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PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITÉS ENVIRONNEMENTALES ET SOCIALES POUR LE SECT

PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITÉS ENVIRONNEMENTALES ET SOCIALES POUR LE SECTEUR DE L’ÉNERGIE (PRECESSE) --------------------------------------------- MANUEL DE PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIÈRES VERSION DÉFINITIVE Décembre 2009 SEC DIARRA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 2 SOMMAIRE ABREVIATIONS ........................................................................................................................................ 7 INTRODUCTION ........................................................................................................................................ 8 CHAPITRE I : ASPECTS INSTITUTIONNELS ............................................................................................ 10 1.1- PRÉSENTATION DU PROJET ........................................................................................................... 11 1.1.1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION ....................................................................................................... 11 1.1.2 OBJECTIF DU PROJET ................................................................................................................... 13 1.1.3. INDICATEURS PROJET .................................................................................................................. 13 1.1.4. COMPOSANTES DU PROJET ......................................................................................................... 14 1.1.5. COÛT DU PROJET ......................................................................................................................... 16 1.2- CADRE INSTITUTIONNEL ................................................................................................................. 17 1.2.1. MINISTERE DE L’ECONOMIE DE LA PLANIFICATION ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ... 17 1.2.2. MINISTERE DE TUTELLE DU PROJET ............................................................................................ 17 1.2.3. IDA ................................................................................................................................................ 18 1.2.4. CAISSE AUTONOME D’AMORTISSEMENT ..................................................................................... 18 1.2.5. ORGANES DE MISE EN ŒUVRE DU PROJET .................................................................................. 19 1.2.5. ORGANIGRAMME DE L’UNITE DE COORDINATION DU PROJET .................................................... 21 1.2.6. FICHES DE FONCTION ................................................................................................................... 23 II - PROCEDURES BUDGETAIRES .......................................................................................................... 36 2.1. PREPARATION DU BUDGET ............................................................................................................. 37 2.1.1. CALENDRIER D’ELABORATION BUDGETAIRE DE L’IDA ................................................................ 44 2.1.2 CALENDRIER D’ELABORATION BUDGETAIRE DE LA CONTREPARTIE .......................................... 47 2.2. EXECUTION DU BUDGET ................................................................................................................. 52 2.3. SUIVI ET CONTROLE DU BUDGET .................................................................................................... 56 2.4. REVISION DU BUDGET ..................................................................................................................... 60 CHAPITRE III : - PROCEDURES DE GESTION DU COURRIER ................................................................. 61 3.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ............................................................................................... 62 3.1.2 TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART ...................................................................................... 63 3.1.3 TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE ..................................................................................... 69 3.1.5 TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE ............................................................................... 76 3.1.5.1 TRAITEMENT DU COURRIER AU DEPART ................................................................................... 77 3.1.5.2 TRAITEMENT DU COURRIER A L’ARRIVEE ................................................................................. 79 TRAITEMENT DU COURRIER ELECTRONIQUE A L’ARRIVEE ................................................................. 79 SCHEMAS DE CIRCULATION DE COURRIER .......................................................................................... 82 3.1.6 GESTION DE LA TELECOPIE ET DU TELEPHONE ........................................................................... 84 SEC DIARRA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 3 3.1.7 DOCUMENTATION ET ARCHIVAGES .............................................................................................. 89 3.1.7.1 OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION ......................................................................................... 89 3.1.7.2 IDENTIFICATION ET STRUCTURES DE LA DOCUMENTATION ..................................................... 89 IDENTIFICATION ..................................................................................................................................... 89 STRUCTRURE ........................................................................................................................................ 89 3.1.7.3 GESTION DES VERSIONS REVISIONS ......................................................................................... 90 3.1.7.4 OUTILS DE PRODUCTION DE LA DOCUMENTATION ................................................................... 91 3.1.7.5 GESTION PHYSIQUE DES FICHIERS CONTENANT LES DOCUMENTS ......................................... 91 3.1.7.6 PROCEDURES DE SAUVEGARDE ET ARCHIVAGE ...................................................................... 92 IV - PROCEDURES DE GESTION DU PERSONNEL .................................................................................. 93 4.1 PRESENTATION DE LA FONCTION .................................................................................................... 