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SOCIETE BENINOISE DES HYDROCARBURES (SOBEH) MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION (a

SOCIETE BENINOISE DES HYDROCARBURES (SOBEH) MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION (administratives, comptables et financières,) Titre : 13 PROCEDURES FINANCIERES Module : M Exécution, Suivi et contrôle du Budget Page : 1/5 PROCEDURE D’EXECUTION, DE SUIVI ET DE CONTROLE DU BUDGET 1. CONTEXTE ET OBJECTIFS La SOBEH se doit de faire des suivis périodiques par rapport à ses réalisations et par rapport à ses activités. Ces suivis nécessitent l’existence de procédures adéquates indispensables pour leur réalisation. La SOBEH a un programme d’activités pluriannuel financé sur la base de ses revenus et les PTF. Ce programme d’activités est exécuté par la Direction Générale. Pour chaque année, il faut donc établir un suivi budgétaire exhaustif qui est la représentation comparative chiffrée de son programme pour douze (12) mois. 2. REGLES DE GESTION Le budget de l’année « n » est élaboré à partir de l’année « n-1 » et le rapport d’auto-évaluation de l’année « n -1 ». La phase de suivi, d’exécution et de contrôle du budget annuel de la SOBEH obéit aux principes et règles de gestion des Finances Publiques qui s’imposent à tout démembrement de l’Etat, à savoir : - l’annualité ; - l’équilibre ; - l’universalité ; - l’unité : - la spécialisation des crédits. 3. PROCEDURES 3.1. L’exécution budgétaire : Le budget est mis en place au début du mois de janvier de chaque année. Toutefois, le budget de l’année dernière comporte une période complémentaire d’exécution qui permet de liquider les dépenses engagées avant la fin de l’année dont le montant n’était pas définitivement arrêté. Le respect des principes d’annualité et de séparation des exercices est d’application dans les cas d’espèce. De plus, il convient de noter que la procédure d’exécution budgétaire est identique à celle de la liquidation des dépenses (voir procédure d’acquisition de biens et services). 3.2. Suivi et contrôle budgétaire Les différents critères de suivi budgétaire sont définis par la direction administrative et financière en tenant compte du système comptable en place. SOCIETE BENINOISE DES HYDROCARBURES (SOBEH) MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION (administratives, comptables et financières,) Titre : 13 PROCEDURES FINANCIERES Module : M Exécution, Suivi et contrôle du Budget Page : 2/5 Le budget approuvé et mis en place au début de l’année est saisi dans le système comptable. La saisie des dépenses et des engagements en comptabilité engendre automatiquement un déversement dans le système de suivi budgétaire. A tout moment de l’année, au vu de l’évolution de la situation de l’exécution du budget ou suite à un événement majeur (évolution préoccupante des dépenses constatées dans le suivi du budget, mesures macro-économiques majeures, etc…), le DFC peut proposer au Directeur Général de procéder à une révision budgétaire. Les procédures d’exécution, du suivi et du contrôle budgétaire suivent les étapes suivantes : ACTEURS PROCEDURES SUPPORT DELAI DFC SCB SCB DFC DFC SCB SCB a) EXECUTION DU BUDGET Notifier à chaque Direction, les crédits ouverts au titre de l’année ; Engager les crédits sur une base mensuelle ou trimestrielle ; Suivre les consommations de crédits par bon de commande, marché etc. Tenir à jour les registres b) SUIVI BUDGETAIRE  Suivi quotidien Etablir les fiches d’engagement périodique pour chaque ligne budgétaire ; Tenir le registre des engagements ; Vérifier la disponibilité des crédits avant toute commande ; Eviter les dépenses sans crédit disponible.  Suivi mensuel Elaborer les tableaux de bord budgétaires mensuels permettant de suivre de façon fiable l'exécution des budgets pour chaque catégorie de dépenses ; Soumettre le tableau de bord au Directeur Administratif et Financier, qui présente l'état d'exécution du budget pour le mois écoulé ainsi Budget Bon de comman de PTA PTA 1j 1j Mois SOCIETE BENINOISE DES HYDROCARBURES (SOBEH) MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION (administratives, comptables et financières,) Titre : 13 PROCEDURES FINANCIERES Module : M Exécution, Suivi et contrôle du Budget Page : 3/5 SCB DFC SCB SCB SCB DG SCB SCB SCB SCB DFC que les dépenses cumulées depuis début de l'année ; Convoquer une réunion mensuelle avec les principaux responsables de Direction ou de services pour commenter le niveau d'exécution du budget et recommander des