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Initiation à la rédaction et à la pratique administratives Pierre Abessolo Edza

Initiation à la rédaction et à la pratique administratives Pierre Abessolo Edzang Initiation à la rédaction et à la pratique administratives L'HARMA TTAN @ L'HARMATTAN, 2010 5-7, rue de l'École-Polytechnique; 75005 Paris http://www.librairieharmattan.com diffusion.harmattan@wanadoo.fr harmattan l@wanadoo.fr ISBN; 978-2-296- 11769-3 EAN ; 9782296117693 AVANT PROPOS Généralement,en matière de «REDACTION ADMINISTRATIVE» les ouvrages sont simplement intitulés. Il en est ainsi de : Le Style Administratif de Robert CATHERINE; Rédaction et Correspondance Administratives de Jacques GANDOUIN. Rédaction Administrative (AFRIQUE) de Jean Marie ROUSSIGNOL et Jacques GANDOUIN. La Correspondance Militaire du Colonel Léon VIGNAL. La question se pose dès lors de savoir pourquoi le présent ouvrage est intitulé «INITIATION A LA REDACTION ET A LA PRATIQUE ADMINISTRATIVES. » A cette pertinente question qui est une légitime objection, il y a plusieurs justifications dont voici quelques unes. La première est que cet ouvrage est un ancien fascicule de l'enseignement dispensé et que ledit fascicule avait été régulièrement présenté aux élèves sous la dénomination de «LU POUR VOUS» car il était l'utile synthèse, pour les apprenants, de tous les ouvrages ci-dessus cités, en ce qui concerne le style et les caractéristiques de la rédaction administrative, en vue de leur permettre une rapide assimilation de la matière. La seconde est fondée par ce souci d'une rapide assimilation, en présentant, à titre d'illustration, des en-têtes et le final (les différentes sortes de signature ainsi que leur présentation matérielle) des documents administratifs dans le respect des normes établies par l'Association Française de Normalisation (A.F.N.O.R), afin de combattre leur non respect ou leur non application. Ces modèles de présentation des documents administratifs complètent nécessairement cette formation à l'initiation. La troisième, s'agissant d'un ouvrage destiné à la formation dans des écoles d'application, l'intitulé de «cours pratique de rédaction administrative» correspondrait mieux à la situation. Mais un cours pratique suppose, soit l'exposé d'un ensemble de règles assorties d'illustrations, c'est-à-dire d'archétypes d'application des règles enseignées, soit tout 5 simplement un ensemble de développements types des différents documents se rapportant à la matière. Tandis que l'initiation peut s'entendre par l'exposé d'un ensemble des règles régissant la matière, des pratiques usuelles quasi coutumières et non réglementaires; ainsi que la description et la présentation matérielle des différents documents usuels dans la pratique de la profession administrative. En plus de l'apprentissage du style, du vocabulaire et de la présentation des différents documents administratifs, il y a aussi l'initiation à la pratique administrative. Dans le domaine du pouvoir réglementaire de l'Administration par exemple, la production d'un décret n'est pas l'œuvre exclusive d'un seul ministère, encore moins d'un seul agent. Mais elle est le produit d'un projet initié, soit par un agent, soit par une service ou une direction et successivement examiné en réunions tant au sein du ministère et ensuite qu'avec d'autres ministères dans les formes et les procédures différentes, préalablement déterminées par des dispositions tant légales que réglementaires. Ce processus rentre dans le cadre de la pratique administrative. Voilà une situation qui place devant un choix à faire; lequel doit aboutir à un objectif, après l'avoir défini. Par ailleurs, si l'on tient compte que l'enseignement est destiné aux personnes qui ont acquis une connaissance suffisante de la langue française au point de vue grammatical, syntaxique et autres règles de base dans le cadre de leur formation générale, il en résulte qu'il est tout simplement question de les initier à utiliser à bon escient, dans un style adapté, les connaissances acquises dans les différents enseignements qui leur ont par ailleurs été dispensés, en leur donnant simultanément les règles du style administratif, les principales locutions usuelles dans la pratique administrative. En résumé, les règles de bienséance et d'urbanité car, devant s'exprimer au nom de la puissance publique, le ton en la circonstance, n'est plus celui du commun des mortels, c'est-à-dire un langage vulgaire, familier ou populaire, mais celui d'un délégataire de la puissance publique, caractérisé par sa correction, son impartialité, son objectivité, sa fermeté et sa courtoisie. La délicatesse d'une telle mission a donc motivé de privilégier l'initiation qui, ici, est l'enseignement « ésotérique », une espèce de « rhétorique» (entendre ensemble des procédés constituant l'art de bien écrire et de bien présenter les documents administratifs, et non de bien parler, comme dans le vrai sens du terme.) 