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Traiter les documents commerciaux CHAPITRE I : ORGANISATION ET SYNTHESE DES DOC

Traiter les documents commerciaux CHAPITRE I : ORGANISATION ET SYNTHESE DES DOCUMENTS COMMERCIAUX Page I- Généralités 2 II- La commande 4 III- La livraison (réception des commandes) 9 IV- La facturation 11 CHAPITRE II : LES MOYENS DE PAIEMENT I- Les moyens de paiement au comptant 16 II- Les moyens de paiement à terme 19 1 CHAPITRE I ORGANISATION ET SYNTHESE DES DOCUMENTS COMMERCIAUX I- Généralités : L’activité de l’entreprise, qu’elle soit industrielle ou commerciale, est caractérisée par la réalisation d’opérations d’achat et de vente de biens et services ; ce sont les relations de l’entreprise avec ses clients et fournisseurs. Les opérations d’achat et de vente de biens et services, appelées opérations commerciales, se déroulent en plusieurs étapes selon un processus. Elles provoquent l’émission et la circulation de documents servant de preuves aux personnes concernées. Le processus d’achat : Expression des besoins Recherche des fournisseurs Négociation et sélection 1 2 3 En fonction de : La situation des stocks existants, Commandes reçues par les clients. Appels d’offres dans la presse, Revues commerciales, Internet, catalogues, foires, annuaires, représentants commerciaux.  Devis,  Tableau comparatif : Critères de choix : prix, qualité, délais de livraison, ….. Passation de la commande Suivi de la commande Réception de la commande 4 5 6 Etablissement d’un bon de commande. Relance et rappel en cas de besoin.  Etablissement d’un bon de livraison,  Contrôle quantitatif et qualitatif (rapprochement BC, BL et arrivée des articles,…), Réception de la facture Règlement de la facture Avoir (éventuellement) 7 8 9 Contrôle quantitatif et qualitatif (rapprochement BC, BL et facture) Prix, Contrôle arithmétique. Moyens de paiement au comptant (espèces, chèques,…), Moyens de paiement à terme (effets de commerce).  Retours des marchandises,  Réductions commerciales ou financières,  Retour d’emballages consignés  Remboursement, …. 2 Pour produire ses biens et services, l’entreprise a besoin de disposer d’outils, de matières, de composants et de fournitures divers selon son activité. La fonction du service approvisionnement est de fournir ces éléments en qualité et en quantité adaptées, au moment opportun et au coût le plus faible. D’ou les objectifs suivants : - Qualité, - Quantité, - Date, - Coût. Pour atteindre ces objectifs, le service approvisionnement a trois missions : - La détermination des besoins, - La réalisation des achats, - La gestion des stocks. 1- La détermination des besoins : Le service approvisionnement doit répondre à la question : De quoi avons-nous besoin ?. Il faut donc identifier les besoins à la fois qualitativement et quantitativement. - Définition qualitative : Le service approvisionnement doit définir les caractéristiques des articles en étudiant les besoins des utilisateurs internes de l’entreprise et en recherchant les informations auprès des fournisseurs. - Définition quantitative : Le service approvisionnement évalue les quantités nécessaires à commander en fixant le nombre d’articles nécessaires pour une période donnée et en établissant la périodicité des commandes afin d’éviter à la fois une rupture des stocks, un engorgement des aires de stockage et un coût élevé du stockage. 2- La réalisation des achats : La procédure d’achat comporte une série d’étapes : - Prospection des fournisseurs : Elle s’effectue sur la base de :  Revues professionnelles dont les pages comportent un bon nombre d’offrants,  Annuaires téléphoniques et plus spécialement ceux dans les quels les abonnés sont classés par profession,  Publications spécialisées ou catalogues,  Adresses, offres et annonces données par toutes les formes modernes de publicité, y compris le radio et la télévision,  Voyageurs et représentants de commerce éventuels, 3  Réponses des fournisseurs aux appels d’offres de l’entreprise. - Le choix des fournisseurs : C’est une opération essentielle pour l’entreprise. Elle s’effectue principalement en fonction des propositions des fournisseurs portant sur :  La qualité des produits : l’entreprise peut préférer payer plus cher un produit qui sera de meilleure qualité qu’un autre, vendu moins cher,  Les services fournis : par exemple ; installation, formation des utilisateurs, maintenance,….  