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SOMMAIRE SE CONNECTER A SIFAC .................................................

SOMMAIRE SE CONNECTER A SIFAC ................................................................................. 3 LA PAGE D’ACCUEIL SIFAC ............................................................................. 3 LES MESSAGES...............................................................................................3 LES PRINCIPALES ICÔNES ............................................................................... 4 AFFICHAGE DES NOMS TECHNIQUES.............................................................5 LES FAVORIS...................................................................................................5 Comment créer des dossiers dans vos « favoris » ?....................................5 Comment placer une transaction dans les « favoris » ?..............................6 Comment renommer vos transactions favorites ?......................................7 MATCHCODES ET LISTES PERSONNELLES.......................................................9 LES VARIANTES DE SELECTION.....................................................................10 GLOSSAIRE ...................................................................................................11 QUELQUES TRANSACTIONS COURANTES......................................................14 PARAMETRE PERSONNEL SIFAC………………………………………………………………..15 CHANGEMENT SEPARATEUR DECIMAL……………………………………………………..16 3 SE CONNECTER A SIFAC Double-cliquer sur l’icône SAP Logon Saisir le login et le mot de passe LA PAGE D’ACCUEIL SIFAC LES MESSAGES Message d’information pour l’utilisateur. Ne nécessite aucune action. Message d’avertissement. Invite l’utilisateur à vérifier la valeur saisie dans un champ. L’utilisateur peut poursuivre la transaction en appuyant sur la touche « entrée » Message d’erreur. Empêche l’utilisateur de poursuivre la transaction tant que les données incorrectes n’ont pas été corrigées Zone de saisie des transactions Arborescence pour accéder aux transactions Barre de titre Barre d’outils standard Barre de menu Barre d’outils spécifique Zone de création et d’organisation des favoris Fermer l’arborescence Ouvrir l’arborescence 4 LES PRINCIPALES ICÔNES Valider une saisie Exécuter Enregistrer (validation ou sauvegarde) Retourner à l’écran précédent Terminer la fonction (remonter d’un niveau) Interrompre (sortir de l’écran en cours) Imprimer Configurer ou définir les options d’affichage Développer l’arborescence Refermer l’arborescence Rechercher / continuer la recherche Revenir à la première page / à la page précédente Aller à la page suivante / à la dernière page Créer une nouvelle session (permet ensuite de naviguer entre plusieurs écrans) Afficher l’aide contextuelle Créer Modifier Afficher Supprimer Supprimer une ligne Ajouter une ligne Marquer tous les éléments d’une liste Démarquer tous les éléments d’une liste Interrompre Afficher une variante de sélection 5 AFFICHAGE DES NOMS TECHNIQUES Il est possible d’afficher (ou de masquer) les noms techniques des transactions Cliquer sur « Autres fonctions », puis sur « Options ». Cocher ou décocher l’option « Affichage des noms techniques » et valider. LES FAVORIS SIFAC propose des centaines de transactions mais vous n’en utiliserez probablement que quelques unes. Il est donc très pratique de placer ces transactions dans le dossier « favoris » afin d’y accéder plus rapidement. Si votre dossier « favoris » contient beaucoup de transactions, vous pourrez l’organiser en créant des sous- dossiers (ex : Dépenses, Recettes, Budget…) Comment créer des dossiers dans vos « favoris » ? Effectuer un clic droit sur « Favoris » et sélectionner « Ajouter dossier » dans le menu déroulant. 6 Saisir le nom du dossier dans le champ prévu et valider. Comment placer une transaction dans les « favoris » ? Rechercher la transaction dans l’arborescence. Effectuer un clic droit sur la transaction et sélectionner « ajouter aux favoris » dans le menu déroulant. La transaction prend alors immédiatement place dans le dossier « favoris »… mais elle reste bien sûr présente dans l’arborescence. 7 Comment déplacer les transactions dans vos dossiers créés ? Sélectionner la transaction souhaitée dans l’arborescence (ou dans les favoris) et la glisser vers le bon dossier (clic gauche maintenu, déplacement jusqu’au dossier et relâchement du clic) Dans l’exemple ci-dessus, les transactions VA01, VA02, VA03 ont été ajoutées au dossier « Recettes » et ME21N, ME22N, ME23N au dossier « Dépenses ». Comment renommer vos transactions favorites ? Effectuer un clic droit sur la transaction à renommer puis sélectionner « Modifier favoris ». 8 Saisir le nouveau nom de la transaction dans la boîte de dialogue puis valider. 9 MATCHCODES ET LISTES PERSONNELLES L’utilisation des matchcodes peut se révéler très utile ; ils permettent d’accéder à des listes de valeurs parmi lesquelles il faut en choisir une. Cependant ces listes sont parfois très longues et la recherche de la bonne valeur devient fastidieuse. Exemple : le matchcode associé au champ « groupe de marchandises » ouvre une liste de 689 valeurs. Pour y remédier, on peut créer sa liste personnelle composée des valeurs « utiles ». Pour créer sa liste personnelle, il faut sélectionner les valeurs et les insérer dans cette liste. Un fois les valeurs sélectionnées et insérées, on peut visualiser sa liste personnelle. La liste personnelle apparaît à l’écran. C’est cette liste qui s’ouvrira désormais à chaque fois. Pour réafficher la liste complète, cliquer sur « Afficher toutes les valeurs ». 