envoie au Projet sa facture en deux exemplaires. 6) Les paiements sont faits sur la base des factures originales. Annexe 4 : Extrait du manuel de procédures : Procédure de paiement par chèque des factures relatives aux achats de biens et de services informatiques. 1) La facture, en deux exemplaires, est reçue du fournisseur par le Service Achats qui, après certification, la transmet au Comptable Trésorier. Réception de la facture 2) Le Comptable Trésorier reçoit la facture et la classe dans une chemise « factures à enregistrer » en attendant la fin de la semaine. A la fin de la semaine, il enregistre, dans le logiciel comptable, toutes les factures classées temporairement. Après saisie informatique, le logiciel génère un numéro d’enregistrement pour chaque facture indiquant qu’elle a effectivement été enregistrée. Comptabilisation de la facture 3) Au début de chaque semaine, le Comptable Trésorier établit un échéancier des factures à payer dans le courant de la semaine et le transmet au Chef Service Financier et Comptable (SFC) pour contrôle et validation. Etablissement de l’échéancier de paiement 4) A l’échéance de la facture, le comptable trésorier établit une autorisation de paiement puis le chèque correspondant, transmet les deux documents au Chef SFC et classe la facture dans un classeur « Fournisseurs ». Etablissement des documents de paiement 5) Le Chef SFC signe le chèque puis l’autorisation de paiement et adresse le dossier complet à l’AICG (Audit interne/Contrôle de Gestion) pour visa. L’AICG appose son visa sur l’autorisation de paiement et adresse le dossier entier à l’Administrateur qui, à son tour, signe le chèque puis l’autorisation de paiement et transmet le dossier à son Secrétariat particulier pour transmission au Comptable trésorier. Approbation du paiement 6) Le Comptable Trésorier procède à la comptabilisation du chèque, classe l’ordre de paiement dans un classeur « Ordres de paiement » et invite, par téléphone, le fournisseur à venir récupérer son chèque. Comptabilisation du chèque 7) Le Comptable trésorier remet le chèque au fournisseur. Remise du chèque au fournisseur 3 4 Annexe 5 : Autres informations : a) La comptabilité est tenue par une seule personne : le Comptable Trésorier. Diplômé de l’ENAREF (Ecole Nationale des Régies Financières) de Ouagadougou, c’est un agent comptable public totalisant une quinzaine d’années d’expérience. De temps en temps, il se fait assister dans les travaux comptables par un stagiaire en 3ème année de licence en gestion des entreprises de l’Université de Ouaga. Il avait sollicité plusieurs fois des formations en comptabilité SYSCOHADA, en Excel et en gestion financière, sans succès, du fait de l’absence de ressources humaines internes pour le suppléer. b) Le logiciel comptable utilisé a été développé par un des fournisseurs spécialement pour le Projet. Il a été paramétré par le fournisseur qui bénéficie d’un contrat d’assistance annuelle au terme duquel il met un expert à la disposition du Projet chaque fois que de besoin. Le Comptable Trésorier a bénéficié d’une formation de 3 jours sur le logiciel. c) Au cours des deux dernières années, l’auditeur externe (cabinet international d’audit) chargé de certifier les états financiers du Projet s’est plaint du retard dans la production des documents comptables de synthèse et a émis des réserves sur les postes comptables relatifs aux opérations d’achat et de trésorerie. En particulier, il a relevé des cas de double paiements de fournisseurs, des erreurs de comptabilisation des factures et des paiements. En outre, dans son rapport de recommandations sur le contrôle interne, il a proposé, entre autres : o de renforcer l’équipe au niveau de la comptabilité au regard du volume des opérations ; o de renforcer les capacités du Comptable Trésorier en comptabilité au regard de sa formation de base et de l’évolution du référentiel comptable ; o de réviser le plan de comptes pour l’adapter au contexte du projet ; o d’assurer un meilleur suivi des dettes fournisseurs ; o d’assurer une meilleure traçabilité des paiements aux fournisseurs. d) L’Autorité de Régulation de la Commande Publique (ARCOP) a commandité, l’année dernière, l’audit de la passation des marchés dans l’administration publique. Cet audit a révélé des anomalies dans la passation et l’exécution des marchés au niveau du Projet. e) Le Projet travaille avec trois banques. Les chéquiers sont conservés par le Comptable Trésorier dans son bureau situé à l’entrée du bâtiment principal gardé par un policier. Toutefois, les portes et les fenêtres n’ont pas de grille de protection. Le Comptable Trésorier dispose d’un coffre-fort posé sur une table dans un coin du bureau et équipé d’une double sécurité : une clé et un code détenus par le Comptable Trésorier. C’est dans ce coffre que ce dernier garde les chéquiers et les spécimens de signature des signataires des chèques. f) Il arrive fréquemment que le Directeur général d’une entreprise qui a gagné un marché du Projet demande que le chèque de paiement soit établi en son nom propre. Jusque-là, le Comptable Trésorier n’a pas émis d’objection à une telle demande. D’autres informations seront fournies au moment opportun 5 uploads/Finance/ cas-audit-interne.pdf