6 Ce sont donc ces fins pédagogiques qui ont conduit au choix de cet intitulé. Dès lors, dans l'optique de combattre les manquements signalés ci- dessus, il ne semble pas osé, en effet, de relever ici que bon nombre de documents produits par l'Administration gabonaise sont moins respectueux des normes de référence. Il n'est pas rare, par exemple, de rencontrer dans une lettre administrative, en objet, soit « accusé de réception », soit « lettre de rappel» au lieu du résumé succinct de la question traitée dans le respect des prescriptions du ministre de l'Intérieur aux préfets par circulaire du 9 floréal an VIII (29 Avril 1800) en ces termes. «Le travail administratif ne peut être trop simplifié; il faut économiser le temps, faciliter la distribution, le classement et la recherche des papiers. C'est pour atteindre ce but que je fais inscrire en marge de mes lettres une note qui fixe, au premier coup d'œil, l'attention sur leur objet. L'ordre de mes bureaux exige que vous observiez la même règle et que chaque première pièce de votre correspondance présente une indication marginale, succincte, mais claire pour donner une idée exacte de ce qu'elle contient, ou de l'affaire qu'elle communique. ». De même, dans plusieurs correspondances, quelle qu'en soit l'origine, on rencontre, soit le barbarisme « référencé» qui a un autre sens (pourvoir d'une référence et non visé en référence), soit le pseudo néologisme « référencié » qui est inexistant, donc un non sens. Les notes se terminent par une formule de courtoisie «je vous prie d'agréer... » sans qu'il y ait au préalable une formule d'appel, faisant ainsi fi de la règle du parallélisme des formes, c'est-à-dire la corrélation de la formule d'appel et de la formule de courtoisie Ces irrégularités qui tiennent lieu de nos jours, des « us et coutumes» dans l'Administration gabonaise se justifient quelque peu, d'une part par le fait qu'elle est considérée comme quelque chose de frugal et de très simple d'autre part, elle s'est vu nommer, aussi bien à des postes de responsabilités qu'à ceux d'exécution, des agents sans formation appropriée en matière de rédaction administrative. Cette situation qui date depuis l'Administration de la République Gabonaise est en outre justifiée par l'absence d'osmose entre les anciens fonctionnaires de l'Administration coloniale qui possédaient le savoir faire et les jeunes intellectuels venus des Universités, mais sans formation 7 administrative appropriée. Etant venus avec un complexe de têtes trop pleines, ils n'avaient malheureusement pas des têtes bien faites dans ce domaine particulier. C'est ainsi que, malheureusement de nos jours, dans tous les Etablissements relevant de l'Enseignement Supérieur, la lettre de transmission s'appelle « Soit Transmis»; document de transmission de basse échelle de la hiérarchie administrative, qui s'employait entre Préfet et Sous Préfet et jamais dans l'Administration centrale. Telles sont les raisons essentielles qui ont motivé de privilégier l'initiation. Il s'agit d'une part, de rappeler les normes établies à ceux qui ne savent pas les appliquer soit par ignorance, soit par négligence, d'autre part, de bien former, dès le départ, les jeunes qui sortent des différentes facultés et qui s'orientent principalement vers les corps du Secteur Administration Générale. Pour atteindre cet objectif, en s'inspirant des règles tirées des ouvrages susmentionnés, il a semblé indispensable d'abord de rappeler, dans le premier chapitre, les règles fondamentales à observer pour se livrer à un travail de rédaction en général. S'agissant d'un genre littéraire particulier, une section est consacrée à la division et au numérotage des parties de certains documents administratifs importants. Dans l'optique de ce qui précède et du fait que l'enseignement est destiné aussi bien aux fonctionnaires en cours de perfectionnement professionnel qu'aux futurs fonctionnaires supérieurs du secteur administration générale, le style et le vocabulaire administratifs avec les principales locutions usuelles constituent le deuxième chapitre. En dépit de la multitude de leur diversité, les documents administratifs comportent des caractères constants qui leur sont communs. Ces caractères résultent des normes établies. Le troisième chapitre est donc consacré à la normalisation. Bien que les caractères communs résultent des normes établies, leur ignorance dans la présentation des documents administratifs est néanmoins établie. C'est pourquoi, avec le concours de l'ouvrage de M. le Préfet Jacques GANDOUIN, leur étude a semblé indispensable et elle fait l'objet du quatrième chapitre. étant Le style, le vocabulaire et la présentation matérielle des documents considérés comme des indispensables « matériaux de leur 8 construction », le cinquième chapitre est donc consacré à la correspondance: généralités; lettre Privée (c'est-à-dire la correspondance mondaine et protocolaire - la lettre à forme personnelle); les formules d'appel et de courtoisie; la lettre administrative, les différents types de lettres. Le sixième chapitre, lui, est consacré aux autres documents de correspondance qui servent de liaison entre services administratifs, ainsi que ceux de gestion, d'information et d'instruction. Enfin, le septième chapitre est consacré aux actes législatifs et réglementaire uploads/Finance/ extrait-initiation-a-la-redaction-et-a-la-pratique-administratives.pdf