Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

PRINCIPES ET CARACTÉRISTIQUES D’UNE REDACTION EFFICACE Belhaj Abdelhamid Dans l

PRINCIPES ET CARACTÉRISTIQUES D’UNE REDACTION EFFICACE Belhaj Abdelhamid Dans le cadre de votre travail professionnel, vous êtes interpellé à rédiger des documents clés: lettres, notes, comptes rendus, rapports…, à l’intention de la hiérarchie, des collègues, des clients, des partenaires… Principes d’une rédaction efficace Principes de base de la rédaction Pour bien rédiger , il y a lieu de développer le style en maîtrisant l’orthographe, la grammaire, la conjugaison. Développer également la manière de s’exprimer avec plus de clarté, d’élégance, de rigueur et de concision par l’exercice et la lecture. Spécificités de la rédaction Il y a lieu de s’exprimer avec: – clarté, – précision , – courtoisie, – cohérence. Caractères de la rédaction professionnelle Les qualités qui se dégagent de la lecture d’un document sont: – le respect de la hiérarchie, – la dignité et la courtoisie – le sens de la responsabilité, – l’objectivité et la prudence, – la cohérence et la précision, – l’homogénéité du style. Le respect de la hiérarchie Toute organisation dispose d’une hiérarchie sans laquelle règneraient le désordre et l’inefficacité. Aussi, les attributions et les tâches doivent-elles être hiérarchisées pour un fonctionnement harmonieux des services. Du supérieur au subordonné – J’ai l’honneur de vous faire connaître… – Je vous envoie ci-joint pour étude… – J’attache du prix à la réalisation rapide…. – Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection à l’avenir… – Je tiens à vous faire observer que..; – Je vous prie de bien vouloir me faire tenir – J’attache de l’intérêt aux résultats de … Du subordonné au supérieur • Je vous saurais gré de bien vouloir… • J’ai l’honneur de vous rendre compte… • Je vous suis très obligé de la bienveillante attention que voudrez bien porter à ma requête… De la dignité La dignité de l’entreprise se manifeste par sa courtoisie et par la considération portée à son interlocuteur. La considération qu’elle manifeste à son interlocuteur conduit l’entreprise à éviter dans ses écrits: – des expressions relevant du langage familier; – des tournures grammaticales incorrectes; – des gros mots. De la courtoisie Corollaire de l’objectivité, la courtoisie s’applique entre les services où elle se manifeste par des nuances hiérarchiques. L’écrit professionnel se gardera: – des expressions désobligeantes, – des appréciations trop sévères et blessantes pour l’amour- propre de celui qui en est l’objet, – des refus brutaux; – des ordres trop secs ou trop impératifs sans nécessité absolue. Votre requête est ridicule J’émets des réserves sur ; Je rejette catégoriquement…. Votre requête me paraît peu fondée; Il ne me sera pas possible d’appliquer… Il ne m’est pas possible de donner une suite favorable à… De la courtoisie Sens de la responsabilité Le responsable qui signe un écrit professionnel, engage la responsabilité de l’entreprise. Aussi doit-il endosser la pleine responsabilité du contenu de ce qui a été écrit, même s’il n’en est pas le rédacteur. La correspondance sera alors écrite à la première personne du singulier « Je ». Le pronom personnel « on » est à proscrire parce que imprécis. On m’a dit que… Monsieur « X » m’a signalé que. Monsieur « Y » m’a parlé d’un dossier que vous n’avez pas traité Il me revient que… Il m’a été signalé que… Mon attention a été appelée sur un dossier que vous n’auriez pas traité… Sens de la responsabilité De l’objectivité L’organisation doit être impartiale et objective. Aussi, les écrits doivent elles faire ressortir non l’opinion ou la personnalité de leurs rédacteurs, mais des dispositions normatives prises en conformité avec la réglementation en vigueur. Le rédacteur évitera des expressions qui illustrent un caractère arbitraire, personnel, émotionnel ou sentimental . Dans l’espoir d’une suite agréable, je vous prie… Je vous serais reconnaissant des diligences qu’il vous plaira de mettre en œuvre pour l’aboutissement de ce dossier… Je vous prie d’agréer… Je vous saurais gré des diligences qu’il conviendrait de bien vouloir … De l’objectivité De la prudence L’écrit professionnel doit être imprégné de prudence car: toute faute , toute erreur , toute négligence ou imprudence engage la responsabilité de l’entreprise. toute décision prise par un employé doit pouvoir être acceptée par celui qui le remplace, dans l’optique de la continuité du service. la prudence requiert que les affirmations ou appréciations soient nuancées lorsque le rédacteur n’a pas la preuve de ses déclarations; le recours au conditionnel est alors de mise. De la cohérence et la précision La cohérence de la rédaction professionnelle est remarquable au lien de cause à effet qui