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PROCEDURE ACHAT Réf : Pr.M.06.i3 Date : 23/02/2017 Page : 1/9  Ce document ne doit être ni reproduit ni communiqué sans l’autorisation de QISTASLAB REDACTEUR VERIFICATEUR APPROBATEUR NOM A.AOUASSAF A.SALIH A.AOUASSAF FONCTION RESPONSABLE QUALITE Consultant TECHNIQUE RESPONSABLE QUALITE DATE 23/02/2017 23/02/2017 23/02/2017 PROCEDURE ACHAT Réf : Pr.M.06.i3 Date : 23/02/2017 Page : 2/9  Ce document ne doit être ni reproduit ni communiqué sans l’autorisation de QISTASLAB SIGNATURE PROCEDURE ACHAT Réf : Pr.M.06.i3 Date : 23/02/2017 Page : 3/9  Ce document ne doit être ni reproduit ni communiqué sans l’autorisation de QISTASLAB SOMMAIRE 1. OBJET ------------------------------------------------------------------------------------- 4 2. DOMAINE D’APPLICATION ------------------------------------------------------- 4 3. RESPONSABILITES ------------------------------------------------------------------- 4 4. DOCUMENTS DE REFERENCE OU ASSOCIES ------------------------------- 4 4.1. REFERENCES ASSOCIEES --------------------------------------------------------------- 4 4.1. ENREGISTREMENTS ASSOCIES -------------------------------------------------------- 4 5. DEFENITIONS ET ABREVIATIONS ---------------------------------------------- 5 5.1. DEFINITIONS ----------------------------------------------------------------------------- 5 5.2. ABREVIATIONS -------------------------------------------------------------------------- 5 6. PROCESSUS ----------------------------------- ERREUR ! SIGNET NON DEFINI. 7. COMMENTAIRE : ---------------------------------------------------------------------- 7 PROCEDURE ACHAT Réf : Pr.M.06.i3 Date : 23/02/2017 Page : 4/9  Ce document ne doit être ni reproduit ni communiqué sans l’autorisation de QISTASLAB 1. OBJET Cette procédure a pour objet de gérer les achats. Elle définit également les dispositions prises et les méthodologies suivies pour évaluer les fournisseurs du laboratoire QISTASLAB. 2. DOMAINE D’APPLICATION Cette procédure est applicable à tous les besoins d’achats en fournitures, équipements, services ou sous-traitances du Laboratoire, qui sont exprimés par des commandes ponctuelles ou programmées. 3. RESPONSABILITES - La directrice est responsable de l’achat de tout nouveau matériel et la seule personne habilitée à signer les bons de commandes liées à un investissement. Toutefois le bon de commande est renseigné puis paraphé par le demandeur et le responsable administratif et financier. - Le responsable qualité avec l’assistante de direction assure la gestion documentaire de la présente procédure. - L’ensemble du personnel concerné par l’achat doit appliquer cette procédure. 4. DOCUMENTS DE REFERENCE OU ASSOCIES 4.1. Références associées [1] NM ISO 9000 V 2000 : Système de management de la qualité ˝ Principe essentiels et vocabulaire˝. [2] NM ISO 9001 V 2000 : Système de management de la qualité ˝Exigences˝. [3] ISO/CEI 17025 v 2005 : Prescription générales concernant la compétence des laboratoires d’étalonnage et d’essais. [4] AL 210 (2006) : Interprétation des exigences relatives à l’accréditation ISO 17025 des laboratoires d’essais et d’étalonnage. 4.1. Enregistrements associés  Pr.M.06/01 : Demande d’achat :  Pr.M.06/02 : Fiche d’évaluation des fournisseurs  Pr.M.06/03 : Bon de Commande  Pr.M.06/04 : Suivi d’évaluation des fournisseurs  Pr.M.06/05 : Questionnaire d’évaluation fournisseur et sous-traitant :  Pr.M.06/06 : Liste des fournisseurs agréés  Pr.M.06/07 : Fiche de réception des achats  Pr.M.06/08 : Suivi des devis et bon de commande PROCEDURE ACHAT Réf : Pr.M.06.i3 Date : 23/02/2017 Page : 5/9  Ce document ne doit être ni reproduit ni communiqué sans l’autorisation de QISTASLAB 5. DEFENITIONS ET ABREVIATIONS 5.1. Définitions - Demandeur : Personne exprimant un besoin d’achat. - Fournisseur : organisme ou personne procureur d’un produit (vendeur, sous-traitant) - Evaluation des fournisseurs : mesurer l'aptitude du fournisseur à répondre aux besoins (prix, qualité, délai…). 5.2. Abréviations - Dr : Directeur - De : Demandeur - CT : Consultant Technique - RT : Responsable technique - RTD : Responsable technique Département - RQ : Responsable Qualité - CA : Chargé d’Affaire - AD : Assistante Direction - T : Technicien - PL : Personnels du laboratoire - BC : Bon de Commande - C : Conforme - NC : Non-Conforme PROCEDURE ACHAT Réf : Pr.M.06.i2 Date : 23/05/2015 Page : 6/9  Ce document ne doit être ni reproduit ni communiqué sans l’autorisation de QISTASLAB 6. LOGIGRAMME PL Dr/RT/CT/RTD Dr/RT/CT RESPONSABILITE ACTIONS DOCUMENTS Validation BL NC C Besoins d’achats AD RQ AD RQ AD PL RT RT Fournisseur Évaluation des fournisseurs (décision) Consultation et sélection des fournisseurs Création BC pour fournisseur sélectionné Mise à jour de dossier fournisseur Envoie BC Gestion des bons de commandes Réception Achat Consommable service Vérification ? Mise en service Pr.M.06/03 Validation ? Réception Equipement Pr.T.05 Pr.M.06/06 Pr.M.06/05 Pr.M.06/01 Pr.M.06/04 Pr.M.06/05 Pr.M.06/06 Oui Non Pr.M.06/07 Pr.M.06/08 Pr.M.06/02 PROCEDURE ACHAT Réf : Pr.M.06.i2 Date : 23/05/2015 Page : 7/9  Ce document ne doit être ni reproduit ni communiqué sans l’autorisation de QISTASLAB 7. Commentaire : (1) Besoins d’achats : On distingue trois types de besoin au sein du laboratoire : 1. Régulier ou habituel (achat des fournitures de bureau ou consommables,…), 2. Planifié selon des études de développement stratégique du laboratoire (Equipements de mesure, ou d’étalon,…). 