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Procédures ref Oui Non N/A OBSERVATION 2ème PARTIE : APPRECIATION DU CONTROLE I

Procédures ref Oui Non N/A OBSERVATION 2ème PARTIE : APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE CHAPITRE I - GENERALITES A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L’analyse de l’organisation générale doit permettre : - D’identifier les problèmes pouvant remettre en cause la fiabilité des procédures particulières de chaque fonction ; - D’évaluer les possibilités de s’appuyer sur les travaux effectués par le service d’audit interne. B - ORGANISATION GENERALE DE L’ENTREPRISE Existe-t-il un organigramme de l’entreprise ? Est-il diffusé, appliqué, reconnu ? Les fonctions sont-elles correctement définies pour chaque tâche ? Existe-t-il un manuel des procédures internes ? Si oui, est-il régulièrement mis à jour par des personnes autorisées et diffusé ? - Les imprimés utilisés par l’entreprise sont-ils Simple ? Vérifiables ? - Si des délégations de pouvoir sont accordées au personnel, - Sont-elles clairement définies ? - Font-elles l’objet d’une diffusion au sein de l’entreprise ? - Sont-elles régulièrement mises à jour ? - L’utilisation qui en est faite est-elle contrôlée ? Les moyens en personnel et en matériel sont-ils adaptés aux besoins ? Dans les petites entreprises, la direction exerce-t-elle un contrôle rigoureux sur les opérations ? Les fonds personnels de la direction sont-ils bien distincts des fonds de l’entreprise ? C - SYSTEME BUDGETAIRE La gestion s’appuie-t-elle sur des prévisions ? Dans l’affirmative, les prévisions sont-elles formalisées, c’est-à-dire faites dans les cadres d’une procédure définie à l’avance ? Des budgets, bilan et compte d’exploitation prévisionnels sont-ils établis ? L’entreprise considère-t-elle ces budgets comme base d’action ou comme un moyen administratif de contrôle ou les deux à la fois ? Leur réalisation est-elle vérifiée ou analysée ? L’entreprise tient-elle une comptabilité prévisionnelle ? Existe-t-il un tableau de bord à usage de la direction ? - Si oui inclut-il des informations sur les domaines suivants : Carnet de commandes – clients ? En cours clients ? • Retards de règlements ? Créances douteuses ? Engagements fermes de dépenses ? En-cours fournisseurs ? Volume et rotation des stocks ? L’entreprise établit-elle des prévisions de trésorerie ? Sont-elles contrôlées et les écarts sont-ils justifiés ? D - SERVICE D’AUDIT INTERNE Le service d’audit interne est-il directement rattaché à la direction générale ? Le responsable du service d’audit interne a-t-il une formation suffisante ? Le personnel du service reçoit-il une formation appropriée ? Le service utilise-t-il des méthodes de travail appropriées (programmes de travail, dossiers bien tenus,…) ? Le service d’audit interne peut-il avoir accès à tous les services, documents…qu’il souhaite ? Les rapports du service d’audit interne sont-ils suivis d’effets ? Des liens de parenté ou d’intimité prononcée existent-ils entre des membres du service de contrôle interne et des membres d’autres services de l’entreprise ? E - ORGANISATION COMPTABLE La direction des services comptables est-elle assurée par un chef comptable compétent ? Le personnel comptable est-il équitablement rémunéré ? La qualification et la moralité du personnel comptable sont- elles vérifiées (casier judiciaire, références professionnelles antérieures,…) ? Le personnel comptable suit-il une formation appropriée ? Des employés travaillent-ils en dehors des heures normales de bureau ? dans quelles circonstances précises ? L’organisation permet-elle l’accomplissement des travaux comptables par un autre personne que le titulaire du poste ? Tous les employés prennent-ils des vacances annuelles ? Les tâches sont-elles effectivement attribuées à d’autres employés en l’absence du titulaire en vacance ou absent ? Au moment de l'ouverture du courrier, le chef comptable est-il averti ou informé de tous les litiges ? Existe-t-il une liste tenue À jour des comptes généraux utilisés par l'entreprise ? L'ouverture ou la clôture des comptes est-elle approuvée par le chef comptable ? Existe-t-il un manuel des procédures comptables d'usage courant, et notamment en cas de consolidation ? Ces documents sont-ils régulièrement tenus À jour ? Le plan comptable de l'entreprise est-il conforme au plan comptable professionnel ? Les fonctions sont elles clairement définies et es travaux sont-ils exécutés conformément aux instructions données ? A-t-on prévu une division des tâches ainsi que des contrôles réciproques ? Les fonctions d'ordonnancement des recettes et des dépenses sont-elles dissociées des fonctions de trésorier ? Les imputations et les passations d'écritures sont elles assurées par des personnes différents ? Les livres ou autres documents comptables sont-ils conservés dans des lieux sûrs et protégés contre tous risques d’incendie ou de destruction ? Leur accès est-il limité aux personnes autorisées ? L'accès aux archives est-il strictement réglementé ? Les livres légaux sont-ils régulièrement