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E6 : ANALYSE DE L'ORGANISATION D'UN PROCESSUS SECEF CONSEILS D'ENTREPRENEURS AB

E6 : ANALYSE DE L'ORGANISATION D'UN PROCESSUS SECEF CONSEILS D'ENTREPRENEURS ABSOLUCE SOCIÉTÉ D'EXPERTISE COMPTABLE ÉCONOMIQUE ET FINANCIÈRE CFA FORELIS Lycée Charles de Foucauld 54 000 Nancy MEYER Lucas BREVET TECHNICIEN SUPÉRIEUR COMPTABILITÉ ET GESTION SESSION 2022 TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES Introduction - Les Alérions Présentation de l'Office Notarial.......................................................1 Historique Statut Actuel Présentation du Système d'Information Comptable.............2-3 Matériel informatique - Logiciel et Réseaux Matériel Informatique - Sauvegarde Matériel Informatique - Archivage Organisation Comptable Introduction - La SECEF Présentation du Cabinet d'Expert-Comptable...............................4 Historique Statut Actuel Présentation du Système d'Information Comptable............5-6 Processus métier - JMOT Matériel informatique - Logiciel et Réseaux Matériel Informatique - Sauvegarde Matériel Informatique - Archivage Organisation Comptable Présentation du Processus Métier................................................7-11 Analyse du Processus - La déduction de TVA La saisie Comptable Rapprochement Bancaire Traitement de la TVA Déductible et Collectée Vérification des Montants de TVA à déclarer Déclaration de la TVA en mode EDI Présentation de la Veille Organisationnelle.................................12 Les différentes activités de la veille professionnelle Analyse des activités de veille professionnelle Méthode PULL-PUSH Les différents inconvénients Conclusion et Remerciements CFA CHARLES DE FOUCAULD – BTS COMPTABILITÉ ET GESTION 1 L’Office Notarial Les Alérions Introduction Dans le cadre de ma formation en alternance en BTS Comptabilité et Gestion, j’ai eu la chance de travailler en tant que collaborateur comptable dans une Office Notarial. Pour l’année 2022, j’ai effectué la fin de mon contrat d’alternance au siège des Alérions. Présentation de l’Office Notarial Cabinet Notarial, faisant partie du groupe des Notaires de France, l’Office les Alérions est à disposition pour traiter les dossiers et les difficultés relatives au droit immobilier (ventes, prêts, règlement de copropriété, servitudes, baux d’habitation, promotion immobilière), au droit de la famille (successions, donations partage, divorce, adoption), au droit commercial (ventes de fonds de commerce, baux commerciaux) et au droit des sociétés (statuts et cessions de parts). L’office sait également s’adjoindre des compétences de spécialistes, afin de proposer des solutions adaptées dans 5 activités complémentaires (Couple/Famille, Donation/Succession, Expatriation, Entreprise, Immobilier/Fiscalité et dans les Collectivités territoriales). L’Office est implanté en plein centre-ville, elle est au cœur de la dynamique Nancéienne. Historique et Statut Actuel L’Étude prend naissance le 08 juillet 1982 par la direction de Maître MAYEUX sous la forme juridique d’une société civile professionnelle. Le nom commercial qu’elle portait fut le suivant : « JEAN-FRANÇOIS MAYEUX, JEAN-LUC OESTERLE ET CATHERINE SAVIN-WATERMAN NOTAIRES ASSOCIES SOCIÉTÉ CIVILE PROFESSIONNELLE ». Son dernier capital social en date était de 686 020,58 €. Cette Étude a été reprise par les L’Office Notarial les Alérions le 6 août 2020, par deux nouveaux notaires : Madame FALCHI-REMY et Monsieur PIERRET. Implantée à Nancy, 4 rue de Saint-Nicolas (54000). Elle est spécialisée dans les activités notariales et comptables. L’effectif total de l’Office est de 30 personnes, dont 56% de femmes, soit 17 femmes. Sur l’année 2020, son capital social vaut 50 000,00 € et la forme juridique se transforme d’une société civile professionnelle à une société par actions simplifiée. L’Office actuel se répartit en différents pôles : les Notaires Associés (13%), les Notaires Salariés (10,5%), les Notaires Assistants (13%), les Clercs Rédacteurs (20%), la Comptabilité (10,5%), les Formalistes (3,5%), les Archivistes (6,5%), les Secrétaires (20%) et l’accueil-Standardiste (3%). Catherine SAVIN-WATERMANN, Catherine FALCHI-REMY, Franck-Alexis PIERRET et Jean-Luc OESTERLÉ sont les quatre dirigeants, les mandataires sociaux principaux de l’Office Notarial les Alérions. De plus, l’Étude réunit sur son site de Nancy, 3 notaires salariés, 4 notaires assistants, 6 clercs rédacteurs, 3 comptables, 1 formaliste, 2 archivistes, 6 secrétaires et 1 standardiste, tous hautement qualifiés et très mobiles. L’Office est réactive et dynamique envers sa clientèle. Certaines de leurs missions ont été étendues auprès des particuliers et leurs permettent d’être un interlocuteur privilégier vis-à-vis des administrations, des organisations publiques et des banques notamment. Leur champ d’intervention n’est pas géographiquement limité et s’étend au-delà de la région Lorraine. L’Office est à même de traiter des dossiers de toute nature et de toute taille. Les compétences de ses spécialistes lui permettent de proposer des solutions adaptées à chaque situation. Présentation du Système d’Information Comptable Le système d’information est l’ensemble des informations circulant dans l’Office et des moyens (humain, matériel et organisationnel) mis en œuvre pour les gérer. L’Office de Nancy est composé de 3 salles de réunion et d’entretien