3. Ponctuel en fonction des besoins urgents. Les deux derniers besoins se font en commun accord entre le Responsable/Consultant technique et le directeur qui étudient en fonction des contraintes de la prestation des services offerts par le Laboratoire. (2) Validation de la demande d’achat : Assuré du besoin pour l’exécution des taches actuelles et futures du Laboratoire, le directeur ou le Responsable/Consultant technique sont les seules qui ont l’autorité d’approuver la demande du besoin des achats. Ce besoin doit permettre de : - accomplir une tâche d’une activité du Laboratoire, - atteindre un objectif fixé, - motiver le personnel, - éviter tout risque pouvant influencer sur la qualité des prestations du Laboratoire. (3) Consultation des fournisseurs : Il importe de bien choisir les fournisseurs agréés dans le but de fournir des résultats fiables et des services de qualité conformes aux exigences clients et de la norme ISO/CEI 17025 v 2005 . Cela implique qu’il faudrait impérativement évaluer nos fournisseurs sur des critères fondés et mesurables. Note 1 : Le choix est fonction de liste de nos fournisseurs (Pr.M.06/06) qui sont évalués en fonction de leur qualité de leur prix et de leur délai selon l’enregistrement (Pr.M.06/02). (4) Evaluation des fournisseurs. Le laboratoire doit définir les critères d’évaluation adaptés aux types de nos services en tenant compte de l’importance et de la nature des services/produits qui devront être rendus par nos fournisseurs, PROCEDURE ACHAT Réf : Pr.M.06.i2 Date : 23/05/2015 Page : 8/9  Ce document ne doit être ni reproduit ni communiqué sans l’autorisation de QISTASLAB Deux sortes d'évaluations sont possibles : - L'évaluation à priori : Ce premier type d'évaluation correspond à la phase de qualification du fournisseur, c'est-à-dire l'évaluation de ses performances potentielles. Il s'agit ici de mesurer l'aptitude du fournisseur à répondre à nos besoins. Sous forme du questionnaire (Pr.M.06/05) le fournisseur sera agrée ou non par le Laboratoire. - L'évaluation à posteriori : Ce deuxième type d'évaluation, nous permettra de s'intéresser à la mesure des performances effectives du fournisseur après l’expédition de la commande. Il s'agit alors de vérifier réellement la prestation effectuée par le fournisseur (respect des délais, prix négocié, qualité). Cette étape est assurée par le Responsable Qualité qui s’occupe d’appliquer le test d’évaluation par la mise en place d’un système de notation, visant l'obtention d'une note globale, à partir d'un ensemble d'indicateurs (prix, qualité, délais…), afin que le laboratoire soit toujours en mesure de niveau de performance des prestations réalisées par leurs fournisseurs. (5) Création de BC pour le fournisseur sélectionné : Tout achat fait l’objet d’un bon de commande émis par AD après une vérification et approuvé par Dr/CT/RT. Le Responsable Qualité doit assurer la mise à jour des bons de commande afin de vérifier que ce dernier figure les mentions suivantes : - La dénomination et l'adresse du Laboratoire; - La date; - L’identification interne de bon de commande ; (Ex : 290415-n) - La désignation du produit ou du service (modèle, matériau, accessoires, dimensions,..); - Le prix unitaire, la quantité et le prix total; - Le taux de TVA d'application, si la TVA n'est pas comprise dans le prix. (6) Mise à jour des dossiers fournisseurs : L’AD/RQ doit assurer l’enregistrement de l’historique des fournisseurs par la mise à jour de ses dossiers fournisseurs qui doivent comporter les éléments suivants : - Facture d’achat, - Bon de livraison, - Demande d’achat, - Bon de commande, - Devis, - Suivi d’évaluation du fournisseur, PROCEDURE ACHAT Réf : Pr.M.06.i2 Date : 23/05/2015 Page : 9/9  Ce document ne doit être ni reproduit ni communiqué sans l’autorisation de QISTASLAB (7) Envoie de bon de commande : S’il n’y a pas de modifications à effectuer et une fois le bon de commande est validé l’assistante de direction se charge de l’envoie au fournisseur sélectionné. Le bon de commande peut être soit envoyer par email au fournisseur avec les documents attachés s’ils existent, soit imprimer en vue de le faxer ou l’envoyer par courrier. (8) Gestion des bons de commandes d’achat: L’assistante de Direction s’occupe de la gestion des documents interpersonnels, tels que les factures et les bons de commande, qui font partie intégrante du bon fonctionnement du Laboratoire. Elle assure : - La surveillance des bons de commandes - L’identification des bons de commande, - La conservation de ce type des enregistrements afin de les utiliser pour apporter des réponses aux clients et de se conformer aux normes juridiques et réglementaires, - Le triage et le classement manuels de ce type des enregistrements, puis son stockage uploads/Industriel/ pr-m-06-i3-procedure-des-achats.pdf