A AIDE IDE- -MÉMOIRE MÉMOIRE PROJETS PROJETS Euro Projets Stratégies Management

A AIDE IDE- -MÉMOIRE MÉMOIRE PROJETS PROJETS Euro Projets Stratégies Management (EPSM) – SARL au capital de 25 000 115, rue Saint Dominique, 75007 PARIS – RCS Paris 413803438 – NAF 741 G S SOMMAIRE OMMAIRE DÉROULEMENT TYPE D’UN PROJET..................................................................1 1. L’ÉTUDE D’OPPORTUNITÉ...........................................................................2 2. L’ÉTUDE DE FAISABILITÉ............................................................................3 3. L’ORGANISATION DU PROJET (CAS D’UN PROJET « PRODUIT »)........................4 4 LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET ET LE DÉMARRAGE.........................................5 LEXIQUE......................................................................................................6 BIBLIOGRAPHIE SOMMAIRE SUR LA GESTION DE PROJETS....................................7 Boîte à outils projets - Copyright © EPSM 2000 - 2002 Déroulement type d’un projet Jalons 1 2 3 4 5 Fiche Cahier des Plan de Compte rendu Bilan projet charges projet de réception de clôture Phase ou jalon Qui Quoi Opportunité Commanditaire Réalise ou fait réaliser l’étude d’opportunité Rédige ou valide la fiche projet qui fixe les objectifs et la cible (utilisateurs, besoins à satisfaire) Jalon 1 Commanditaire Chef de projet Nomme le chef de projet, lance le projet (note de lancement et réunion) Questionne le commanditaire, signe la fiche projet avec le commanditaire Faisabilité Chef de projet Responsables hiérarchiques Chef de projet et équipe Constitue son équipe, négocie les participations Garantissent la disponibilité des équipiers Recherche des solutions, anticipe le déroulement dans chaque hypothèse Anticipe les risques, les impacts et les réactions des personnes Jalon 2 Chef de projet Commanditaire Présente un comparatif des solutions performances, risques, coûts, délais Propose le cahier des charges S’engage sur les résultats Choisit la solution, valide le cahier des charges, attribue les ressources Organisation Chef de projet Chef de projet et équipe Équipiers Fait participer l’équipe à la conception, l’organisation et la mise en œuvre du projet Effectue la conception d’ensemble de l’objet du projet Définit et répartit les tâches, planifie les tâches, l’emploi des ressources et les dépenses S‘engagent à réaliser les tâches selon le plan Jalon 3 Chef de projet Commanditaire Propose le plan de projet Valide le plan de projet Mise en oeuvre Chef de projet et équipe Commanditaire Pilote la réalisation, gère les modifications, rend compte, alerte, communique sur le projet Soutient l’équipe projet, arbitre, arrête le projet le cas échéant Jalon 4 Commanditaire Chef de projet Effectue la réception avec le chef de projet et l’équipe projet Rédige le compte rendu de réception Démarrage Commanditaire Utilisateurs, exploitation S’assure de la mise en application effective du projet Prennent en charge le produit Jalon 5 Chef de projet et équipe Commanditaire Rédige et présente le bilan de clôture Clôt le projet et dissout la structure projet Boîte à outils projets - Copyright © EPSM 2000 – 2002 page 1 Opportunité Faisabilité Organisation Mise en œuvre Démarrage 1. L’étude d’opportunité Elle permet de s’ assurer que le projet est clairement défini et qu’ il est opportun en termes de contenu et de moment, avant d’ engager des ressources significatives. L’ étude d’ opportunité est effectuée sous la responsabilité du commanditaire, qui peut mandater à cet effet un chargé d’ étude (qui peut être le futur chef de projet). En cas de conclusion positive elle aboutit à la fiche projet. Le chargé d’ étude peut se poser des questions telles que : Quel est l’ objectif ? Quels sont les enjeux ? Que faut-il livrer ? Pour quand a-t-on besoin du résultat ? Que se passera-t-il si on ne fait pas ? Pourquoi maintenant ? Les réponses servent à éclairer la décision de lancer le projet et si oui à rédiger la fiche projet. Au vu des résultats de l’ étude d’ opportunité le commanditaire décide (jalon 1) : soit de ne pas aller plus loin soit de lancer le projet, sur la base de la fiche projet Lancement du projet Le commanditaire officialise le projet : il nomme le chef de projet, travaille avec lui à la finalisation de la fiche projet et lui donne l’ étude d’ opportunité validée ; il participe si possible à la réunion de lancement animée par le chef de projet ; il précise la mission du chef de projet. Le chef de projet s’ approprie le projet ; il questionne le commanditaire pour faire préciser les objectifs et la mission si nécessaire. Il constitue l’ équipe projet en accord avec le commanditaire et les responsables hiérarchiques concernés Boîte à outils projets - Copyright © EPSM 2000 – 2002 page 2 2. L’étude de faisabilité Le projet est lancé sur la base de la