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3 Résumé Dans le cadre de mon projet de fin d’études, j’ai eu l’occasion d’effe

3 Résumé Dans le cadre de mon projet de fin d’études, j’ai eu l’occasion d’effectuer un stage d’une durée de trois mois au sein de l’Office Chérifien des Phosphates (OCP S.A.). Je fus ainsi affectée à la Direction Comptabilité et Consolidation, plus précisément au département Comptabilité Fournisseurs chose qui m’a permise de participer à plusieurs activités me donnant la possibilité de consolider mes connaissances théoriques, découvrir les enjeux du domaine professionnel, et ultimement réaliser mon mémoire de fin d’études qui est destiné à marquer le point final de mon parcours au sein de l’Ecole Nationale de Commerce et de Gestion de Casablanca. Ainsi, dans le souci de rendre la gestion de ses dettes fournisseurs plus efficace, l’OCP est présentement entrain de reconsidérer ses méthodes de traitement des factures fournisseurs. En effet, le cycle Achat/Fournisseurs reste l’un des cycles les plus sensibles au sein de l’OCP dû au volume colossal de factures à traiter, ce qui exige l’existence d’un processus efficient qui permet de s’approvisionner avec des coûts compétitifs tout en maintenant de bonnes relations fournisseurs. Parallèlement, la réduction des coûts de traitement et la maitrise des délais de paiement constituent un enjeu majeur pour l’entreprise, surtout avec l’avènement de la loi 92-00 qui traite des retards de paiement. C’est dans cette optique que la Direction Comptabilité et Consolidation de l’entreprise, en le nom de M. Mokhtar AKONADE, m’a sollicité de travailler sur la question de recherche suivante : « Comment optimiser le processus Fournisseurs et pouvoir maîtriser les délais de paiement ? » Par conséquent, le présent mémoire va servir ainsi de levier au département Comptabilité Fournisseurs de l’OCP pour la bonne maîtrise des délais de paiement fournisseurs, mais également un déclic pour entamer une démarche effective d’optimisation des procédures en place. 4 Abstract Within the framework of my end-of-studies project, I had the opportunity to accomplish a three-months-long internship within the renowned limited company OCP (Office Chérifien des Phosphates). I was assigned to the Accounting and Consolidation Direction, specifically in the Supplies Accounting Department, where I undertook several tasks and activities. This experience gave me the opportunity to strengthen my theoretical knowledge and practice what I have been taught during my curriculum, unleash my inner professional potential, and eventually, be able to establish the present Master’s thesis which is considered as the ultimate point of my curriculum at the National School of Business and Management of Casablanca. Accordingly, in order to make its payables management more efficient, OCP is currently in the process of reconsidering its methods of invoices’ processing. Indeed, the supply chain remains one of the most sensitive cycles within OCP due to the enormous volume of invoices that need to be processed continuously, which requires a well-organized supply process that ensures competitive costs and, by the same token, preserves good relations with suppliers. In the meantime, the decrease of processing costs and the mastery of payment deadlines is a major challenge that the company needs to tackle, especially with the advent of the 92-00 law which addresses the issue of late payments. In this perspective, the Accounting and Consolidation Direction, in the name of Mr. Mokhtar AKONADE, recommended me to work on the following research inquiry: “How to optimize supplier processes and be able to control payment terms?” Thereupon, this Master’s thesis will serve as leverage for the Supplies Accounting Department of OCP Group for governing its suppliers’ payment terms; but also as a trigger to initiate an effective optimization approach concerning the existing procedures. 5 Table des matières : Remerciement.........................................................................................................................................2 Résumé...................................................................................................................................................3 Abstract..................................................................................................................................................4 Table des matières..................................................................................................................................5 Table des illustrations.............................................................................................................................8 Table des annexes...................................................................................................................................9 Glossaire:.............................................................................................................................................10 Introduction générale............................................................................................................................11 Partie Préliminaire : Présentation de l’entreprise d’accueil..................................................................14 Chapitre I : Présentation de la société et contexte général................................................................15 1. Présentation......................................................................................................................15 2. Historique.........................................................................................................................15 3. Fiche signalétique.............................................................................................................16 4. Chiffres clés......................................................................................................................17 5. Structure managériale.......................................................................................................18 6. Structure organisationnelle du groupe...............................................................................19 Chapitre II : Présentation du département - Comptabilité et consolidation.....................................21 Partie 1 : L’optimisation des processus et procédures : Approches théoriques.....................................23 Introduction de la première partie.........................................................................................................24 Chapitre I : Processus et procédures : Définition et évolution..........................................................25 Section 1 : Processus et procédures..............................................................................................25 