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Avant-propos «Correspondance d’affaires en français» complète et prolonge la fo

Avant-propos «Correspondance d’affaires en français» complète et prolonge la formation spécifique en français commercial acquise par les étudiants de l’Université «Constantin Brâncoveanu» à l’aide du manuel «Le français de l’économiste» et se propose de fixer le cadre pratique se rapportant à la communication écrite dans le monde complexe des affaires. Le cours est conçu autour de l’idée de progression. Dans ce sens, la première partie traite la lettre d’affaires en général: son rôle dans le bon déroulement des affaires, ses caractéristiques typiques et l’importance du style professionnel dans la rédaction des lettres accrocheuses et efficaces, ses éléments constituants et leur disposition selon la norme courante, les formules de base qui forment le nœud d’une lettre d’affaires de haute qualité. La deuxième partie est consacrée à la compréhension et à l’expression écrites des principaux types de lettres précontractuelles (la demande d’offre, l’offre, la lettre de rappel, la commande, l’accusé de réception de commande), ainsi que des lettres relatives aux situations conflictuelles (les réclamations et les lettres de réponse à ces réclamations). La troisième partie met en question le contrat de vente, le document juridique représentant le fondement des relations d’affaires à l’international. Un vocabulaire thématique français-roumain complète le cours. Les méthodes peuvent être extrêmement variées: lecture, traduction et exploitation des textes support, analyse des modèles, composition de lettres en remplaçant les formules du modèle par les variantes proposées pour chaque paragraphe, entraînement à la production des messages écrits par les exercices de complétion et de restitution (la lettre lacunaire), de combinaison (la lettre mosaïque), de cohérence (la lettre puzzle) et les activités de rédaction selon des consignes précises. Le professeur peut varier ses approches pédagogiques et faciliter le transfert des acquisitions en alternant des phases collectives d’apprentissage et des phases de formation individualisée. La méthode interactive de l’écriture collective (en sous-groupes) donnera lieu à des échanges lors des mises en commun et incitera à la prise de recul et à l’analyse des pratiques rédactionnelles individuelles. Chaque professeur saura moduler le nombre d’heures nécessaires selon les besoins, le rythme et les possibilités du segment cible et la spécialité suivie. L’auteur SOMMAIRE AVANT-PROPOS ………………..………………..………………... 3 I. PRÉSENTATION DE LA LETTRE D’AFFAIRES 1.1. CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE D’AFFAIRES ……………….. 9 1.2. STRUCTURE ET MISE EN PAGE DE LA LETTRE D’AFFAIRES …... 14 1.3. FORMULES DE BASE DE LA LETTRE D’AFFAIRES ……………… 27 1.3.1. DEBUT DES LETTRES ………………………………………… 27 1.3.2. DEVELOPPEMENT DES LETTRES …………………………….….. 31 1.3.3. FINAL DES LETTRES ……………………………………….… 37 II. LES PRINCIPAUX TYPES DE LETTRES D’AFFAIRES 2.1. LA DEMANDE D’OFFRE ………………………………………. 45 2.2. L’OFFRE ……………………………………………………… 51 2.3. LA CORRESPONDANCE RELATIVE A LA COMMANDE …………… 57 2.4. LA CORRESPONDANCE RELATIVE A LA RECLAMATION ………….. 64 III. LE CONTRAT - NOYAU DE L’AFFAIRE INTERNATIONALE 3.1. LES PRINCIPAUX TYPES DE CONTRATS ……………...………... 77 3.2. LE CONTRAT DE VENTE A L’INTERNATIONAL ………….……….. 79 VOCABULAIRE FRANÇAIS-ROUMAIN ………………..……... 93 BIBLIOGRAPHIE ………………..………………..……………….. 103 1.1. Caractéristiques de la lettre d’affaires Malgré les avantages offerts par les nouvelles technologies (une télécopie ou un message électronique pouvant être délivrés à la minute), la lettre d‟affaires reste la principale méthode de communication utilisée par les entreprises. La place prépondérante que la correspondance écrite tient dans les échanges peut être expliquée par: a) sa valeur juridique: toute lettre d'affaires constitue un document de valeur, car elle est une preuve susceptible d'être retenue en justice; b) sa fonction de mémoire: «la correspondance reçue et les copies de la correspondance expédiée sont conservées pendant dix ans» (article 2 du Code du Commerce). Un dossier de correspondance constitue pour les associés et les actionnaires un excellent moyen de contrôler le déroulement d'une affaire, ainsi que la marche de l'entreprise. c) son rôle du point de vue commercial: la lettre d‟affaires est une forme de publicité directe, elle est la carte de visite de l'entreprise et reflète son image. La présentation, le contenu et le style doivent contribuer à ce que le lecteur garde à tout point une image positive de l'entreprise. La lettre d'affaires se distingue d‟autres moyens de communication par certaines caractéristiques qui lui sont propres:  La lettre d'affaires répond toujours à un but bien précis. Celui-ci se détermine avant la rédaction et ne peut pas se perdre de vue, sinon la lettre risque de perdre en clarté et le message de s'obscurcir.  