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N°8.1 | mai 2016 1ère Partie Comptabilité informatisée : Quelles sont mes oblig

N°8.1 | mai 2016 1ère Partie Comptabilité informatisée : Quelles sont mes obligations en cas de contrôle fiscal ? EMARGENCE | 19 rue Pierre Sémard - 75009 Paris - T. : 01 53 19 00 00 - F. : 01 53 19 00 05 - www.emargence.fr N° 8.1 mai 2016 | page 1/2 I. Le FEC : C’est quoi, c’est quand ? Depuis le 1er janvier 2014, et en cas de contrôle fiscal, les entreprises tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, doivent obligatoirement présenter leurs documents comptables sous forme dématérialisée. En pratique, le contribuable doit remettre au vérificateur, au début des opérations de contrôle, une copie des Fichiers des Ecritures Comptables. Les fichiers remis au vérificateur doivent impérativement répondre à des normes fixées par un arrêté du 29 juillet 2013 dont les dispositions sont codifiées à l’article A 47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales. Cet arrêté définit, en effet, un «format standard» de fichier à respecter. II. Quels sont les contribuables concernés ? Cette nouvelle obligation concerne les entreprises : • tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés (logiciel de comptabilité), • soumises, par le Code Général des Impôts, à l’obligation de tenir et de présenter des documents comptables, • et qui font l’objet d’une vérification de comptabilité. Sont ainsi concernés les commerçants, artisans ou professionnels libéraux relevant d’un régime réel d’imposition et les sociétés relevant de l’impôt sur les sociétés. Les entreprises relevant du régime de la micro entreprise (micro- BIC et micro-BNC) ou du forfait agricole sont exclues de cette nouvelle mesure. Il en est de même des contribuables qui tiennent leur comptabilité manuellement (par exemple, livre-journal des recettes-dépenses pour les professionnels libéraux). En cas de contrôle fiscal, vous devez remettre au vérificateur, le Fichier de vos Ecritures Comptables (FEC) dès lors que vous tenez votre comptabilité au moyen d’un système informatisé. Nous détaillons ci-dessous, cette nouvelle obligation du contribuable qui, en cas de manquement, peut vous coûter cher ! EMARGENCE | 19 rue Pierre Sémard - 75009 Paris - T. : 01 53 19 00 00 - F. : 01 53 19 00 05 - www.emargence.fr N° 8.1 mai 2016 | page 2/2 III. Quelles sont les périodes visées ? L’obligation de présenter la comptabilité sous forme dématérialisée s’applique aux contrôles pour lesquels un avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014. Cette obligation concerne l’ensemble des exercices visés dans l’avis de vérification. L’entreprise doit fournir un FEC par exercice contrôlé. Ainsi, en cas de contrôle des exercices clos aux 31 décembre 2012 et 2013, le contribuable doit communiquer au vérificateur un fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier 2012 au 31 décembre 2012 et un second fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier 2013 au 31 décembre 2013. IV. Quels sont le format et le contenu du fichier à remettre au vérificateur ? Le Fichier des Ecritures Comptables regroupe l’ensemble des enregistrements informatiques qui constitue la comptabilité générale. La copie du FEC remis à l’Administration doit répondre au «format standard» défini par l’arrêté du 19 juillet 2013. Ces normes du «format standard » définissent les types de fichiers, mentions, enregistrements et codages des informations. La copie du FEC correspond à l’ensemble des journaux de saisie existant dans le système informatique. L’unicité du fichier repose ainsi sur la notion d’un seul et unique livre-journal informatisé par exercice. Le fichier contient toutes les écritures comptables enregistrées au cours de l’exercice, classées par ordre chronologique, de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence. Le fichier doit, en outre, comporter les écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture, c’est-à-dire les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur. Pour chaque écriture, le fichier comprend entre 18 et 22 champs obligatoires selon la catégorie d’imposition (le code journal de l’écriture comptable, le libellé journal de l’écriture comptable, le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable, la date de comptabilisation de l’écriture comptable, le numéro de compte, le libellé de compte, la référence à la pièce justificative, la date de la pièce justificative, la date de validation de réécriture comptable...). En pratique, vous devrez générer le FEC à partir d’une exportation depuis votre logiciel comptable. Attention : la tenue de la comptabilité à l’aide d’un tableur de type « Excel » ne vous permet pas de remettre au vérificateur un Fichier des Ecritures Comptables conforme aux normes édictées par l’Administration. uploads/Finance/ comptabilite-informatisee-obligations-controle-fiscal-partie1.pdf