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OPEN AND PRINT AS A BOOKLET WEDC GUIDE 009FR La rédaction d’un rapport : le gui

OPEN AND PRINT AS A BOOKLET WEDC GUIDE 009FR La rédaction d’un rapport : le guide Contenu de ce guide Introduction. ..........................................................1 Types de rapports.................................................1 Le processus d’écriture. ........................................3 Organiser l’information. .........................................8 Structurer le rapport. ...........................................14 Écrire un rapport sur un projet. ...........................17 La rédaction du rapport......................................20 Le format. ............................................................25 Conclusion. .........................................................25 Il existe de nombreux formats et de nombreux styles d’écriture différents, de la lettre ou de l’e-mail informel au rapport gouvernemental formel. Chacun a un objectif propre, celui de communiquer avec le public ciblé. Un bon rapport peut être défini comme un rapport efficace, c’est à dire un rapport qui produit les résultats escomptés. Si l’auteur se réfère directement aux objectifs en écrivant un document bien structuré dans un langage clair, il y a plus de chance que le document retienne l’attention et soit réussi. Un rapport réussi donne au rédacteur et à son organisation une image professionnelle, une bonne impression et les rend crédibles. Ce guide vous aidera pour écrire de tels rapports. Le secteur de l’eau et de l’assainissement peut être très complexe, avec une variété de profils de professionnels qui travaillent ensemble tout au long du cycle de projet. Rédiger des rapports sur les décisions, les activités ou les résultats d’études, de visites, de discussions et de travaux pratiques encourage la communication et la conservation des informations importantes. Un rapport bien écrit et facile à lire ajoute à l’efficacité du projet. 2 © WEDC, Loughborough University, 2016 Rédaction par Brian Reed, basée sur un module de formation WELL financé par DFID et écrit par Jane Bevan, Sue Coates and Rebecca Scott, avec la contribution de Hazel Jones. Relectrice : Julie Fisher Illustrations : Rod Shaw Conçu et produit par WEDC Publications et Solidarités International Ce guide fait partie d’une série de ressources documentaires à but formatif, disponibles à l’achat en version imprimée ou en téléchargement gratuit depuis la bibliothèque numérique accessible sur le site internet du WEDC. Tout élément de cette publication, y compris les illustrations (à l’exception d’éléments empruntés à d’autres publications dont WEDC ne détient pas les droits d’auteur) peut être, sans l’autorisation de l’auteur ou de l’éditeur, copié, reproduit ou adapté pour répondre aux besoins locaux, à condition que le matériel soit distribué gratuitement ou à prix coûtant, et non à des fins commerciales, et que la source soit dûment citée. Nous vous remercions d’envoyer une copie des documents pour lesquels des textes ou illustrations auront été utilisés à l’adresse suivante. Publié par WEDC, Loughborough University ISBN 978 1 911252 00 9 Pour accéder à la liste complète des guides publiés, veuillez consulter : http://wedc.lu/wedc-guides Revu par Emmanuelle Maisonnave. Depuis plus de 30 ans, l’association d’aide humanitaire SOLIDARITÉS INTERNATIONAL est engagée sur le terrain des conflits et des catastrophes naturelles. Sa mission est de secourir le plus rapidement et le plus efficacement les personnes dont la vie est menacée, en couvrant leurs besoins vitaux : boire, manger, s’abriter. Mots-clés : rédaction de rapports, reporting 1 Introduction Le but d’un rapport est de communiquer des constats et conclusions de manière efficace – par exemple les résultats d’une recherche, une documentation ou le compte rendu des activités et résultats d’une visite d’un projet, d’une conférence, d’une réunion ou d’un entretien. Les rapports peuvent être écrits périodiquement : un rapport annuel à un bailleur ou un rapport mensuel d’avancement de projet. Outre leur caractère informatif, les rapports peuvent convaincre les lecteurs d’adopter un point de vue particulier, provoquer une discussion sur une thématique ou initier des changements. Un rapport est une forme particulière d’écriture qui, en général, suit une structure claire et formelle. Types de rapports Bien qu’il existe plusieurs types de rapport, la plupart des rapports suivent le même format avec quelques variations quant à l’objectif et la longueur du document. Les rapports relatifs aux projets Au cours d’un projet, des rapports sont exigés à différentes étapes du cycle. La note d’information. Le personnel externe et les autres parties prenantes ont besoin de s’adapter et de se familiariser rapidement avec un pays/ un projet/une situation. Ces notes sont des textes courts (une ou deux pages) qui peuvent renvoyer, si besoin, à d’autres documents. Dans une situation d’urgence, une évaluation rapide est requise et il s’agit alors d’une « analyse de contexte ». L’étude exploratoire / l’étude de faisabilité. Si un nouveau projet ou une nouvelle initiative