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Vérification de la passation des marchés Agence canadienne d'évaluation environ

Vérification de la passation des marchés Agence canadienne d'évaluation environnementale Janvier 2005 Résumé À l'automne 2003, l'Agence canadienne d'évaluation environnementale (ACEE) a réalisé une évaluation des risques, dont elle s'est inspirée pour établir un plan triennal de vérification interne. Elle s'est entre autres penchée sur la fonction de passation de marchés pour s'assurer que l'Agence maximise le rapport coût-résultat et que la fonction de passation de marchés est conforme au Règlement sur les marchés de l'État. Selon une liste de marchés téléchargée à partir du Système intégré d'information de gestion financière et du matériel d'Environnement Canada (MERLIN), l'ACEE a conclu des marchés de services totalisant 1 005 543,17 $ et des marchés de biens s'élevant à 143 432,46 $ entre le 1er avril 2002 et le 31 mars 2003. Ces montants sont de 1 393 169,73 $ et de 63 492,59 $ respectivement pour la période comprise entre le 1er avril 2003 et le 31 mars 2004. On a prélevé un échantillon de 35 marchés de services, constituant 40 % des marchés de services passés entre le 1er avril 2002 et le 31 mars 2004, et de 6 marchés de biens, constituant 52 % des marchés de biens passés pendant la même période. Cet échantillon est représentatif de l'activité ministérielle en matière de passation de marchés. La vérification a révélé ce qui suit :  Il faut renforcer le cadre de contrôle de gestion pour la fonction de passation de marchés de l'Agence.  La fonction de passation de marchés est décentralisée et il n'existe pas de mécanisme d'examen de haut niveau.  Aucun mécanisme n'assure l'uniformité des activités de passation de marchés dans tous les secteurs de l'Agence.  Il n'y a pas de méthode efficace pour assurer le respect du Règlement sur les marchés de l'État.  Il faut améliorer les aspects suivants du processus de passation de marchés : la planification des marchés, l'annonce de l'intention d'attribuer un marché à un fournisseur unique, les précautions visant à éviter le fractionnement des marchés et la création d'une relation employeur employé, ainsi que le contrôle des produits livrables.  Aucune évaluation de la performance n'est réalisée après l'exécution des marchés.  Il faut améliorer la documentation incluse dans les dossiers des marchés. Des recommandations sont présentées pour renforcer le cadre de contrôle de gestion, de façon à accroître le respect des lois, des règlements, des politiques et des procédures, et à améliorer l'efficacité et l'efficience des activités de passation de marchés et ainsi maximiser le rapport coût-résultat et assurer l'intégrité financière. D'autres recommandations visent à améliorer les processus de passation de marchés et la documentation de ces processus. A. Introduction À l'automne 2003, l'Agence canadienne d'évaluation environnementale (ACEE) a réalisé une évaluation des risques, dont elle s'est inspirée pour établir un plan triennal de vérification interne. Elle s'est entre autres penchée sur la fonction de passation de marchés pour s'assurer que l'Agence maximise le rapport coût-résultat et que la fonction de passation de marchés est conforme au Règlement sur les marchés de l'État. B. Objectifs La vérification a pour but de rassurer l'Agence quant à la validité de ses processus de passation de marchés, de déterminer les situations les plus à risque pour le Ministère et de définir des mesures d'atténuation appropriées au besoin. Plus précisément, la vérification vise à déterminer si les objectifs suivants sont atteints :  Le cadre de contrôle de gestion pour la fonction approvisionnement assure la conformité au Règlement sur les marchés de l'État; les processus et pratiques du Ministère sont efficaces et efficientes, maximisent le rapport coût-résultat et assurent l'intégrité financière.  Les activités d'approvisionnement réalisées par les gestionnaires détenant des pouvoirs délégués en matière de passation de marchés au sein de l'Agence sont conformes aux lois, règlements, politiques, directives et lignes directrices dans le domaine. C. Portée et méthode La vérification, qui porte sur la période comprise entre le 1er avril 2002 et le 31 mars 2004, examine les processus de passation de marchés de l'Agence pour obtenir des biens et services au profit de l'administration centrale et des régions. La portée de l'évaluation inclut l'examen des aspects suivants :  les responsabilités de passation de marchés dans les secteurs;  les marchés attribués à un fournisseur unique et par voie concurrentielle, y compris les marchés de consultation et de services professionnels. Dans une liste de marchés téléchargée à partir du Système intégré d'information de gestion financière et du matériel d'Environnement Canada (MERLIN), on a prélevé un échantillon de marchés de services et de biens à des fins d'examen. L'échantillon compte 35 marchés de services, constituant 40 % des marchés de services passés entre le 1er avril 2002 et le 31 mars 2004, et 6 marchés de biens, constituant 52 % des marchés de biens passés pendant la même période. Cet échantillon est représentatif de l'activité ministérielle en matière de passation de marchés. La vérification comporte les tâches suivantes :  Passer en revue les sites Web sur la passation de marchés d'Environnement Canada, du Secrétariat du Conseil du Trésor, de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et de MERX.  