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CODE UIC 3 0 6 O 2e édition, Octobre 2004 Version originale Principes et conven

CODE UIC 3 0 6 O 2e édition, Octobre 2004 Version originale Principes et conventions cadres régissant les relations entre les acteurs du trafic ferroviaire voyageurs, pour la répartition comptable et financière des prestations de transport internationales et des services associés Grundsätze und Rahmenvereinbarungen zur Regelung der Beziehungen zwischen den Akteuren des Eisenbahnpersonenverkehrs für die Verteilung der internationalen Verkehrsleistungen und Zusatzleistungen aus abrechnungs- und finanztechnischer Sicht Framework principles and conventions governing relationships between parties involved in passenger rail transport with respect to accounting and financial arrangements for international transport services and ancillary services 306 O Fiche à classer au chapitre : III - Finances, Comptabilité, Coûts, Statistiques Application : A dater du 1er octobre 2004 Tous les Membres de l’Union Internationale des Chemins de fer Historique des mises à jour : 1re édition, Janvier 2000 Version initiale 2e édition, Octobre 2004 Modifications de détails Le responsable de la fiche est indiqué dans le Code UIC 306 O Sommaire Résumé .................................................................................................................................1 1 - Les acteurs .................................................................................................................. 2 1.1 - Schéma général des relations .............................................................................. 2 1.2 - Définition des acteurs et responsabilités associées ............................................. 2 1.2.1 - Prestataire.......................................................................................................... 2 1.2.2 - Emetteur ............................................................................................................ 2 1.2.3 - Attributeur .......................................................................................................... 3 2 - Les principes et conventions régissant les liaisons ............................................... 4 2.1 - Liaisons entre membres de l’UIC.......................................................................... 4 2.2 - Liaisons autres...................................................................................................... 4 2.2.1 - Liaisons comptables .......................................................................................... 4 2.2.2 - Liaisons entre émetteur UIC et bureau vendeur ................................................ 4 2.2.3 - Liaisons entre émetteur UIC et organisme externe de décompte...................... 5 2.2.4 - Liaisons entre émetteur UIC et émetteur non UIC............................................. 5 2.2.5 - Liaisons entre émetteur non UIC et prestataire UIC .......................................... 6 2.2.6 - Liaisons de sous-répartition entre prestataires UIC ou entre prestataires UIC et prestataires non UIC ........................................................... 6 2.2.7 - Liaisons entre attributeur UIC et organisme externe de décompte.................... 8 Annexe A - Schéma des relations internationales ........................................................ 9 Annexe B - Possibilités de sous-traitance des activités comptables ....................... 10 Annexe C - Conséquences du choix d’une billetterie fer et aérien commune ou distincte.................................................................................................. 14 Glossaire ............................................................................................................................17 Liste des abréviations .......................................................................................................18 Bibliographie ......................................................................................................................19 306 O 1 Résumé L’objet de la fiche UIC n° 306 est d’identifier les différentes relations pouvant exister entre les acteurs du trafic ferroviaire voyageurs pour ce qui concerne la répartition comptable et financière des presta- tions de transport internationales vendues et des services associés. Elle précise pour chaque relation touchant au moins une entreprise ferroviaire (EF) membre de l’UIC, le texte de référence fixant les règles applicables et énonce les principes fondamentaux liés. Elle don- ne une définition précise des acteurs (prestataires, émetteurs ou attributeurs), de leurs rôles et de leurs responsabilités. 306 O 2 1 - Les acteurs 1.1 - Schéma général des relations Les relations sont de deux ordres : - les flux des décomptes (un décompte est ici pris au sens d'un ensemble d'informations échangées entre des acteurs pour justifier les échanges financiers ; cela comprend les opérations de décla- ration et de contrôle des ventes, les opérations de répartition internationale), - les flux financiers. Les acteurs appartiennent à trois catégories bien distinctes : - la catégorie prestataire : celui qui réalise la prestation, - la catégorie émetteur : celui qui vend la prestation, - la catégorie attributeur : celui qui gère l'offre place et prix. Les définitions détaillées sont reprises au point 1.2 ci-après. Le schéma général des relations est repris (voir Annexe A - page 9). 