Les délais de livraison : une entreprise doit faire face à des impératifs de date. Elle devra parfois se résoudre à choisir un fournisseur plus cher que ses concurrents, mais accepte de livrer plus rapidement ses produits,  Les relations commerciales avec les fournisseurs : certains sont à la fois fournisseur et client de l’entreprise,  Les prix et remises accordées : les prix sont appréciés en fonction des remises et des conditions d’escompte accordées par les fournisseurs,  Les conditions de paiement : le fournisseur peut accorder des délais de paiement à son client. Il n’est pas rare dans la pratique de voir des paiements à 60 jours fin de mois. A cette fin, l’entreprise doit établir un tableau de comparaison des offres des fournisseurs : Désignation Fournisseurs 1 2 3 4 Montant brut HTVA Remise Port Frais d’installation Délais de livraison Garantie Mode de paiement II- La commande : 1- Passation de la commande : Quand l’entreprise décide du choix du fournisseur, elle lui envoie une commande (ordre d’achat). L’entreprise peut commander : - Au coup par coup lorsqu’elle n’a plus d’articles en stock ou lorsqu’elle a besoin d’un article précis, c’est le cas des petits commerçants, - Régulièrement à des dates fixes en fonction d’une gestion rigoureuse de stock, c’est le cas des entreprises industrielles et commerciales. Toute commande peut être passée par un des moyens suivants : - Commande verbale, - Téléphone, - Fax, - Bulletin de commande (document délivré par le fournisseur à son client), - Bon de commande (document adressé par le client à son fournisseur), 4 - Internet. Une commande bien passée doit réunir les qualités suivantes : - Etre rédigée par écrit de manière à éviter toute équivoque, - Contenir toutes les précisions utiles, - La désignation exacte des produits, - Les prix, - Le délai de livraison, - Le mode d’expédition, - Les modalités de règlement,….. a- Comment remplir le bon de commande ? Le bon de commande est un document imprimé par l’acheteur (client) sur lequel il détaille les articles commandés au vendeur (fournisseur). Le bon de commande est établi en quatre exemplaires à partir d’un carnet à souche. Numéro des exemplaires Destinataires Classement 1 (original) Fournisseur 2 Comptable Dossier en attente de facturation et prévision de trésorerie 3 Magasiner Dossier attente réception 4 Secrétaire Carnet à souche - Chaque bon de commande est vérifié eu égard aux tarifs et conditions de règlement particulières, - Le bon de commande est ensuite signé par le responsable qui appose sa paraphe sur l’original et tous les exemplaires. b- Valeur juridique du bon de commande : Si le vendeur a accepté l’objet de la commande et les conditions de vente, il signe le bon de commande. Du moment où le bon de commande porte les deux signatures (de l’acheteur et du vendeur), il devient juridiquement un contrat. L’acheteur a le droit de recevoir les produits conforment à sa commande, et selon les conditions de vente prévues. En revanche, il est dans l’obligation de prendre livraison si le vendeur respecte toutes les clauses du contrat. c- Structure du bon de commande : C’est un document qui comprend trois parties : L’entête Identification de l’émetteur La zone de référence Identification du destinataire 5 Le corps du document Objet, désignation, prix, ……. d- Modèle d’un bon de commande : ………………………………………..………au capital de ……..…..……….………………..………. Adresse :….……………………………………………………….……………………………..………. Matricule fiscal :…………………………………………………….……….…………………….……. RIB N°……………………………………...……... Tél :….……...……..… Fax :…...…..……….…… BON DE COMMANDE N° ….. du .…./…../….. ……………………………………………………. ………..……..……………………………………. Délai de livraison :…………………….………… Mode d’expédition :……………………………… Facturation :……………………………………... Modalités de paiement :…………………………. Réf Désignation Unité Quantité PU HTVA Montant …………………………. ………………. .……….. e- Suivi de la commande : Afin de s’assurer que la livraison sera effectuée dans le délai prévu, l’entreprise peut faire un rappel au fournisseur de ses commandes une semaine avant le délai de livraison. Le rappel du fournisseur peut se faire par tout moyen et notamment par lettre recommandée. En outre, les informations contenues dans le bon de commande sont systématiquement reprises sur un livre ou registre des commandes tenu au niveau des services chargés de la passation et du suivi des commandes. En fait, on indique pour chaque commande : - Le numéro d’ordre de la commande, tiré d’une suite continue illimitée, - Le numéro du bon de commande tiré d’une suite pouvant être renouvelée annuellement, - La date de la commande, 6 - Le montant de la commande, - Le nom du fournisseur. Le livre ou registre des commandes est mis à jour au fur et à mesure des livraisons et des paiements relatifs aux commandes déjà passées aux fournisseurs. La mise à jour se fait par inscription, dans des rubriques ou colonnes appropriées, des dates et des numéros des bons de livraison correspondants ainsi que des numéros des factures et des règlements effectués qui s’y rapportent. 2- Application : La société « HORIZON Sarl » reçoit le 02/02/2019 de son client « CHIRAZ Sarl » une commande pour l’achat des articles suivants : Réf Désignation Unité Quantité PU HTVA Remise TVA 5020A Appareil photo-numérique CANON 1 2 1 450,000 10 % 19 uploads/Industriel/ documents-commerciaux.pdf