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suivi de Rédiger avec concision Rédaction de courriels efﬁ caces NATHALÈNE ARMA

suivi de Rédiger avec concision Rédaction de courriels efﬁ caces NATHALÈNE ARMAND PRAT ICOM Préface de CLAIRE BOURGET Vous désirez avoir de l’information à la fine pointe de votre champ d’action, mais vous ne disposez que de peu de temps ? Les auteurs de la collection PratiCom ont tenu compte des exigences de votre situation dans la rédaction de leurs ouvrages. Des spécialistes en communication répondent aux questions immédiates des décideurs dans leurs actions quotidiennes et leur planification stratégique. Pré sentés de façon concise, ces ouvrages peuvent être lus et relus comme une réflexion à moyen terme ou consultés comme une solution urgente à court terme. Collection dirigée par Solange Cormier et andré-a. lafranCe suivi de Rédiger avec concision Rédaction de courriels efficaces La Loi sur le droit d’auteur interdit la reproduction des œuvres sans autorisation des titulaires de droits. Or, la photocopie non autorisée – le « photocopillage » – s’est généralisée, provoquant une baisse des ventes de livres et compromettant la rédaction et la production de nouveaux ouvrages par des professionnels. L’objet du logo apparaissant ci-contre est d’alerter le lecteur sur la menace que représente pour l’avenir de l’écrit le développement massif du « photocopillage ». Presses de l’Université du Québec Le Delta I, 2875, boulevard Laurier, bureau 450, Québec (Québec) G1V 2M2 Téléphone : 418 657-4399 − Télécopieur : 418 657-2096 Courriel : puq@puq.ca − Internet : www.puq.ca Diffusion / Distribution : Canada et autres pays : Prologue inc., 1650, boulevard Lionel-Bertrand, Boisbriand (Québec) J7H 1N7 – Tél. : 450 434-0306 / 1 800 363-2864 France : Sodis, 128, av. du Maréchal de Lattre de Tassigny, 77403 Lagny, France – Tél. : 01 60 07 82 99 Afrique : Action pédagogique pour l’éducation et la formation, Angle des rues Jilali Taj Eddine et El Ghadfa, Maârif 20100, Casablanca, Maroc – Tél. : 212 (0) 22-23-12-22 Belgique : Patrimoine SPRL, 168, rue du Noyer, 1030 Bruxelles, Belgique – Tél. : 02 7366847 Suisse : Servidis SA, Chemin des Chalets, 1279 Chavannes-de-Bogis, Suisse – Tél. : 022 960.95.32 Membre de suivi de Rédiger avec concision Rédaction de courriels efficaces NathalèNe armaNd Préface de Claire Bourget Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada Armand, Nathalène, 1970- Rédaction de courriels efficaces ; suivi de, Rédiger avec concision (PRATICOM) Comprend des réf. bibliogr. ISBN 978-2-7605-3142-0 ISBN PDF 978-2-7605-3143-7 1. Courrier électronique. 2. Correspondance commerciale. 3. Style commercial. I. Titre. II. Titre : Rédiger avec concision. III. Collection: PRATICOM. HE7551.A75 2011 384.3'4 C2011-941331-0 Les Presses de l’Université du Québec reconnaissent l’aide financière du gouvernement du Canada par l’entremise du Fonds du livre du Canada et du Conseil des Arts du Canada pour leurs activités d’édition. Elles remercient également la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) pour son soutien financier. Mise en pages : InterscrIpt Couverture – Conception : rIchard hodgson 2011-1.1 – Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés © 2011, Presses de l’Université du Québec Dépôt légal – 3e trimestre 2011 – Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada – Imprimé au Canada Comme le mentionne le proverbe latin « Verba volant, scripta manent », les paroles s’envolent, les écrits restent. Occupant maintenant une place importante dans la vie quotidienne, le courriel n’échappe pas à cette réalité. En effet, après le téléphone fixe (ou résidentiel), le courriel est le deuxième mode privilégié des Québécois pour communiquer avec leurs proches. Selon l’enquête annuelle NETendances 2010 du CEFRIO, 53,3 % des adultes québécois utilisent principalement le courriel pour communiquer avec leur famille ou leurs amis. C’est aussi un Québécois sur trois – ou 34,9 % des adultes du Québec – qui favorise le courriel dans le cadre de son travail. Ce mode de communication devance même l’utilisation du cellulaire (24,1 %) ou des messages textes (5,7 %). Depuis 2001 au Québec, la loi concernant les technologies de l’information est venue confirmer que l’écrit sur support électronique a la même force devant les tribunaux que l’écrit sur support papier. C’est dire à quel point le courriel a gagné du galon en peu de temps ; nous devons y accorder une grande importance. Préface Rédaction de courriels efficaces VIII L’écriture d’un courriel doit cependant suivre certaines règles d’usage pour être efficace. Qu’elles soient de nature personnelle ou professionnelle, les communications par courriels doivent être claires pour le destinataire pour qu’il puisse à son tour y répondre à notre satisfaction. Ce livre écrit par la formatrice Nathalène Armand se veut un guide pratique destiné à tous ceux et celles qui souhaitent écrire des courriels plus efficaces. Dans un style simple et accessible, il regorge de conseils judicieux et pertinents sur l’art de bien écrire ses courriels. Du ton et du style d’écriture à privilégier en fonction du destinataire, en passant par les meilleures formules d’introduction et de salutations à utiliser, il se voit aussi enrichi d’une liste d’outils Web et des principaux pièges à éviter. Le style de l’auteure en fait un livre facile à lire et qui, j’en suis certaine, saura vous aider à améliorer votre écriture de courriels comme il m’a aidée grâce aux nombreuses techniques de rédaction éprouvées qu’il propose. Je souhaite une bonne lecture à tous. Claire Bourget, MBA Directrice de la recherche marketing CEFRIO Juillet 2011 Enseigner est la meilleure façon d’apprendre. Nathalène Armand Table des maTières PréfACe ............................................................................................................... VII PARTIE 1 rédiger des Courriels effiCACes ................................................................ 1 rédiger n’est PAs Chose fACile ................................................................... 1 Chapitre 1 Choisir son style en fonCtion du destinAtAire.................................... 3 Chapitre 2 rédiger en fonCtion du MessAge, selon le ton .................................. 9 Demande de renseignements ....................................................................... 10 Passage d’une commande ............................................................................. 11 Invitation, bons coups, événements heureux, remerciements .................. 12 Invitation ................................................................................................... 12 Bons coups................................................................................................. 13 Événements heureux ................................................................................ 15 Remerciements .......................................................................................... 17 Le courriel marketing ................................................................................... 19 L’invasion des pourriels… ....................................................................... 20 Climat tendu, points à faire valoir, insatisfaction ...................................... 20 Convocation à une réunion, avis de nomination, rappel .......................... 23 Convocation à une réunion ..................................................................... 23 Rédaction de courriels efficaces XII Avis de nomination .................................................................................. 23 L’usage du courriel au travail .................................................................. 