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Manuel de la passation de marchés Groupe chargé des pratiques en passation de m

Manuel de la passation de marchés Groupe chargé des pratiques en passation de marchés (PPG) Révision 4, 1er septembre 2010 Manuel de la passation de marchés, révision 4, 1er septembre 2010 1 Préface La quatrième révision du Manuel de passation de marchés vise à garantir sa conformité au Règlement Financier et aux Règles de Gestion Financière (FFR) de l’UNOPS promulgués en 2009 (voir D.O.3). Remarque : l’utilisation du genre masculin dans ce manuel inclut également le genre féminin. Commentaires et questions Il est prévu que le Manuel de la passation de marchés soit régulièrement mis à jour afin de garantir qu’il reste pertinent pour les activités de l’UNOPS et conforme aux meilleures pratiques en matière de passation de marchés publics. Si vous avez des commentaires ou des suggestions d’amélioration, veuillez contacter le Groupe chargé des pratiques de passation de marchés (PPG), au siège de l’UNOPS, à l’adresse suivante : procurement@unops.org. Manuel de la passation de marchés, révision 4, 1er septembre 2010 2 Table des matières 1 Politique de passation de marchés ........................................................................... 6 1.1 Cadre réglementaire et procédures ......................................................................................................... 6 1.2 Annule et remplace ................................................................................................................................... 6 1.3 Vue d’ensemble de la passation de marchés ......................................................................................... 6 1.3.1 Définition de la passation de marchés .................................................................................................... 6 1.4 Principes de la passation de marchés..................................................................................................... 7 1.4.1 Le meilleur rapport qualité/prix ................................................................................................................ 7 1.4.2 Équité, intégrité et transparence ............................................................................................................. 8 1.4.3 Une concurrence efficace ....................................................................................................................... 9 1.4.4 L’intérêt de l’UNOPS et de ses clients .................................................................................................... 9 1.4.5 Conflits potentiels entre les principes .................................................................................................... 10 1.5 Autorité de la passation de marchés ..................................................................................................... 10 1.5.1 Délégation d’autorité ............................................................................................................................. 10 1.5.2 Niveaux d’autorité déléguée .................................................................................................................. 10 1.5.3 Sous-délégation de l’autorité ................................................................................................................. 13 1.5.4 Responsabilités de l’autorité de la passation de marchés..................................................................... 14 1.5.5 Autorisations de l’autorité de la passation de marchés ......................................................................... 14 1.6 Responsabilité ......................................................................................................................................... 14 1.7 Ségrégation des rôles ............................................................................................................................. 15 1.8 L’éthique en matière de passation de marchés .................................................................................... 15 1.8.1 L’éthique dans les relations avec les fournisseurs ................................................................................ 17 1.8.2 Incitations et hospitalité ......................................................................................................................... 18 1.8.3 Conduite déontologique des fournisseurs et suspension des fournisseurs ........................................... 18 1.8.4 Considérations environnementales et responsabilité sociale ................................................................ 21 1.9 Achats responsables .............................................................................................................................. 22 1.9.1 Politique d’achats responsables ............................................................................................................ 22 1.9.2 Principes des achats responsables et de la passation de marchés ...................................................... 23 1.9.3 Mise en œuvre des achats responsables .............................................................................................. 23 1.9.4 Le cycle des achats responsables ........................................................................................................ 24 1.10 Documentation du processus de la passation de marchés ................................................................ 27 2 Plan d’approvisionnements et évaluation des besoins ......................................... 29 2.1 Le plan d’approvisionnements au niveau central ................................................................................ 29 2.2 Le plan d’approvisionnements régionaux/du siège ............................................................................. 30 2.3 Le plan d’approvisionnements au niveau d’un cluster/ centre de projet/centre d’opérations ......... 30 2.4 Le plan d’approvisionnements au niveau d’un projet : le plan d’activités ......................................... 31 2.5 Définition des besoins ............................................................................................................................ 32 2.5.1 Réception des demandes de fourniture ................................................................................................ 32 2.5.2 Définition des besoins ........................................................................................................................... 32 2.5.2.1 But de la définition des besoins ....................................................................................................... 33 2.5.2.2 Caractéristiques de besoins correctement définis ........................................................................... 33 2.5.2.3 Types de spécifications des besoins................................................................................................ 34 3 Recherche de fournisseurs ...................................................................................... 36 3.1 Etude de marché ..................................................................................................................................... 36 3.1.1 Portail commun des marchés de l’ONU (UNGM) .................................................................................. 36 3.1.2 Annonce de la possibilité d’affaires ....................................................................................................... 37 3.1.2.1 Appel à la manifestation d’intérêt (EOI) ........................................................................................... 37 3.1.2.2 Annonces dans le cas de processus compétitifs ouverts ................................................................. 