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Contact : saga@epiconcept.fr Juin 2012  : +33 1 53 02 40 60 Page 1/169 Manuel d’utilisation SAGAV6 .00 SAGA v6 GUIDE D’UTILISATION Contact : saga@epiconcept.fr Juin 2012  : +33 1 53 02 40 60 Page 2/169 Manuel d’utilisation SAGAV6 .00 SOMMAIRE Chapitre 1: Introduction 5 Introduction et historique ........................................................................ 5 Installation et mise à jour de SAGA ........................................................ 6 Présentation de l’écran .............................................................................................. 7 Contrôle et indexation des fichiers ........................................................................... 9 Indications générales ............................................................................................... 10 Chapitre 2: Paramétrage 14 Gestion des missions financière ........................................................... 14 Créer une mission financière .................................................................................. 15 Sélectionner une mission financière ...................................................................... 16 Modifier une mission financière ............................................................................ 17 Les paramètres généraux ...................................................................... 19 Le plan comptable .................................................................................................... 20 Les financeurs .......................................................................................................... 21 Les sections .............................................................................................................. 21 Les pays .................................................................................................................... 22 Les devises ............................................................................................................... 22 Les activités .............................................................................................................. 23 Les contextes ............................................................................................................ 23 Les fonctions ............................................................................................................ 23 Les paramètres missions ....................................................................... 24 Les exercices budgétaires ....................................................................................... 24 Les projets ................................................................................................................ 25 Les plans donateurs ................................................................................................. 32 Les contrats de financement ................................................................................... 37 Les personnels expatriés ......................................................................................... 46 Les personnels nationaux ....................................................................................... 51 Les fournisseurs ....................................................................................................... 53 Les taux de change .................................................................................................. 55 Les taux de change financeurs ............................................................................... 56 Les journaux ............................................................................................................. 60 Chapitre 3: Administration 63 Déconnexion / Connexion ...................................................................... 63 Gestion des mots de passe ................................................................... 64 Changement de langue .......................................................................... 65 Chapitre 4: Analyse 66 Axe analytique ........................................................................................ 67 Les plans analytiques ............................................................................ 76 Contact : saga@epiconcept.fr Juin 2012  : +33 1 53 02 40 60 Page 3/169 Manuel d’utilisation SAGAV6 .00 Chapitre 5: Saisie 80 Ouvrir un mois ........................................................................................ 80 Journaux ................................................................................................. 81 Comptable ............................................................................................... 82 Extra-comptable ..................................................................................... 86 Forfaits .................................................................................................... 86 Simulations ............................................................................................. 87 Ventilation ............................................................................................... 88 Modification et écriture de correction ................................................... 88 Lettrage ................................................................................................... 91 Chapitre 6: Editions 93 Impressions ............................................................................................ 93 Journal .................................................................................................... 