94 4.1.1 RECRUTEMENT .............................................................................................................................. 95 4.4. GESTION DES ATELIERS & SEMINAIRES ....................................................................................... 113 4.5 EVALUATION ET SANCTIONS ........................................................................................................ 118 4.6 DEPARTS EN CONGES .................................................................................................................. 126 4.6 GESTION DES ABSENCES ET PERMISSIONS .................................................................................. 129 4.7 CESSATIONS DE FONCTIONS ......................................................................................................... 131 V – PROCEDURES DE GESTION DU PATRIMOINE ................................................................................ 132 5.1 IMMOBILISATIONS .......................................................................................................................... 133 5.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ............................................................................................... 133 5.1.2 ENTREE DANS LE PATRIMOINE ................................................................................................... 134 5.1.3 SORTIES ................................................................................................................................... 140 5.1.3.1 DESTRUCTION .......................................................................................................................... 140 5.1.3.2 VOL ........................................................................................................................................... 144 5.1.3.3 MISE AU REBUT ......................................................................................................................... 148 5.1.4 INVENTAIRE ................................................................................................................................. 152 5.1.5 GESTION DU MATERIEL ROULANT .............................................................................................. 158 MODELE DE CARNET DE BORD DE VEHICULE ...................................................................................... 167 5.2 STOCKS .......................................................................................................................................... 168 5.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ............................................................................................... 168 5.2.2 ENTREE EN MAGASIN ................................................................................................................. 169 5.2.3 CONSOMMATION ........................................................................................................................ 174 5.2.4 INVENTAIRE ................................................................................................................................ 179 FICHE D’UTILISATION DE VEHICULE ........................................................................................ 184 5.2.5 VALORISATION ............................................................................................................................ 185 5.2.6 RENOUVELLEMENT DE STOCK .................................................................................................... 188 VI - PROCEDURES PASSATION DES MARCHES ................................................................................... 191 6.1. REGLEMENTATION APPLICABLE .................................................................................................. 192 6.2. PLAN DE PASSATION DE MARCHES .............................................................................................. 195 DOCUMENTS SUPPORTS ..................................................................................................................... 197 DOCUMENTS SUPPORTS ..................................................................................................................... 198 SEC DIARRA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 4 6.4. SCHEMAS ...................................................................................................................................... 203 6.4.1 PLANIFICATION DES MARCHES ................................................................................................... 203 6.4.2 CONSTITUTION DU FICHIER FOURNISSEUR ................................................................................ 204 6.4.3 SELECTION DE FOURNISSEURS .................................................................................................. 205 6.4.4 ENGAGEMENT ............................................................................................................................. 206 6.5 PROCEDURES ................................................................................................................................ 207 VII - PROCEDURES FINANCIERES ........................................................................................................ 229 7.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ................................................................................................ 230 7.1.1 CADRE DE LA GESTION FINANCIERE ........................................................................................... 230 7.1.2 FLUX FINANCIERS DU PRECESSE ................................................................................................ 231 7.2 LA MOBILISATION DES RESSOURCES .......................................................................................... 232 7.2.1 LA MOBILISATION DES RESSOURCES DE L’IDA .......................................................................... 232 7.2.2 LA MOBILISATION DES FONDS DE CONTREPARTIE .................................................................... 236 7.3. MODALITES DE DECAISSEMENT DE FONDS .................................................................................. 237 7.3.1 MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS IDA ............................................................................ 237 7.3.2 MODALITE DE DECAISSEMENT DE FONDS DE CONTREPARTIE................................................... 243 7.4 LA GESTION DE TRESORERIE ....................................................................................................... 