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CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE

CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION MEMOIRE pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD niveau I Présenté et soutenu par Vincent Bourcier le 29 novembre 2010 Conception d’un système d’information documentaire – de la réflexion sur les besoins à la mise en place : une méthodologie de projet collaborative Le cas du « répertoire de projets » de l’Observatoire national sur les effets du réchauffement climatique Jury Nadia RAÏS, directrice de mémoire, Cnam-INTD Michel GALLIOT, responsable de stage, Observatoire national sur les effets du réchauffement climatique Cycle supérieur Promotion XL __________________________________________________________________________________________ Vincent BOURCIER - Conception d’un système d’information documentaire - Mémoire professionnel Cnam-INTD - Novembre 2010 2 À Charlotte, Lucile et Augustin __________________________________________________________________________________________ Vincent BOURCIER - Conception d’un système d’information documentaire - Mémoire professionnel Cnam-INTD - Novembre 2010 3 Remerciements Je remercie ici l’ensemble des personnes qui ont contribué, d’une manière ou d’une autre à alimenter mes connaissances ainsi que ma réflexion sur ce travail et en particulier :  L’ensemble des professionnels qui sont intervenus et/ou que j’ai contactés pour la qualité de leurs interventions et/ou de leurs réponses à mes interrogations et tout spécialement l’équipe pédagogique du Titre I.  Monsieur Michel Galliot qui a accepté de m’encadrer et de m’accompagner sur le terrain à l’occasion notamment de ce travail. Je le remercie de m’avoir fait partager et bénéficier de son expérience. Je le remercie aussi spécifiquement pour sa disponibilité et son soutien tout au long de ces deux années d’alternance entre ma vie professionnelle et ma vie d’élève Ingénieur. Au delà, je remercie également Messieurs Nicolas Bériot, Daniel Delalande, Marc Gillet de leur soutien ainsi que l’ensemble de mes collègues de l’Observatoire national sur les effets du réchauffement climatique et du Département lutte contre l’effet de serre.  Madame Nadia Raïs qui a elle aussi accepté de diriger ce travail et qui m’a aidé à structurer ma réflexion sur le sujet. Je la remercie particulièrement pour sa disponibilité, son regard et son écoute bienveillante et ses encouragements. Je lui suis aussi immensément redevable pour ses conseils qui furent à l’image de la qualité et la rigueur de ses enseignements sans lesquels ce travail n’aurait pas été ce qu’il est. Ainsi qu’un amical remerciement à la totalité de l’équipe du Conservatoire national des Arts et Métiers et de l’Institut national des Sciences et Techniques de la Documentation (Cnam- INTD). Je remercie également Aurélie Puybonnieux et Maria Sobral pour leur participation aux premiers pas de ce projet dans le cadre de notre formation et, à travers elles, l’ensemble de mes collègues élèves des promotions 2008-10 aux côtés desquels j’ai eu le privilège d’étudier ces sciences et techniques et d’apprendre un métier absolument passionnant. __________________________________________________________________________________________ Vincent BOURCIER - Conception d’un système d’information documentaire - Mémoire professionnel Cnam-INTD - Novembre 2010 4 Notice BOURCIER Vincent. Conception d’un système d’information documentaire – de la réflexion sur les besoins à la mise en place : une méthodologie de projet collaborative. Le cas du « répertoire de projets » de l’Observatoire national sur les effets du réchauffement climatique. 2010. 146 p. Mémoire professionnel INTD, Titre I, Conservatoire national des arts et métiers – Institut national des Sciences et Techniques de la Documentation, 2010 Dans un contexte de besoin croissant de connaissance et d’informations sur les études et projets de recherche sur les impacts du changement climatique et l’adaptation à ses effets, l’Observatoire national sur les effets du réchauffement climatique (ONERC) souhaite la création et la mise en place d’un système d’information documentaire collaboratif qui permette de rassembler et centraliser de manière pérenne et efficace cette connaissance actuellement disséminée au sein de structures variées. Après avoir introduit les enjeux et dégagé les problématiques liés à cette demande, ce travail de mémoire professionnel de fin d’étude s’efforce premièrement de clarifier les concepts et notions clés essentiels et nécessaires tant pour la bonne compréhension de la suite de ce travail que pour les porteurs, les concepteurs et les différents acteurs de ce projet collaboratif. Il propose deuxièmement une méthodologie utilisée et éprouvée sur le terrain, pouvant permettre de réaliser et de conduire rapidement un projet présentant des caractéristiques similaires. Cette étude fait émerger la complémentarité qui existe entre les outils théoriques et méthodologiques proposés et la nécessité d’une bonne connaissance et d’une intégration des usages et des pratiques de terrain. Ce travail témoigne explicitement des limites d’une approche uniquement fondée sur ces outils et de la nécessité d’adaptation du projet et de ses acteurs à l’environnement professionnel. Il montre combien l’approche itérative, collaborative et pragmatique utilisée, en complémentarité de ces outils, a contribué à l’évolution du projet et à le faire avancer. Avant de conclure sur la mobilisation – notamment des différents acteurs et aussi des partenaires potentiels - que peut initier ce type de projet collaboratif, cette étude retrace le travail de terrain réalisé pour y parvenir et offre un premier retour d’expérience et une réflexion quant aux suites à donner et à envisager concernant ce projet. GESTION DE L’INFORMATION ; GESTION DE PROJET ; INGENIERIE DOCUMENTAIRE ; PARTAGE DE L’INFORMATION ; SYSTEME D’INFORMATION DOCUMENTAIRE. __________________________________________________________________________________________ Vincent BOURCIER - Conception d’un système d’information documentaire - Mémoire professionnel Cnam-INTD - Novembre 2010 5 Table des matières UURemerciements.........................................................................................................3 Notice ..........................................................................................................................4 Table des matières ........................................................................................................5 Avant propos ................................................................................................................8 Introduction..................................................................................................................9 PREMIERE PARTIE : DEFINITION DES TERMES, CLARIFICATION DES CONCEPTS CLES LIES A LA MISE EN PLACE D’UN SID COLLABORATIF................................................................................................... 14 1 Préambule .......................................................................................................... 