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Groupe-SNTR Note organique : GR-FIN-023 V0 05/09/2011 Société mère Procédures d

Groupe-SNTR Note organique : GR-FIN-023 V0 05/09/2011 Société mère Procédures de gestion cycle trésorerie 1/10 Comptabilité, Finances et fonctions périphériques Objet : Mise en place de règles communes de gestion comptable Toutes les entités du Groupe 1. OBJET DE LA PROCEDURE L’objet de cette procédure est de préciser les modalités de suivi comptable de la gestion de la trésorerie de SNTR. Elle est destinée à déterminer les modalités et conditions d’alimentation de la caisse régie, de paiement en espèces des achats de fournitures et services divers pour de faibles montants (inférieurs à 5 000 DA) sur les comptes d’exploitation au niveau de l’entreprise. 2. REVISIONS DE LA PROCEDURE Les révisions peuvent être introduites :  sur proposition fondée sur un besoin réel des la structures concernées;  après examen et approbation de la Direction Générale Après revue et approbation, les pages révisées sont diffusées par le Responsable du Management de la Qualité à tous les détenteurs du manuel des procédures corrigées. 3. DESTINATAIRES  Les Structures Utilisatrices et gestionnaires (Direction des filiales et directions des unités)  Les Structures chargées des Achats  Services financiers et comptables 4. DOMAINE COUVERT Cette procédure s'applique à tous les comptes de trésorerie de la société SNTR. 5. DEFINITION DE LA TRESORERIE Par trésorerie il est entendu tout compte et tout lieu où sont situés les fonds réputés liquidités et disponibilités ou équivalents de trésorerie de l’entreprise. Ainsi, les chèques à l’encaissement sont des équivalents de trésorerie tant qu’ils ne sont pas déposés en banque, mais doivent toujours figurer dans el comptes « valeurs à l’encaissement » Les effets à recouvrer ne sont pas des équivalents de trésorerie et doivent figurer en créance tant qu’à l’échéance, le recouvrement n’a pas été réalisé. La trésorerie est par ailleurs définie en termes de flux, correspondant aux encaissements et décaissements, et en termes de stock, représentant la situation de trésorerie (solde) à un instant to. Ainsi, l’équation suivante est avancée : Ce document est la propriété de SNTR, il ne peut être reproduit sans son autorisation SOLDE DE TRESORERIE DEBUT PERIODE t + ENCAISSEMENTS DE LA PERIODE t - DECAISSEMENTS DE LA PERIODE t = SOLDE DE TRESORERIE FIN DE PERIODE t Il est également énoncé quatre grandes conceptions de la notion de trésorerie. Ces quatre conceptions présentent des structures de plus en plus larges : > l’encaisse > l’actif liquide > la trésorerie nette > la trésorerie potentielle NOTION D’ENCAISSE L’encaisse se distingue de la trésorerie. L’encaisse peut être définie comme l’ensemble des moyens de paiement immédiatement disponibles, détenus par l’entreprise. L’encaisse de l’entreprise comprend : ›L’existant en caisse ›Les différents comptes à vue ›Les valeurs à l’encaissement (chèques remis à l’encaissement, coupons, effets à l’encaissement, effets escomptés …) Dans l’optique de bonne gestion, il s’agit pour l’entreprise de réduire autant que faire se peut le montant des actifs liquides réputés oisifs parce que dormant et ne rapportant rien. L’objectif est dons de parvenir à une trésorerie zéro, c'est-à-dire à une encaisse zéro. NOTION D’ACTIFS LIQUIDES En gestion de la trésorerie, il faut tenir compte non seulement des moyens de paiement immédiats, mais aussi de l’ensemble des actifs réalisables quasi immédiatement (placements correspondant à une trésorerie excédentaire). Les actifs liquides correspondent donc aux disponibilités (ou liquidités), et aux différents titres de placement détenus par l’entreprise. NOTION DE TRESORERIE NETTE La trésorerie nette résulte de l’existence de découverts bancaires (trésorerie passive), qui vient se déduire de la trésorerie active. La trésorerie nette peut donc être positive, négative, ou nulle. NOTION DE TRESORERIE POTENTIELLE La trésorerie potentielle correspond à la conception de trésorerie résiduelle. La trésorerie résiduelle est l’ensemble des disponibilités ou équivalents de trésorerie (quasi disponibilités) que l’entreprise peut utiliser aux moments opportuns pour saisir des occasions d’investissement, ou encore pour faire face à des difficultés intempestives. 6. PRINCIPES DIRECTEURS  Pour les besoins de fonctionnement courant, (dépenses de petite caisse inférieures à 5 000 DA), des avances peuvent être faites exceptionnellement.  A cet effet, un brouillard de caisse est tenu sur un registre à double feuille type «Manifold» avec des colonnes classiques : Recettes – Dépenses - Soldes. Le feuillet original est destiné à la comptabilité avec des pièces justificatives à y annexer ; Le feuillet double constituera la souche ;  Un arrêté de caisse récapitulant les opérations de la semaine est à faire hebdomadairement et une copie est à transmettre à la DFC dès samedi matin en même temps que la situation de trésorerie hebdomadaire.  