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1 PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE DE MADAGASCAR SECRETARIAT GENERAL COMITE NATIONAL

1 PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE DE MADAGASCAR SECRETARIAT GENERAL COMITE NATIONAL DE LUTTE CONTRE LE SIDA SECRETARIAT EXECUTIF MANUEL DE PROCEDURES DE CONTROLE DE LA QUALITE DES DONNEES SANITAIRES LIEES AU VIH/SIDA Consultante Chargée de l’élaboration du manuel : Randriamanana Mino Ranto Commanditaire : SE/CNLS Partenaire Financier : PNUD 2 LISTE DES ABREVIATIONS ET ACRONYMES ARV Antirétroviral CDI Consommateurs de Drogues Injectables CSB Centre de Santé de Base CHRD Centre Hospitalier de Référence District CHU Centre Hospitalier Universitaire CHRR Centre Hospitalier de Référence Régional CNLS Comité National de Lutte contre le Sida CPN Consultation Prénatale CPS Clients des professionnelles de Sexe CNTS Centre National de Transfusion Sanguine DRSP Direction Régionale de la Santé Publique FE Femmes enceintes GESIS Gestion des Informations Sanitaires HSH Homme ayant des Rapports sexuels avec les Hommes IEC Informations Education Communication IST Infection Sexuellement Transmissible ES Etablissement Sanitaire NN Nouveaux Nés OEV Orphelins et autres Enfants Vulnérables PSE Plan de Suivi Evaluation PSN Plan Stratégique National de Lutte contre le Sida PS PTME Professionnelle de Sexe Prévention de la Transmission Mère Enfant PVVIH Personne Vivant avec le VIH/Sida RMA RSP Rapport Mensuel d’Activités Responsable SIG Système d’Information de Gestion SDSP Service de District de la Santé Publique SSS ULIS USE Service des Statistiques Sanitaires Unité de Lutte contre les IST et le Sida Unité de Suivi Evaluation VIH Virus de l’Immunodéficience Humaine 3 Table des matières Introduction 4 Schéma de contrôle de la qualité des données sanitaires 5 Outil de vérification de la qualité des données auprès CSB et hôpitaux 7 1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage au niveau des formations sanitaires 8 2 Eléments du système de gestion des données à vérifier 8 3 Personnes/Entités Responsables de la vérification 8 4 Méthode 9 5 Résumé 16 Outil de vérification de la qualité des données auprès SDSP 18 1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage 19 2 Eléments du système de gestion des données à vérifier 19 3 Personnes/Entités Responsables de la vérification 19 4 Méthode 20 5 Résumé 28 Outil de vérification de la qualité des données auprès DRSP 30 1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage 31 2 Eléments du système de gestion des données à vérifier 32 3 Personnes/Entités Responsables de la vérification 32 4 Méthode 32 5 Résumé 36 Outil de vérification de la qualité des données auprès ULIS/SSS 38 1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage 39 2 Eléments du système de gestion des données à vérifier 39 3 Personnes/Entités Responsables de la vérification 39 4 Méthode 40 5 Résumé 47 Principales recommandations 49 4 1 Introduction Le pays dans son Plan Stratégique National (PSN) et le Plan de Suivi Evaluation (PSE) qui l’accompagne s’est fixé des objectifs ambitieux conformément aux objectifs mondiaux de l’accès universel aux soins et aux traitements. Afin de mieux suivre la mise en œuvre de ces plans, des efforts particuliers sont déployés pour améliorer la qualité des données, rendre disponible des informations à jour pouvant aider dans la planification, renforcer les capacités des structures impliquées dans le suivi-évaluation, y compris les acteurs de la mise en œuvre. En effet, disposer des données de qualité permet principalement (i) au programme de surveiller les progrès vers la réalisation des buts et objectifs établis (ii) de fournir aux décideurs les informations nécessaires pour une prise de décision à l’amélioration du programme. Cependant à Madagascar, le manque/le retard ou l’irrégularité des informations sont constatés comme lacunes dans l’obtention de données de qualité sur le VIH et le Sida. Ces problèmes sont dus certes au manque de compétence, à l’insuffisance de ressources humaines, des moyens matériels et financiers mais également au manque de vérification et de retour d’informations (feed back) Face à cette insuffisance de contrôle de données et de feed back, le SE/CNLS en collaboration avec ses partenaires techniques et financiers a élaboré ce manuel de procédures de vérification de la qualité des données liées au VIH/Sida. Le manuel est élaboré d’une manière pratique que possible pour aider les utilisateurs à transmettre des données de qualité. C’est un document de référence qui permet de faire connaitre ou de rappeler quelles sont les erreurs à ne pas commettre ? Comment remplir correctement les outils de collecte ? Comment les envoyer à temps selon