actions correctives s'il y a lieu. Suivi trimestriel Editer les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et budgétaire par catégorie de dépenses et de recettes à soumettre au DFC; Faire un rapprochement avec la comptabilité ; Présenter au DFC un rapport financier trimestriel intégrant les tableaux de bord ; Convoquer une réunion trimestrielle avec les principaux responsables de Direction et de services pour commenter le niveau d'exécution du budget et recommander des actions correctives s'il y a lieu. c) CONTROLE BUDGETAIRE Détecter les écarts entre les prévisions et les réalisations effectives ; Analyser les écarts en écart sur quantité et écart sur prix ; Rechercher l’efficacité : la recherche des exceptions doit aboutir soit à la constatation d'erreurs dans les prévisions, soit à une anomalie dans l'exécution dont il faut déceler les causes ; Obtenir la rapidité dans la constatation des écarts afin de ne pas aggraver la dérive si les mesures correctives ne sont pas prises à temps ; Faire des contrôles rapprochés : les vérifications opérées par le biais du contrôle budgétaire doivent être plus nombreuses et plus rapprochées que celles émanant de la comptabilité. PTA Tableau de bord Tableau de bord Tableau de bord Mois Trimes tre Trimes triel Trimes triel SOCIETE BENINOISE DES HYDROCARBURES (SOBEH) MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION (administratives, comptables et financières,) Titre : 13 PROCEDURES FINANCIERES Module : M Exécution, Suivi et contrôle du Budget Page : 4/5 SCB ST d) REDACTION DES RAPPORTS Décrire de façon succincte les objectifs visés ; Analyser globalement la situation financière et les performances par rapport aux objectifs visés ; Faire de façon détaillée le point d’exécution des budgets (Ressources/Emplois) ;  Présenter la situation de trésorerie. Rapport Trimes triel 3.3. Révision budgétaire Une fois la révision décidée, le DFC établit le plan de mise en œuvre de la révision budgétaire. Ce plan qui tient compte de la date à laquelle le Conseil d’Administration doit se réunir pour adopter le budget révisé, doit s’étaler sur une période maximale de trois (03) semaines : Durant la première semaine les différentes directions procèdent unilatéralement aux remaniements de leurs budgets respectifs ; Durant la deuxième et la troisième semaine, le budget révisé est soumis au Directeur Général pour être analysé et éventuellement corrigé puis diffusé. 3.4. Révision A la date de la révision, la comptabilité produit un état complet de la situation d’exécution budgétaire de chaque Programme, qu’il transmet aux différents Responsables. Sur la base de son dernier commentaire de la situation d’exécution budgétaire, chaque entité (direction ou gestionnaire de programme) entame la réflexion sur la révision des rubriques budgétaires. Pour chaque rubrique, il estime l’augmentation nette ou la diminution nette à apporter aux montants initiaux en tenant compte de plusieurs facteurs : la situation actuelle des dépenses et des financements disponibles ; la tendance pressentie pour le reste de l’année budgétaire ; ses propres analyses trimestrielles de suivi budgétaire ; les commentaires du service planification, etc. Sur le plan pratique, la révision est matérialisée en renseignant une fiche budgétaire vierge (voir annexe) des augmentations ou diminutions nettes sur les montants initialement budgétisés pour chaque rubrique. Les fiches budgétaires remplies sont retournées à la DFC au plus tard à la fin de la première semaine du plan de mise en œuvre de la révision budgétaire. SOCIETE BENINOISE DES HYDROCARBURES (SOBEH) MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION (administratives, comptables et financières,) Titre : 13 PROCEDURES FINANCIERES Module : M Exécution, Suivi et contrôle du Budget Page : 5/5 3.5. Discussions et arbitrages Le DFC produit un nouveau budget révisé et le service comptable produit un état de suivi budgétaire avec les révisions incluses. Au début de la deuxième semaine du plan de mise en œuvre, le DG convoque une réunion du Conseil de Direction. Au cours de cette réunion, il est procédé à l’examen des révisions envisagées par les différentes directions. Une fois le budget révisé et validé, le DFC prépare une note exposant les motifs et l’incidence financière de la révision. Il transmet cette note, accompagnée du budget révisé, au Directeur Général, en vue de sa présentation au Conseil d’Administration. uploads/Finance/ titre-13-module-m-execution-suivi-et-controle-du-budget.pdf