10 LES VARIANTES DE SELECTION Le lancement de certaines consultations donne des centaines voire des milliers de résultats. Afin d’affiner la recherche, on peut limiter certains champs en précisant des valeurs. Voici un exemple de tableau de sélection vierge. Voici ce tableau dont certains champs ont été précisés afin d’affiner la recherche. Si celle-ci est amenée à être réitérée, on peut sauvegarder cette variante de sélection. Attribuer ensuite un nom et une signification. A l’ouverture de cette transaction, ouvrir la liste des variantes et sélectionner. 11 GLOSSAIRE Adresse budgétaire Elle est composée de 5 éléments: - le compte budgétaire (nature) - le domaine fonctionnel (destination) - le centre financier (structure organisationnelle budgétaire) - le fonds (origine de financement) - le programme de financement (convention, opération annuelle ou pluriannuelle) Article générique Nomenclature d’articles liés à la commande de vente (recettes). Centre de coût Unité sur laquelle s’effectue la commande d’achat (dépenses). Le centre de coût est rattaché à un centre financier porteur de budget. Centre de profit Unité sur laquelle s’effectue la commande de vente (recettes). Le centre de profit est rattaché à un centre financier porteur de budget. Centre financier Elément de la structure d'un établissement sur lequel est mis en place le budget et sur lequel il est exécuté par dérivation automatique des centres de coût et de profit qui lui sont rattachés. Compte budgétaire Un compte budgétaire représente une nature de dépense et de recette. Chaque compte budgétaire est un regroupement de comptes comptables de charges et de produits. Dans le module comptabilité budgétaire (FM), c'est le niveau de suivi le plus fin des natures de dépenses/recettes. Division La division est un élément structurel obligatoire en saisie d'un document de vente ou de dépense. Elle porte la notion de « secteur de TVA » : exonéré / taxé / mixte / hors champ. Document de vente Il porte les éléments nécessaires à une recette (commande simple, commande de prestation interne, contrat périodique…). Domaine d’activité Il représente la lucrativité, c’est-à-dire l’existence potentielle d’un profit. Le domaine d’activité peut donc prendre 3 valeurs : exonéré / lucratif / non lucratif. A chaque centre de coût sera rattachée l’une de ces 3 valeurs. Domaine du personnel Le domaine du personnel est la société dont dépend l'agent. Le domaine 9999 est affecté pour les agents invités. 12 Domaine fonctionnel Un domaine fonctionnel permet une comptabilité analytique de chaque action. Il est construit sur les programmes et les actions LOLF. Chaque centre de coût est relié à un domaine fonctionnel. Actions 101 Formation initiale et continue du bac à la licence Actions 201 Aides directes (bourses, aides à la mobilité) 102 Formation initiale et continue de niveau master 202 Aides indirectes (subv aux CROUS…) 103 Formation initiale et continue de niveau doctorat 203 Santé des étudiants et activités associatives, culturelles et sportives 105 Bibliothèques et documentation 204 Pilotage et animation du programme 231 106 Rech univ en sc de la vie, biotechnologies et santé 107 Rech univ en math, stic, micro et nanotechnologies 108 Rech univ en physique, chimie, spi 109 Rech univ en physique nucléaire et hautes énergies 110 Rech univ en sc de la terre, de l’univers et de l’environnement 111 Rech univ en sc de l’homme et de la société DZ1 Opération non décaiss prog 150 (dép.) 112 Rech univ interdisciplinaire et transversale DZ2 Opération non décaiss prog 231 (dép.) 113 Diffusion des savoirs et musées NA Non applicable 114 Immobilier RZ1 Opération non décaiss prog 231 (rec.) 115 Pilotage et animation du programme 150 RZ2 Opération non décaiss prog 231 (rec.) Engagement financier Il permet de réserver des crédits en vue d'une dépense. L'engagement financier référence une adresse budgétaire et un montant. Il ne référence ni le fournisseur ni le groupe de marchandises. Il existe plusieurs types d'engagements financiers: -provisionnel: réalisé en principe en début d'exercice. -spécifique: réalisé en cours d'exercice Chaque type d'engagement préalable est modélisé par un type de pièce. Engagement juridique Commande de fournitures ou de services passée par l'établissement auprès d'un fournisseur. impacte le budget (réservation de crédits) il peut faire référence à un engagement financier préalable ou directement à une adresse budgétaire lorsqu'aucun engagement financier n'a été créé préalablement pour la commande. L'engagement juridique ne référence qu'une seule UB. Fonds Les fonds représentent l'origine des ressources (DGF, ANR…). Groupe de marchandises Nomenclature d’articles liés à la commande d’achat (dépenses). Organisation commerciale Objet du module d'administration des ventes situé au niveau de l’établissement. 13 Organisation d'achat Objet du module de gestion des achats situé au niveau de la personne morale. Une organisation d'achat unique est définie pour l'établissement. C'est l'entité habilitée juridiquement à passer les commandes. OTP et eOTP Les uploads/Finance/ premiers-pas-avec-sifac 1 .pdf