est à l’étude, une étape préalable consiste à faire une étude exploratoire. Ces rapports analysent les services et les ressources existants, identifient où sont les besoins d’intervention et proposent des solutions. Ces rapports se basent sur des sources écrites, des entretiens et des visites de terrain. Les termes de référence (TDR) comportent, en général, quelques paragraphes sur l’historique du projet puis détaillent le travail à réaliser et les résultats attendus. L’étude de référence ou enquête initiale est parfois demandée au début d’un projet. Il peut s’agir d’un comptage strictement quantitatif des services existants dans une zone, qui sera à comparer avec les améliorations ultérieures. Il peut également s’agir d’une étude sociale plus en profondeur sur les connaissances, les attitudes et les pratiques (CAP), dans le cas, par exemple, d’un projet qui vise à modifier les comportements en matière de santé et/ou de pratiques d’hygiène. Les études de référence sont une étape importante dans les évaluations d’impact 2 Rapports de projet Rapports de recherche Note d’information / Analyse de contexte Document d’information Etude exploratoire / Etude de faisabilité Revue de littérature Termes de référence Document de positionnement Rapport d’avancement / de suivi Rapport d’atelier / de réunion Rapport d’évaluation Thèse / Mémoire / Article de recherche Tableau 1. Différents types de rapports environnemental. Des enquêtes formelles de sites sont nécessaires avant le développement d’infrastructures – les rapports produits comportent des quantités considérables de données. Les rapports de conception traitent de la prochaine étape du projet. Ils énoncent en détail le projet proposé et justifient les décisions prises. Les déclarations d’impact (environnemental) envisagent les conséquences écologiques (et sociales) probables. Les rapports d’avancement documentent les activités et les résultats tout au long du projet. Ils contiennent un narratif ainsi que des éléments clés comme les dépenses, la progression comparée à la prévision et la réalisation des étapes clés. Ils peuvent aussi s’intituler « rapport de suivi ». Quand le projet implique l’appui à un processus (comme une réforme institutionnelle) plutôt que de la construction, alors un rapport de facilitation rapportant les événements clés et les activités peut être écrit. Le rapport d’évaluation est généralement requis à la fin d’un projet pour évaluer l’efficacité global du projet et son impact (également appelé « étude d’évaluation d’impact »). Des comparaisons sont susceptibles d’être faites le cas échéant avec l’enquête initiale réalisée au début du projet. Grâce à l’évaluation, des enseignements peuvent être tirés au bénéfice de futurs projets. Rapports de recherche et d’orientation stratégique En dehors des rapports liés à des projets, il existe des rapports de recherche, de plaidoyer ou de développement de politique. Ils ont souvent un objectif similaire aux rapports de projet mais ont un public différent. Le document d’information a pour but de familiariser sur un sujet. Il peut décrire, par exemple, l’historique d’un projet, un travail similaire dans d’autres pays ou des projets et enjeux clés. Ces brèves contributions sont signées par des experts pour informer les décideurs des derniers développements. La recherche de documentation ou bibliographique. Une revue peut être 3 qui peut être réécrit en un article de recherche. La fiche d’information est un document court (environ 4 pages) ou un document de plaidoyer qui, dans une visée purement informative, présente clairement et simplement une idée, souvent un sujet de recherche récent mais aussi des sujets plus généraux. Les fiches d’information sont accessibles pour un grand nombre de lecteurs, des écoliers aux professionnels et praticiens. Chaque type de document a son format particulier qui, avec de la pratique, peut aider à l’écriture du rapport en termes de style et de structure. Longueur des rapports Pour un unique projet, les types de rapports produits peuvent être variés et de longueurs différentes en fonction des publics ciblés. Un mémoire de recherche de 100 pages peut être réécrit en un article de huit pages avec un résumé de 10 lignes. Une évaluation de projet peut être longue de 50 pages, avec un résumé analytique de cinq pages et une note d’information de deux pages. Le processus d’écriture Connaître son public Il est indispensable d’être au clair sur le lectorat de votre rapport, car cela influencera le style d’écriture. Posez-vous les questions suivantes : • Qui va lire le rapport ? purement « un travail de bureau » pour rassembler et évaluer les informations contenues dans divers documents et pour tirer de nouvelles conclusions à partir de ces documents. Le document de positionnement. Un tel document est utilisé pour attirer l’attention sur un sujet qui aurait autrement été jugé comme secondaire. Un document de positionnement décrit en général la situation actuelle sur certains sujets, en insistant éventuellement sur les points où une action serait nécessaire; il cible les décideurs politiques. uploads/Ingenierie_Lourd/ g009fr-la-redaction-d-un-rapport-le-guide-online.pdf