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Stock It Easy 6 Manuel d’utilisation STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISA

Stock It Easy 6 Manuel d’utilisation STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012 Version 6.15.01 2 1 TABLE DES MATIÈRES 1 Table des matières .............................................................................................................................................................. 2 2 Installation ........................................................................................................................................................................ 11 2.1 Licences d’utilisation ................................................................................................................................................. 11 2.1.1 Licence générale ............................................................................................................................................... 11 2.1.2 Licences spécifiques (extensions) ..................................................................................................................... 11 2.1.3 Utilisation réseau <> licences ........................................................................................................................... 11 3 Fonctionnalités générales ................................................................................................................................................. 13 3.1 Signalétiques ............................................................................................................................................................. 13 3.2 Gestion des stocks ..................................................................................................................................................... 13 3.3 Gestion des commandes fournisseurs ...................................................................................................................... 14 3.4 Gestion des commandes et retours clients ............................................................................................................... 15 3.5 Gestion des devis ...................................................................................................................................................... 15 3.6 Options paramétrables ............................................................................................................................................. 15 4 Prise en main ..................................................................................................................................................................... 18 4.1 Base de données d’exemple ..................................................................................................................................... 18 4.2 Principes généraux de la gestion des stocks ............................................................................................................. 18 4.2.1 Premiers encodages ......................................................................................................................................... 18 4.2.2 Entrées en stock ............................................................................................................................................... 18 4.2.3 Sorties de stock ................................................................................................................................................ 19 4.2.4 Encours de stock ............................................................................................................................................... 19 5 Support gratuit .................................................................................................................................................................. 20 6 Menu principal .................................................................................................................................................................. 23 6.1 Six groupes principaux .............................................................................................................................................. 24 6.2 Menu ......................................................................................................................................................................... 24 6.3 Informations de base ................................................................................................................................................ 24 7 Les utilisateurs de l’application ......................................................................................................................................... 25 7.1 Les droits et les niveaux d'utilisateurs ...................................................................................................................... 25 8 Signalétique articles .......................................................................................................................................................... 27 STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012 Version 6.15.01 3 8.1 Les articles composés ................................................................................................................................................ 28 8.2 Ajouter un article ...................................................................................................................................................... 30 8.3 Modifier un article .................................................................................................................................................... 30 8.4 Supprimer un article ................................................................................................................................................. 30 8.5 Description des données d’un article ........................................................................................................................ 30 8.6 Scanner les articles pour une recherche rapide ........................................................................................................ 35 8.7 Présentation des articles par vignette ...................................................................................................................... 36 10 Gestion des catégories ...................................................................................................................................................... 39 10.1 Créer une catégorie................................................................................................................................................... 39 10.2 Modifier une catégorie ............................................................................................................................................. 40 10.3 Supprimer une catégorie .......................................................................................................................................... 40 11 Gestion des adresses de rangement ................................................................................................................................. 41 11.1 Saisie et consultation des adresses ........................................................................................................................... 41 11.2 Affectation d’une adresse à un article ...................................................................................................................... 43 12 Signalétique fournisseurs .................................................................................................................................................. 45 12.1 Ajouter un fournisseur .............................................................................................................................................. 45 12.2 Modifier un fournisseur ............................................................................................................................................ 45 12.3 Supprimer un fournisseur ......................................................................................................................................... 45 12.4 Description des données d’un fournisseur ............................................................................................................... 46 13 Signalétique entrepôts ...................................................................................................................................................... 48 13.1 Ajouter un entrepôt .................................................................................................................................................. 48 13.2 Modifier un entrepôt ................................................................................................................................................ 48 13.3 Supprimer un entrepôt ............................................................................................................................................. 49 13.4 Description des données d’un entrepôt ................................................................................................................... 49 14 Signalétique clients ........................................................................................................................................................... 51 14.1 Ajouter un client ....................................................................................................................................................... 