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Rapport d’activité 1999/2000 6 67 7 ETUDE : LE SYSTEME DE COLLECTE, D’EXPLOITAT

Rapport d’activité 1999/2000 6 67 7 ETUDE : LE SYSTEME DE COLLECTE, D’EXPLOITATION ET DE RESTITUTION AUX BANQUES DES ETATS REGLEMENTAIRES (CERBER) Rapport d’activité 1999/2000 6 68 8 Dès sa création, la Commission Bancaire de l’Afrique Centrale (COBAC) s’est engagée dans la réforme des procédures comptables applicables aux établissements de crédit de la Communauté Economique et Monétaire de l'Afrique Centrale (CEMAC). Cette action visait principalement à l'amélioration de l'information financière, que celle-ci soit utilisée par les établissements de crédit pour leur gestion interne ou qu’elle soit destinée aux autorités de contrôle et aux tiers, en uniformisant les procédures d’évaluation et d’enregistrement des opérations. Cette uniformisation était indispensable pour permettre la comparaison des établissements sur la base de leurs situations comptables et notamment pour que leur cotation à partir de ces données soit objective. L'adoption du Plan Comptable des Etablissements de Crédit (PCEC), qui a fait l'objet du Règlement COBAC R-98/01 du 15 février 1998, a constitué une étape importante dans la réalisation du projet de rénovation du système d'information du secteur bancaire. Cependant, ce travail serait demeuré inachevé, voire sans utilité, si l'enrichissement des bases de données des établissements de crédit induit par l'utilisation du nouveau cadre de référence n’avait pu être exploité par les divers utilisateurs des documents comptables qui en sont issus. Après un bref rappel des raisons justifiant l’abandon de l’ancien système de collecte, la présente étude se propose de décrire le nouveau dispositif d’élaboration des états réglementaires des établissements de crédit implantés dans la CEMAC et d’évoquer ses perspectives d’évolution. 1. INSUFFISANCES DE L’ANCIEN SYSTEME DE COLLECTE Dans l’ancien système de reporting, les établissements de crédit assujettis devaient, selon une périodicité dépendant du type d’information et de la nature de l’établissement (banque ou établissement financier), transmettre au Secrétariat Général de la COBAC une liasse papier de documents réglementaires. Ce système présentait de nombreux inconvénients parmi lesquels peuvent être soulignés : 1. Le manque d’homogénéité des documents produits par les établissements, en dépit de l’existence d’un plan comptable et de tableaux de concordance entre celui-ci et les états réglementaires ; 2. La surcharge de travail pour les banques ; 3. La ressaisie des données au Secrétariat Général de la COBAC ; 4. Les délais de transmission et de traitement extrêmement longs ; 5. Les risques d’erreurs liés aux multiples manipulations, etc. Rapport d’activité 1999/2000 6 69 9 2. LE NOUVEAU CADRE D’ECHANGE DE DONNEES ENTRE LES ETABLISSEMENTS DE CREDIT ET LE SECRETARIAT GENERAL DE LA COBAC Pour tirer pleinement parti des avantages que peut procurer le PCEC, il est apparu nécessaire de procéder à une révision des états réglementaires périodiques. En outre, toujours dans un souci d’amélioration qualitative du système, il est également apparu nécessaire de repenser entièrement l’organisation des échanges de données entre les établissements de crédit et le Secrétariat Général de la COBAC. La refonte des états réglementaires périodiques s’est traduite par : - l’intégration dans les états existants de nouveaux éléments ou simplement par la mise en conformité desdits états avec le nouveau plan comptable ; - la création d'une quinzaine de nouveaux états qui permettent d'obtenir de manière plus fiable les données requises pour l'exercice du contrôle sur pièces ou la confection de diverses statistiques. Ce processus a conduit à l’adoption d’une nouvelle organisation des échanges de données en vue d’une amélioration de la qualité de l’information (notamment en terme de fiabilité), une diminution de la charge de travail, et un gain de temps important, en supprimant un grand nombre d’interventions manuelles et en s’appuyant sur des moyens de communication modernes et efficaces. Les dispositions générales régissant le nouveau système, les diligences qui incombent aux parties qui interviennent dans le fonctionnement du système et les états périodiques qui sont issus du processus d’échanges de données sont décrits ci-après. 2. 