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L A N O U V E L L E C O R R E S P O N D A N C E C O M M E R C I A L E La rédact

L A N O U V E L L E C O R R E S P O N D A N C E C O M M E R C I A L E La rédaction efficace La présentation du courrier L'utilisation du traitement de texte Les modèles de lettres Marie-Odile Lagrifa LA NOUVELLE CORRESPONDANCE COMMERCIALE La rédaction efficace La présentation du courrier L'utilisation du traitement de texte Les modèles de lettres EDITIONS DE VECCHI S.A. 20, rue de la Trémoille 75008 PARIS © 1988 Editions De Vecchi S.A. - Paris Imprimé en Italie La loi du 11 mars 1957 n'autorisant, aux termes des alinéas 2 et 3 de l'article 41, d'une part, que les «copies ou reproductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utili- sation collective» et, d'autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d'exemple et d'illustration, «toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite» (alinéa 1 de l'article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contre- façon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. L A C O R R E S P O N D A N C E C O M M E R C I A L E D'une manière générale, la correspondance commerciale peut être dé- finie comme tout courrier échangé à l'occasion d'actes de commerce, soit entre commerçants, soit entre des commerçants et des tiers non commer- çants. Les actes de commerce peuvent être de toute nature: achat, vente, recru- tement de personnel..., en fait tout ce qui peut amener une entreprise à s'entendre avec un tiers, sur quelque sujet que ce soit. Ainsi, la lettre commerciale est toujours écrite dans un but spécifique. Elle doit être rédigée dans un style clair, précis et définir toutes les don- nées nécessaires au destinataire, sans en omettre. Mais tout en étant concise et sans donner de détails inutiles, elle ne peut comporter aucune ambiguïté. En effet, en cas de litige, ce sont bien souvent ces lettres qui sont la seule preuve de l'entente qu'il y a eu entre les parties. Elles permettent donc de savoir quels étaient les termes exacts de l'accord qui avait été passé. D'ailleurs, le code du commerce oblige toute personne physique ou mo- rale ayant la qualité de commerçant à conserver pendant dix ans les correspondances reçues et les copies de lettres envoyées. LA PRESENTATION DE LA LETTRE COMMERCIALE La correspondance commerciale a de tout temps existé. Toutefois, avec l'avènement de l'ère industrielle et le développement des moyens de transport, elle s'est développée de manière prodigieuse. Aussi, pour normaliser les échanges écrits, des usages se sont institués, quant à la forme que doivent présenter les lettres commerciales. Caractéristiques générales La lettre commerciale doit, selon l'usage, être établie sur du papier de format 21 x 29,7 cm, où seul le recto des feuilles est utilisé. Deux présentations sont possibles. • L'une dite à la française avec l'adresse à droite et des rentrés d'ali- néas. Monsieur J. D U R A N D 21, rue Maréchal-Foch 66000 PERPIGNAN Paris, le 23 février 19.. Monsieur, Vous voudrez bien trouver ci-joint documentation concernant nos panneaux lumineux. Je porte votre attention sur le modèle X04 qui correspondrait plus particulièrement à vos besoins. Dans l ' attente de vous rencontrer le jeudi 3 mars à 10 heures, Je vous prie de croire, Monsieur, à l ' assurance de mes sentiments distingués. • L'autre dite à l'américaine, avec l'adresse à la marge de gauche et sans rentrés d'alinéas. Montgeron, le 20 septembre 19.. Monsieur G. PITRE 10, boulevard Foch 33000 B O R D E A U X Monsieur, Je reçois ce jour votre courrier en date du 10 courant, m' indiquant que vous me rendrez visite le 15 octobre prochain sur mon stand du Salon de la chaussure, à Paris. Croyez que je serai très heureux de vous y rencontrer. Dans cette attente, Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. Dans la pratique, la disposition des lettres commerciales résulte souvent d'un amalgame entre ces deux présentations, mais ne s'en écarte guère. Aussi, il ressort une certaine unité dans la présentation de la correspon- dance commerciale internationale. LA TERMINOLOGIE L'en-tête • Les références Le plus souvent, le courrier commercial est référencé et numéroté pour permettre un classement chronologique, et, par la suite, une recherche plus rapide. La référence permet également au correspondant, lors de sa réponse, d'indiquer avec précision à quel courrier il répond. Les références s'inscrivent en haut et à gauche de la lettre, de la manière suivante: N/Réf. : 1 203/IC/MP Référence du courrier que l'on écrit. V/Réf.: AB/2008 Référence du courrier auquel on répond. • L'objet Souvent, on indique dans l'en-tête de la lettre l'objet du courrier afin que le destinataire, au premier regard, sache pourquoi on lui écrit. Objet: demande de documentation • Le destinataire Lorsque le courrier est destiné à une personne en particulier dont on connaît le nom, soit que l'on ait traité avec elle, soit qu'on la connaisse ou pour toute autre raison, on indique à l'attention de qui il est adressé dans l'en-tête. A l ' a t t e n t i o n de Monsieur M O R A N E L'appellation D'une manière générale, on commence une lettre par Madame, Mon- sieur, Mesdames, Messieurs. Toutefois, quand on connaît le titre du destinataire, et qu'on lui écrit dans le cadre de ses fonctions, on commencera la lettre par: - Monsieur le P r é s i d e n t - Monsieur le Maire - Monsieur le D i r e c t e u r . . . Pour les hommes de loi (avocats, notaires, huissiers de justice, conseils juridiques), l'appellation sera: - Maître Pour des personnes que l'on connaît bien, on pourra mettre: - Cher Monsieur, Chère Madame - Cher ami, Chère amie Le début de lettre Certaines formules sont fréquemment employées pour commencer une lettre. En voici quelques-unes: - Je vous remercie beaucoup pour v o t r e c o u r r i e r d u . . . - J ' a c c u s e r é c e p t i o n de votre c o u r r i e r en date d u . . . - Je vous accuse bonne r é c e p t i o n de v o t r e l e t t r e r é f é r e n c é e . . . - En réponse à v o t r e c o u r r i e r d u . . . - Je vous s u i s reconnaissant d e . . . - Nous avons le p l a i s i r de vous informer q u e . . . - Nous avons le r e g r e t de vous f a i r e s a v o i r q u e . . . - Conformément à votre demande d u . . . - Suivant l e s termes de votre c o u r r i e r en date d u . . . - Nous vous confirmons notre c o u r r i e r d u . . . - Veuillez trouver c i - j o i n t . . . - Pour f a i r e s u i t e à v o t r e annonce, parue d a n s . . . - Je s u i s s u r p r i s d e . . . - Nous avons bien r e ç u . . . - Faisant s u i t e à notre e n t r e t i e n téléphonique d u . . . L a conclusion de la lettre Afin de préciser le sens de la lettre, et de ne pas la t e r m i n e r trop brusque- m e n t , il est d'usage d ' e m p l o y e r des formules de transition avant la for- m u l e de politesse, d o n t voici les plus courantes: - Vous en r e m e r c i a n t p a r a v a n c e . . . - Vous en s o u h a i t a n t bonne r é c e p t i o n . . . - Vous s o u h a i t a n t bonne r é c e p t i o n de l a p r é s e n t e . . . - Dans c e t uploads/Industriel/ 9782732809700.pdf