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REDACTION D’OFFRES TECHNIQUE ET FINANCIERE Bureau National d’Etudes Techniques

REDACTION D’OFFRES TECHNIQUE ET FINANCIERE Bureau National d’Etudes Techniques et de Développement Bd Hassan II, Cocody Abidjan Côte d’Ivoire 04 BP 945 Abidjan 04 – Tel: 22 48 34 00 Fax: 22 44 56 66 Site : www.bnetd.ci email : dcm@bnetd.ci Département des Etudes Economique et Financières (DEEF) ------------- 2014 FORMATION A LA REDACTION D’OFFRE TECHNIQUE Page 2 sur 23 SOMMAIRE INTRODUCTION ................................................................................................................................................... 3 Définition ........................................................................................................................................................ 3 Historique et objectif global ................................................................................... Erreur ! Signet non défini. Objectifs spécifiques ............................................................................................... Erreur ! Signet non défini. 1 COMMENT SE PREPARER AUX APPELS D’OFFRES ? .................................................................................... 4 1.1 Formalisation de l'entreprise .............................................................................................................. 4 1.2 Types d'appels d'offres ........................................................................................................................ 4 1.3 Les Départements qui interviennent dans la préparation d’un appel d’offreErreur ! Signet non défini. 2 PROCEDURES DE L’UEMOA......................................................................................................................... 5 Analyse des différentes sections du dossier d’appel d’offre .......................................................................... 5 2.1 La lettre d’invitation ............................................................................................................................ 5 2.1.1 Etablissement des propositions .................................................................................................. 5 2.1.2 Négociation ................................................................................................................................. 5 2.1.3 Attributions du contrat ................................................................................................................ 6 2.2 les données particulières ou instructions au soumissionnaire ........................................................... 6 2.3 offre technique ................................................................................................................................... 6 2.4 offre financière .................................................................................................................................... 7 2.5 les termes de références ..................................................................................................................... 7 2.6 projet de contrat ................................................................................................................................. 7 LES 20 POINTS CLEFS SIGNIFICATIFS POUR LA REUSSITE AUX APPELS D'OFFRES ............................................... 8 CONCLUSION ..................................................................................................................................................... 19 3 ANNEXES ................................................................................................................................................... 20 annexe 1 quelques site pour appel d’offres ................................................................................................ 20 Annexe 2 fiche technique et administratives des appels d’offres ............................................................. 22 Annexe 3 Mise en forme des documents ................................................................................................ 23 FORMATION A LA REDACTION D’OFFRE TECHNIQUE Page 3 sur 23 INTRODUCTION Face à l’environnement économique de plus en plus concurrentiel, la conquête des marchés est devenue un challenge à relever pour tous. Une entreprise qui s’inscrit dans une démarche de qualité, veut conquérir des marchés d’études et de travaux. Pour cela, il est opportun de mettre en place une stratégie qui permette à cette entreprise de remporter le maximum de marché. De plus en plus il est constaté que les appels d’offres sont devenus en quelques années une pratique courante de tous les processus d’achat dans le monde des ventes B to B. Ils traduisent le poids des directions des achats et l’intensité de la concurrence. Des Jeux olympiques à un crédit bancaire en passant par une solution industrielle ou un projet informatique, tous les secteurs sont concernés. DEFINITION Un appel d'offres est une procédure qui permet à un commanditaire (le maître d'ouvrage), de faire le choix de l'entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service. L’appel d’offres est une mise en compétition. Les Soumissionnaires devront donc s’attacher à proposer des offres présentant le meilleur rapport qualité/prix, au regard du besoin du Commanditaire. FORMATION A LA REDACTION D’OFFRE TECHNIQUE Page 4 sur 23 1 COMMENT SE PREPARER AUX APPELS D’OFFRES ? 1.1 FORMALISATION DE L'ENTREPRISE Une entreprise qui envisage de participer à des appels d'offres doit en premier lieu respecter les normes et règlements pour une gestion formelle de son entreprise selon les règlements de son pays. Dans le cas de la Côte d’Ivoire, ne peuvent soumissionner aux appels d’offres, que les structures respectant les formalités administratives pour la création d’une entreprise. Ce sont : RCCM, CC, CNPS, Attestation de Régularité Fiscale, certificat de non faillite ainsi que la déclaration correcte des impôts et une comptabilité détaillée avec pièces justificatives. La formalisation de l’entreprise est fixée comme conditions préalables pour une participation aux appels d’offres. 