26 Rappel ........................................................................................................ 26 Confirmer ...................................................................................................... 28 Question d’humour… .................................................................................. 31 Chapitre 3 MAxiMiser le Potentiel de réCePtivité ..................................................... 33 L’objet du message ....................................................................................... 34 Clarté de la disposition ................................................................................. 34 Longueur du message ................................................................................... 34 Les puces ......................................................................................................... 37 Les sous-titres ................................................................................................. 39 Les points d’exclamation ............................................................................... 40 Taille et couleur des caractères .................................................................... 40 Trop petit… .............................................................................................. 40 Trop gros… .............................................................................................. 40 Polices inappropriées ..................................................................................... 41 Avez-vous du style ? ....................................................................................... 41 L’invasion des courriels… ......................................................................... 41 La couleur ....................................................................................................... 42 Les fonds d’écran ........................................................................................... 46 Soigner l’orthographe, choisir le vocabulaire, éviter les anglicismes ....... 47 Découvrir sans trop souffrir ! ........................................................................ 49 Vérifier l’information au préalable .............................................................. 49 S’informer de la version du logiciel utilisée ............................................... 52 Anticiper les effets possibles ou probables du courriel en situation délicate, choisir le moment stratégique ................................ 53 Chapitre 4 struCturer effiCACeMent le Contenu ..................................................... 55 Logique de rédaction, organisation des idées ............................................ 56 Décliner une offre ......................................................................................... 57 Chapitre 5 forMules d’introduCtion et de sAlutAtions AdAPtées..................... 61 Formules de conclusion marketing ........................................................ 63 Formules de conclusion en cas de refus ................................................. 63 Formules de conclusion en cas d’erreur ................................................. 63 Les binettes .................................................................................................... 64 Signature électronique .................................................................................. 64 Ma signature ne s’affiche pas lorsque je réponds à un courriel ! ....... 66 Chapitre 6 teChniques éProuvées .................................................................................. 67 Les verbes d’action ........................................................................................ 68 Table des matières XIII La discussion ................................................................................................... 68 Les manuels et les guides ............................................................................. 68 Courriels bilingues ........................................................................................ 69 Joindre un fichier : comment l’annoncer dans le courriel ......................... 69 Joindre un fichier ..................................................................................... 70 Joindre un lien réseau ............................................................................. 70 Vérifiez le poids du fichier ........................................................................... 71 Rediriger un courriel : quoi faire pour rendre l’action efficace ................ 71 Gérer ses courriels : création de dossiers fonctionnels ............................... 71 Chapitre 7 Pièges à éviter… et truCs du Métier ....................................................... 73 Mal gérer son temps de rédaction et escamoter le temps de révision… ................................................................................. 74 Trucs et astuces ......................................................................................... 74 Prendre un risque, ne pas vérifier et compromettre sa crédibilité… ..... 75 Trucs et astuces ......................................................................................... 75 Survivre à une erreur… apprendre ............................................................ 75 Date erronée : vous vous apercevez que le 12 juillet est un samedi ! 75 Blagues et virus… .......................................................................................... 76 Les chaînes de lettres .................................................................................... 76 Qu’est-ce que la nétiquette ? ...................................................................... 77 Respect de la nétiquette… quelques exemples .......................................... 77 Citer un collègue ...................................................................................... 77 Coincé dans le temps ? ............................................................................ 77 Quelle heure est-il ? .................................................................................. 78 Vous vous absentez ? ............................................................................... 78 Qui et quand mettre en c.c. ? ....................................................................... 79 La liste d’envoi ............................................................................................... 80 Gestionnaires de projets, fonction c.c. et envois récurrents ..................... 80 Erreur de destinataire ................................................................................... 83 Chapitre 8 outils et sites WeB utiles ............................................................................ 85 Utiliser les ressources disponibles à l’interne .............................................. 86 Le correcteur ............................................................................................. 86 Les dictionnaires ....................................................................................... 86 Les collègues ............................................................................................. 86 Le Centre de documentation .................................................................. 87 S’outiller pour mieux écrire .......................................................................... 88 Antidote .................................................................................................... 88 Le Multidictionnaire ................................................................................. 89 uploads/Finance/ redaction-de-courriels-efficaces-suivi-de-rediger-avec-concision.pdf