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VERSION 03 (2018) MANUEL DE PROCEDURES DES ACHATS Mise à jour approuvé par le C

VERSION 03 (2018) MANUEL DE PROCEDURES DES ACHATS Mise à jour approuvé par le Conseil d’Administration en date du 29 novembre 2018. Manuel de Procédures des Achats 2 Sommaire I. Introduction II. Terminologie III. Principes généraux IV. Détermination des besoins V. Mode de passation des marchés 1. Achat par Appel d’offres 2. Achat par Consultation a. Consultation élargie b. Consultation restreinte 3. Achat par la procédure négociée VI. Organes compétents dans le processus de traitement, de contrôle et de validation des achats 1. Organes intervenants dans le processus de traitement des achats 1.1. Commission d’ouverture des plis des appels d’offres 1.2. Commission Ad-hoc de dépouillement des offres par voie d’appel d’offres 1.3. Commission permanente d’évaluation des offres par voie de consultation élargie 2. Organes de contrôle et de validation des achats 2.1. Commission des Achats 2.2. Commission Interne des Marchés 2.3. Conseil d’Administration VII. Procédure de passation des marchés 1. Lancement des achats par appel d’offres ou par consultation élargie 1.1. Constitution des Commissions de dépouillement 1.2. Elaboration du cahier des charges ou des termes de références 1.3. Appel à la concurrence a. Par publication dans la presse b. Par lettre de consultation 1.4. Réception des offres 1.5. Ouverture des plis 1.6. Dépouillement des offres a. Pour les marchés simples b. Pour les marchés complexes 1.7. Approbation des marchés a. Marché soumis à la Commission Interne des Marchés b. Marché soumis à la Commission des Achats Manuel de Procédures des Achats 3 1.8. Publication des résultats 1.9. Notification du marché 1.10. Exécution du marché 1.11. Pénalité 1.12. Règlement du marché c. Pour les avances d. Pour le paiement des acomptes 1.13. Règlement définitif 1.14. Résiliation 2. Lancement d’achat par consultation restreinte 2.1. Procédure d’achat de coût inférieur ou égal à 10.000 dinars TTC 2.2. Procédure d’achat de coût supérieur à 10.000 dinars TTC a. Expression et détermination des besoins b. Mise en concurrence c. Evaluation et choix du fournisseur d. Exécution du marché VIII. Traitement spécifique de certains achats 1. Achats relatifs à des opérations de marketing et de communication 2. Achats effectués par les Directions Régionales et les Points de Vente IX. Dispositions diverses 1. Amendement 2. Disposition transitoire 3. Entrée en vigueur Manuel de Procédures des Achats 4 I. Introduction Le présent règlement intérieur organise le traitement des achats à opérer par la Banque de l’Habitat. Il est élaboré en application des dispositions du décret n°4953 du 05 décembre 2013 dispensant la Banque de l’application de la réglementation des marchés publics et l’ensemble des textes qui l’ont modifié ou complété. II. Terminologie On entend par les termes suivants :  Allotissement : la répartition de la commande objet de marché en plusieurs lots séparés pour des raisons économiques, financières, techniques ou sociales. Chaque lot constitue une unité autonome et peut être attribué séparément ou avec d’autres lots.  Achat : toute dépense engagée en vue de satisfaire un besoin de quelque nature que ce soit au moindre coût (moins-disant) ou au meilleur rapport qualité/prix (mieux-disant) avec ou sans rédaction d’un contrat.  Achat à procédure simplifiée : Les achats sont passés selon la procédure simplifiée ou consultation restreinte, lorsque le montant estimé des besoins ne dépasse pas des seuils déterminés. Les modalités de la procédure simplifiée sont fixées par l’acheteur compte tenu de la nature et de l’étendue du besoin à satisfaire et de la disponibilité des opérateurs économiques susceptibles d’y répondre.  Appel d’offres : procédure selon laquelle s’organise la mise en concurrence en vue du choix d’une ou de plusieurs offres, sur la base de critères objectifs préalablement établis. L’appel d’offres peut être ouvert ou restreint. L’appel d’offres est ouvert lorsqu’il permet à tout candidat de remettre une offre. L’appel d’offres est restreint lorsque seuls les candidats présélectionnés peuvent remettre leur offre.  Approbation d’un marché : il s’agit d’une formalité subordonnant la validité d’un marché à la décision de la commission ou structure compétente.  Avenant : Acte contractuel modifiant ou complétant certaines clauses du contrat de marché initial.  Consultations : procédure selon laquelle s’organise la mise en concurrence en vue du choix d’une ou de plusieurs offres, sur la base de critères objectifs préalablement établis.  Caution provisoire : Garantie financière souscrite sur une Banque au profit d’un soumissionnaire pour attester le caractère sérieux de sa participation jusqu’à la publication des résultats de la concurrence et la remise de la caution définitive.  