51 14.2 Modifier un client ...................................................................................................................................................... 51 14.3 Supprimer un client ................................................................................................................................................... 52 14.4 description des données d’un client ......................................................................................................................... 52 STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012 Version 6.15.01 4 15 Commande fournisseur ..................................................................................................................................................... 54 15.1 Créer une commande fournisseur ............................................................................................................................ 54 15.2 Ajouter un article à la commande fournisseur ......................................................................................................... 55 15.2.1 Saisie d’un N° de lot, de série, date de péremption ......................................................................................... 55 15.3 Modifier un article de la commande fournisseur ..................................................................................................... 55 15.4 Supprimer un article de la commande fournisseur................................................................................................... 56 15.5 Modifier le prix d’achat net ou le coefficient logistique d’un article pendant la commande fournisseur ................ 56 15.6 Réceptionner une commande fournisseur ............................................................................................................... 56 15.7 Commenter les lignes de commande fournisseur .................................................................................................... 57 15.8 Clôturer une commande fournisseur ........................................................................................................................ 57 15.8.1 Réception partielle de la commande ............................................................................................................... 57 15.9 Impressions a partir de la commande fournisseur ................................................................................................... 58 15.9.1 Impression du bon de réception ...................................................................................................................... 58 15.9.2 Génération de fichiers réception ..................................................................................................................... 58 15.9.3 Impression du bon de commande .................................................................................................................... 59 15.9.4 Impression des étiquettes des articles de la commande ................................................................................. 59 15.10 Envoi par email de la commande fournisseur ...................................................................................................... 59 15.11 Sélectionner une commande fournisseur ............................................................................................................. 60 16 Commande client .............................................................................................................................................................. 61 16.1 Créer une commande client ...................................................................................................................................... 61 16.2 Ajouter un article à la commande client ................................................................................................................... 62 16.2.1 Saisir un article composé dans la commande client......................................................................................... 62 16.2.2 Saisie d’un N° de lot, de série, date de péremption ......................................................................................... 62 16.3 Modifier un article de la commande client ............................................................................................................... 63 16.4 Supprimer un article de la commande client ............................................................................................................ 63 16.5 Modifier le prix d’un article pendant la commande client ........................................................................................ 63 16.5.1 Attention : le prix modifié est fonction du mode de commande défini dans les paramètres du logiciel. ....... 64 16.6 Préparer une commande client ................................................................................................................................ 64 16.7 Clôturer une commande client ................................................................................................................................. 65 STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012 Version 6.15.01 5 16.7.1 Gestion des modes de paiement ...................................................................................................................... 65 16.8 Scanner les articles pour réaliser une commande client .......................................................................................... 66 16.9 Commenter les lignes de commande client .............................................................................................................. 66 16.9.1 Contrôle supplémentaire lié au scanner .......................................................................................................... 66 16.10 Mise en attente d’une commande ....................................................................................................................... 66 16.10.1 Comment faire « passer » le statut en attente d'un commande ?................................................................... 67 16.10.2 Qu'est ce que l'on entend par « stock suffisant » ? ......................................................................................... 67 16.11 Impressions a partir de la commande client......................................................................................................... 67 16.11.1 Impression du bon de préparation ................................................................................................................... 67 16.11.2 Générer un fichier de préparation de commande client.................................................................................. 67 16.11.3 Impression de la note d’envoi .......................................................................................................................... 68 16.11.4 Impression de la facture ................................................................................................................................... 68 16.12 Envoi par email de la commande client ................................................................................................................ 68 16.13 Sélectionner une commande client ...................................................................................................................... 68 16.13.1 Filtrer les commandes clients ........................................................................................................................... 69 16.13.2 Préparer des commandes en masse ................................................................................................................ 69 16.13.3 Clôturer des commandes en masse ................................................................................................................. 70 16.14 Ajouter quatre types d’information complémentaires à la commande client ..................................................... 70 17 Commande client « rapide » ............................................................................................................................................. 71 18 Retour client ...................................................................................................................................................................... 73 18.1 Créer un retour client ................................................................................................................................................ 73 18.2 Ajouter un article au retour client ............................................................................................................................ 73 18.3 Modifier un article du retour client .......................................................................................................................... 73 18.4 Supprimer un article du retour client ....................................................................................................................... 73 18.5 Réceptionner un retour client ................................................................................................................................... 73 18.6 Scanner les articles pour réaliser une retour client .................................................................................................. 74 18.7 Commenter les lignes de retour client ...................................................................................................................... 