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Réussir la digitalisation Lignes directrices pour comptables et fiduciaires 3 -

Réussir la digitalisation Lignes directrices pour comptables et fiduciaires 3 - 36 La digitalisation, l’objectif pour 2019 La digitalisation du cabinet n’est plus une option, peu importe le nombre de collaborateurs ou de clients. Comme vous le verrez tout au long de cet ouvrage, elle engendre des avantages décisifs pour le futur de votre cabinet : Vous êtes à la pointe de la technologie et répondez aux attentes de vos clients Vous lissez votre travail tout au long de l’année et êtes déchargé d’une partie fastidieuse des encodages Vous libérez du temps pour vous concentrer sur votre valeur ajoutée Vous donnez accès à vos clients à une vision claire et précise de l’évolution de leurs affaires Vous réalisez une plus-value pour votre société en cas de cession Vous possédez un atout vis-à-vis de la concurrence Vous participez au mouvement écologique 4 - 36 Introduction ..................................................................................................................................................................................06 Etat des lieux ................................................................................................................................................................................08 Législation ........................................................................................................................................................................................11 a Le Digital Act : une avancée belge dans le domaine de l’archivage électronique ............................................ 11 b La facture électronique et les conditions liées à la facturation ............................................................................... 13 En pratique : les opérations comptables à digitaliser ....................................................16 a Le flux comptable digitalisé . ...................................................................................................................................................... 17 b Les documents digitaux ou digitalisables ........................................................................................................................... 17 En pratique : les outils pour digitaliser .................................................................................................19 a La plateforme d’échange . ............................................................................................................................................................ 19 b Les outils de reconnaissance et d’encodage automatique ......................................................................................... 21 c Les rapports et les tableaux de bord ..................................................................................................................................... 21 d Les outils d’automatisation ....................................................................................................................................................... 21 T able des matières 5 - 36 Comment digitaliser efficacement un document : trucs et astuces techniques ...................................................................................................................................23 a Le scanner ....................................................................................................................................................................................... 23 b Le smartphone ................................................................................................................................................................................. 25 De réels changements de la profession qu’il faut mettre en pratique ...............................................................................................................................25 a Introduction . ..................................................................................................................................................................................... 25 b Mise en place de la digitalisation dans la fiduciaire ....................................................................................................... 26 — Etape 1 - La mise en place d’un référent — Etape 2 - La sensibilisation des collaborateurs — Etape 3 - Chi va piano va sano — Etape 4 - La formation technique — Etape 5 - La formation des clients — Etape 6 - La définition d’une nouvelle offre c Conclusion ....................................................................................................................................................................................... 29 In Situ, que disent les mordus de la digitalisation ? ...........................................................30 Et vous dans tout ça ? Disparition programmée de l’un des plus vieux métiers du monde............................................................................................32 6 - 36 Introduction Ce livre blanc a pour objectif de vous offrir un regard clair et complet sur la digitalisation du cabinet comptable par le biais d’informations détaillées et objectives. Notre leitmotiv tout au long de cet ouvrage sera : chi va piano, va sano e va lontano. Littéralement, notre crédo veut dire : « qui va doucement, va sainement et va loin ». Le flux comptable digitalisé Les opérations à digitaliser dès aujourd’hui Les différents documents digitaux ou « digitalisables » et leur traitement automatique Le choix des bons outils de digitalisation et les premiers outils d’automatisation Les « tips » techniques pour les procédures digitales Nul besoin de bla-bla intempestif, la digitalisation du cabinet comptable est une obligation. Nous voulons ici vous accompagner point par point dans ce tournant. Certes, le voyage est long, mais il est captivant : le livre blanc de la digitalisation va vous permettre de vous approprier ces nouveaux outils, de gagner en efficience et de développer la satisfaction de vos collaborateurs et clients. Ce livre blanc va vous permettre de comprendre les