Commission interne des marchés et Commission des achats : ce sont des commissions créées par l’acheteur, chargées d’évaluer les offres et d’attribuer ou de proposer l’attribution de marchés selon le seuil de compétence de chacune.  Commission de dépouillement : Commission chargée de l’élaboration des cahiers des charges, de la fixation de la méthodologie de dépouillement et du dépouillement des offres.  Commission permanente : Commission chargée de toute la procédure relative aux consultations. Manuel de Procédures des Achats 5  Commission d’ouverture des plis : chargée de l’ouverture des plis et de se prononcer sur la recevabilité des offres.  Fractionnement d’un marché : C’est le fait de partager en plusieurs tranches d’achats de même nature des besoins annuels pour échapper aux règles d’appel à la concurrence et à l’ordre de compétence des divers organes de contrôle des achats.  Marché écrit : Contrat écrit à titre onéreux, par lequel le titulaire du marché, s’engage envers la Banque, soit pour réaliser des travaux à partir d’un montant supérieur 50.000 dinars TTC, soit pour fournir des biens ou des services à partir d’un montant supérieur à 30.000 dinars TTC, soit pour des études à partir d’un montant supérieur à 30.000 dinars TTC.  Marché cadre : C’est un contrat conclu entre le titulaire du marché et la Banque, ayant pour objet d’établir les termes régissant les marchés à passer au cours d’une période donnée, sans que la durée globale du contrat ne dépasse trois (03) ans et exceptionnellement cinq (05) ans pour les marchés nécessitant la mobilisation d’investissement spécifique, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagés.  Marché négocié : C’est un marché dans lequel la Banque négocie directement les conditions du marché avec un fournisseur, sans recourir à l’appel à la concurrence.  Marché de travaux : Marché ayant pour objet l’exécution, ou la conception et l’exécution de travaux.  Marché de fourniture de biens : Marché conclu avec un ou plusieurs fournisseurs ayant pour objet l’achat de produits, de matériels ou d’équipements de toute nature ainsi que les services accessoires à la fourniture de ces biens.  Marché de fourniture de services : Marché conclu avec des prestataires de services ayant pour objet la réalisation de prestations de services comme les marchés de services courants et les marchés de location d’outillages et d’équipements avec ou sans option d’achat.  Marché d’études : Marché ayant pour objet l’exécution de prestations intellectuelles. Il inclut notamment les travaux de recherche, la formation, la maîtrise d’œuvre et les prestations d’ingénierie, la conduite d’opérations, les services de conseil et d’assistance technique et informatique et de maîtrise d’ouvrage déléguée.  Marché simple : C’est un marché dont le choix de l’offre se fait sur la base d’un critère unique généralement le prix dite « offre la moins-disante ».  Marché complexe : C’est un marché dont l’attribution se base sur un choix multicritères dit offre économiquement la plus avantageuse ou le mieux-disante, quand le choix se fait généralement sur la base du meilleur rapport qualité/prix.  Moins-disant : Soumissionnaire (personne physique ou morale) dont l’offre est la moins chère lors d’une mise en concurrence.  Mieux-disant : Soumissionnaire dont l’offre est la plus avantageuse économiquement.  Offre la moins chère : offre ayant obtenu le meilleur résultat dans l’analyse monocritère relative au prix.  Offre la plus avantageuse économiquement : offre ayant obtenu le meilleur résultat dans l’analyse multicritères. Manuel de Procédures des Achats 6  Résiliation d’un marché : C’est une décision unilatérale émanant de l’acheteur ou du titulaire d’un marché, tendant à mettre fin à l’exécution d’un marché avant son terme normal.  Sous-traitance : Contrat par lequel le titulaire d’un marché confie sous sa responsabilité, à une autre personne physique ou morale appelée sous-traitant, une partie du marché et ce après accord de la Banque de l’Habitat.  Termes de référence : Document élaboré par l’acheteur définissant les exigences qu’il requiert y compris la méthode à utiliser, les moyens à mettre en œuvre, ainsi que les résultats escomptés.  Titulaire du marché : C’est la personne physique ou morale à qui la commande a été faite, et notifiée pour exécution. III. Principes Généraux 1) La passation des achats par la Banque de l'Habitat se fait après mise en concurrence par voie d'appel d'offres ou par voie de consultation en fonction du coût du besoin à satisfaire et ce après établissement d'une étude et d'une estimation des coûts par les structures gestionnaires concernées par l’achat. Toutefois, il peut être passé à titre exceptionnel des achats négociés par des devis, par des Bons de commande, par uploads/Finance/ manuel-procedures-achats-v3.pdf