1.2 - Définition des acteurs et responsabilités associées 1.2.1 - Prestataire EF (voir Liste des abréviations - page 18) qui participe à la réalisation de la prestation de transport ou de service et qui reçoit directement une part du prix de vente en rémunération de cette prestation. Le prestataire peut être une : - EF de l’UIC identifiée par un code UIC, - EF non UIC et donc non identifiée par un code UIC (par exemple : EF privée, GEIE (voir Liste des abréviations - page 18) agissant pour le compte de transporteurs). 1.2.2 - Emetteur Entreprise assurant la distribution des prestations à la clientèle ; cette distribution est réalisée par l'in- termédiaire, soit des gares de l'EF, soit des agences de voyages accréditées par cette EF (dans le pays d'implantation de l'EF ou dans un autre pays), soit des gares d'une autre EF habilitées par l'EF "émetteur" et considérées alors comme lui étant directement rattachées pour les ventes concernées. L'organisation de la distribution peut faire intervenir un système externe à l'émetteur, GDS (voir Glos- saire - page 17 et Liste des abréviations - page 18) ou autre système. 306 O 3 Cet émetteur est tenu de mettre à la disposition des prestataires les parts qui lui reviennent sur les prestations vendues. Cette mise à disposition est réalisée sur la base de décomptes établis, soit par l'émetteur, soit par l'attributeur selon les dispositions fixées par les textes régissant les liaisons entre émetteur et prestataire (voir point 2 - page 4). L'émetteur est donc responsable de la bonne prise en charge des titres vendus par les bureaux ven- deurs qui lui sont rattachés et des opérations de recouvrement correspondantes auprès de ces bu- reaux. L'émetteur peut être une : - entreprise de l'UIC identifiée par un code UIC, - entreprise non UIC et donc non identifiée par un code UIC (par exemple : filiale d'une EF en char- ge de la distribution sur une zone de vente, GEIE de distribution). Un émetteur UIC peut, sous sa responsabilité, sous-traiter une partie de ses activités comptables à un tiers dans les conditions et limites fixées (voir Annexe B - page 10). Cela ne doit avoir aucune con- séquence sur sa responsabilité concernant les liaisons qu'il a avec des attributeurs ou prestataires UIC. L'émetteur supporte le risque de change lié à la vente d'une prestation dans une monnaie différente de celle utilisée pour le reversement des parts aux prestataires. Le bureau vendeur est en liaison directe avec le client et délivre le titre. Ce bureau peut être une gare ou une agence, une représentation, une filiale, etc. Il est situé ou non dans le même pays que l'entre- prise dite "émetteur" à laquelle il est rattaché pour un domaine de vente déterminé. 1.2.3 - Attributeur Entreprise dont le système informatique comporte en mémoire une offre de places et les prix corres- pondants (pour son compte ou celui d’autres EF prestataires) et qui communique en temps réel à une autre entreprise "émetteur" soit des références de places et le prix de la prestation, soit le prix de la prestation seulement (billet open). Pour la vente d'une prestation donnée, les fonctions d'émetteur et d'attributeur peuvent être assurées par une seule et même entreprise. L'offre de l'attributeur peut être physiquement hébergée dans le système d'un GDS ou dans le systè- me d'une autre entreprise ; il n’en résulte aucune conséquence pour les "émetteurs" qui ont accès à cette offre comme s'il s'agissait du système de l'attributeur qui assure pleinement ses responsabilités d'attributeur (décompte notamment). L'attributeur est obligatoirement une entreprise de l'UIC identifiée par un code UIC. Un attributeur UIC peut, sous sa responsabilité, sous-traiter une partie de ses activités comptables de décompte à un tiers. 306 O 4 2 - Les principes et conventions régissant les liaisons 2.1 - Liaisons entre membres de l’UIC Ces liaisons de décomptes et de règlements financiers sont régies par les fiches UIC n° 301, 301-1 et 311 (voir Bibliographie - page 19) ainsi que par les prescriptions de décompte des annexes spéciales au TCV. Toutefois les liaisons de sous-répartition entre prestataires UIC font exception à cette règle (voir point 2.2.6 - page 6). 2.2 - Liaisons autres 2.2.1 - Liaisons comptables Ouverture des principes de décomptes, de relations financières et de prévention des fraudes en trafic voyageurs à des sociétés non-membres de l’UIC. Un accord-type de coopération entre une EF membre de l’UIC et une entreprise non-membre de l’UIC sur l’application réciproque de procédures conformes aux fiches UIC est prévu et figure dans les fi- ches UIC de la série 301. 2.2.2 - Liaisons entre émetteur UIC et bureau vendeur 2.2.2.1 - Cas des gares Ces liaisons font l’objet de prescriptions réglementaires internes à l’émetteur. 2.2.2.2 - Cas des agences Ces liaisons font l’objet de dispositions du contrat d’agrément qui lie l’agence à l’émetteur. Ce contrat doit répondre aux règles de la fiche UIC n° 130 (voir Bibliographie - page 19). 2.2.2.3 - Cas de connexion via un système externe (pour gare et agence) Un émetteur peut autoriser le rattachement de certains de ses points de vente à son système de dis- tribution via un système externe (GDS ou autre système) pour réaliser des opérations : - soit avec son propre système de distribution, - soit avec des systèmes de distribution ferroviaires étrangers. Si cet émetteur autorise le rattachement à son système de distribution de certains points de vente si- tués sur un territoire étranger, pays avec ou sans entreprise UIC, ces points de vente deviennent par- tie de son système de distribution. 306 O 5 Outre les dispositions des points 2.2.2.1 uploads/Finance/ code-uic-2e-edition-octobre-2004.pdf