244 7.4.1 LA BANQUE ................................................................................................................................. 244 7.4.1.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ............................................................................................ 244 7.4.1.2 ALIMENTATION DU COMPTE DÉSIGNÉ ..................................................................................... 245 UTILISATION DES FONDS PAR ACTIVITE DE PROJET (MODELE I) ........................................................................ 266 7.4.3 ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE ...................................................................................... 267 7.4.2 MISE A DISPOSITION DE FONDS .................................................................................................. 270 7.4.2.1 PRESENTATION DE LA FONCTION ............................................................................................ 270 7.4.2.2 PREPARATION ET TRAITEMENT DES BESOINS ......................................................................... 271 7.4.2.3 PAIEMENT DES DEPENSES ...................................................................................................... 274 VIII - PROCEDURES COMPTABLES ...................................................................................................... 277 8.1. ORGANISATION COMPTABLE ET SYSTHEME COMPTABLE .......................................................... 278 8.1.1. CONFIGURATION COMPTABLE .................................................................................................. 278 8.1.2. COMPTABILITE INFORMATISEE .................................................................................................. 278 8.1.3. REGLES COMPTABLES .............................................................................................................. 279 8.1.3.1. CONCEPT D’IMAGE FIDELE ..................................................................................................... 279 8.1.3.2. SINCERITE ................................................................................................................................ 279 SEC DIARRA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 5 8.1.3.3. REGULARITE ............................................................................................................................ 279 8.1.4. PRINCIPES COMPTABLES .......................................................................................................... 279 8.1.4.1. CONTINUITE DE L'EXPLOITATION ............................................................................................ 279 8.1.4.2. PERMANENCE DES METHODES COMPTABLES ........................................................................ 280 8.1.4.3. PRINCIPE DU COUT HISTORIQUE ............................................................................................. 280 8.1.4.4. PRINCIPE DE PRUDENCE ......................................................................................................... 280 8.1.5. PIECES ET DOCUMENTS COMPTABLES .................................................................................... 281 8..1.5.1. PIECES COMPTABLES ............................................................................................................ 281 8.1.5 2. JOURNAUX COMPTABLES ....................................................................................................... 282 8.1.6. PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES ................................................................................... 284 8.1.6.1. PRODUCTION DES ELEMENTS DU TABLEAU DE BORD MENSUEL ........................................... 284 8.1.6.2 PLANNING D’ARRETE DES COMPTES ANNUELS ....................................................................... 285 8.1.7. SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES .................................................................................... 286 8.1.7.1. METHODES DE COMPTABILISATION ........................................................................................ 286 8.1.7.2. RECEPTION DES FONDS .......................................................................................................... 286 ENCAISSEMENT PAR LE PRECESSE DE L’AVANCE INITIALE .............................................................. 286 EMISSION DE LA DRF ........................................................................................................................... 286 PAIEMENT DE LA DRF PAR L’IDA ......................................................................................................... 287 EMISSION DE LA DPD ........................................................................................................................... 287 8.1.7.3. ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES ................................................................................... 287 8.1.7.4. REGLEMENT DES FACTURES ................................................................................................... 288 VERSEMENT D’UNE AVANCE DE DEMARRAGE .................................................................................... 288 PAIEMENT DE LA DPD PAR L’IDA ......................................................................................................... 289 8.1.7.5. OPERATIONS DE CAISSE ......................................................................................................... 289 ALIMENTATION DE LA CAISSE ............................................................................................................. 289 RECEPTION A LA CAISSE ..................................................................................................................... 289 8.1.7.6. COMPTABILISATION DES HONORAIRES ET PRIMES DU AU PERSONNEL ................................ 290 COMPTABILISATION DE L’ENGAGEMENT DES CHARGES LIEES AUX PERSONNEL ............................ 290 PAIEMENT DES HONORAIRES .............................................................................................................. 290 8.1.7.7. OPERATIONS PARTICULIERES ................................................................................................ 291 OPERATIONS SUR IMMOBILISATIONS. ................................................................................................ 291 AJUSTEMENTS BANCAIRES ................................................................................................................ 291 AGIOS BANCAIRES ......................................................................................................................... 