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Concevoir et mettre en place le système de suivi-évaluation Pour une gestion or

Concevoir et mettre en place le système de suivi-évaluation Pour une gestion orientée vers l'impact Guide pratique de S&E des projets Module 4 4-2 Table des matières du module 4 4.1 Concevoir et mettre en place le système de S&E: présentation générale 3 4.1.1 Envisager le S&E comme un système 3 4.1.2 Lier le S&E à l’ensemble du projet 4 4.1.3 Tâches essentielles de S&E au cours du cycle du projet 6 4.1.4 Répondre aux besoins et aux demandes d’informations non prévus 7 4.2 Les principales phases de la conception et de la mise en place du système de S&E 8 4.2.1 Objectif et champ d’action du système de S&E 10 4.2.2 Questions relatives à la performance, besoins d’informations et indicateurs 11 4.2.3 Collecte et organisation de l’information 12 4.2.4 Modalités de la réflexion critique 13 4.2.5 Communication et établissement des rapports 14 4.2.6 Moyens et compétences nécessaires 14 4.3 Décrire les éléments du plan opérationnel de S&E 17 4.3.1 Le S&E dans le manuel de mise en œuvre du projet 17 4.3.2 Contenu indicatif d’un plan opérationnel de S&E 18 4.4 Qualité et mise à jour du S&E 20 Lectures complémentaires 24 • Le suivi-évaluation doit être envisagé comme un système intégré de réflexion et de communication qui doit être planifié, géré et doté de moyens adaptés, et non comme un simple travail de statistique ou seulement une obligation imposée de l'extérieur. Tout système de suivi-évaluation requiert de mettre en œuvre les tâches suivantes: 1. Conception et mise en place; 2. Collecte et gestion de l'information; 3. Réflexion critique (sur les enseignements de l’expérience et sur l'infor- mation recueillie) pour améliorer l’intervention; 4. Communication des résultats et production des rapports. • Pour que le système de S&E fonctionne, il faut disposer de ressources suffisantes et mettre en place les moyens et les compétences appro- priés. Il est souvent nécessaire d’engager des actions de renforcement des compétences. • Un système de S&E qui fonctionne de manière satisfaisante contribue à orienter la stratégie d'intervention et à assurer l'efficacité des opérations pour l'ensemble des acteurs clés du projet. Il constitue l'un des éléments de la gestion d'ensemble du projet. • Chaque étape du cycle du projet implique la réalisation de certaines tâches de S&E par des acteurs spécifiques. • Un plan opérationnel détaillé de S&E doit être préparé lors de la phase de démarrage du projet; il doit être argumenté clairement et approprié par ceux qui seront chargés de sa mise en œuvre. • Le système de S&E devra lui-même être suivi et mis à jour régulièrement pendant toute la durée du projet. Ce module doit permettre: • aux responsables de projet – d’être capable de veiller à ce que le personnel, les différents partenaires de mise en œuvre et les consul- tants assument correctement leurs fonctions liées au S&E; • aux agents chargés du S&E – d’être en mesure, au démarrage, d’élaborer et d’engager un plan opérationnel pour un système complet de S&E et d’aider, en cours de mise en œuvre, les partenaires et les consultants à s’acquitter de leurs responsabilités en matière de S&E; • aux consultants – de garantir, aussi bien lors de l’élaboration du système que lors de son évaluation et de sa mise à jour, que celui-ci est suffisamment détaillé et que les moyens, les compétences et l’adaptabilité du système sont suffisants; • au personnel du FIDA et de l’institution coopérantes– de veiller à ce que tous les éléments essentiels du système de S&E soient en place. Idées clés 4.1 Concevoir et mettre en place le système de S&E: présentation générale 4.1.1 Envisager le S&E comme un système Un système de S&E qui fonctionne bien réussit à intégrer les aspects formels axés sur les données que l’on associe communément au travail de S&E et les éléments informels de suivi et de commu- nication, comme le recueil par les responsables du projet, lors d’une pause-café, des impressions du personnel de terrain sur des expérimentations paysannes. Or, le S&E est souvent considéré comme un travail de statistique ou comme une obligation fastidieuse imposée de l’extérieur et présentant peu d’intérêt pour ceux qui mettent en œuvre le projet. Il est courant aussi que la fonction de suivi des projets soit séparée de celle de l’évaluation. En pareil cas, les évaluations portant sur l’impact des actions sont sous-traitées à l’extérieur, et le personnel du projet se concentre uniquement sur le suivi des activités à court terme, et n’a donc guère la possibilité de savoir si elles fournissent vérita- blement une