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Titre du cours : Gérer ses activités professionnelles No. du cours : 410 323 MO

Titre du cours : Gérer ses activités professionnelles No. du cours : 410 323 MO (2-1-2) Département : Sciences et techniques administratives Professeur : Florent Picard (450-975-6100, poste 6750, B-3361, fpicard@cmontmorency.qc.ca) Programme : (410.C0) – Conseil en assurances et en services financiers Session : automne 2010 Préalable : PR412L13 Notes de cours semaine 12 : 8. Utilisation du logiciel Simple Comptable pour tenir ses livres 8.1. Guide de mise en route Guide de m ise en route Configuration de l’entreprise dans le logiciel; 8.2. Simulation de transactions; Sim ulation com plète 8.3. Génération de documents pour la prise de décisions : 1 8.3.1. Correspondance entre les modules du logiciel Simple comptable et les livres comptables dans la comptabilité : manuelle : 8.3.1.1. Module général : 8.3.1.1.1. Grand livre des comptes (dévidoir où se combinent et résument l’ensemble des écritures comptables) Ce module permet de créer et modifier le plan comptable (liste de tous les comptes donc chacun crée une ligne dans les états financiers). Il permet de passer les régularisations (écritures de fin d’année pour peaufiner la comptabilité), générer la balance de vérification, le bilan et l’état des résultats. 8.3.1.1.2. Journal général (écritures qui ne peuvent aller dans un autre journal) comme l’amortissement. L'amortissement est une imputation d'une partie du coût d'un actif aux résultats d'une entreprise. Par exemple, si un ordinateur coûte 5000$, sans valeur de revente finale, et que sa vie utile est estimée à 5 ans, alors: 1- coût de l'investissement = 5000$ 2- amortissement annuel en ligne droite = 1000$ (soit 1/5 de la valeur amortissable: 5000-0) Il ne faut pas mélanger l'investissement (actif) de 5000$ et la partie de ce coût (amortissement), 1000$ qui est passée aux charges (dépenses) de l'année. L'amortissement (dépense) permet donc de passer aux dépenses de plusieurs années le coût d'acquisition d'un actif (investissement) dont la durée de vie dépasse une année (investissement). Passer le 5000$ aux dépenses d'une année ne serait pas réaliste et violerait le principe comptable de l'appariement des produits et charges (i.e. mettre dans une même année les revenus et dépenses qui vont ensemble: revenus d'un an de l'ordinateur et dépenses d'un an de l'ordinateur (et non de 5 ans)). Voici l'écriture comptable à passer pour comptabiliser l'amortissement d'un an: amortissement ordinateur débit 1000$ 2 amortissement accumulé ordinateur crédit 1000$ Bilan actif: Ordinateur au coût: 5000$ - Amortissement accumulé ordinateur: 1000$ Valeur nette (ou valeur aux livres) de l'ordinateur: 4000$ L'amortissement de 1000$ va dans les charges (dépenses) à l'état des résultats de l'année. Voici un site Web donnant plus d'informations (on appelle aussi amortissement: dotation à l'amortissement): http://calcul-amortissement.blogspot.com/ 8.3.1.2. Module clients & ventes : Ce module permet de comptabiliser une vente (facture de vente) et toute réception d’argent venant d’une vente ou pas, comme un emprunt, émission d’actions, ou vente d’actifs. Un escompte sur ventes est comptabilisé comme une facture de vente négative dans Simple comptable (ce qui et la façon la moins commode de procéder). 8.3.1.2.1. Journal des ventes (ventes à crédit) 8.3.1.2.2. Journal des recettes (toute entrée de fonds) 8.3.1.2.3. Registre des comptes-clients (transactions et soldes à recevoir par client) 8.3.1.3. Module des fournisseurs & achats : Ce module permet de comptabiliser un achat (facture d’achat) et tout déboursé d’argent (sauf la petite caisse) venant du paiement d’un achat à un fournisseur ou pour autre raison. 3 Simple comptable calcule le coût des marchandises vendues selon la méthode du coût moyen pondéré. 8.3.1.3.1. Journal des achats (achats à crédit) 8.3.1.3.2. Journal des déboursés (toute sortie de fonds) 8.3.1.3.3. Registre des comptes fournisseurs (transactions et soldes dus à chaque fournisseur) Remarque : À tout moment, le solde en banque doit être égal au solde en banque au début de l’année, plus le total des recettes selon le module clients & ventes, moins les déboursés selon le module fournisseurs & achats. C’est pourquoi il ne faut pas passer des écritures qui affectent la banque dans le journal général. 8.3.1.4. Module stocks : Ce module permet les corrections à l’inventaire dues à d’autres raisons que les achats ou ventes, principalement au besoin de retirer du stock des articles non vendables, périmés, inutilisables, volés, ou perdus; le module peut également être utilisé pour transférer de l’inventaire vers l’utilisation dans la production de matières. 