tenus ? Sont-ils côtés et paraphés ? Les comptes intermédiaires sont-ils établis à partir des données de la comptabilité ? Leur périodicité est-elle suffisante ? - Au cas où l'informatique fait partie du système comptable, les contrôles sur les aspects suivant sont ils suffisants • installation ? • organisation ? • conception, analyse, programmation ? • exploitation ? • sécurité, risques, assurances? L'entreprise tient-elle une comptabilité analytique ? Cette comptabilité est-elle intégrée À la comptabilité (générale ? Sinon, les deux comptabilités sont-elles régulièrement rapprochées ? Cette comptabilité analytique permet elle d'obtenir des informations sur les marges par produit ou famille de produits ? Les clefs de répartition des charges indirectes sont-elles adaptées À la nature des charges ? F - PROTECTION DES ACTIFS - Les moyens matériels de protection sont-ils suffisants en ce qui concerne • l'accès aux locaux ? • l'accès aux stocks ? la sécurité des immobilisations, valeurs., ? La politique générale sur les risques À couvrir par les assurances a-t-elle été définie par le conseil d'administration ? Les assurances sont-elles revues périodiquement par un cadre ou un employé responsable ? Les assureurs sont-ils mis en concurrence ? Existe-t-il des assurances couvrant des risques particuliers pour les salariés qui occupent des postes importants dans l'entreprise ? Les sinistres sont-ils déclarés sans délais aux assurances ? Le remboursement des sinistres fait-il l'objet d'un suivi rigoureux ? Si les assurances mettent des obligations À la charge de l'entreprise, le respect de ces obligations est-il régulièrement contrôlé ? CHAPITRE - III. ACHATS - FOURNISSEURS A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L'analyse du système de contrôle interne de ta fonction x x Achats fournisseurs doit permettre de s'assurer que: Les séparations de fonctions' sont suffisantes ? Tous les achats (matières et services de l'entreprise sont correctement autorisés et comptabilisés? Les achats comptabilises correspondent a des dépenses réelles de l'entreprise ? Ces dépenses sont faîtes dans l'intérêt de entreprise et conformément a son objet. ? Tous les achats enregistrés sont correctement évalués ? Tous les avoirs a obtenir sont enregistrés. ? Toutes les dettes concernaient les marchandises et services reçus sont enregistrées dans la bonne période. ? Les engagements pris par l'entreprise et devant figurer dans l'annexe sont correctement suivis. ? B - SEPARATION DE FONCTIONS Apprécier la séparation de fonction en qui concerne : x x Emission des demandes d'achats ? Etablissement des commandes ? Autorisation des commandes ? Réception des marchandises ou services ? Comparaison quantitative et qualitatives des marchandises ou services reçus avec les commandes Comparaison bon de réception/commande/facture ? Imputation comptable ? Contrôle des factures ? Suivi des avoirs à recevoir ? Bon à payer ? Tenue du journal d'achats Tenue de l'inventaire permanent Tenue des comptes individuels des fournisseurs Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes Rapprochement du compte collectif fournisseur avec la balance fournisseur Centralisation du journal d'achats approbation des opérations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs créditeurs divers. - Accès à la comptabilité. C – COMMANDES Existe-t-il un système de déclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent a' une quantité minimum ? Si oui, les quantités minima sont-elles revues régulièrement en fonction des besoins réels de la fabrication ? Les commandes de biens ou de services ne sont-elles passées que sur la base de demandes d'achats établies par (les personnes habilitées ? - Chaque service demandeur (dispose t il d'un budget de dépenses prévisionnelles ? Si oui, la consommation (le ces budget est-elle suivie régulièrement pour éviter les dépassements ? Ce suivi tient il compte des commandes engagées niais ion encore facturées ? Des bons de commande sont-ils établis systématiquement ? - Si oui, sont-ils • prénumérotés ? • établis en quantités et en valeur ? • signés par un responsable, au vu de la demande d'achat ? Existe-t-il une liste des fournisseurs autorisés, pour les achats courants ? Si oui, est-elle • approuvée par un responsable ? • régulièrement mise à jour ? Les prix proposés sont-ils comparés avec le marché ? Les autres achats font-ils l'objet d'appel d'offre, au moins au-dessus d'un certain montant? Existe-t-il une procédure permettant d'éviter les commandes excessives ? Si des bons de commandes prénumérotés sont utilisés, leur séquence numérique est-elle utilisée pour x x • enregistrer les engagements pris par l'entreprise ? • identifier les retards d'exécution ? - Existe-t-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? Ces fournisseurs sont-ils soumis à des pénalités ? Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué : x x • au service de réception ? • au service de comptabilité ? - si oui ces services s'assurent-ils qu'ils reçoivent tous ? uploads/Finance/ questionnaire-controle-interne.pdf