94 Balance comptable et/ou extra-comptable ........................................... 98 Balance générale et balance générale consolidée ............................... 99 Historique .............................................................................................. 100 Plan de financement ............................................................................. 101 Report de trésorerie ............................................................................. 102 Suivis ..................................................................................................... 103 Rapport financier (ou grand livre analytique) ..................................... 108 Rapport financier final .......................................................................... 112 Personnel expatrié ................................................................................ 113 Outil de calcul du taux de change moyen pondéré ............................ 115 Rapport analytique ............................................................................... 116 Rapport d’audit ..................................................................................... 118 Sélecteur ............................................................................................... 119 Chapitre 7: Clôture 124 Clôture comptable mensuelle .............................................................. 124 Clôture provisoire ................................................................................................... 124 Annulation d’une clôture provisoire ..................................................................... 127 Clôture provisoire simultanée de tous les journaux comptables....................... 127 Clôture mensuelle définitive .................................................................................. 129 Clôture comptable annuelle ................................................................. 134 Clôture provisoire ................................................................................................... 134 Annulation d’une clôture provisoire ..................................................................... 134 Clôture annuelle définitive ..................................................................................... 135 Clôture d’un contrat de financement .................................................. 136 Clôture provisoire ................................................................................................... 136 Déclôture provisoire ............................................................................................... 137 Clôture définitive .................................................................................................... 138 Clôture d’un axe analytique ................................................................. 139 Contact : saga@epiconcept.fr Juin 2012  : +33 1 53 02 40 60 Page 4/169 Manuel d’utilisation SAGAV6 .00 Clôture provisoire ................................................................................................... 139 Déclôture provisoire ............................................................................................... 140 Clôture définitive .................................................................................................... 141 Chapitre 8: Envois et réceptions 142 Envoi de fichiers ................................................................................... 142 Envoi des écritures provisoires ............................................................................ 142 Envoi des écritures définitives et/ou des paramètres missions......................... 143 Envoi des paramètres généraux............................................................................ 146 Interfaces ................................................................................................................. 148 Reception de fichiers ........................................................................... 149 Réception des écritures provisoires ..................................................................... 149 Réception des écritures définitives et/ou des paramètres missions ................. 151 Réception des paramètres généraux .................................................................... 153 Interfaces ................................................................................................................. 153 Réception d’un journal Excel ................................................................................ 153 Chapitre 9: Sauvegarde, restauration et archivage de la comptabilité 156 Sauver la compta .................................................................................. 156 Restaurer la comptabilité ..................................................................... 157 Archiver la comptabilité ....................................................................... 158 Chapitre 10: Aide 160 Manuels SAGA ...................................................................................... 160 A propos ................................................................................................ 160 Notes de versions ................................................................................. 160 Rapport de bugs. .................................................................................. 160 Annexes 161 Accès ..................................................................................................... 161 Glossaire ............................................................................................... 