fiche projet L’ étude de faisabilité consiste à étudier les diverses solutions possibles, à rédiger une note de synthèse, à choisir une solution et à rédiger le cahier des charges. Étude des solutions L’ équipe s’ approprie le projet, puis le chef de projet et l’ équipe étudient toutes les solutions possibles, en réponse au problème posé dans la fiche projet. Ils examinent la faisabilité de chaque solution sous tous les angles : Avantages/Inconvénients ? Quelles seraient les ressources humaines, techniques et financières nécessaires ? Sait-on la réaliser techniquement ? Quel serait l’ impact (social, économique, financier ...) à court et à long terme ? Peut-on tenir le délai visé ? Quels seraient les coûts ? Pour cela, l’ équipe anticipe le déroulement du projet dans chaque hypothèse, identifiant les principales tâches à réaliser. Cette phase d’ étude des solutions peut être plus ou moins longue selon la complexité du problème posé. La solution proposée doit être justifiée. La note de synthèse Le chef de projet rédige une note de synthèse destinée au commanditaire, présentant le comparatif des solutions : avantages, inconvénients, performances, coûts, délais, risques. Décision et choix de la solution Après présentation de la synthèse le commanditaire choisit la solution qui lui semble la plus appropriée ou décide d’ arrêter le projet. Rédaction du cahier des charges Pour rédiger le cahier des charges, le chef de projet s’ appuie sur la fiche projet et le scénario de la solution retenue. La solution retenue est justifiée (comparaison avec les autres solutions étudiées). Après négociation éventuelle (équilibre performances/délais/coûts) le cahier des charges est validé par le commanditaire. Il constitue la référence pour évaluer la réussite du projet et servira de support à la réception finale à l’ issue de la mise en œuvre. Le chef de projet s’ engage avec l’ équipe sur les résultats et les délais mentionnés au cahier des charges, le commanditaire s’ engage à mettre à disposition les moyens mentionnés dans le cahier des charges. Boîte à outils projets - Copyright © EPSM 2000 – 2002 page 3 3. L’organisation du projet (cas d’un projet « produit ») L’ équipe structure et planifie la mise en œuvre du projet à partir du cahier des charges pour aboutir au plan de projet. Le scénario est détaillé, les tâches sont attribuées et les délais fixés. En préalable, selon la nature et la complexité du projet il peut être nécessaire d’ effectuer une étude d’ ensemble ou de conception générale du produit. Le chef de projet et l’ équipe élaborent le plan de projet : Que doit-on livrer ? (liste des « livrables ») Que faudra-t-il faire ? (liste des tâches) Dans quel ordre ? (ordonnancement des tâches) Qui va s’ engager sur les tâches et les livrables ? (affectation à des responsables) Avec quels moyens ? (ressources, disponibilités) Dans quels délai ? (échéancier) A. Démarche pour les projets simples 1. Le chef de projet et son équipe mettent au point le scénario de projet correspondant à la solution retenue à l’ issue de l’ étude de faisabilité. 2. Ils affectent chaque tâche identifiée à un responsable. 3. Pour chaque tâche ils rédigent avec le responsable désigné une « fiche de tâche » comportant le « qui, quoi, quand », ordonnancent (mettent dans l’ ordre) les tâches et établissent l’ échéancier du projet. 4. L’ échéancier est validé avec les responsables de tâches et leurs responsables hiérarchiques (engagements de disponibilité). 5. En synthèse, le chef de projet rassemble l’ ensemble des documents émis pour constituer le plan de projet B. Démarches pour les projets complexes 1. Le chef de projet établit avec son équipe un organigramme technique du projet. 2. Les tâches sont regroupées en lots affectés à des responsables. 3. Les responsables de lots formalisent un mini « plan de projet » sur lequel ils s’ engagent. 4. Ensuite on procède comme pour les projets simples. Modalités de pilotage Les chef de projet et l’ équipe projet les définissent en répondant à des questions : 1. Comment va-t-on piloter la réalisation ? (tableau de bord, suivi, réunions, comptes rendus) 2. Quelle communication ? (information des responsables hiérarchiques, rapports d’ avancement au commanditaire, information hors projet...) Validation du plan de projet Le chef de projet présente le plan de projet et les modalités de pilotage au commanditaire qui arrête le projet ou les valide après révision éventuelle. Cette validation autorise les engagements externes, en particulier les investissements et elle vaut engagement définitif des acteurs projet (commanditaire, chef de projet et équipe, responsables hiérarchiques, responsables de tâches ou de lots). C’ est sauf catastrophe le « point de non retour » du projet. Boîte à outils uploads/Ingenierie_Lourd/ aide-memoire-projets-epsm-pdf 1 .pdf

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