292 SERVICES BANCAIRES DIVERS ................................................................................................... 292 TRANSFERT FINANCIER RECU MAIS NON COMPTABILISE ................................................. 292 8.1.7.8. ANALYSE DES COMPTES DE TIERS ......................................................................................... 292 RECLASSEMENT .............................................................................................................................. 293 DOUBLE REGLEMENT DE FOURNISSEUR ................................................................................. 293 8.1.7.9. COMPTABILISATION DES OPERATIONS D’INVENTAIRES ........................................................ 294 INVENTAIRE DE CAISSE ....................................................................................................................... 294 COMPTABILISATION DES STOCKS ...................................................................................................... 295 ANNULATION DU STOCK INITIAL .............................................................................................. 295 COMPTABILISATION DU STOCK FINAL .................................................................................... 296 CONSTATATION DE LA DISPARITION DE STOCKS ................................................................. 296 RATTACHEMENT DES CHARGES ET DES PRODUIT A L’EXERCICE D’ORIGINE .................................... 296 SEC DIARRA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 6 8.2. ETATS FINANCIERS ...................................................................................................................... 298 LES MODELES DES DIFFERENTS ETATS FINANCIERS SONT JOINTS EN ANNEXE. ................................................... 298 PLANNING D’ARRETE DES COMPTES ANNUELS ................................................................................. 298 8.3. CONSOLIDATION ........................................................................................................................... 299 8.3.1 PRINCIPE ET SCHEMA DE CONSOLIDATION ................................................................................ 299 ANNEXES : ........................................................................................................................................... 301 ANNEXE 1 : PLAN COMPTABLE ............................................................................................................ 302 ANNEXE 2 : MODELE ETATS FINANCIERS ............................................................................................ 312 IX - AUDIT ET REVISION DES COMPTES............................................................................................... 316 9.1. REVISION DES COMPTES ET AUDIT FINANCIER ............................................................................ 317 9.2. DISPONIBILITE LORS DES AUDITS ................................................................................................ 317 9.3. DESTINATAIRE DES RAPPORTS D’AUDIT ...................................................................................... 317 9.4. AUDIT CONTRACTUEL EXTERNE ................................................................................................... 318 9.5. AUDIT INTERNE .............................................................................................................................. 319 9.6. SUPERVISION DE L’IDA .................................................................................................................. 319 9.7. CONTRÔLE DE L’ETAT ................................................................................................................... 320 9.8. TABLEAU DE CONTROLE DES RISQUES ........................................................................................ 321 X – CONTRÔLE ET GESTION DES TRAVAUX ........................................................................................ 323 10.1. GARANTIES .................................................................................................................................. 324 10.2. POLICE D’ASSURANCES ............................................................................................................. 325 10.3. CONTROLE DE L’EXECUTION ...................................................................................................... 326 10.4. AVANCES .................................................................................................................................... 328 SEC DIARRA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 7 ABREVIATIONS AFD Agence française de développement AOI Appel d’offres international AON Appel d’offre national CAPECE Projet de renforcement des capacités de gestion environnementale dans le secteur pétrolier au Cameroun (Cameroon Petroleum Environment Capacity Enhancement Project) CEMAC Communauté économique et monétaire de l'Afrique centrale CIE Comité interministériel sur l’environnement FCFA Franc de la Communauté française d’Afrique FPP Fonds de préparation du projet IDA Association internationale de développement (International Development Association) MinCulture Ministère de la Culture MinDAF Ministère des Domaines et des Affaires foncières MinEE Ministère de l’Énergie et de l’Eau MinEP Ministère de l’Environnement et de la Protection de la nature MinEPAT Ministère de l’Économie et de la Planification et de l’Aménagement du territoire MinFOF Ministère des Forêts et de la Faune MinSanté Ministère de la Santé publique MinAS Ministère des Affaires Sociales ODM Objectifs de développement pour le millénaire ODP Objectif de développement du projet ONG Organisation non gouvernementale OSC Organisation de la société civile PGE Plan de gestion de l’environnement PPA Plan en faveur des peuples autochtones PReCESSE Projet de renforcement des capacités environnementales et sociales dans le secteur de l’énergie QCBS Sélection fondée sur la qualité et le coût (Quality-and Cost-Based Selection) RFI Rapport financier intermédiaire RFE Rapport de fin d’exécution SBD Documents d’appel d’offre normalisés (Standard Bidding Documents) SFI Société financière internationale SNH Société nationale des hydrocarbures SOE État de dépenses (Statement of expenses) WWF World Wide Fund for Nature (organisation mondiale de protection de la nature) SEC DIARRA PRECESSE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES 8 INTRODUCTION uploads/Finance/ precesse-manuel-de-procedures-de-gestion-administrative-financiere-et-compte-pdf.pdf