Avant la rédaction d’une lettre d’affaires il faut établir un plan déterminé. L'ordre dans lequel les idées sont exprimées au cours de la lettre est déterminé par des réflexions psychologiques et/ou commerciales et dépend de la nature du message, qui peut être: positif (une bonne nouvelle, par exemple la réaction à une réclamation fondée); négatif (une mauvaise nouvelle, par exemple la réaction à une réclamation non fondée ou une annulation de commande); neutre (par exemple une modification de coordonnées ou un simple accusé de réception).  La lettre d'affaires recourt au style appelé «professionnel». Celui-ci a quelques particularités, à savoir les six "C" qui s'appliquent à toute correspondance idéale:  La lettre d’affaires doit être concise. Elle doit se borner à l'essentiel, sans se perdre en détails inutiles.  La lettre d’affaires doit être claire. Vu que la lettre d'affaires requiert la clarté avant tout, on recourra davantage à la syntaxe simple, du type: sujet (agent) + verbe + compléments (par exemple: «Notre service comptable enverra la facture à votre nouvelle adresse.»). Dans une question, le style professionnel recourra à l'inversion simple: verbe + sujet (par exemple: «Pourriez-vous confirmer votre présence avant le 20 de ce mois ?»).  La lettre d’affaires doit être complète. Le rédacteur d'une lettre d'affaires doit s'assurer de l'exactitude des données fournies afin d'éviter des malentendus ou des problèmes juridiques. L'inexactitude ou le mensonge, même par omission, peuvent faire perdre la confiance de la clientèle. Il faut donc vérifier si toutes les données nécessaires ont été communiquées et si le destinataire a reçu une réponse complète et précise aux questions suivantes: Qui? Quoi? Où? Quand? Comment?  La lettre d’affaires doit être correcte, sans fautes d'orthographe ou de grammaire qui peuvent entraîner des conséquences préjudiciables à la bonne marche des affaires.  La lettre d’affaires doit être courte. Une lettre d'affaires compte en général une page et excède rarement les deux pages. D‟ailleurs, une lettre trop dense ou trop longue devient illisible et suscite assurément l‟agacement du lecteur.  La lettre d’affaires doit être courtoise. Il faut éviter d‟accuser directement le destinataire. Ainsi, au lieu de dire «Vous n'avez pas payé notre dernière facture», il est plus diplomate d'employer la tournure indirecte «Nous n'avons pas encore reçu le règlement de votre compte». À chaque instant de la lecture, le lecteur doit se sentir respecté et apprécié. Attention!  Le «vous» de politesse fait l'accord au singulier.  L'expéditeur utilise en général le pronom personnel «nous» (première personne du pluriel qui fait l'accord au pluriel), même si seulement une personne signe la lettre. Cette personne est censée écrire au nom de l'entreprise.  La tournure «Est-ce que» ne s'utilise pas.  Une difficulté fréquente est d'éviter une tonalité inutilement sèche ou agressive. Pour marquer le ton de la lettre, il y a de nombreuses possibilités:  remplacer des expressions comme « C’est urgent/regrettable que… » par «Il est urgent/regrettable que…», «Ça» par «cela», «peut-être que» par «il se peut que»;  ne pas utiliser «les gens» et éviter le «on»;  ne pas employer des mots imprécis tels que «choses», «personne» mais préciser ce dont il s’agit;  des verbes tels que «faire», «dire», «mettre», «voir», «aller» peuvent être remplacés suivant le contexte par des verbes plus précis;  utiliser plutôt le présent et le passé composé et non pas l’imparfait ou le passé simple;  ne pas employer les formes interrogatives et négatives;  utiliser les mots de liaison appropriés;  éviter les répétitions et le style abrégé (télégraphique). EXERCICES1 1 Les premiers trois exercices sont pris de http://webh02.ua.ac.be/calliope 1. Dites si les idées suivantes sont correctes ou non. Pourquoi (pas)? a) Avec l'arrivée des messages électroniques, la lettre d'affaires a perdu en importance. b) Une lettre d'affaires mal soignée n'atteint à aucun prix l'image que le correspondant tient de l'entreprise. c) La lettre d'affaires ne se distingue pas d'autres moyens de communication. d) La lettre d'affaires s'écrit dans un style particulier, appelé «professionnel». 2. Lisez les idées suivantes. S'agit-il oui ou non d'une bonne idée dans le contexte professionnel? Pourquoi (pas)? a) Je dois faire savoir à un client que notre nouveau catalogue vient de paraître et qu'il n'a pas encore réglé sa dernière facture: je fais cela dans une seule lettre. b) Je ne suis pas tout à fait sûr du prix de notre nouveau produit, mais je vais quand même déjà le faire savoir à notre client, comme cela je ne le fais pas attendre. c) Afin d'être courtois, j'inclus la phrase suivante dans ma lettre: «Si vous souhaitez de plus amples informations, n'hésitez pas de contacter notre Département Marketing». d) J'écris ma lettre d'affaires à partir d'un plan dressé à l'avance. e) Je fais varier mon plan d'écriture de lettre en lettre: il uploads/Finance/ francais-i.pdf