contribution à la stratégie du projet. Concevoir le S&E comme une composante intégrée en appui aux personnes impliquées dans la mise en œuvre des projets exige: • de mettre en place des procédures de S&E qui permettent à tous les acteurs concernés par la stratégie et par les opérations du projet (voir encadré 4-1) de tirer régulièrement des enseigne- ments clairs de l’action en cours; • de bien maîtriser les relations qui existent entre le S&E et les fonctions de gestion du projet; • d’utiliser les processus et les méthodes de réflexion, de communication et prise de décisions existant chez les acteurs concernés et les partenaires comme base de S&E du projet; • de mettre en place les moyens et les compétences nécessaires à la mise en œuvre du S&E. Encadré 4-1. Éléments envisagés pour le système de S&E du projet de réduction de la pauvreté dans les hautes terres de l’ouest (Népal) La figure 4-1 représente le système de S&E et ses liens avec d’autres éléments clés d’un projet. Pour que le S&E soit efficace, quatre tâches de base doivent être accomplies: GUIDE PRATIQUE DE S&E DES PROJETS MODULE 4 4-3 Au Népal, le projet de réduction de la pauvreté dans les hautes terres de l’ouest a établi une grande gamme d’activités à intégrer dans son système de S&E. Celles-ci comprennent des pratiques habituelles en matière de programmation et bilans ainsi que des activités originales introduites par le projet: - calendrier des événements importants - programmation et préparation du budget - suivi et contrôles financiers - suivi des procédures - ateliers réunissant les différents acteurs - suivi de la situation politique - enquêtes auprès des acteurs à la base - évaluations externes - analyse participative du contexte - suivi de l’état d’avancement et de la performance - suivi participatif de l’impact GUIDE PRATIQUE DE S&E DES PROJETS MODULE 4 1. la conception et la mise en place du système; 2. la collecte et la gestion de l’information; 3. la réflexion critique (sur les enseignements de l’expérience et sur l’information recueillie) en vue d’améliorer l’action; 4. la communication des résultats et la production des rapports correspondants. La figure 4-1 représente ces quatre tâches comme des étapes successives, mais en réalité elles se chevauchent. Par exemple, le responsable d’un projet ou d’une composante discute des observa- tions du terrain avec son personnel à la pause-café. À cette occasion, il ou elle rassemble les observa- tions faites sur le terrain par différentes personnes. Ils en discutent ensemble et communiquent ensuite, dans la foulée, l’information à d’autres personnes. En revanche, l’établissement du rapport d’avancement annuel fait intervenir un processus plus structuré comportant des étapes distinctes – collecte de l’information au cours de l’année, processus de bilan participatif du projet au cours duquel on discute et analyse les informations, et rédaction du rapport. 4.1.2 Lier le S&E à l’ensemble du projet La figure ci-dessous montre de quelle façon le système de S&E s’intègre dans le projet. Dans le module 2, le principe de la “gestion de projet orientée vers impact” est expliqué en fonction de quatre éléments: orienter la stratégie du projet de manière à ce qu’il ait un impact, assurer une mise en œuvre efficace, créer les conditions de la réflexion critique, et élaborer et mettre en œuvre un système de S&E. La figure 4-1 est centrée sur le S&E et montre comment il est relié à la stratégie et au plan d’opérations du projet. Le troisième élément (les conditions de la réflexion critique) est celui qui influencera la façon dont un projet et son système de S&E seront mis en œuvre. Figure 4-1. Le système de S&E et ses relations avec la stratégie et les opérations du projet 1. La stratégie du projet (hiérarchie des objectifs et modalités d’intervention) est le point de départ de la mise en œuvre du projet et de la mise en place du système de S&E (voir module 3). 2. La stratégie sert de base pour déterminer les opérations du projet nécessaires à la mise en œuvre efficace et efficiente des activités. 4-4 (Programme de réalisations et modalités d’intervention) Système de S&E Plan d’opérations détaillé Produits, effets et impacts du projet Ajustement continu améliorations grâce au S&E Élaboration du système de S&E Stratégie du projet Collecte et gestion de l’information Communication des résultats et rapports Réflexion critique pour améliorer l’action information données du terrain Mise en oeuvre base pour base pour adaptation et perfectionnement GUIDE PRATIQUE DE S&E DES PROJETS MODULE 4 3. La mise en œuvre des uploads/Ingenierie_Lourd/ concevoir-et-mettre-en-place-le-systeme-de-suivi-evaluation-pdf 1 .pdf