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LA GESTION DE PROJET – séance 1 Elise GAULTIER coordinatrice de projets de déve

LA GESTION DE PROJET – séance 1 Elise GAULTIER coordinatrice de projets de développement durable 2020 - 2021 MASTER PAIP POM Objectifs de notre cours v Connaître les étapes d’un projet : conception, organisation, suivi v Connaître les outils de gestion de projet v Identifier les leviers de succès et les écueils à éviter v Identifier vos propres compétences à valoriser dans vos futurs projets v Etre capable de décliner ce cours à des projets de votre quotidien professionnel Calendrier prévisionnel v Vendredi 22 janvier 13h30 – 16h30 Introduction + Etapes et outils de conception d’un projet v Jeudi 28 janvier 15h – 18h Présentations orales de vos projets fictifs (exercice collectif) Etapes et outils de planification d’un projet v Jeudi 11 mars 16h – 18h Etapes et outils de mise en œuvre d’un projet Examen final (QCM individuel) INTRODUCTION Qui fait des projets ? INDIVIDUS vacances, mariage, enfants, carrière, entrepreneuriat, projet étudiant : mémoire ou organisation d’une manifestation, … Avec les mêmes grandes caractéristiques : 1. Temporaire : un début et une fin 2. Résultat = livrable (matériel ou immatériel) 3. Un processus qui se réfléchit, se prépare et se déroule en étapes ORGANISATIONS création et production d’un objet, service, événement, outil web, recherche et développement, amélioration de la productivité, ... Le projet : un incontournable de la vie professionnelle ! Chef de projet Projet de création d’entreprise Compétence exigée en management de projet Le projet : un incontournable de la vie professionnelle ! Source : Monster.fr – recherche « Chef de projet » - novembre 2020 PROJET : première définition « Un projet est une action spécifique, nouvelle, qui structure méthodiquement et progressivement une réalité à venir, pour laquelle on n'a pas encore d'équivalent. » Source : AFNOR Pourquoi les organisations font-elles des projets ? v Parce que le projet incarne la raison d’être de toute organisation et de tout individu, il permet de concrétiser des rêves, des ambitions. v Pour répondre à des besoins sociétaux et environnementaux, plus ou moins exprimés ex : projet d’entreprise sociale et solidaire v Pour accéder à des financements existants ex : appels à projets (voir diapositives suivantes) v Pour répondre à une demande émise par une autorité hiérarchique ex : les agents d’une collectivité locale mettent en place les projets décidés par les élus v Pour gagner un client ex : entreprise de prestation de service ou sous-traitant v Pour se développer (gagner de nouveaux marchés, augmenter son chiffre d’affaires, être leader de son secteur…) ex : projet de nouveau produit d’une entreprise industrielle PROJET : définition complète Selon la norme de qualité ISO 10006 « Un projet est un processus unique, v qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées v comportant des dates de début et de fin, v entrepris dans le but d'atteindre un objectif v conforme à des exigences spécifiques v telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources. » Des contraintes… mais aussi des outils pour y faire face ! v Manque de connaissance v Manque de temps v Ressources limitées D’où la nécessité d’une méthode, de savoir-faire et d’outils (et d’une formation) Illustration : les acteurs d’un projet informatique Source : Afterwork Devops : vision et pratiques – OCTO 2018 MANAGEMENT et GESTION de projet l'ensemble des outils, techniques et méthodes qui permettent au chef de projet et à son équipe de conduire, coordonner et harmoniser les diverses tâches exécutées dans le cadre du projet. combine la gestion de projet dans sa fonction « caisse à outils » et la fonction de direction de projet en charge de la définition des objectifs (coûts, délais, spé cifications, techniques), des actions politiques, des aspects financiers, de l’organisation du projet... Gestion de projet Management de projet La chef / la cheffe de projet à l’interface des métiers présents dans le projet Chef(fe) de projet comptable RH juridique commercial marketing opérationnel ... Les compétences clés d’un chef de projet : des techniques et des soft skills v connaître les méthodes de gestion de projet v maîtriser les outils de gestion de projet et de bureautique v savoir rédiger et répondre à un cahier des charges v connaître les acteurs métiers de son projet v savoir gérer un budget v savoir respecter les délais v être un bon communicant v être diplomate et à l'écoute des besoins client v avoir un très bon relationnel v être rigoureux et avoir le sens des priorités v avoir des capacités d'adaptation v savoir gérer les conflits v savoir gérer son stress v aimer le travail en équipe v savoir manager une équipe v savoir motiver les membres de l’équipe Exemple : les compétences