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30 outils POUR RÉUSSIR LA transformation numérique DE SES événements 02 3 Intro

30 outils POUR RÉUSSIR LA transformation numérique DE SES événements 02 3 Introduction 5 La transformation numérique de la collaboration 9 La transformation numérique de l’attendee experience 12 Avant l’événement 14 Pendant l’événement 16 Après l’événement 18 Conclusion Introduction 04 L ’arrivée d’Internet puis sa démocratisation avec l’ADSL au début des années 2000 a bouleversé tous les secteurs d’activités. Qu’il s’agisse de l’approche des métiers ou de l’utilisation de nouveaux outils, il est impensable de passer à côté des évolutions technologiques numériques. De révolutionnaires, elles sont devenues la norme pour faire entrer notre quotidien dans une nouvelle dimension. Messagerie électronique, WiFi, smartphones, travail collaboratif, réseaux sociaux… On ne compte plus les innovations ayant bousculé notre manière de communiquer et de travailler. L’événementiel n’échappe certainement pas à la règle. Qu’il s’agisse de faire vivre de nouvelles expériences aux invités ou de moderniser les processus de création, les évolutions sont nombreuses. À tel point que l’on parle depuis quelques années de transformation numérique des événements. Si le terme est à la mode, encore faut-il savoir ce qu’il se cache derrière. D’une manière générale, la transformation numérique désigne un processus global de modernisation des services et activités d’une entreprise. En bref, il s’agit tout simplement d’intégrer de nouvelles technologies numériques à chaque niveau : messagerie instantanée, utilisation intelligente de la donnée, applications en cloud etc. Si ces nouveautés se retrouvent en événementiel principalement au niveau de l’équipe organisatrice, d’autres ont profondément changé la manière dont un événement peut être appréhendé. Dématérialisation des billets, sites Internet dédiés, emails personnalisés, interactions avec les intervenants en direct, enquêtes de satisfaction… Bref, cette transformation numérique se retrouve à tous les stades du processus événementiel. Intégrer cette transformation à un événement, c’est non seulement faciliter l’organisation pour votre équipe mais aussi faire vivre une expérience unique et personnalisée à tous vos invités. Cependant, si sur le papier, l’idée de se lancer dans ce processus de modernisation est séduisante, encore faut-il en connaître les tenants et les aboutissants afin d’éviter un changement trop brutal qui ne sera pas maîtrisé. C’est pour cela que nous avons créé ce guide. À la fin, vous serez au fait de toutes les techniques à employer pour vous transformer étape par étape et garantir une expérience unique à vos invités tout en facilitant le processus de création pour vos équipes. Bonne lecture ! L A T R A N S F O R M AT I O N N U M É R I Q U E D E L A collaboration G lobalement, c’est une notion largement intégrée dans les entreprises. En revanche, la différence se fait au niveau des efforts produits pour rendre cette collaboration efficace et fluide. En événementiel, le temps est un facteur déterminant dans la réussite de votre stratégie. Avec ces nouvelles technologies, apprenez où gagner en efficacité et productivité et donnez les moyens à vos équipes de réussir. Mieux communiquer L a base d’un projet réussi (et donc d’un événement parfaitement exécuté) réside dans la communication. Si la multiplication des emails vous donne de l’urticaire, il serait peut être temps de passer à une messagerie instantanée. Slack ou encore Google Hangouts vous permettront d’accélérer vos communications et de créer des groupes de destinataires facilement. L’avantage de ces deux solutions réside également dans le fait de pouvoir réaliser des connexions avec de nombreux outils afin de travailler à plusieurs directement en cloud. Mieux travailler P arlons justement des solutions cloud comme Gdrive ou Dropbox. Elles permettent à l’ensemble d’une organisation de bénéficier d’un espace partagé pour collaborer à plusieurs en temps réel sur différents documents. Traitement de texte, tableur, présentation… aucun outil bureautique n’est oublié ! Ajouter des commentaires, des suggestions ou modifier directement un fichier devient un jeu d’enfant permettant à tout le monde gagner du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée que l’envoi de mails et de différentes versions. Finis les fichiers excel budget_VDEF_V18 et tous les mails qui vont avec. On ne va pas se mentir, le travail en équipe n’a rien de nouveau, depuis que l’Homme a compris que chasser un mammouth à 15 était franchement plus efficace que tout seul. 06 Mieux gérer l’administratif D ocuments budgétaires, factures, bons de commande… Nombreux sont les fichiers administratifs