1. Définitions........................................................................................................................25 2. Processus Vs Procédures...................................................................................................27 3. Typologie des processus...................................................................................................28 Section 2 : L’approche processus.................................................................................................29 1. Définition et champ d’application.....................................................................................29 2. Mise en œuvre de l’approche processus............................................................................31 3. Lancement d’une approche processus...............................................................................32 4. Les étapes d’amélioration d’un processus.........................................................................33 Section 3 : Management par processus.........................................................................................36 1. Définition et domaine d’application..................................................................................36 2. Les piliers du management par processus.........................................................................38 3. Les deux niveaux du management par processus..............................................................39 Conclusion du premier chapitre....................................................................................................40 6 Chapitre II : Elaboration des procédures et méthodes d’optimisation...............................................41 Introduction du deuxième chapitre...............................................................................................41 Section 1: Elaboration d’un manuel de procédures.......................................................................41 1. Manuel de procédures : Définitions, principes, objectifs et contenu.................................41 2. Structure d’un manuel de procédures................................................................................44 3. Les étapes d’élaboration d’un manuel de procédures........................................................45 Section 2: L’Audit et la revue des processus et procédures..........................................................46 1. Contexte............................................................................................................................46 2. Les objectifs de la revue de processus..............................................................................47 3. Les éléments nécessaires pour la revue de processus........................................................48 Section 3 : Méthodes d’optimisation et de résolution des problèmes............................................48 1. Méthode des 5S................................................................................................................48 2. Méthode QQOQCCP........................................................................................................49 3. Diagramme de Pareto.......................................................................................................50 4. Le diagramme d’ISHIKAWA...........................................................................................51 5. Six Sigma (DMAIC).........................................................................................................53 Conclusion du deuxième chapitre.................................................................................................55 Partie 2 : La revue et l’optimisation du processus fournisseurs............................................................57 Introduction de la deuxième partie.......................................................................................................58 Chapitre I : L’état des lieux du processus actuel et la détection des dysfonctionnements.................59 Introduction du premier chapitre..................................................................................................59 Section 1 : Description du processus fournisseurs actuel..............................................................59 1. Présentation générale........................................................................................................59 2. Matrice RACI...................................................................................................................60 3. Les étapes du processus fournisseurs................................................................................61 Section 2 : Système de gestion adopté au niveau du département – Oracle i11............................63 Section 3 : La détection des dysfonctionnements majeurs............................................................65 Chapitre II : La revue et l’optimisation du processus fournisseur.....................................................71 Section 1 : La réduction des délais de traitement des factures fournisseurs - Application de la démarche Six Sigma.....................................................................................................................71 1. Phase 1 : Définir...............................................................................................................71 2. Phase 2 : Mesurer..............................................................................................................78 3. Phase 3 : Analyser............................................................................................................80 4. Phase 4 : Améliorer..........................................................................................................80 5. Phase 5 : Contrôler............................................................................................................82 7 Section 2 : Proposition des solutions et des pistes d’amélioration................................................83 1. L’adoption d’une culture P2P (Purchase-to-Pay)..............................................................83 2. Dématérialisation des factures et l’acquisition d’un logiciel d’archivage électronique.....83 3. La mise à niveau du PGI – Oracle R12.............................................................................84 4. Communication fournisseurs............................................................................................85 5. L’allègement du processus de traitement des factures et la conception d’un nouveau manuel de procédures...............................................................................................................85 Section 3 : Le plan d’action proposé.............................................................................................85 1. Classification