à la clientèle ou à l’embauche (la Salle Munier, la Salle Bertrand et la salle Murat). Il y a une salle d’attente, deux salles d’archivages, une salle pour les impressions de chèques, une réserve pour le matériel administratif, une cafétéria, une cour intérieure pour les événements liés à l’entreprise et enfin une vingtaine de bureaux ouvert les uns sur les autres pour améliorer l’échange et le partage au sein de l’entreprise. CFA CHARLES DE FOUCAULD – BTS COMPTABILITÉ ET GESTION 2 Matériel Informatique – Logiciels et Réseaux Il existe au sein de l’Office Notarial, deux systèmes de transmission de l’information, soit un recueil physique en papier, en pochette pour conserver les reçus, les virements, les chèques et les factures liés à la clientèle et aux diverses réclamations de succession, d’acquisitions, etc. Les documents administratifs et/ou demandes sont dématérialisés par transmission internet via le logiciel GENAPI et la messagerie OUTLOOK pour les transmissions d’informations entre les différents pôles du service Notarial. L’équipe s’appuie donc principalement sur le logiciel GENAPI, un logiciel regroupant tous les services liés au notariat, c’est-à-dire, la comptabilité, l’acte et la rédaction notarial, la gestion et la gestion sociale, la paie, la performance et le service scanner de l’entreprise. GENAPI a pour rôle de transformer l’expérience du notariat en proposant des outils innovants et des services pensés pour améliorer la gestion et la productivité des offices notariaux en toute sécurité. GENAPI est le premier éditeur français de logiciels pour les notaires qui garantit la qualité d’un contenu juridique, la fiabilité de ses logiciels et la diversité des services technique et pédagogique. En premier lieu, ces modules permettent de saisir et de gérer les éléments comptables, d’automatiser les écritures de successions, d’acquisitions, de créer un reçu, une dépense, un virement ou une opération qui permettra de verser des fonds monétaires sur le compte du client. Chaque sous-logiciel porte un nom, la comptabilité portera le nom de INotComptabilité, la gestion se nommera INotGérance et la paie INotPaie. INotActes représente tout le détail de la clientèle. Si un collaborateur veut savoir qu’elle est le numéro du compte client, il effectue une recherche par nom, s’il ne trouve pas le nom, il effectue une recherche par numéro de compte (numéro à 6 chiffres, exemple : 178 615). Chaque compte client résume l’entièreté de son activité depuis son arrivée, on y trouvera le RIB, les précédents virements, les informations personnelles telles que le nom, la date de naissance, l’adresse postale, l’adresse électronique, le numéro de portable, etc... Le logiciel INotGérance est un seul support qui permet de résoudre les fonctionnalités incontournables (mandat, baux, révisions, encaissements, relances). Le logiciel permet l’archivage et le stockage de tous les courriers et documents entrants. Aussi, il est possible d’envoyer un courrier personnalisé en un clic par envoi postal, email, recommandé ou via l’Espace client. Enfin, et peu importe le nombre de locataires, le traitement en masses des actions se fait via ce logiciel. Le domaine social et paie est géré par le pôle comptable, les contrats de travail, les CDD, les CDI, les licenciements, les ruptures conventionnelles, les procédures de démissions ou encore les fiches de paies. Enfin, InotOffice regroupe les activités salariales du chaque collaborateur, on y retrouve les appels téléphoniques entrants et sortants, les différentes demandes de renseignements, les formalités, les lettres recommandées et les copies d’actes, le Casier Judiciaire National, la signature numérique, actes authentiques électroniques et les téléactes. Matériel Informatique – Sauvegarde La gestion des droits tout comme le processus de sauvegarde sont gérés par l’administration Réseau de l’Office, toujours via le logiciel GENAPI. Cela permet le contrôle de l’accès aux informations et de garder certaines informations confidentielles. De ce fait, les éléments notariaux de l’Office ne sont disponibles que par les gérants et les associés. De plus, la mise à jour de la sauvegarde est réalisée chaque jour complétant ainsi le processus incrémentiel pour chaque modification du système d’information comptable. Matériel Informatique – Archivage D’autres outils informatiques tels que INotScan qui est le progiciel de gestion globale de l’archivage dématérialisé. C’est principalement ce progiciel où l’on retrouve toutes les informations en lien avec la clientèle, telles que les dossiers généraux, les RIB, les documents divers de facturations, d’expertises notariales, de conseils et sociales. L’intranet des Alérions est utile pour retrouver toutes les informations sur l’Office et sur les dossiers clients. Microsoft OUTLOOK gère la messagerie, la gestion des calendriers de chaque collaborateur et des contacts. Les dossiers clients sont créés via INotOffice et permettent d’enregistrer de façon totalement dématérialisé et accessible pour l’ensemble des collaborateurs. L’Office Notarial Les Alérions se veut équitable dans la gestion des archives, une salle entière est réservée au stockage et à la conservation des dossiers de la clientèle, afin de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents dans un outil adapté, où chaque étape uploads/Finance/btscg-e6-meyer-lucas-dossier-analyse.pdf