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Guide des bonnes pratiques du courriel

Messages GUIDE DES BONNES PRATIQUES DU COURRIEL Ce guide a pour but d ? outiller les employés de la Commission scolaire Marguerite- Bourgeoys CSMB dans la gestion et la rédaction des courriels NOMBRE DE COURRIELS ENVOYÉS CHAQUE JOUR DANS LE MONDE EN PRÉVISION POUR MILLIARDS Étude Adobe août Bureau des communications ?? Hiver CAvant de rédiger Avant même de débuter la composition d ? un courriel il convient de se poser une question ?? est-ce que le courriel est le meilleur outil de communication pour transmettre ce message ?? Plusieurs outils sont disponibles et chacun a un usage particulier Voir Annexe I Les outils de communication de la CSMB doivent servir à des ?ns professionnelles L ? utilisation du courriel personnel pour le travail est à proscrire Lors de la rédaction ÉLÉMENTS DE BASE DE LA MESSAGERIE Un guide pratique a été développé par le Service des ressources informatiques sur l ? utilisation des éléments de base de la messagerie Outlook Voir Annexe II ADRESSAGE De Par défaut le champ ??De ?? ? correspond au nom de la personne qui rédige le courriel Toutefois les services et établissements sont dotés de bo? tes de réception génériques qui peuvent être utilisées si nécessaire À Il s ? agit du champ o? l ? on indique le nom de la personne à qui s ? adresse le courriel et de qui une action est attendue Il est recommandé de n ? indiquer qu ? une seule personne dans ce champ Carnet d ? adresses Le carnet d ? adresses de la CSMB contient tous les employés Il est également possible d ? y enregistrer des contacts externes L ? utilisation du carnet d ? adresses permet un gain de temps considérable Des listes de di ?usion sont mises à la disposition de certains services et établissements L ? utilisation de ces listes doit être faite avec discernement et prudence Une formation à cet e ?et est disponible sur l ? intranet Voir Annexe II C c copie conforme Il s ? agit du champ o? l ? on indique les personnes que l ? on souhaite informer du courriel Dans une perspective de réduction des courriels il convient de porter une attention particulière à la pertinence d ? informer les personnes mises en c c C c i copie conforme masquée Il s ? agit du champ o? l ? on indique les personnes à qui l ? on souhaite transmettre un courriel sans que les autres destinataires en soient informés Ces personnes deviennent des destinataires masqués et aucune action n ? est attendue de leur part Il convient d ? user de ce champ avec prudence puisque les destinataires cachés peuvent transférer le courriel Il importe lors d ? un envoi massif de mettre les destinataires en c c i a ?n d ? éviter des erreurs ex un destinataire qui répond à tous TRANSFERT ET RÉPONSE Répondre Cette option enverra le courriel à la personne qui se trouve dans le