le circuit de remontée des données et de feed back établi ? Qui sont les responsables de vérification de la qualité des données ? Ces questions sont traitées dans le manuel à travers l’utilisation des critères de la qualité des données à savoir : la promptitude, l’exactitude ou fiabilité, la complétude, la précision, la fiabilité. Le présent manuel concerne les directives pour la vérification des données sanitaires. Les outils et les circuits établis par le Ministère de la santé sont employés. . Pour chaque outil, le manuel - rappelle le processus de collecte, de traitement, de rapportage établis - présente les éléments du système de gestion des données à vérifier - définit les personnes/Entités Responsables de la vérification - décrit la méthode de vérification de la qualité des données à travers les critères : promptitude, complétude, exactitude, précision, fiabilité avec les recommandations pratiques y afférentes 5 Schéma du contrôle de la qualité des données sanitaires liées au VIH/Sida SSS CSB SDSP DRSP GESIS ULIS SE/CNLS CHR, CHU, ES CHRD GESIS RMA BD R M A R M A Plus tard le 40 ème jour du trimestre suivant d Confrontation des BD ULIS et BD TFR BD ULIS et rapport de gestions des intrants UGFM, UGP… par Gestionnaire BB et Chef d’Unité Suivi Evaluation SE/CNLS Vérification de la cohérence des données partagées par le SSS par Responsable SIG / Chef d’ULIS d Plus tard le 30 ème jour du mois suivant d Vérification de la cohérence des données transmises par chaque DRSP par le Responsable SIG Vérification de l’exactitude des données fusionnées dans le GESIS par le Responsable SIG et le Chef de Service du SSS Plus tard le 20 ème jour du trimestre suivant d Vérification de la cohérence des données transmises par chaque district par le Responsable SIG et IST/VIH Vérification de l’exactitude des données fusionnées dans le GESIS par le Responsable SIG et le DRSP Vérification de la cohérence des données mentionnées dans les RMA des CHR, CHU, ES Plus tard le 10 ème jour du mois suivant Vérification de la cohérence des données enregistrées dans les RMA par le Responsable SIG et IST/VIH Vérification de l’exactitude des données saisies et compilées dans le GESIS par le Responsable SIG et le Médecin Inspecteur Plus tard le 10 ème jour du mois suivant Plus tard le 10 ème jour du mois suivant Vérification de la cohérence des données issues des registres de counseling et de dépistage, registre consultation externe, registre CPN avec le pré rapport par le Responsable IST/Sida Vérification de la cohérence des données issues des pré rapport et du RMA par le Responsable IST/Sida et le Médecin Chef Vérification de la conformité des données mentionnées dans les pré rapport et le RMA par le Médecin Chef Plus tard le 50 ème jour du trimestre suivant d Plus tard le 40 ème jour du mois suivant d Plus tard le 25 ème jour du mois suivant d Plus tard le 15 ème jour du mois suivant d 6 LES OUTILS DE VERIFICATION DES DONNEES SANITAIRES auprès Centres de Santé de Base (CSB) et Hopitaux Services Sanitaires de district (SDSP) Direction Régionale de la Santé Publique (DRSP) Service des Statistiques Sanitaires (SSS) / Unité de Lutte contre les IST et la Sida (ULIS) 7 CENTRES DE SANTE DE BASE (CSB) ET HOPITAUX (CHRD, CHRR, CHU, ES) 8 Procédures de vérification de la qualité de données des Formations Sanitaires Dans le cadre du circuit de collecte/rapportage des données sanitaires à Madagascar, les CSB, CHRD, HMP/CHRR/CHU/ES constituent les sources de données (niveau 1 dans le Plan de Suivi Evaluation). 1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage au niveau des formations sanitaires Chaque jour : les Responsables des CSB et des hôpitaux assurent la collecte des informations à travers :  Les registres (registre confidentiel de counseling et dépistage, registre de CPN, registre de consultation externe)  Les dossiers de patients (fiches médicales, fiches de référence)  Le Pré rapport  Fiche de stocks des intrants  Le Bilan de suivi…. Chaque fin du mois : les activités à réaliser sont : - Synthèse des activités dans les registres des patients - Compilation des pré- rapports - Vérification de la conformité des données entre registres et pré rapports par le Responsable IST/VIH - Remplissage du RMA - Vérification de la conformité des données entre les pré rapport et le RMA par le Médecin Chef - Inscription des observations dans le RMA et renvoi au service d’origine en cas d’erreurs constatées dans le RMA Dans les 10 jours du mois suivant : - Les CSB et CHRD envoient les RMA auprès SDSP Dans les 20 jours du mois suivant - Les CHRR, CHU, ES transmettent le RMA auprès DRSP 2 Eléments du système de gestion uploads/Industriel/ manuel-de-procedures-de-controle-de-la-qualite-des-donnees-sanitaires-liees-au-vih-sida.pdf