des actions selon le temps d’exécution:......................................................86 2. Plan d’action proposé.......................................................................................................87 Conclusion de la deuxième partie.........................................................................................................89 Conclusion générale.............................................................................................................................90 Bibliographie........................................................................................................................................91 Annexes................................................................................................................................................93 Table des illustrations : 8 Figure 1: Historique OCP (1920-1986)....................................................................................15 Figure 2: Historique OCP (1996-2014)....................................................................................16 Figure 3: Fiche signalétique......................................................................................................16 Figure 4: Chiffres Clés de l’OCP en 2014................................................................................17 Figure 5: Le top management de l'OCP....................................................................................18 Figure 6: Le conseil d'administration de l'OCP........................................................................19 Figure 7: Structure organisationnelle du groupe (100% sauf indication).................................20 Figure 8: Organigramme du département : Finance et Contrôle de gestion.............................21 Figure 9: Organigramme Comptabilité et Consolidation..........................................................22 Figure 10: Les étapes descriptives d'un processus....................................................................25 Figure 11: Processus VS Procédure..........................................................................................27 Figure 12: Les objectives de l'approche processus...................................................................30 Figure 13: Les étapes de l'approche processus.........................................................................30 Figure 14: Principe du CPS "Creative Problem Solving".........................................................35 Figure 15: Les deux niveaux du management par processus....................................................40 Figure 16: Les objectifs d'un manuel de procédures.................................................................43 Figure 17: Les différents objectifs de la revue des processus...................................................47 Figure 18: Le diagramme d'ISHIKAWA (5M).........................................................................52 Figure 19: Le diagramme d'ISHIKAWA (version 7M)............................................................52 Figure 20: La démarche 6 Sigma (DMAIC).............................................................................53 Figure 21: Les étapes du processus Fournisseur.......................................................................60 Figure 22: La matrice RACI.....................................................................................................60 Figure 23: Les modules utilisés au sein du département Comptabilité Fournisseurs...............64 Figure 24: Situation Actuelle VS Situation Désirée.................................................................66 Figure 25: Comment pouvons-nous améliorer le processus fournisseur ?...............................69 Figure 26: Fiche des Fonctions.................................................................................................73 Figure 27: Schéma Top-Down..................................................................................................74 Figure 28: Répartition des taches..............................................................................................76 Figure 29: Chronogramme du cycle fournisseur......................................................................76 Figure 30: Chronogramme du mois de Mars............................................................................77 Figure 31: Pareto Chart.............................................................................................................79 Figure 32: Diagramme de Pareto..............................................................................................79 Figure 33: Diagramme d'ISHIKAWA (FishBone)...................................................................80 Figure 34: Application de la méthode 435................................................................................81 9 Table des annexes : Annexe 1 : Carte des principaux sites d’implantation d’OCP au Maroc...........................................93 Annexe 2 : Présence de l’OCP sur la chaîne de valeur des phosphates.............................................93 Annexe 3 : Filiales et Joint ventures.................................................................................................94 Annexe 4 : Flux de l’approvisionnement au règlement....................................................................95 Annexe 5 : Processus Fournisseur Oracle : Module AP...................................................................95 Annexe 6 : Saisie d’une facture standard sur Oracle 11i..................................................................96 Annexe 7 : Le rapprochement d’une commande..............................................................................96 Annexe 8 : Les critères de rapprochement d’une factures..............................................................976 Annexe 9 : Lean Project Charter....................................................................................................977 10 Glossaire: AP: Account Payable PA: Project Accounting PO: Purchase Order GL: General Ledger AR: Account Receivable FA: Fixed Assets RACI : Responsible/Accountable/Consulted/Informed P2P : Purchase to Pay ERP : Entreprise Resource Planning / PGI BC : Bon de commande BR : Bon de réception M GAAP: Moroccan Generally Accepted Accounting Principles: CGNC IFRS: International Financial Reporting Standards DMAIC : Define/Measure/Analyse/Improve/Control CPS : Creative Problem Solving 11 Introduction générale: "Do what you can, with what you have, where you are" Theodore Roosevelt Dans un écosystème aussi versatile et challengeant, les grandes structures comme les petites ne cessent de développer de nouvelles stratégies et d’acquérir plus d’avantages concurrentiels afin de garantir leur pérennité et élargir ou au uploads/Industriel/ rapport-de-stage-vjn.pdf