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1 SOMMAIRE I ETUDE DE CADRAGE – ANALYSE PREALABLE .............................

1 SOMMAIRE I ETUDE DE CADRAGE – ANALYSE PREALABLE ................................................................................ 3 1. Rappel du contexte et des données de l’entreprise ERP Cacao ............................................. 3 1.1 Mise en œuvre du module ADV de SAP ............................................................................ 3 1.2 Les avantages et périmètres du module ADV .................................................................... 4 2. Description des processus cibles retenus pour l’étude ......................................................... 5 II ETUDE DE CADRAGE – PRESENTATION DE L’EQUIPE PROJET ............................................................. 6 III ETUDE DE CADRAGE – LE PARAMETRAGE DE L’ERP ........................................................................... 7 1. Les enjeux d’ ERP Cacao................................................................................................................. 7 1.1 Les attentes du S.I .................................................................................................................... 7 1.2 Conception fonctionnelle ........................................................................................................ 7 1.2.1 Cartographie générale ........................................................................................... 7 1.2.2 Schéma d’enchaînement des processus ............................................................... 9 1.2.3 Le modèle opérationnel de traitement ............................................................... 10 1.3 Les règles de gestion .............................................................................................................. 12 2. Le paramétrage du module SD de SAP ECC 6.0 ........................................................................... 12 2.1 Processus standard du module SD ........................................................................................ 12 2.2 L’organisation structurelle dans le module SD ...................................................................... 14 2.2.1 Structures organisationnelles dans la gestion comptable ................................. 14 2.2.2 Structures organisationnelles dans la gestion des articles ................................. 14 2.2.3 Structures organisationnelles dans l’ADV .......................................................... 15 2.2.4 Relations entre l’ADV et la comptabilité ............................................................ 16 2.2.5 Relations entre l’ADV et la structure de gestion des articles ............................. 17 2.3 Les données de base dans le module SD ............................................................................... 17 2.3.1 Les clients ............................................................................................................ 17 2.3.2 Les articles .......................................................................................................... 19 2.4 Les fonctions de base dans le module SD .............................................................................. 20 2.4.1 La détermination du prix dans l’ADV................................................................... 21 2.4.2 Le contrôle de disponibilité et besoins dans la gestion ADV .............................. 22 2 2.4.3 Le traitement des textes ADV .............................................................................. 23 2.5 Les documents commerciaux dans l’ADV .............................................................................. 23 2.5.1 Les documents de vente ...................................................................................... 23 2.5.2 Les documents de livraison ................................................................................. 24 2.5.3 Les documents de facturation ............................................................................. 25 2.5.4 Protocole de document incomplet...................................................................... 27 IV DESCRIPTION DES TESTS : JEU D’ESSAI ............................................................................................. 28 1. Paramétrage nécessaire .............................................................................................................. 28 1.1 Structure organisationnelle ................................................................................................... 28 1.2 Les documents de vente ........................................................................................................ 46 1.3 Détermination du prix ........................................................................................................... 55 1.4 Livraisons ............................................................................................................................... 57 1.5 Facturation ............................................................................................................................. 60 2. Jeux d’essai .................................................................................................................................. 61 2.1 Cas de l’article PF2009CACAO-IB2 ......................................................................................... 62 2.1.1 Création d’un client ............................................................................................. 62 2.1.2 Saisie de la commande client .............................................................................. 66 2.1.3 Livraison de la commande de vente .................................................................... 71 2.1.4 Facturation de la commande .............................................................................. 74 2.2 Cas de l’article CHOCO ........................................................................................................... 75 2.2.1 Création de l’article CHOCO ................................................................................ 75 2.2.2 Création d’une commande ................................................................................. 80 2.2.3 Livraison sortante de la commande .................................................................... 88 2.2.4 Facturation de la commande .............................................................................. 99 V PLAN DE FORMATION ...................................................................................................................... 105 1. Le planning ................................................................................................................................. 105 2. Le programme de formation ..................................................................................................... 105 VI PLANNING DE MISE EN OEUVRE ..................................................................................................... 