enjeux du phénomène et l’importance pour le cabinet d’aborder cette étape cruciale avec diligence. L’état des lieux de la digitalisation au sein de la profession dresse la situation d’aujourd’hui ainsi que les modèles de demain. L’aspect législatif sera abordé quant à lui en répondant à certaines questions précises relatives notamment à l’exigence d’authenticité. Les aspects pratiques Ces premiers aspects théoriques vont nous permettre de rentrer dans le vif du sujet avec les aspects pratiques de la digitalisation. Différents sujets importants seront abordés tels que : 7 - 36 La mise en route dans votre cabinet Nous vous donnerons ensuite quelques conseils pour la mise en pratique de la digitalisation de votre cabinet comptable. Afin qu’elle s’inscrive comme un projet d’entreprise réfléchi nous répondrons à cette question : quelle attitude adopter envers vos collaborateurs et vos clients. Leur adhésion fait partie de votre réussite. On vous le répète, une croisière au long cours pendant laquelle il faudra trouver le juste équilibre entre la technique, l’humain et les nouveaux process internes. Automatiser les actes de gestion quotidienne c’est bien, mais vous éclairer sur vos opportunités de développement, c’est encore mieux. C’est pourquoi, nous vous donnerons quelques pistes pour redéfinir votre offre. Effectivement la digitalisation va amener du changement et vous allez désormais être en mesure de proposer plus de choses à vos clients et de vous positionner sur de nouveaux marchés. Et vous dans tout ça ? Pour étayer tous ces aspects, nous avons invité à bord des mordus de digitalisation : des fiduciaires et des clients qui nous expliquent les changements engendrés par la digitalisation dans leurs structures, que du positif on vous rassure… Enfin, nous poserons cette question de rhétorique : l’un de plus vieux métiers du monde va-t-il disparaître ? Une réponse claire et tout en finesse que vous découvrirez après avoir lu notre guide qui nous l’espérons sera l’Atlas de votre transition. Utilisez notre livre comme un outil de travail et rendez vous directement aux chapitres qui vous interpellent. 8 - 36 Etat des lieux Le cabinet d’aujourd’hui est en pleine mutation. En quelques années, le bureau comptable à littéralement été chamboulé. Toutes ces évolutions ont eu lieu en un laps de temps très court et ont bouleversé les modèles structurels, organisationnels et économiques sans que le cabinet ne soit accompagné. En découle aujourd’hui une situation disparate du niveau de digitalisation de chacun et un flou sur les tendances à adopter pour les années à venir. Si l’on constate que la digitalisation comptable est en marche, son degré d’effectivité varie d’un bureau à un autre. En effet, selon une étude de l’IPFC[1], 59% des comptables fiscalistes travaillent de manière digitale tandis que 17% l’envisagent fortement. L’étude ne dit pas quel est le degré ni la méthode de digitalisation. Certes, ces dernières années ont vu apparaître une belle progression dans la numérisation des documents, mais aujourd’hui l’effort à fournir se situe au niveau de la généralisation du bureau « zéro papier » et de l’automatisation des opérations comptables. — [1] Source : http://www.ipcf.be/uploads/documents/20161107_Cmq_IPCF_enquête_FR.pdf 9 - 36 Une situation disparate Si à l’heure actuelle, tous les comptables possèdent un logiciel, tous n’ont pas encore adopté les fonctionnalités digitales : scanning et reconnaissance des factures et des pièces justificatives, traitement des extraits bancaires automatique par les CODA, … Des technologies qui engendrent déjà une réduction drastique du temps d’encodage des écritures. Une plus petite frange a acquis les dernières technologies : les plateformes d’échange et de stockage des documents numérisés et l’automatisation des tableaux de bord qui permettent d’offrir un service plus pointu et un gain de temps tant du côté de la fiduciaire que des clients. L’intelligence artificielle Demain, ces technologies seront dotées d’une intelligence artificielle et permettront d’alléger davantage l’analyse des données. Le comptable interviendra alors majoritairement dans un processus de conseil, de contrôle et de validation. Aujourd’hui déjà, l’automatisation permet d’alimenter certaines parties des dossiers comptables, de classer des factures et des montants dans les bons comptes. Elle peut également permettre de réaliser des analyses de données et d’informations financières sur une plus grande échelle ou d’une manière plus exhaustive. A terme, cette intelligence artificielle appliquée à la comptabilité permettra de faire des corrélations entre les chiffres pour en tirer des enseignements et même de réaliser des prédictions sur des risques potentiels. C’est un élément de transformation fondamental pour les comptables. Il convient de le prendre en compte car il est source d’éléments extrêmement positifs concernant la capacité d’apporter de la valeur ajoutée aux clients, mais aussi la capacité de se libérer d’un certain nombre de tâches fastidieuses ou pénibles. C’est donc un enjeu capital qu’il faut intégrer dans vos entreprises dès aujourd’hui. 10 - 36 Livre blanc de la digitalisation Dans l’avenir proche, c’est donc à la digitalisation que le comptable doit s’atteler avec des impacts sur différents aspects de sa profession. De plus en plus déchargé des tâches relatives à l’encodage et au traitement de l’information, il pourra dégager le temps nécessaire pour accompagner son client dans ses réflexions financières. C’est donc ici que le « Livre blanc de la digitalisation » intervient afin de donner les clés pour une révolution douce au sein des bureaux comptables. Blockchain La prochaine révolution est quant à elle déjà annoncée et se nomme « Blockchain » (chaîne de blocs) définie comme une technologie de stockage et de transmission d’informations. Par extension, la blockchain désigne une base de données numériques décentralisée qui regroupe un historique de transactions électroniques. La Blockchain permet de réaliser une transaction entre deux parties sans avoir recours à un tiers de confiance ou à une autorité centrale, la transaction étant enregistrée uploads/Finance/ guide-digitalisation.pdf