nécessaires à la préparation d’un événement. Avec chacun d’eux vient son lot d’étapes chronophages. Création, distribution (email voire courrier), réception, vérification, validation etc. Chacun de ces moments de vie du document est l’occasion de voir apparaître quelques inconvénients : perte de traçabilité, erreurs, statut inconnu. Pour remédier à cela, mettez en place un circuit de validation électronique vous permettant non seulement de dématérialiser vos papiers mais aussi d’en assurer le meilleur suivi possible. En cas d’erreur, d’incohérence ou d’oubli, le système enverra des alertes pour limiter le risque d’erreur à son minimum. Mieux s’y retrouver S i l’on agrège tous ces points, ils vont recouper une des grandes tendances de la transformation numérique des événements : la centralisation de la donnée. Que met-on derrière ce terme ? L’idée générale est de récupérer le maximum de données de tous vos canaux pour les regrouper et les classer au sein d’une architecture unique, accessible à tous. L’enjeu derrière n’est autre que votre ROI. Plus vous en savez sur vos cibles, plus vous pouvez exploiter intelligemment cette donnée afin d’offrir les réponses les plus précises et personnelles à votre audience. Mieux se rencontrer Q ui ne s’est jamais retrouvé dans une réunion interminable où l’on n’est rien de plus qu’un spectateur ? Pour dynamiser cette expérience, Eventdrive offre un panel de fonctionnalités à la croisée des chemins entre agenda, messagerie, partage de documents, interactions et même gestion de projets. Un moyen pour chacun d’aller droit au but, de devenir acteur des réunions pour une cohésion renforcée et une efficacité démultipliée. Mieux se coordonner ‘‘O en est où sur le rétroplanning ?” “Je ne sais pas, c’est pas Yoda qui s’en occupe ?” “Ah non, c’est Leïa je crois.” Vous voyez où l’on veut en venir ? Le genre de tracas qui fait perdre un temps monstrueux parce que l’on ne sait plus qui fait quoi, où, à quel moment et où en est la personne. Les solutions de gestion de projets sont là pour ça. Trello, Asana, Basecamp, elles sont légion. Visualisez en un coup d’oeil qui gère telle tâche et l’état d’avancement. Non seulement vous gagnez en productivité mais vous diminuez aussi le risque d’erreur et de retard en permettant à chaque membre d’avoir une vision d’ensemble du projet. 08 L A T R A N S F O R M AT I O N N U M É R I Q U E D E l’attendee experience Vous avez certainement déjà entendu parler de l’UX pour User Experience. Cette notion basée sur la qualité de l’expérience vécue par un utilisateur peut tout à fait se transposer au monde événementiel. À ce moment-là, nous allons donc parler d’AX pour Attendee Experience, soit l’expérience que vous allez offrir à vos invités. 10 L es nouveaux outils numériques sont au coeur de cette notion et c’est l’un des principaux défis des event planners aujourd’hui. Il s’agit de maximiser l’expérience de vos invités tout au long de leur parcours : invitation, inscription, déroulé, enquête de satisfaction etc. En quoi l’AX est importante ? N ’oubliez jamais que vos invités vont passer par plusieurs étapes engageantes avec votre événement. Il va donc falloir optimiser cette expérience avant même l’inscription et surtout une fois votre manifestation terminée. On pourrait définir l’AX comme l’ensemble des rencontres, réponses, interactions d’un participant avant, pendant et après un événement. En tant qu’event planner, vous allez donc découvrir votre nouveau poste : AX designer. Dans les faits, cela se traduit par la réflexion de tout votre parcours invité pour créer une expérience unique et mémorable pour chacun de vos participants. Et pour parvenir à cela, vous avez à votre disposition de nombreux outils. Cartographiez votre expérience Il faut d’abord commencer par cartographier votre expérience. L’idée ici est de décomposer chaque étape du parcours invité, du début à la fin du suivi. L’erreur à ne pas commettre serait de débuter la segmentation à ce moment-là. Vous pourrez la faire intervenir plus tard, le concept étant pour le moment d’identifier ce que désire un participant type et de définir l’expérience globale et idéale. On pourrait résumer cette carte avec le diagramme suivant : Faites connaître l’événement Enregistrez les inscriptions Finalisez les derniers préparatifs Accueillez vos invités Faites-leur vivre une expérience unique Recueillez la satisfaction Cultivez votre événement Préparez la suite A V A N T L’ É V É N E M E N T P E N D A N T L’ É V É N E M E N T A P R È S L’ É V É N E M E N T Succès de l’événement A vec ce diagramme, vous avez une première vue d’ensemble. Rentrons maintenant dans les détails pour chaque étape. FAITES CONNAÎTRE VOTRE ÉVÉNEMENT Si vous pensiez uploads/Industriel/ livre-blanc-transformation-digitale.pdf