Toute opération de dépense de quelque nature que se soit doit être matérialisée par des documents justificatifs à transmettre à la comptabilité, et ce conformément au guide des ordonnateurs.  Les recettes perçues en espèces doivent être versées en banque la journée même et ne doivent en aucun cas alimenter la caisse prévue pour les achats et dépenses de petits montants (caisse régie).  INTERFACE AVEC L’EXPLOITATION Pour les besoins d’exploitation, les services commerciaux et les services achats sont amenés à régler des prestataires externes et des fournisseurs. Dans de tels cas, l’interface entre les services commerciaux et les services financiers est encadrée par la procédure suivante. i. Expression de la demande d’espèces par la Service Commercial ou achat Pour les dépenses courantes de faibles montants (inférieurs à 5 000 DA), la demande est matérialisée par une demande d’encaissement signée par la hiérarchie ii. Vérification et remise d’espèces Les services de la trésorerie vérifient les demandes d’encaissement et de s’assurer qu’elles ont bien fait l’objet de l’approbation de la Direction. iii. Engagement des dépenses Les agents rattachés à la sous direction commerciale engagent les dépenses en espèces et récupèrent toutes les pièces justificatives, à savoir : Reçu d’espèces (ou feuille d’embauche du personnel journalier) dûment signé par le prestataire une photocopie de la CNI du journalier, le cas échéant La régularisation auprès de la Trésorerie est faite sur la base du dossier de régularisation comprenant les pièces justificatives sus citées et accompagnées d’une demande de paiement. iv. Vérification et passation des écritures par la DFC La DFC est tenue de vérifier les pièces justificatives des dépenses engagées, de veiller à l’enregistrement sur le brouillard de caisse. Elle est tenue également, de veiller au traitement comptable en passant les écritures comptables correspondantes sur les comptes « caisse » et « services », sur la base du brouillard de caisse qui sert de bordereau de saisie et des pièces comptables justificatives (reçu d’espèces, feuille d’embauche du personnel journalier, et tout autre justificatif). v. Archivage des pièces justificatives Aussi bien la DFC que la Sous Direction Commerciale sont tenues d’archiver les pièces justificatives pour les besoins de vérification ultérieure. Option : Pour Un rapprochement périodique régulier (tous les mois) doit être fait entre les deux structures (Commerciale et Finances & Comptabilité). En cas d’écarts, ceux-ci doivent faire l’objet d’investigation immédiate et corrigés. En cas de concordance, un PV est établi pour donner quitus au service concerné. vi. Alimentation de la caisse secondaire (caisse spécifique achats) La Direction des achats établit une demande d’alimentation la caisse secondaire lui permettant d’assurer les achats courants pour de faibles montants. Le montant pour alimenter la caisse secondaire ne doit pas excéder les 10.000 DA. La remise des espèces est matérialisée par la signature des 2 parties (Caissier principal et le responsable de l’entité) sur la demande d’encaissement, dûment paraphée par la hiérarchie et approuvée par la Direction. Chacune des parties est tenue de conserver la demande d’encaissement. Les parties sont tenues de vérifier sur place les documents et les espèces échangés ; toute erreur signalée ultérieurement n’est pas prise en considération. vii. Dépenses Au fur et à mesure des achats, le responsable de l’entité est tenue d’exiger et de constituer tous les documents d’achat (demande d’achat, bon de commande, bon de livraison, facture), de vérifier qu’ils sont signés par les responsables habilités (Cf. procédure d’achat). Ces documents justificatifs sont présentés au caissier principal pour les rapprochements. viii. Rapprochement achats/finances & comptabilité A l’occasion des rapprochements, le Caissier Principal (Trésorier) est tenu de : – Vérifie les documents d’achat, – Récupérer éventuellement le solde des espèces mises à disposition, – Mettre à jour le brouillard de caisse et le journal de caisse. Ces documents seront, après vérification par la hiérarchie, transmis à la comptabilité pour passation des écritures comptables. – Transmet les documents d’achat et une copie du brouillard de caisse au Département Finances (Siège) ou à la structure Finances & Comptabilité pour traitement. – Archive le brouillard de caisse. Option : En principe, la signature du responsable Finances sur le brouillard de caisse donne quitus au (trésorier), qui n’est pas tenu de classer les documents d’achat. Pour les besoins de vérifications ou de rapprochements ultérieurs, il suffira de comparer les demandes d’encaissement avec les brouillards de caisse. La différence entre les 2 montants doit se trouver dans la caisse au niveau du trésorier (Caissier Principal). A cet effet, le trésorier finances doit conserver les demandes d’encaissement et les brouillards de caisse.  INTERFACE AVEC LA STRUCTURE PERSONNEL & PAIE L’interface entre la Caisse principale uploads/Finance/ procedure-cycle-tresorerie.pdf