38 3.1.3 Sources externes .................................................................................................................................. 38 3.1.4 Sources internes ................................................................................................................................... 38 3.1.5 Pré-qualification .................................................................................................................................... 38 3.2 Principes de sélection des fournisseurs pour les listes restreintes .................................................. 39 3.3 Approbation de la liste restreinte .......................................................................................................... 40 3.4 Gestion des fournisseurs ....................................................................................................................... 41 4 Méthodes de consultation ........................................................................................ 42 4.1 Sélection de la méthode de consultation .............................................................................................. 42 4.1.1 Les petits marchés (besoins inférieurs à 2.500 USD) ........................................................................... 42 4.1.2 Demande de cotations (RFQ – besoins inférieurs à 50.000 USD) ........................................................ 43 4.1.3 Appel d’offres (ITB – besoins égaux ou supérieurs à 50.000 USD) ...................................................... 43 4.1.4 Demande de propositions (RFP- besoins supérieurs à 50.000 USD) ................................................... 44 4.2 Accords à long terme (LTA) ................................................................................................................... 45 4.2.1 But de la mise en place d’accords à long terme .................................................................................... 45 4.2.2 Mise en place d’un nouvel accord à long terme .................................................................................... 46 4.2.3 Utilisation des accords à long terme existants ...................................................................................... 46 4.2.4 Utilisation d’accords à long terme d’autres organismes de l’ONU ......................................................... 47 4.3 Sélection du type de consultation ......................................................................................................... 48 4.3.1 Consultation internationale et nationale/régionale ouverte .................................................................... 48 Manuel de la passation de marchés, révision 4, 1er septembre 2010 3 4.3.2 Consultation internationale et nationale/régionale restreinte ................................................................. 49 4.4 Exceptions à l’utilisation des méthodes formelles de consultation ................................................... 50 4.4.1 Exceptions ............................................................................................................................................ 50 4.4.2 Présélection .......................................................................................................................................... 53 5 Processus de consultation ...................................................................................... 54 5.1 Préparation des documents de consultation ........................................................................................ 54 5.1.1 Contenu des documents de consultation .............................................................................................. 54 5.1.1.1 Lettre de consultation ....................................................................................................................... 54 5.1.1.2 Définitions des besoins .................................................................................................................... 61 5.1.1.3 Conditions contractuelles ................................................................................................................. 61 5.1.1.4 Formulaires de soumission d’offre ................................................................................................... 62 5.1.2 Types de documents de consultation .................................................................................................... 62 5.1.2.1 Demande de cotations (RFQ) .......................................................................................................... 62 5.1.2.2 Appel d'offres (ITB) .......................................................................................................................... 63 5.1.2.3 Demande de propositions (RFP) ..................................................................................................... 63 5.1.2.4 Consultation dans des situations de contrats directs ....................................................................... 64 5.1.2.5 Consultation dans le cadre de LTA .................................................................................................. 64 5.2 Approbation et signature des documents de consultation ................................................................. 65 5.2.1 Approbation des documents de consultation ........................................................................................ 65 5.2.2 Distribution des documents de consultation .......................................................................................... 65 5.2.3 Conditions pour la vente de documents de consultation ....................................................................... 65 5.2.4 Confidentialité de la liste restreinte ....................................................................................................... 66 5.2.5 Soumission électronique (e-soumission) ............................................................................................... 66 5.3 Période de soumission ........................................................................................................................... 67 5.3.1 Questions des fournisseurs, conférence préalable aux offres et inspection de site .............................. 67 5.3.2 Amendements aux documents de consultation ..................................................................................... 68 5.4 Réception et ouverture des plis ............................................................................................................. 69 5.4.1 Réception des offres ............................................................................................................................. 69 5.4.2 Offres spontanées – consultations restreintes ...................................................................................... 70 5.4.3 Ouverture des plis ................................................................................................................................. 70 5.4.3.1 Comité d'ouverture des plis .............................................................................................................. 70 5.4.3.2 Ouverture des plis (demande de cotations - valeur inférieure à 50.000 dollars américains) ............ 71 5.4.3.3 Ouverture des plis (appel d’offres - ITB) .......................................................................................... 71 5.4.3.4 Ouvertures des propositions (demande de propositions - RFP) et des ITB à deux enveloppes ...... 72 5.4.3.5 Offres alternatives. ........................................................................................................................... 72 5.4.3.6 Refus des offres ............................................................................................................................... 