163 Contact : saga@epiconcept.fr Juin 2012  : +33 1 53 02 40 60 Page 5/169 Manuel d’utilisation SAGAV6 .00 Public : SIEGE CAPITALE PERIPHERIE Chapitre 1: Introduction Introduction et historique Fin 1997, les sections MSF opérationnelles belge, espagnole, française, luxembourgeoise et suisse ont décidé de développer, en commun et en international, un logiciel de comptabilité et de gestion adapté aux missions financières. Le début de l’année 1998 fut consacré à l’analyse des besoins respectifs des sections, au choix du fournisseur et à la rédaction d’un cahier des charges détaillant les fonctions du futur logiciel. En septembre 1998, les premières versions de SAGA, concoctées par EpiConcept, arrivent aux sièges. Au cours de l’année 1999, une équipe internationale, chic et tonique, teste le logiciel et planifie son implémentation dans les premières missions. Depuis janvier 2000, toutes les missions MSF sont équipées de ce fabuleux logiciel. D’autres ONG nous ont rejoint tel que : ACF Paris, ACF Madrid, ACF New-York, ACSUR Madrid, ACTED, AMI, Croix-Rouge Française, Enfants et développements, MADERA, Medicus Mundi, MSF Belgique, MSF Luxembourg, MSF Suisse, NCCI, Penal Reform, Pharmaciens sans Frontières, RCN Bruxelles, RET Suisse, Solidarité, Solidarité Afghanistan, Terre des Hommes, Médecins du Monde Belgique, Médecins du Monde France, OXFAM Barcelone, Enfants du Monde, Care France, FGH MozambiquePremière Urgence... Plusieurs versions comprenant des améliorations successives ont depuis été envoyées sur le terrain. La version actuelle est la version 6 disponible depuis juin 2012 2009. Le but de ce manuel est d’offrir un outil pratique à tous les utilisateurs de SAGA. Bonne lecture ! Contact : saga@epiconcept.fr Juin 2012  : +33 1 53 02 40 60 Page 6/169 Manuel d’utilisation SAGAV6 .00 Installation et mise à jour de SAGA SAGAV6 est disponible sous la forme d’un fichier exécutable nommé « saga6install.exe ». Ce fichier est complété par un fichier de paramètres généraux nommé par défaut « PARAMSGENERAUX.ZIP » qui contient l’ensemble des paramétrages spécifiques à votre organisation. Ces deux fichiers sont disponibles auprès de votre référent SAGA. Procédure d’installation Si vous installez SAGA pour la première fois, il n'y a pas de sauvegarde à faire. Allez directement au point suivant. Si vous travaillez déjà sur une version de SAGA, faites une sauvegarde de vos données via le menu "Fichier - Sauver la compta". Attention, par sécurité, mettez votre sauvegarde sur un autre répertoire que celui où se trouve Saga et qui vous est proposé par défaut : soit sur un répertoire spécifique et personnel de votre disque dur. Quittez SAGA. Désinstaller le programme. Positionnez-vous sur le fichier « saga6install.exe » et cliquez à deux reprises dessus. Choisissez la langue que vous voulez utiliser durant l’installation. Le choix de cette langue sera utilisé ensuite lors de la première ouverture de SAGA pour déterminer la langue de travail. Cette langue pourra ensuite être changée. Suivez les instructions: ne modifiez rien sauf recommandation de votre organisation, confirmez simplement (en appuyant sur Enter) lorsque la procédure d'installation vous le demande. Lorsque le programme vous affiche "Terminer", vous confirmez pour quitter la procédure d'installation. En revenant dans Windows, vous constatez qu'une icône "SAGA v6" a été créée sur votre "bureau". C'est à partir de cette icône que vous lancerez SAGA. Via Windows Explorer, positionnez-vous ensuite sur le fichier manuels.exe et double- cliquez dessus. Lancement du programme Double-cliquez sur l’icône «SAGA v6 ». Saisir les login et mot de passe par défaut qui vous ont été fournit par votre association. Voir le point D du chapitre “Paramétrage”. Contact : saga@epiconcept.fr Juin 2012  : +33 1 53 02 40 60 Page 7/169 Manuel d’utilisation SAGAV6 .00 Via le menu « Fichier - Réception de fichiers - réception des paramètres généraux », sélectionnez le fichier « PARAMSGENERAUX.ZIP » et cliquer su le bouton ouvrir. Présentation de l’écran Le programme se présente sous la forme de cinq menus déroulant et de neuf icônes. Les menus Menu fichier  Contrôler / Indexer les fichiers  Gestion des missions financières  Envoi de fichiers  Envoi des écritures provisoires  Envoi des écritures définitives et/ou des paramètres missions  Envoi des écritures extracomptables (optionnel)  Envoi des paramètres RH (optionnel)  Envoi des paramètres généraux  Envoi de toute la comptabilité  Envoi des écritures de simulation (optionnel)  Interfaces - Export des données -  Réception de fichiers  Réception des écritures provisoires  Réception des paramètres RH (optionnel)  Réception des écritures définitives et/ou des paramètres missions  Réception des écritures extracomptables (optionnel)  Réception des paramètres généraux  Réception d’une sauvegarde terrain  Réception des écritures de simulation (optionnel)  Interfaces - Import de données - - Journal Excel - Fichier de paye (Homère)  Sauver la compta  Restaurer la compta  Recréer un terrain  Archiver la compta  Quitter Menu Comptabilité  Saisir journal  Ouvrir un mois  Lettrage  Pointage Contact : saga@epiconcept.fr Juin 2012  : +33 1 53 02 40 60 Page 8/169 Manuel d’utilisation SAGAV6 .00  Clôturer  Audit de la base Menu Paramètres  Généraux  Devises  Pays  Plan comptable  Sections  Financeurs  Activités  Contextes  Fonctions  Missions  Journaux  Exercices budgétaires/Avenants  Projets  Financements - Plan donateur - Contrat de financement  Analyse - Plan Analytique - Axes - Destinations  Ressources humaines - Personnel expatrié - Personnel local  Fournisseurs  Taux de change  Taux de change financeur  Administration  Langues  Français uploads/Finance/ manuelfr-saga-v6-0-002v3.pdf