demandées pour un chef / une cheffe de projet e-learning Source : Présentation "Les compétences d’un chef de projet e-Learning » disponible sur https://slideplayer.fr/slide/3495310/ Exemple : les compétences demandées pour un chef / une cheffe de projet informatique Source : myrecruitmentagency.fr/focus-metier-chef-de-projet-informatique/ Les étapes d’un projet Définir précisément la finalité du projet Mobiliser les acteurs Mobiliser les financements Définir le cahier des charges Suivre l’avancement Rectifier, renégocier Evaluer et assurer l’amélioration continue Conclure CONCEPTION PLANIFICATION MISE EN OEUVRE Définir le planning Cartogra- phier les risques Définir le budget Communiquer Définir la finalité précise du projet passe par : Analyse des besoins •L’écoute et la compréhension des besoins qui ont fait naître le projet objectif SMART •Une définition précise du résultat qu’on veut atteindre (QQOQCP) et que le projet servira à construire, en formulant ce résultat par un objectif SMART analyse SWOT •Une idée claire de l’environnement dans lequel on va évoluer quand on mettra en œuvre le projet : étude de faisabilité par l’analyse SWOT qui amène la décision : GO / NO GO fiche projet •Le tout est formalisé dans la fiche projet, partagée avec les parties prenantes du projet Contexte historique, géographique, social, économique, environnemental, organisationnel, … Analyser le besoin Problème Insatisfaction Idée de solution Besoins des parties prenantes du projet, déjà identifié et formulé… ou non ! Freins Contraintes Gains attendus ? S’appuyer sur des données chiffrées, des enquêtes, des interviews auprès des personnes concernées par le problème, des retours d’expérience, des études comparatives, … Méthode d’analyse des besoins : L’étude de marché Décrire la solution visée : l’outil QQO QCP Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? + Combien ? Pour quoi ? Effet ? Retour d’expérience Genèse de la gare de Metz L'administration impériale allemande décide … … de remplacer la gare de Metz par une gare de plus grande capacité et fonctionnelle pour répondre aux besoins des militaires et aux attentes des usagers : assurer le chargement et le déchargement rapide de l’armée, la logistique et des chevaux. … à Metz, ville défensive stratégique pour l’Empire allemand et noeud économique important... … au début du xxe siècle, avec l'accroissement du trafic ferroviaire et l’éventualité d’une guerre avec la France. Des voies nombreuses, des quais larges et longs. Chaque voie dispose d’un quai surélevé prévu pour faire embarquer et débarquer les chevaux sans différence de niveau avec les wagons, et d’un quai bas pour hommes et marchandises. Permettre le départ total des 25 000 soldats accompagnés de leurs 75 000 chevaux et canons en une seule journée Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Comprendre l’environnement dans lequel on va développer la solution : la matrice SWOT Positif Négatif Intrinsèques / internes Atouts Faiblesses Liées à l’environnement / externes Opportunités Menaces Retour d’expérience 1 Exemple de matrice SWOT / AFOM Appliquée à un projet de création d’un outil d’autodiagnostic basé sur la norme ISO/DIS 9001:2015 par un groupe d’étudiants ingénieurs Source : ZHENG Yangyun, MARITINS FLORIS Ludmila, KHEDHIRI Mohamed Radhi, Université de Technologie de Compiègne, Master Qualité et Performance dans les Organisations (QPO), Mémoire d'Intelligence Méthodologique du projet d'intégration, janvier 2015, www.utc.fr/master-qualite, puis "Travaux", "Qualité- Management", réf n°302 Retour d’expérience 2 Exemple de matrice SWOT / AFOM Appliquée à un projet d’ouverture de pizzeria par un entrepreneur en reconversion professionnelle Source : Le blog de la stratégie marketing, article Marketing de soi: le SWOT personnel - par Nathalie Van Laethem le 19 janvier 2015 Formuler les objectifs de manière SMART Retour d’expérience Du Zéro Déchet au SMART « Je veux passer au zéro déchet » : objectif trop général ! -> « D’ici un mois, je passe au zéro sac plastique pour faire mes courses. » Formulation de l’objectif de manière SMART S je veux arrêter d’utiliser des sacs plastiques pour faire mes courses M mesurer, au retour des courses, combien de sacs plastiques ont été utilisés A se centrer sur un objet : les sacs plastiques, plutôt que tous les déchets à la fois R disposer déjà d’alternatives valables (quantité et qualité) aux sacs plastiques pour porter les courses T d’ici un mois (le temps de repérer tous les lieux de distribution des sacs plastiques, trouver les alternatives valables et mettre en place la nouvelle organisation) exemple extrait du blog ecologie-citadine.com Quelques exemples d’objectifs SMART Source : https://everlaab.com/objectif-smart/ Que doit-elle contenir uploads/Ingenierie_Lourd/ cours-gestion-de-projet-elise-gaultier-paip-pom-2020-2021-seance-1.pdf