15 2 Pourquoi est-il si important de « définir » ?............................................................ 16 3 Recherche d’information, système d’information, BDD et travail en mode projet........ 18 3.1 Valeur de l’information et besoin d’information............................................... 18 3.2 De la recherche d’information au système d’information.................................. 20 3.3 Du système d’information au système d’information documentaire................... 20 3.4 Concept et notion de « base de données » .................................................... 22 3.5 « Projet » et « gestion de projet » : concepts, notions et enjeux ..................... 27 4 Thématique et typologie du contenu ..................................................................... 32 4.1 Thématique................................................................................................. 32 4.2 La recherche française sur le changement climatique...................................... 40 4.3 Typologie du contenu : « programme, projet de recherche, étude »................. 44 4.4 Premières conclusions : de l’intérêt de ce travail............................................. 45 DEUXIEME PARTIE : ELEMENTS METHODOLOGIQUES RELATIFS A LA GESTION DE PROJETS DOCUMENTAIRES ET L’ELABORATION DES CAHIERS DES CHARGES ............................................................................ 48 1 Préambule .......................................................................................................... 49 2 Gestion de projet................................................................................................. 50 2.1 Rappel des principales caractéristiques .......................................................... 50 2.2 Normes et standards en matière de gestion de projet ..................................... 50 2.3 Les principales étapes ou procédures classiques de gestion de projet ............... 51 2.4 Phase préparatoire ou d’avant-projet............................................................. 51 3 Méthodologie et recommandations pour l’élaboration des cahiers des charges .......... 55 __________________________________________________________________________________________ Vincent BOURCIER - Conception d’un système d’information documentaire - Mémoire professionnel Cnam-INTD - Novembre 2010 6 3.1 Le cahier des charges fonctionnel.................................................................. 55 3.2 Le cahier des charges technique ................................................................... 60 4 Problèmes et pistes de résolution.......................................................................... 63 4.1 Brève définition du terme « problème »......................................................... 63 4.2 Petite méthodologie pour résoudre un problème............................................. 64 4.3 Problème, anomalie, dysfonctionnement, contretemps, ou opportunité ? .......... 65 5 Gestion et contraintes temporelles ........................................................................ 66 6 Limites de ces outils méthodologiques indispensables ............................................. 68 TROISIEME PARTIE : CONCEPTION DU SID SUR LE MODE ITERATIF ET COLLECTIF .............................. 69 1 L’Observatoire national sur les effets du réchauffement climatique........................... 70 1.1 Présentation de l’ONERC............................................................................... 70 1.2 Missions de l’ONERC .................................................................................... 70 1.3 Positionnement de l’ONERC dans l’ensemble de la structure ministérielle .......... 71 1.4 Activités de collecte et de diffusion d’information de l’ONERC .......................... 72 2 Genèse du projet................................................................................................. 76 2.1 Le projet dans le projet ................................................................................ 76 2.2 Les modalités de réalisation.......................................................................... 78 2.3 Mission et périmètre .................................................................................... 79 3 Le projet de système d’information documentaire : répertoire de projets.................. 82 3.1 Présentation des objectifs du projet............................................................... 82 3.2 Public visé................................................................................................... 82 3.3 Retours attendus ......................................................................................... 83 3.4 Livrables ..................................................................................................... 84 4 Analyse des différents enjeux du projet ................................................................. 85 4.1 Satisfaire des besoins d’information............................................................... 85 4.2 Valoriser une information complexe et disséminée de manière pérenne............ 85 4.3 Concevoir un SID et un outil d’information et d'aide à la décision..................... 87 4.4 Concevoir un service capable de concilier plusieurs logiques............................ 87 4.5 Concevoir un SID capable de concilier pluralité d’acteurs et d’approches........... 87 4.6 Mettre en place des collaborations et partenariats efficaces............................. 88 4.7 Concilier plusieurs méthodes et modes de travail au service du projet .............. 88 4.8 Valoriser au rythme du développement et anticiper les évolutions possibles ...... 90 5 Etapes de présentation ou de validation du projet .................................................. 93 5.1 Sensibiliser, informer, présenter, justifier, convaincre...................................... 93 5.2 Quelques étapes clés relatives aux avancés du projet ..................................... 94 6 Poursuite du projet en situation strictement professionnelle .................................... 95 __________________________________________________________________________________________ Vincent BOURCIER - Conception d’un système d’information documentaire - Mémoire professionnel Cnam-INTD - Novembre 2010 7 6.1 Acteurs et partenaires .................................................................................. 95 6.2 Analyse de l’existant .................................................................................... 96 6.3 Etape de recensement.................................................................................. 98 6.4 Catégorisation, classification et indexation ..................................................... 99 6.5 Maquette préalable .................................................................................... 100 6.6 Principes graphiques, ergonomie et accessibilité........................................... 101 6.7 Evaluation de besoins relatifs uploads/Ingenierie_Lourd/ conception-d-x27-un-systeme-d-x27-information.pdf