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Date : 28/04/05 Nombre de pages : 24 (annexes non comprises) Référence : RA - D

Date : 28/04/05 Nombre de pages : 24 (annexes non comprises) Référence : RA - Diagnostic Pobe- 0405 – V1 Rédacteurs : Heidi DESPINOY Mathieu WEIL RAPPORT DE DIAGNOSTIC INITIAL Réalisé du 19 au 25 avril 2005 MISE EN PLACE DU SYSTEME DE MANAGEMENT DE LA QUALITE ISO 9001 : 2000 STATION DE POBE BENIN ENSIA – SIARC, 1101, avenue Agropolis – CS 245014 - 34093 Montpellier cedex 05 - Tél. 33.(0)4.99.23.21.50 – Fax : 33.(0)4.67.61.70.55 EQUIPE DEFIS Développement Expertise Formation Ingénierie pour le Sud RA-DiagnosticPobe-0405-v2 Page 1 sur 24 ENSIA-SIARC-DEFIS SOMMAIRE PAGE I SYNTHESE DE LA MISSION 3 I.1. Contexte de la mission I.2. Rappels des objectifs de la mission I.3. Principaux résultats I.4. Conclusion II METHODOLOGIE ET PROGRAMME REALISE 5 II.1. Objectifs du diagnostic et méthodologie utilisée II.2. Programme réalisé et personnes rencontrées III RESULTATS DETAILLES DE L’AUDIT 8 III.1. Présentation générale du site audité III.2. Champs d’application de la démarche Qualité III.3. Résultats détaillés de l’audit IV CONCLUSIONS ET ACTIONS PRIORITAIRES 22 IV.1. Conclusions IV.1. Actions prioritaires V ANNEXES - Glossaire Qualité v1 - Fiche de poste du Responsable Qualité v2 - Cartographie des processus v2 - Identification et mission des pilotes v2 - Politique Qualité (proposition v1) - Programme d’audit diagnostic (dans sa version originale v1) - Plan d’actions version 28/04/05 - Fiches actions v1 - Modules de sensibilisation/formation : « Réunion d’ouverture et sensibilisation du 20 avril 2005 - v1 » « Réunion de clôture et sensibilisation qualité du 23 avril 2005 – v2 » 24 RA-DiagnosticPobe-0405-v2 Page 2 sur 24 ENSIA-SIARC-DEFIS I – SYNTHESE DE LA MISSION I.1. CONTEXTE DE LA MISSION Afin de répondre au double défi qui consiste à augmenter sa productivité tout en améliorant la satisfaction de ses clients, la station a choisi – pour ses activités de production de semences et de pollen – de s’engager dans une démarche Qualité selon le référentiel international ISO 9001 version 2000. I.2. RAPPEL DES OBJECTIFS DE LA MISSION Réalisation d’un Diagnostic initial Exécution d’un état des lieux vis à vis des exigences de la norme ISO 9001 Identification des points forts et caractérisation des points à améliorer sous forme d’un rapport d’audit Sensibilisation du personnel Sensibilisation de la Direction, du Responsable Qualité, et de l’ensemble du personnel à travers la réalisation de l’audit, la tenue de séances de travail et la présentation de modules de formation Constitution du pôle de compétences Identification des ressources humaines et des responsables pour la mise en œuvre de la démarche Qualité Elaboration du plan d’actions qualité et répartition des tâches Elaboration du plan d’actions, structuration de la démarche et transmission des consignes relatives à la mise en œuvre des premières actions I.3. PRINCIPAUX RESULTATS L’audit, qui devra être complété à Montpellier d’une rencontre avec les personnes s’occupant des achats et des ventes, a permis de révéler un certain nombre de points forts : - Système de traçabilité efficace - Système de contrôle déployé à tous les niveaux - Existence de nombreux enregistrements (base de l’amélioration continue) - Communication au quotidien (disponibilité de l’encadrement en particulier) - Implication et disponibilité du personnel Et aussi quelques points d’amélioration : - Ecarts entre la théorie et la pratique (IGF non mises à jour depuis 1984) et manque de formalisme d’une façon générale - Incertitudes de mesure des équipements (balances, thermomètres…) non connues - Système de traitement des réclamations clients non établi - Comptabilité matières (suivi des entrées et sorties de semences en intégrant les pertes) imprécise - Dynamique d’amélioration continue, au sens de la norme ISO 9001, non effective. RA-DiagnosticPobe-0405-v2 Page 3 sur 24 ENSIA-SIARC-DEFIS Sensibilisation du personnel L’ensemble de la Direction et du personnel s’est bien impliqué dans la réalisation de cette mission. On regrette toutefois de n’avoir pas pu rencontrer un cadre important de la station : Monsieur Adjadi. Constitution du pôle de compétences Dans la mesure où il n’est malheureusement pas possible de disposer d’un Responsable Qualité à plein temps, il est envisagé la mise à disposition des ressources humaines suivantes pour assurer les fonctions Qualité inhérentes à la mise en œuvre et au fonctionnement du Système de Management de la Qualité : - Alphonse Omoré, responsable Amélioration Palmier et Responsable Qualité de la station : 3 jours par semaine - Louis Lawani, responsable Qualité INRAB : 0,5 ou 1 jour par semaine (à confirmer) - Françoise Potier, Chercheur Cirad, 1 jour par semaine (à confirmer) à distance - Les pilotes de processus (I. Adjé, P. Fadegnon, A. Saoute, P. Aguessy, G. Adossou, P. Gnambakpo, Françoise Potier) qui sont les relais du Responsable Qualité. Le responsable Qualité de la station, le responsable Qualité INRAB et les pilotes de processus constituent le pôle de compétences. Françoise Potier, en plus de son rôle de pilote, accompagne les consultants en particulier sur les actions relatives à la validation documentaire. Les consultants SIARC constituent avec ce pôle de compétences, le comité de pilotage de la démarche Qualité. En plus de ces ressources, l’appui de stagiaires est envisagé et vivement recommandé dès à présent. Plan d’actions et répartition des tâches Un plan d’actions complet a été établi pour mettre en place la démarche Qualité. Dans un premier temps une dizaine d’actions, issues de ce plan et concernant l’ensemble des pilotes de processus, ont été explicitées aux responsables. Ces premières actions qui concernent essentiellement la formalisation des pratiques (mises à jour des IGF) sont à réaliser (pour certaines en totalité, pour d’autres seulement en partie) pour juillet 2005. I.4. CONCLUSION Le projet est parti sur de bonnes bases. L’objectif de certification pour la fin 2006 est ambitieux. Il nécessite dès à présent, et dans la mesure où le responsable Qualité ne peut se dédier à plein temps à la mise en place du Système, une forte implication quotidienne des pilotes de processus et de la Direction. Le non raccordement de la station à Internet peut constituer un frein à l’avancée de la démarche pour ce qui concerne l’échange de documents et la communication avec les consultants. Une prochaine mission à la Station des consultants est prévue en juillet 2005. Cette première partie, synthèse de la mission, a été transmise sous forme de « note de synthèse » à l’issue de la mission. RA-DiagnosticPobe-0405-v2 Page 4 sur 24 ENSIA-SIARC-DEFIS II – METHODOLOGIE et PROGRAMME REALISE II.1. METHODOLOGIE L’audit diagnostic a été réalisé suivant le référentiel ISO 9001. L’objectif fixé étant d’obtenir une certification fin 2006. Dans ce cadre, l’audit diagnostic permet de faire un état des lieux qui servira à planifier les actions à mettre en œuvre Cependant, il est essentiel de garder en mémoire lors de la lecture des résultats que l’audit est à la fois un sondage et une photo instantanée de l’organisation du Centre. Le présent état des lieux est organisé en présentant pour chacun des chapitres pratiques de la Norme ISO9001 (chapitres 4 à 8) les trois éléments suivants : • Les principaux constats : observations, descriptions et éléments sur lesquels s’appuyer et/ou prendre en compte lors de la mise en œuvre des recommandations • Les écarts par rapport aux exigences du référentiel ISO 9001 comme ils ont été observés lors des différents entretiens, observations documentaires et observations de terrain. • Les recommandations, relatives aux constats et écarts, pour la mise en place du Système de Management de la Qualité (SMQ). Les réunions d’ouverture et de clôture de l’audit ont également servi de support à deux premières sessions de formation/sensibilisation à la qualité. Parallèlement à cet état des lieux, un entretien prolongé avec la Direction a permis de définir le pôle de compétence et une ébauche de politique qualité. La fiche de poste du Responsable Qualité a été construite avec les Responsables Qualité de la station et de l’INRAB. Suite à cet audit et aux entretiens avec la Direction, un premier plan d’actions a été élaboré. Il reprend les recommandations (actions) jugées principales et prioritaires par les auditeurs. Afin de lancer dès à présent la démarche, certaines d’entre elle ont été déclinées avec les pilotes de processus ; un premier bilan sera effectué lors de la prochaine mission prévue en juillet. Ces actions ont été sélectionnées soit parce qu’elles représentent un élément de base de tout système de management de la qualité, soit parce que, spécifiques au site et relativement simples à mettre en œuvre, elles sont susceptibles d’avoir un impact fort sur la qualité du produit final. RA-DiagnosticPobe-0405-v2 Page 5 sur 24 ENSIA-SIARC-DEFIS II.2. PROGRAMME REALISE (18 AU 25 AVRIL 2005) Arrivée à Cotonou le 18 avril en soirée, transfert sur Pobé Mardi 19 avril : • Présentation de la mission, validation du planning Présents à la réunion : Isaac A.ADJE (Directeur), Pascal ADEYEMI (sélectionneur), Philippe FADEGNON (Chef Section Administration et Technique) , Louis LAWANI (Responsable Qualité INRAB), Alphonse OMORE (Coordinateur Division Sélection), Françoise POTIER (Sélectionneur Palmier Cirad) • Visite du site, rencontre avec le personnel de la station Mercredi 20 avril : • Réunion d’ouverture de l’audit diagnostic précédée d’un rappel des objectifs du projet et d’une première sensibilisation à la qualité pour le personnel (cf. Module « uploads/Industriel/ rapport-audit-initial.pdf