8.3.1.5. Module projet : Ce module permet de séparer par client les transactions qui affectent les produits (revenus) ou les charges (dépenses) de façon à pouvoir obtenir un état des résultats par client, en plus de l’état des résultat global de l’entreprise. Cela permet à un entrepreneur paysager de savoir s’il fait ou perd de l’argent avec chacun de ses clients. Ce module peut également être utilisé de plusieurs autres façons. 4 Par exemple, en utilisant le logiciel Simple comptable, quel serait le coût des marchandises vendues de la prochaine bicyclette vendue le 10-2-2004 ? 2-2-2004 : début des opérations : achat de 5 bicyclettes à 100$ chacune 5-2-2004 : vente de 2 bicyclettes 7-2-2004 : achat de 4 bicyclettes à 125$ chacune Transaction nombre qui reste en stock prix moyen d’une bicyclette qui reste achat de 5 5 100$ vente de 2 3 100$ achat de 4 7 114,29= (3*100 + 4*125) Réponse : 114.29$ 8.3.1.6. Module paie : Ce module permet de simuler et calculer automatiquement la paie des employés, imprimer les chèques de paie, et les relevés d’emploi pour que les employés puissent effectuer leurs rapports d’impôt. Il effectue le calcul des remises mensuelles des déductions à la source et donne les informations pour remplir les relevés d’emploi au moment du départ d’un employé. 9. Systèmes de comptabilité de l’inventaire 9.1. Système d’inventaire permanent Il s’agit d’une façon de comptabiliser les transactions impliquant l’inventaire selon laquelle, lors d’une vente ou d’un achat de stock, le stock est immédiatement mis à jour dans les livres après la transaction. Cette façon de procéder informe du solde réel de produits en stock (sous réserve des vols) et permet de calculer le bénéfice après chaque vente de produit en inventaire. C’est la méthode utilisée par les logiciels comptables, dont Simple comptable. Chacun des items achetés ou vendus doit être facilement identifiable (cup : code universel des produits). Lorsqu’un item de l’inventaire est vendu, il passe au coût des marchandises vendues (CMV) selon le montant calculé par la méthode du coût moyen pondéré et est retiré de l’inventaire pour la même valeur. 9.2. Système d’inventaire périodique Il s’agit d’une façon de comptabiliser les transactions impliquant l’inventaire selon laquelle, lors d’une vente ou d’un achat de stock, le stock n’est pas Achat à crédit de stock (ex. 5000$) Stocks 5000 (débit) note : le compte achats n’est jamais utilisé Comptes fournisseurs 5000(crédit) Vente au comptant du stock (ex. 7000$) Caisse 7000(débit) ventes 7000(crédit) CMV coût des marchandises vendues 5000 (débit) Stocks 5000(crédit) Après chaque vente, bénéfice = ventes – CMV 5 Permanent Permanent Solution immédiatement mis à jour dans les livres après la transaction, sauf que les achats de stocks sont comptabilisés et s’ajoutent au stock apparaissant actuellement dans les livres. Cette façon de procéder ne permet pas de savoir le solde réel de produits en stock et ne permet pas de calculer le bénéfice après chaque vente de produit en inventaire. C’est la méthode utilisée par les entreprises où il est difficile d’identifier facilement chaque élément d’un type produit dans l’inventaire, surtout si le produit en inventaire est difficilement mesurable comme du sable, du vin en vrac, etc. Pour savoir le solde réel des produits en inventaire, il faut procéder périodiquement à une prise d’inventaire physique; à ce moment, il est possible de générer les états financiers. C’est le système utilisé par défaut dans les cours de comptabilité, à moins que le professeur ne spécifie qu’il utilise le système d’inventaire permanent. La première chose qu’un comptable doit savoir dans une entreprise est le type de système d’inventaire qui est utilisé dans cette entreprise car cela affecte le nom des comptes dans le plan comptable, la façon d’effectuer les écritures qui affectent les stocks et la possibilité de générer des états financiers plus souvent qu’une fois par année (ou prise d’inventaire physique). Achat à crédit de stock (ex. 5000$) Achats 5000 (débit) note : le compte CMV n’est jamais utilisé Comptes fournisseurs 5000(crédit) Vente au comptant du stock (ex. 7000$) Caisse 7000(débit) ventes 7000(crédit) À la fin de l’exercice financier, après une prise d’inventaire physique : CMV = Stock du début de l’exercice + achats – stock de fin d’exercice; ce calcul se trouve à avoir lieu dans l’écriture de fermeture impliquant le compte sommaire des résultats 10. Comment les écritures comptables affectent les états financiers (bilan et état des résultats) (Remarque : les écritures qui suivent sont montrées à titre d’illustration de l’utilisation de Simple comptable, version 8.5A) 6 Périodique Périodique Solution 10.1. Le fondateur de la compagnie achète 1000 actions ordinaires au prix de 1000$ à recevoir. Écriture au journal des ventes Bilan après l'écriture Les arpents verts inc. (Florent Picard) Bilan au 01-10-00 7 ACTIF Actifs - court terme Comptes clients 1 000,00 Total actifs uploads/Finance/guide-simple-comptable.pdf