74 18.8 Clôturer un retour ..................................................................................................................................................... 74 18.9 Impressions a partir du retour client ........................................................................................................................ 74 STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012 Version 6.15.01 6 18.9.1 Impression du bon de réception ...................................................................................................................... 74 18.9.2 Impression de la note d’envoi .......................................................................................................................... 74 18.9.3 Impression de la facture ................................................................................................................................... 75 18.10 Envoi par email du retour client ........................................................................................................................... 75 18.11 Visualiser un retour client. .................................................................................................................................... 75 20 Autres entrées et sorties ................................................................................................................................................... 78 20.1 Les autres entrées ..................................................................................................................................................... 78 20.1.1 Entrer un article en stock ................................................................................................................................. 78 20.1.2 Justificatifs de mouvements personnalisés ...................................................................................................... 78 20.1.3 Critères de traçage et suivi des mouvements .................................................................................................. 78 20.2 Scanner les articles pour réaliser une autre entrée .................................................................................................. 79 20.3 Les autres sorties ...................................................................................................................................................... 79 20.3.1 Sortir un article du stock .................................................................................................................................. 79 20.3.2 Justificatifs de mouvements personnalisés ...................................................................................................... 79 20.3.3 Critères de traçage et suivi des mouvements .................................................................................................. 80 20.4 Scanner les articles pour réaliser une autre sortie ................................................................................................... 80 20.5 Réaliser des autres entrées et sorties et des inventaires par importation de fichier ............................................... 80 20.5.1 Saisir les détails d’importation ......................................................................................................................... 81 20.5.2 Importer le fichier ............................................................................................................................................ 82 20.5.3 Modifier les quantités importées ..................................................................................................................... 83 20.5.4 Enregistrer les mouvements de stock .............................................................................................................. 84 20.5.5 Enregistrer les inventaires de stock ................................................................................................................. 84 20.6 Programmer l’importation automatique des fichiers ............................................................................................... 84 20.6.1 Automatique ou semi-automatique ? .............................................................................................................. 85 21 Devis client ........................................................................................................................................................................ 86 21.1 Créer un devis client.................................................................................................................................................. 86 21.2 Ajouter un article à un devis client ........................................................................................................................... 86 21.3 Modifier un article d’un devis client ......................................................................................................................... 87 21.4 Supprimer un article d’un devis client ...................................................................................................................... 87 STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012 Version 6.15.01 7 21.5 Modifier le prix d’un article pendant le devis client ................................................................................................. 87 21.6 Imprimer un devis client ........................................................................................................................................... 87 21.7 Transformer un devis en commande client .............................................................................................................. 88 22 Ré approvisionnement automatique ................................................................................................................................ 89 23 Stocks ................................................................................................................................................................................ 91 23.1 L'évolution du stock pendant les différents états de la commande fournisseur ...................................................... 91 23.2 L'évolution du stock pendant les différents états du retour client ........................................................................... 91 23.3 L'évolution du stock lors de l'encodage d'une "autre entrée" .................................................................................. 91 23.4 L'évolution du stock pendant les différents états de la commande client ............................................................... 91 23.5 L'évolution du stock pendant les différents états de la commande rapide client .................................................... 92 23.6 L'évolution du stock lors de l'encodage d’une "autre sortie" ................................................................................... 92 23.7 Consulter le stock ...................................................................................................................................................... 92 23.8 Consulter le stock selon les critères de suivi et de traçage ....................................................................................... 92 23.9 Scanner les articles pour une recherche rapide ........................................................................................................ 93 23.10 Exporter votre état de stock vers Excel ou Calc .................................................................................................... 93 24 Transfert de stock d’un entrepôt à l’autre ........................................................................................................................ 94 25 Saisie d’inventaire ou correction rapide de stock ............................................................................................................. 96 25.1.1 Saisir l’inventaire par critères de traçage et suivi : lot / N° de série / date de péremption / … ....................... 97 25.1.2 Imprimer l’inventaire ....................................................................................................................................... 97 25.1.3 Créer un fichier d’inventaire ............................................................................................................................ 98 26 Envoi des articles, des images et des stocks vers un site internet .................................................................................... 99 26.1 Le principe des exportations par FTP ........................................................................................................................ 99 26.2 Exporter des données vers un site internet ............................................................................................................ 100 26.2.1 Création du fichier CSV d’exportation ............................................................................................................ 102 26.2.2 Supprimer un fichier CSV d’exportation ......................................................................................................... 102 26.2.3 La structure du fichier CSV créé ..................................................................................................................... 102 26.2.4 Envoi des images d’article par FTP ................................................................................................................. 105 26.2.5 Consulter le résultat d’envoi des fichiers ....................................................................................................... 105 27 uploads/Industriel/ aide-sie.pdf