72 5.4.3.7 Retrait de soumissions ..................................................................................................................... 73 5.4.3.8 Modification de soumissions ............................................................................................................ 73 6 Évaluation .................................................................................................................. 74 6.1 Critères d'évaluation ............................................................................................................................... 74 6.1.1 Critères formels ..................................................................................................................................... 74 6.1.2 Critères techniques et de qualification .................................................................................................. 75 6.1.3 Critères financiers ................................................................................................................................. 75 6.2 Sélection et adjudication ........................................................................................................................ 76 6.3 Méthodes d’évaluation ............................................................................................................................ 76 6.3.1 Méthode de l'offre la moins disante techniquement la plus acceptable (demande de cotations) .......... 77 6.3.2 Méthode de l’offre la moins disante substantiellement conforme (appel d'offres) ................................. 77 6.3.3 Méthode d’analyse cumulative (demande de propositions - RFP) ........................................................ 79 6.4 Processus d'évaluation .......................................................................................................................... 80 6.4.1 Constitution d’un panel d’évaluation ..................................................................................................... 81 6.4.2 Divergence substantielle ....................................................................................................................... 82 6.4.3 Examen préliminaire ............................................................................................................................. 82 6.4.4 Évaluation technique ............................................................................................................................. 83 6.4.5 Évaluation financière ............................................................................................................................. 84 6.4.6 Qualification du fournisseur ................................................................................................................... 85 6.4.7 Clarifications des fournisseurs .............................................................................................................. 88 6.4.8 Plaintes et représentations .................................................................................................................... 89 6.4.9 Indication de fraude potentielle ............................................................................................................. 89 6.4.10 Identification de la société adjudicataire ................................................................................................ 89 6.4.11 Négociations ......................................................................................................................................... 89 6.4.11.1 Négociations avec la société adjudicataire selon la « méthodologie d’analyse cumulative » (demande de propositions) .............................................................................................................. 90 6.4.11.2 Négociations avec la société adjudicataire selon la méthodologie de « l’offre la moins disante substantiellement conforme » (appel d’offres) ................................................................................. 90 6.4.12 Meilleure offre finale (BAFO) ................................................................................................................. 91 6.4.12.1 BAFO pour les offres sélectionnées à l'aide de la méthode de « l'analyse cumulative » ................. 91 6.4.12.2 BAFO pour les offres sélectionnées à l'aide de la méthode de « l'offre la moins disante substantiellement conforme » .......................................................................................................... 92 6.4.13 Rapport d’évaluation ............................................................................................................................. 92 Manuel de la passation de marchés, révision 4, 1er septembre 2010 4 6.4.14 Fournisseurs avec des réclamations, des litiges et des contentieux en suspens .................................. 93 6.5 Retrait après la date limite de dépôt des soumissions ........................................................................ 93 6.6 Modification des offres ........................................................................................................................... 94 6.7 Examen d'une offre reçue dans une situation d'exception à la concurrence .................................... 94 6.7.1 Justification du caractère raisonnable d’un prix .................................................................................... 94 6.7.2 Négociations de contrats proposés dans des situations d'exceptions à la concurrence ....................... 95 7 Examen de la passation de marchés et adjudication du contrat .......................... 96 7.1 Préparation de la soumission en vue de l’examen et de l’adjudication ............................................. 96 7.2 Examen et recommandation à l’autorité de la passation de marchés ................................................ 97 7.2.1 Objectif des commissions des marchés ................................................................................................ 98 7.2.2 Portée de l’examen des commissions des marchés ............................................................................. 99 7.3 Adjudication ........................................................................................................................................... 101 7.4 Approbation post facto ou rétroactives .............................................................................................. 103 8 Conclusion des contrats ........................................................................................ 105 8.1 Préparation des contrats ...................................................................................................................... 105 8.1.1 Négociations des contrats avec les fournisseurs ................................................................................ 105 8.1.2 Politique en matière d’avances de paiement ....................................................................................... 106 8.2 Documents du contrat .......................................................................................................................... 107 8.2.1 Exigences du contrat ........................................................................................................................... 107 8.2.2 Conditions générales de l’UNOPS ...................................................................................................... 108 8.2.3 Spécifications techniques, termes de référence (TOR), cahier des prescriptions techniques (SOW), métrage (BoQ) et/ou plans .................................................................................................................. 109 8.3 Signature, uploads/Finance/ unops-procurement-manual-fr-pdf.pdf