111 VII CONCLUSION .................................................................................................................................. 113 3 I. ETUDE DE CADRAGE - ANALYSE PREALABLE 1. Rappel du contexte et des données de l’entreprise ERP CACAO. • L’évolution du marché est toujours plus rapide, • La concurrence est de plus en plus vive et accrue, • Le puzzle du système d’information actuel est un poids mort pour la productivité et la performance de l’entreprise. • Le système d’information collecte, génère, accumule de grandes quantités des données dispersées sur plusieurs systèmes d’informations indépendants, • Duplication des données et grand risque d’erreurs, • Pas d’informations fiables, transparentes et en temps réel, • Pas d’optimisation du processus de vente, 1.1 Mise en œuvre du module ADV de SAP La mise en œuvre de SAP est une opération de grande envergure qui est généralement le point culminent d’une longue « analyse de nécessité » et d’un processus de comparaison des activités de l’entreprise. Notre équipe SAP chargée de la mise en œuvre et de la gestion du système SAP, est aussi importante que le produit SAP lui-même. Ce document est destiné à vous donner une idée de ce que la mise en œuvre de SAP implique et vous propose quelques suggestions pour mener à bien cette entreprise : L’équipe projet SAP joue un rôle essentiel dans le succès de l’implémentation SAP. Tous les membres doivent être aptes à cerner tous les domaines de l’organisation de l’entreprise, pour nous il s’agit de l’ADV, et d’en connaître la gestion fonctionnelle au plus haut niveau. Étant Analystes fonctionnels d’intégration, nous vous proposons une détermination de la solution SAP la mieux adapté à votre entreprise en générale et plus particulièrement à votre service ADV, en se fondant sur les méthodes de travail de votre entreprise ERP CACAO. Notre fonction consiste à prévoir l’impact que la mise en œuvre aura sur les employés de la fonction Ventes de votre entreprise et sur leur processus d’organisation du travail. Avant de vous proposer cette solution nous avons également évalué les débouchés actuellement générés et déterminé les fonctions et processus que ces débouchés produiront dans le futur. C’est pourquoi nous avons déterminé les exigences de formation de votre équipe ADV et le soutien de ses performances qui constituent une partie très importante. 4 1.2 Les avantages et périmètres du module ADV Le module ADV offre une couverture complète d’une transaction commerciale avec un client. Ce processus de gestion est composé de différentes étapes qui vont de la création de la commande au rapprochement d’un compte client après réception du paiement. Vu que le premier module à installer est le module ADV, nous détaillerons les interactions avec le module FI et le module PP (qui sera installé à la deuxième phase du projet). Le processus de gestion de la commande commence donc, par la création d’une commande client. En fonction du client et de l’article, différents scénarios se présentent dans le traitement de la commande tels que la détermination du prix client/article, la prise en compte d’éventuelles remises, la vérification de la disponibilité des articles (aux dates souhaitées par le client) et le contrôle de l’historique des crédits du client. A la prise de la commande, le système vérifie s’il existe dans le magasin requis suffisamment d’articles. Si tel n’est pas le cas, un mouvement de stock s’opère ou un ordre planifié est lancé. Si l’article est disponible en quantité, des bons de prélèvement sont générés pour que les magasiniers organisent l’expédition du produit à destination du client. Après le prélèvement, la quantité physiquement expédiée doit être enregistrée dans le système pour éviter tout écart entre la commande client et le document de livraison. Toutefois, il existe la possibilité de justifier d’éventuels écarts afin de garantir l’exactitude des écritures. Le prélèvement entraîne aussi une diminution automatique du stock. Cela se traduit par l’enregistrement de la quantité physique réellement expédiée au client. À la fin de ce processus, les coûts de revient sont enregistrés. Une fois l’enregistrement de sortie de marchandises effectué, la livraison peut être facturée. Les produits et les coûts de revient sont alors enregistrés en comptabilité interne. Cette dernière opération marque la fin de la transaction commerciale dans le module ADV. En résumé, ce processus standard est composé de quatre moments forts : • La saisie de la commande client • La création de la livraison de la commande • L’enregistrement de la sortie de marchandises • La création de la facture. 5 2. Description des processus cible retenus pour l’étude ANALYSE CLIENT ANALYSE TECHNIQUE DE LA COMMANDE PLANIFICATION Client non solvable Client solvable Commande irréalisable ou incomplète Commande (urgente) réalisable Commande (normal) réalisable Commande planifiable Commande implanifiable ENREGISTREMENT COMMANDE CONCEPTION DOSSIER DE FABRICATION Commande client Client Client Client Planning informatisé mis à jour Dossier de fabrication Commande archivée Commande enregistrée en informatique Commande Commande (urgente) acceptée Commande (urgente) acceptée Commande Commande rejetée Commande rejetée <Texte par défaut> Commande (normal) acceptée 6 II. ÉTUDE DE CADRAGE– PRESENTATION DE L’EQUIPE PROJET Le personnel chargé du projet de paramétrage est choisi en fonction de son expertise (au moins 5 ans d’expérience), avec l’intervention possible d’autres consultants extérieurs afin d’apporter la meilleure solution aux clients. Plusieurs personnes, diplômées en ingénierie travaillent donc ensemble en provenance de la même société laquelle leur a dispensé la même formation afin de coordonner les spécialités autour d’un même objectif : l’implémentation de SAP avec succès. Le travail de l’équipe va se rythmer autour d’une trame de travail qui va être la suivante : L’analyse des besoins, la conception, le développement et les tests unitaires, l’intégration, le développement et les tests. Ce schéma organisationnel s’applique à chaque module. Voici l’équipe projet : EQUIPE PROJET Analyse, Conception, Réalisation, tests CHEF DE PROJET Chef de projet utilisateur Mme Sana Chef de projet Technique M. Théophile Chef de projet Fonctionnel M. Kwamé 7 III. ETUDE DE CADRAGE - LE PARAMETRAGE DE L’ERP 1. Les enjeux d’ERP Cacao En nous basant sur le cahier des charges, nous pouvons, avant de présenter les possibilités offertes par le système et les paramétrages effectués, rappeler les attentes vis-à-vis du nouveau système et la conception fonctionnelle contenues dans le cahier des charges fonctionnel du département ADV. 1.1 Les attentes du S.I. Le nouveau système d’information attendu par ERP Cacao doit lui permettre d’avoir une meilleure couverture de l’administration de ventes. Cette amélioration concerne la gestion opérationnelle des fonctions suivantes : ➢ L’enregistrement et le suivi des commandes ➢ La gestion uploads/Industriel/ sommaire 2 .pdf