Élaborer un programme de vérification.  Rédiger un guide d'entrevue.  Avoir des entretiens avec le directeur des Communications; le directeur de Liaison régionale et orientation; le directeur intérimaire de l'Analyse des politiques; l'agent principal de Finances et Administration; le chef intérimaire du Service des approvisionnements et des contrats à Environnement Canada; l'ancien agent de Finances et Administration.  Discuter des dossiers avec quatre analystes des programmes à l'ACEE et avec deux agents financiers d'Environnement Canada.  Passer en revue un échantillon de 41 dossiers de l'ACEE et des dossiers connexes du Bureau comptable et du Bureau des approvisionnements et des marchés d'Environnement Canada dans la RCN. D. Contexte La Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux fournissent l'assise législative nécessaire à la passation des marchés. Les politiques et les procédures sur la passation des marchés au gouvernement fédéral sont fixées par la Politique sur les marchés et le Règlement sur les marchés de l'État du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les directives sur les marchés du SCT ainsi que les accords commerciaux nationaux et internationaux. Le rapport issu de la consultation de MERLIN indique que l'ACEE a conclu des marchés de services totalisant 1 005 543,17 $ et des marchés de biens s'élevant à 143 432,46 $ entre le 1er avril 2002 et le 31 mars 2003. Ces montants sont de 1 393 169,73 $ et de 63 492,59 $ respectivement pour la période comprise entre le 1er avril 2003 et le 31 mars 2004. E. Conclusions et recommandations 1. Cadre de gestion Le paragraphe 5.1.1 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor établit ce qui suit : « Il incombe aux ministères et organismes de veiller à ce que soient mis en place et appliqués des cadres de contrôle suffisants pour assurer une diligence raisonnable et une administration judicieuse des fonds publics. » L'ACEE a la responsabilité de mettre en œuvre un cadre de gestion qui assurera la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques, au Règlement sur les marchés de l'État, à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et aux politiques et procédures d'Environnement Canada et de l'Agence. Le cadre de gestion devrait préciser et communiquer les politiques et les procédures de passation de marchés, préciser et communiquer les responsabilités de toutes les parties en cause dans le processus de passation de marchés et fournir aux gestionnaires et aux employés la formation et les outils de gestion appropriés. Il devrait également veiller à ce que l'activité de passation de marchés demeure ouverte et transparente. Le cadre de gestion de l'ACEE dans le domaine de la passation de marchés peut être renforcé de plusieurs façons pour accroître la conformité aux lois, aux règlements et aux politiques, augmenter l'efficacité et l'efficience des activités de passation de marchés et maximiser le rapport coût-résultat. a) Processus d'examen de la passation de marchés On recommande qu'un mécanisme fondé sur le risque soit mis en place pour examiner la passation de marchés. Le mécanisme examinerait l'activité de passation de marchés pour assurer la conformité aux lois, aux règlements, ainsi qu'aux politiques administratives, contractuelles et financières. Il devrait veiller à ce que les marchés proposés correspondent aux objectifs de l'Agence et à ce que les fonds nécessaires soient disponibles. Il devrait également prévoir un mode de déclaration efficace. Des exemplaires des rapports produits devraient être mis à la disposition du président. Divers secteurs de l'Agence utilisent des marchés de services pour répondre aux fluctuations imprévues de la charge de travail, acquérir une expertise particulière non disponible à l'interne et parfois remplacer des employés absents temporairement. L'Agence recourt à des marchés de biens pour acquérir des biens dont elle a besoin pour offrir ses services. Le gestionnaire de chaque centre de responsabilité a obtenu la délégation de pouvoirs en matière de gestion et uploads/Finance/ verification-de-la-passation-des-marches.pdf