doit pouvoir exister entre les causes d’un problème , ses conséquences et la solution retenue. Afin d’être compris de tous, l’écrit doit également être précis quant à ses conclusions et clair quant à son énoncé . L’homogénéité du style L’homogénéité du style est la conséquence de l’observation par tous les auteurs des caractères de la rédaction professionnelle. La date doit être écrite de façon précise: le quantième en chiffre, le mois en lettres, l’année en chiffres, sauf dans les PV. Les sigles ne seront utilisés que si l’appellation complète a été utilisée une 1ère fois dans le document. Typologie des documents  Il existe plusieurs types d’écrits professionnels : 1. La lettre, 2. Les documents de liaison et d’information à sens unique, 3. Les documents d’injonction et pour rendre compte. La lettre Il existe plusieurs types de lettres : personnelle; professionnelle; administrative; lettre type; lettre circulaire. Il doit être respecté à l’occasion de la rédaction d’une lettre: l’équilibre entre les parties et la loi des intérêts croissants. Lettre à forme personnelle Elle est utilisée : – Par un cadre qui s’adresse à son supérieur hiérarchique pour lui exposer un problème personnel; – Par un supérieur hiérarchique pour répondre à un problème personnel de son subordonné. - Par l’Administration lorsqu’elle s’adresse à des personnes privées. Structure de la lettre à forme personnelle Lorsqu’elle émane d’un individu, la lettre à forme personnelle possède les mentions suivantes: – le lieu et la date; – la formule d’appel; – Le nom et l’adresse du destinataire; – l’objet; – le corps de la lettre; – la formule de courtoisie; – la signature et le nom de l’expéditeur. La lettre professionnelle Elle comporte : le nom et l’adresse du destinataire, les références, l’objet, si des documents accompagnent la lettre, « Pièces jointes ». La lettre type Document pouvant être utilisé pour plusieurs personnes avec des renseignements propres à chaque correspondant. C’est un courrier répétitif, établi à l’avance, qui sera envoyé au fur et à mesure des besoins. On l’utilise chaque fois que l’on est appelé à adresser un courrier ayant un même objet à différentes personnes. Lettre entre services Elle possède les mentions suivantes: – l’appellation de l’État et le logo; – le numéro d’enregistrement, le lieu et la date; – l’objet et les références ; – les pièces jointes s’il y a lieu; – le corps de la lettre; – l’attache (qualité du signataire). Différentes lettres Lettre de transmission à une personne extérieure à l’organisation; Lettre d’accusé de réception; Lettre circulaire ; Lettre de présentation; (présenter un dossier au supérieur hiérarchique); Lettre de rappel. La lettre circulaire Elle a pour but de communiquer une même information à un grand nombre de personnes. On rédige donc un seul texte anonyme que l’on complète avec les coordonnées de chaque destinataire. La lettre circulaire Contrairement à la lettre type aucun blanc n’apparaît dans le texte, seuls sont repiqués, au moment de l’envoi, le nom et l’adresse du destinataire, la signature, parfois la date, les références et le titre de civilité ou formule d’appel. Elle peut être envoyée par courrier, distribuée ou mise à disposition des usagers dans un service. La circulaire Document d’information interne, destiné souvent à une catégorie professionnelle. Elle s’adresse à un grand nombre de personnes dont on ne peut connaître les coordonnées. Le texte est reproduit dans son intégralité en autant d’exemplaires et distribué ou envoyé. La circulaire ne comporte aucun renseignement propre au destinataire. La lettre administrative La lettre administrative ne comporte pas de titre de civilité ni de formule de politesse. Le style est direct avec l’emploi du « je ». La transmission se fait par voie hiérarchique avec la mention s/c (sous couvert de). Documents de liaison et d’information Les documents de liaison sont: – Le bordereau d’envoi; – Le message- Fax ; – Le courriel électronique; – La note; – La convocation; – L’avis, le communiqué; – L’attestation , le certificat. Documents d’injonction et pour rendre compte Cinq types de documents sont généralement utilisés dans l’entreprise pour intimer l’ordre à un subordonné: – L’ordre: de mission, de service – La directive; – La note de service; – L’instruction; – La circulaire. Quatre types de documents permettent de rendre compte d’un événement ou d’une activité: – Le compte-rendu; – Le rapport; – Le procès-verbal; – Le mémoire. Documents d’injonction et pour rendre compte On réalise des notes pour transmettre rapidement des informations sur un sujet précis à l’intérieur d’une organisation. Il existe la note de service et la note d’information. La note de service permet de transmettre un ordre, uploads/Finance/ principes-de-la-redaction-2018-2019.pdf