1. Dispositions générales régissant le système CERBER Le nouveau système d’échange d’informations entre le Secrétariat Général de la COBAC et les établissements de crédit a été adopté par la Commission Bancaire lors de sa session du 02 décembre 1999. Diffusé par le biais de l’Instruction COBAC I-99/03 et baptisé « Système de Collecte, d’Exploitation et de Restitution aux Banques des Etats Réglementaires » (en abrégé « Système CERBER »), il est entré en vigueur le 1er avril 2000. Le système CERBER utilise le réseau Internet et plus particulièrement le courrier électronique. Il est organisé comme suit : 1. en lieu et place des états réglementaires déjà élaborés, précédemment transmis, les établissements assujettis communiquent au Secrétariat Général de la COBAC, sous forme numérique, toutes les données élémentaires - c'est-à-dire telles qu'elles ressortent de leur comptabilité - Rapport d’activité 1999/2000 7 70 0 requises pour la confection des états périodiques. Les fichiers sont transmis comme pièces jointes d’un message e-mail ; 2. pour être valide, une remise doit contenir l’ensemble des fichiers prévus en fonction de la nature de la remise (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) et permettre de satisfaire tous les contrôles intra et inter fichiers. Dans le cas contraire, l’ensemble de la remise est rejeté par le Secrétariat Général de la COBAC et doit faire l’objet d’une nouvelle présentation après correction ; 3. le Secrétariat Général de la COBAC confectionne les divers états réglementaires à partir des données qui lui ont été transmises ; 4. le Secrétariat Général de la COBAC communique à chaque établissement assujetti les états réglementaires le concernant par e-mail, ainsi que, par courrier ordinaire, le compte rendu de traitement qui récapitule les principales anomalies non-bloquantes rencontrées au cours du traitement et la balance comptable reconstituée à partir des éléments transmis ; 5. l’établissement concerné dispose d’un délai de 15 jours calendaires pour contester les états réglementaires communiqués par le Secrétariat Général de la COBAC. Cette contestation doit obligatoirement être revêtue de la signature d'un dirigeant agréé au sens de l'article 18 de la Convention du 17 janvier 1992. L’absence de contestation dans les délais prescrits vaut certification sincère des informations précédemment communiquées. En outre, il doit procéder au rapprochement de la balance reconstituée avec sa propre balance interne et signaler au Secrétariat Général de la COBAC les écarts significatifs identifiés à cette occasion faute de quoi ses dirigeants s’exposent à l’ouverture d’une procédure disciplinaire pour communication d’informations inexactes ; 6. le Secrétariat Général de la COBAC communique l’ensemble des données nécessaires aux autres directions de la BEAC utilisatrices des informations comptables (Directions Nationales, Direction des Etudes et Direction du Crédit de la BEAC). En cas d’indisponibilité de la liaison Internet entre les établissements de crédit et le Secrétariat Général de la COBAC, les échanges de données se font par l’intermédiaire des Directions Nationales ou des agences de la BEAC du pays où ils sont implantés. 2. 2. Diligences des établissements de crédit et du Secrétariat Général de la COBAC Les établissements de crédit sont tenus de transmettre au Secrétariat général de la COBAC, sous forme de fichiers dont les caractéristiques techniques sont présentées en annexe 1, les données requises pour la confection des documents. Ces données sont arrêtées au soir du dernier jour calendaire du mois, du trimestre, du semestre ou de Rapport d’activité 1999/2000 7 71 1 l'année selon leur périodicité, après passation des journées comptables supplémentaires, le cas échéant. Elles sont communiquées en millions de francs CFA. Le système d'information des assujettis doit permettre l'établissement des documents de synthèse sous la forme et selon la périodicité fixées par les autorités de tutelle et de contrôle. Les montants figurant dans les documents de synthèse peuvent résulter de l'utilisation soit de soldes de comptes généraux, soit des attributs d’identification6. Chaque montant figurant dans les documents de synthèse et résultant de l'utilisation de soldes de comptes généraux doit être contrôlable par l'existence d'un ensemble de procédures permettant : - de reconstituer les opérations dans un ordre chronologique ; - de justifier toute information par une pièce d'origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter, par un cheminement ininterrompu, au document de synthèse et réciproquement ; - d'expliquer l'évolution des soldes des comptes généraux, d'un arrêté à l'autre, par la conservation des mouvements ayant affecté ces comptes. Chaque montant figurant dans les documents de synthèse et résultant de l'utilisation des attributs doit être contrôlable à partir du détail des éléments composant ce montant. Le Secrétariat Général de la COBAC procède à la confection des états périodiques à partir des données communiquées par les établissements de crédit. La durée de traitement d’une remise est d’environ un quart d’heure pour les états mensuels et trimestriels. Ce traitement permet, non seulement de produire l’ensemble des états réglementaires, mais également de procéder à la mise à jour des séries relatives aux ratios prudentiels, aux éléments d’analyse financière et à la cotation. En outre, il permet de disposer d’une fiche de synthèse de l’ensemble de ces éléments pour la période traitée. A l’issue du traitement, le Secrétariat Général de la COBAC adresse : - à chaque établissement assujetti, les états obtenus à partir des fichiers préalablement transmis par l’établissement ; - aux services de la BEAC, tous les états nécessaires à la réalisation des travaux uploads/Finance/ cerber.pdf