1.2 TYPES D'APPELS D'OFFRES Un Appel d’Offre peut être : - ouvert : l’AO est publié et diffusé largement, sans limitation a priori du nombre de candidats. Tout prestataire répondant aux prérequis donnés dans le Dossier d’Appel d’Offres peut proposer une offre. - restreint : l’accès à l’AO est limité à une liste restreinte de candidats (short-list), retenus grâce à une phase de présélection via un Avis à Manifestation d’Intérêt. Remarque : il est possible pour des marchés de taille restreinte de procéder à des consultations directes d’une liste de candidats d’ores et déjà identifiés comme des opérateurs de qualité pour le marché concerné. Dans tous les cas, la procédure d’Appel d’Offres doit respecter la législation en vigueur du pays. FORMATION A LA REDACTION D’OFFRE TECHNIQUE Page 5 sur 23 2 Les différentes sections du dossier d’appel d’offre Les dossiers d’appels d’offres se subdivisent en 6 grandes sections. Ce sont : 1 la lettre d’invitation ; 2 les données particulières ou instructions aux soumissionnaires ; 3 formulaire type pour les Propositions Techniques ; 4 formulaire types pour les Propositions Financières ; 5 termes de références ; 6 Projet de contrat. ANALYSE DES DIFFERENTES SECTIONS DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRE 2.1 LA LETTRE D’INVITATION On y trouve : - l’invitation du cabinet à présenter une proposition technique et financière - la conduite à tenir pour obtenir des éclaircissements et des conseils d’usage avant et lors de l’établissement des propositions ; - l’établissement des propositions technique et financière (les éléments qu’on doit retrouver dans nos offres) ; - la remise des propositions (comment présenter les différentes enveloppes) ; - le retrait des propositions ; - la modification des propositions ; - l’évaluation des propositions ; - la négociation ; - l’attribution du contrat ; - la confirmation (faire savoir au Client qu’on a reçu le dossier et lui indiquer si on soumet une proposition ou non). 2.1.1 Etablissement des propositions Le commanditaire indique les informations qui doivent figurer dans l’offre technique et l’offre financière. 2.1.2 Négociation Elle dure entre deux (2) et cinq (5) jours et se passe au siège du Commanditaire en général : La négociation porte essentiellement sur 2 aspects : L’aspect technique et l’aspect financier. Pour l’aspect technique, les 2 parties s’accordent sur la compréhension de la proposition technique, notamment le personnel clé, le plan de travail et des suggestions que le FORMATION A LA REDACTION D’OFFRE TECHNIQUE Page 6 sur 23 consultant a pu faire, le travail à fournir et les dates de livraison des rapports. Ensuite vint l’aspect financier où l’on vérifie que les calculs sont corrects et on négocie les différentes fractions de paiement. Au terme de cette négociation, un aide-mémoire est établi par le client (l’UEMOA), et remis au consultant pour observation et validation. Lorsque l’aide-mémoire est validé, alors le projet de contrat, devient un contrat final. Le consultant doit alors fournir la garantie bancaire si elle est demandée et aussi le RIB valide sur lequel se fera le virement. 2.1.3 Attributions du contrat Le consultant est tenu d’exécuter le contrat selon les termes définis dans le contrat. Il pourra toutefois aviser le commanditaire des changements indépendants de sa volonté. 2.2 LES DONNEES PARTICULIERES OU INSTRUCTIONS AU SOUMISSIONNAIRE Celles-ci comprennent : - les renseignements sur le commanditaire ; - la liste des firmes invitées ; - les documents qui constituent le DAO avec les différentes annexes ; - l’adresse de la soumission (avec les indications précises) ; - la langue utilisée pour la rédaction de l’offre ; - les profils du personnel clé ; - le nombre d’exemplaires à faire ; - la date et l’heure de dépôt ; - période de validité (120) jours en général ; - lieu de négociation ; - les critères et le système de points utilisés pour l’évaluation des offres. - un N.B. : concernant les attestations de bonne exécution des études. 2.3 OFFRE TECHNIQUE Elle présente la méthodologie à utiliser pour réaliser la mission et la classification des documents à l’intérieur : - modèle de la proposition technique ; - modèle de références techniques ; - note stratégique sur la conception, la méthodologie et le plan de travail ; - observations et suggestions du consultant ; - composition du personnel (clé et appui) ; FORMATION A LA REDACTION D’OFFRE TECHNIQUE Page 7 sur 23 - modèle de curriculum vitae (suivi des diplômes légalisés des experts clé) ; - plan de travail et calendrier du personnel clé (qui doit toujours être signé par le représentant autorisé) ; - plan de travail calendrier. 2.4 OFFRE FINANCIERE Elle comprend : - proposition financière ; - différents tableaux relatifs à : o montant de la proposition ; o ventilation des coûts par activité ; o ventilation de la rémunération ; o ventilation des frais remboursables ; o ventilation des frais divers. 2.5 LES TERMES DE REFERENCES Partant du contexte et justification de l’étude, les termes de référence spécifient les objectifs de l’étude et définissent les résultats attendus, les activités du bureau d’études, les extrants des travaux, la stratégie organisationnelle pour la mise en œuvre de l’étude, le profil du bureau (des experts) et la durée. 2.6 PROJET DE CONTRAT Le projet de contrat nous indique les éléments qui vont figurer dans le contrat définitif. FORMATION A LA REDACTION D’OFFRE TECHNIQUE Page 8 sur 23 3. LES 20 POINTS CLEFS SIGNIFICATIFS POUR LA REUSSITE AUX APPELS D'OFFRES 1. Soyez à l’écoute de votre environnement en vous informant sur les projets des acheteurs publics. Ayez le réflexe de souscrire à un uploads/Finance/ redaction-d-x27-offres-technique-et-financiere 1 .pdf