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TECHNIQUES D’EXPRESSION ET DE COMMUNICATION: Le mail professionnel Département:

TECHNIQUES D’EXPRESSION ET DE COMMUNICATION: Le mail professionnel Département: Génie Mécanique (S4) Par: Pr. Amal FETTAL Année Universitaire: 2020/2021 Plan Pourquoi l’e-mail? Quelles règles pour le mail professionnel? Le mail demande d’emploi/ de stage Quelles précautions? Quel plan? La diffusion de l’e-mail se caractérise par la simplicité, la rapidité et l’efficacité. On s’en sert pour contacter les membres de la famille, des amis ou dans un cadre professionnel. Pourquoi l’email La rapidité d’envoi et de réception d’un mail fait que leur nombre connaît une augmentation considérable. C’est pourquoi les destinataires effectuent un tri lors de la réception. Qu’est-ce qui permet de faire ce tri? C’est très simple: grâce à l’objet. En effet, c’est l’objet qui annonce le sujet du mail et par conséquent, il permet de saisir l’importance de l’information qu’il contient pour qu’il soit lu immédiatement. Quelles règles pour le mail professionnel Le plus tôt un mail est lu, le plus tôt la personne à qui il s’adresse mènera l’action attendue d’elle. Le champ Objet doit donc retenir impérativement l’attention du destinataire. Il faut se rappeler de trois règles très importantes: Le champ de l’objet doit toujours être rempli Si l’objet n’est pas clairement noté, il est fort probable que le destinataire lise le mail en dernier. Supposons que l’on envoie plusieurs e-mails dans une même journée à un même interlocuteur, c’est l’objet qui fera que le mail sera lu ou pas. L’objet Le champ de l’objet doit comporter une information précise Dans ce champ, on peut écrire, par exemple, et selon la raison pour laquelle ce mail est écrit, les indications suivantes : informations, messages, nouvelles, commande, facture, réponse à votre message, réclamation, demande d’information, demande de stage… Le but derrière ce champ est de retenir l’attention du destinataire. Le champs de l’objet ne doit pas garder l’objet de l’émetteur Lorsqu’on écrit un mail en réponse à un autre, on utilise la fonction « répondre». Dans ce cas, l’objet du message est transformé puisqu’il reçoit automatiquement le préfixe « RE :». Il faut donc faire attention car si on laisse l'objet tel quel, au bout de trois échanges de réponses en allers/retours, les e-mails seront précédés de « RE: re: re: », ceci empêchera l’objet d’être clair et par conséquent l’empêchera de jouer le rôle qui lui est donné. Dans le cas d’une candidature à un emploi ou un stage, sauf indication contraire du recruteur, le mail (courriel) ne sert qu’à introduire et de transporter la lettre de motivation et le CV qui sont en pièces jointes qui, imprimés, auront un meilleur aspect. Il doit donc être bref et soigné car c’est à travers lui que le candidat laissera une première impression au recruteur et il faut qu’elle soit positive. Le mail demande d’emploi/ de stage Le mail demande d’emploi ou de stage reste un écrit professionnel, tout comme le CV et la lettre de motivation, censé laisser une bonne impression chez le destinataire. Il doit de ce fait être écrit dans une langue correcte. Il ne faut pas hésiter d’ utiliser un dictionnaire en cas de doute. Pour la conjugaison des verbes, l’usage d’un conjugueur est à encourager. Il faut garder à l’esprit qu’en écrivant ce mail « de motivation », on cherche à retenir l’attention du destinataire. Celui-ci se fera une meilleure idée de l’émetteur/candidat s’il commence son message en saluant et s’il le termine en prenant congé. Ex: o Bonjour Madame, Bonjour Monsieur… o Cordialement o Respectueusement vôtre o Salutations distinguées Il faut éviter les abréviations dans un mail! Il faut faire particulièrement attention à ne pas s’emporter dans la rédaction et l’envoi du mail. Pourquoi? Parce que le destinataire ne peut pas percevoir le ton de l’émetteur. Les mails professionnels demandent un temps de réflexion afin de le rédiger de la manière le plus adéquate possible. Éviter les abréviations Nul ne peut nier que tout le monde a l’habitude d’utiliser les abréviations pour les SMS et texto. Il ne faut pas oublier que le mail à envoyer est un écrit professionnel. Les abréviations sont donc à proscrire : elles reflètent un rythme de vie rapide mais elles ne sont pas respectueuses des destinataires. Précautions à prendre pour l’envoi d’un mail Éviter le langage familier Il ne faut à aucun moment commencer un mail ou mettre en objet des expressions familières telles que : Coucou, c’est moi…, encore moi…, Contrôler l’orthographe du mail Tout comme le CV et la lettre de motivation, le mail doit être relu avant d’être envoyé. Cette relecture permettra à l’émetteur candidat d’éviter des fautes qui nuisent à la qualité du message, et donc au profil du candidat. Il est conseillé de taper le corps du texte dans un logiciel de traitement de texte (par exemple Word) qui possède un vérificateur orthographique et grammatical qui détecte les fautes et propose des solutions. On copiera et collera ensuite le texte dans le corps du mail. Vérifier l’e-mail avant de l’envoyer Avant d’appuyer sur la touche « Envoyer », il faut obligatoirement vérifier : o le texte de l’e-mail o l’objet o la présence des éventuelles pièces jointes souhaitées o l’orthographe o le vocabulaire o les abréviations. Quand le message est réellement prêt, cliquez alors sur « Envoyer ». Le mail professionnel présente une construction simple puisque son objectif est d’aller à l’essentiel. Il est toutefois nécessaire de respecter une structure claire. Quel plan? L’introduction Comme pour tout écrit professionnel, l’introduction doit être courtoise, polie : elle reflète à la fois la qualité du destinataire et celle de l’émetteur. Elle exprime explicitement, avec clarté et sobriété le motif du mail. L’introduction peut prendre deux formes selon qu’il s’agit d’un mail de premier contact ou d’un mail de réponse. o Un mail de demande ou de proposition (premier contact) Dans ce cas, l’émetteur ne fait référence à aucune correspondance. Il doit exprimer dans l’introduction le(s) motif(s), les faits et indices qui permettront au destinataire de comprendre, dès la première ligne, le but du mail. o un e-mail de réponse ou d’accusé réception Dans ce second cas, l’émetteur fait référence dans l’introduction soit à un document, soit à un entretien téléphonique, soit à une correspondance antérieure… uploads/Ingenierie_Lourd/ e-mail.pdf