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Gérer des projets avec un logiciel de Mind Mapping © DUNOD 2011 – Organisez vos

Gérer des projets avec un logiciel de Mind Mapping © DUNOD 2011 – Organisez vos projets avec le Mind Mapping – Pierre Mongin Comment uti liser le M ind M apping ? P our mener à bien vos projets, grands ou petits, vous avez la possibi- lité de travailler avec des logiciels compliqués de gestion de projet tels que MS Project. Mais ceux-ci sont souvent difﬁ ciles à prendre en mains pour des non-spécialistes et sont essentiellement orientés suivi et gestion de tâches. Ils permettent de décomposer un projet en actions à réaliser et de gérer leur avancement dans le temps. Mais ils n’of- frent pas de possibilités de collecte de données ou d’aide à la créativité. Si la phase actions est gérée, la phase préparation n’est pas cou- verte. Or pour concevoir, construire et mener à bien un projet, il faut développer une vision. Autour de cette vision, viennent s’ag- glomérer de nombreux documents de différentes natures qui vont circuler entre les membres de l’équipe projet. L’outil doit ensuite transformer chaque détail en une séquence de tâches à réaliser. Enﬁ n, le logiciel devra exporter sous un format « communicant » : un texte, un diaporama, une ligne de temps, un diagramme de Gantt. Un pont entre les logiciels de bureautique est donc nécessaire. C’est heureusement ce qu’offrent les logiciels de mind mapping tels que Mindview, que nous avons choisi de présenter ici. Les avantages de la carte informatisée Les cartes informatisées donnent accès à tous les fichiers numériques que vous souhaiterez. En effet, vous découvrirez que les cartes heuris- tiques informatisées offrent la possibilité d’accrocher à leurs branches des liens hypertextes. Les cartes deviennent alors de véritables dossiers électroniques comparables à vos habituels dossiers papier. En effet, en cliquant sur ces liens, vous ouvrez n’importe quel fichier numérique installé sur le disque dur de votre ordinateur ou n’importe quelle page Web (en ayant une connexion Internet activée). Ces fichiers numériques seront par exemple des documents de traitement de texte, des images, des vidéos, des PDF mais aussi des cartes filles qui déclineront des points plus détaillés. Cela permet Le 1 © DUNOD 2011 – Organisez vos projets avec le Mind Mapping – Pierre Mongin de dépasser les contraintes d’affichage des écrans d’ordinateurs. Le mind mapping offre un système d’informations unifié permettant à l’animateur de projet et aux membres de l’équipe de voir ce qui doit être fait et comment le faire. Pour le financeur ou le directeur, les membres du projet, son bénéfice majeur sera l’information instanta- née disponible sur le projet. Lancer des fichiers vers d’autres applications représente la grande force des logiciels de mind mapping. Aux quatre langages des cartes mentales (mots, images, couleurs, contexte), ils ajoutent les exports et l’archivage qui manquent aux cartes manuelles. Ils ouvrent, par exemple, un traitement de texte. Lors de cette manœuvre, le contenu arborescent devient linéaire, il peut être alors complété, modifié et imprimé. De même, cliquer sur un lien présent dans la carte, permet de se connecter directement sur un site Internet ou encore d’autres programmes. Les liens créés fonctionnent alors comme des raccourcis dans le contexte d’un projet ou d’une tâche à mener. La carte heuristique peut être exportée, avec la totalité de ses fichiers attachés, dans un dossier compressé (pouvant devenir lui- même une pièce jointe d’un mail). Pour le travail collaboratif, mutualiser des ressources est tout à fait possible. Vous obtenez ainsi un outil formidable qui est un préalable à une base de données. Vous pouvez également exporter une partie de la carte et distribuer les tâches à chacun des membres de l’équipe projet. Que pouvons attendre d’un logiciel de mapping ? Les 4 D : découvrir, discriminer, distiller et distribuer : Qu de 2 © DUNOD 2011 – Organisez vos projets avec le Mind Mapping – Pierre Mongin Comment uti liser le M ind M apping ? découvrir : savoir qui sait assez de choses à partir d’un mixage de – sources ; discriminer : pouvoir évaluer rapidement la source et valider les – données ; distiller : savoir la réponse « toute chaude » à la bonne question (et – de la bonne manière) ; distribuer : savoir qui est qui ; distribuer la bonne réponse jusqu’à la – bonne personne qui comprendra et utilisera les informations sous différents formats d’export : traitement de texte, diaporama ; PDF, Flash, Image, HTML… Et comment s’en servir ? La méthode MAP « Mettre, Arranger, Présenter », que nous avons déjà évoquée dans Organisez votre vie avec le mind mapping (InterEditions, 2009) est très simple à mémoriser : M – ettre toutes vos idées ou actions à réaliser sur une carte. Dans la majorité des logiciels de mind mapping, c’est toujours la touche Insertion du clavier qui va créer une nouvelle branche. Une fois la première branche crée, vous pouvez aussi taper sur la touche Entrée pour créer des branches parallèles. Vous pourrez ainsi saisir toutes vos actions comme les branches d’un soleil. Une fois votre brainstorming terminé, votre liste d’actions à réaliser saisie, vous obtenez un grand soleil. Passez alors à la deuxième phase ; A – rrangez vos branches. Rien de plus simple : vous glissez/déposer vos branches vers la branche dont l’idée appartient à la même famille. Vous commencez alors à créer des sous-branches ; P – résentez en enrichissant la carte grâce aux nombreuses fonc- tionnalités des logiciels de mind mapping. Améliorez la carte avec La 3 © DUNOD 2011 – Organisez vos projets avec le Mind Mapping – Pierre Mongin des couleurs de branche, des nuages pour attirer l’attention sur un secteur de la branche ou plusieurs secteurs. Vous pouvez utiliser le dégradé de couleurs dans des sous-nuages pour là encore discri- miner et distinguer les idées entre elles. Enfin, vous pouvez utiliser les possibilités d’export vers un traitement de texte, un diaporama, un format d’image, un format Flash ou PDF… Un logiciel comme Freemind ou Freeplane comporte quinze formats d’exports ! Pour présenter les avantages avant et après l’utilisation des logiciels de mind mapping, voici deux cartes qui résument bien la situation. Mails Lettres Textes insérées dans Images Appels téléphoniques Avant le Mind Mapping Traitement texte Diaporama Graphiques quantitatifs Brainstorming Réunions Tableurs Avant le mind mapping informatisé : ouverture de plusieurs logiciels 4 © DUNOD 2011 – Organisez vos projets avec le Mind Mapping – Pierre Mongin Comment uti liser le M ind M apping ? Entrées Tableaux Mails Lettres Réunions Appels téléphoniques Powerpoint Étapes du projet Impress d’Open Office Word Writer d’Open Office Sorties Images exporte les cartes en permet Brainstorming Diaporama Diagramme de Gantt Cartes panoramiques Ligne de temps Traitement de texte Trouver des idées Qui fait quoi ? Sont-ils en retard ? Avec le Mind Mapping Logiciel de Mind Mapping Après le mind mapping informatisé Avec un logiciel de mind mapping, tout converge vers un seul point qui collectera l’ensemble des données pour ouvrir ensuite automati- quement les autres logiciels de bureautique nécessaires. Retrouver l’information rapidement Vous ne savez pas quelles informations vous seront demandées et à quel moment. Le logiciel que vous choisirez doit vous permettre de retrouver rapidement la bonne information. Plus nous utilisons Internet, plus nous prenons l’habitude de garder les choses dans les nuages. Qu’est ce que le nuage ? C’est la bios- phère d’informations que nous trouvons au-dessus de nos têtes, là où se trouve l’information, où se trouve le cloud computing où nous la stockons, où nous espérons la retrouver plus tard quand nous en aurons besoin. C’est le même besoin dans un projet. Celui d’un système d’informations où nous pourrons retrouver les informations Re 5 © DUNOD 2011 – Organisez vos projets avec le Mind Mapping – Pierre Mongin nécessaires au pilotage du projet à partir de notre cockpit comme si nous pilotions un avion. L’objectif est de trouver l’information juste nécessaire immédiatement pour corriger la trajectoire dans les tur- bulences du projet. Au cours de votre projet, les données seront éparpillées sur de nombreux disques durs ou dossiers de votre équipe. Nous devons trouver des moyens de localiser les données du projet. Les logiciels gratuits, payants ou en ligne ? Vous accédez à des logiciels de mind mapping selon trois modes principaux : des gratuits, des payants et des logiciels en ligne. Les gratuits ◗ Parmi les différents logiciels gratuits vous retrouvez FreeMind/ Freeplane. Avec ses 11 millions de téléchargements, c’est le pionnier et le standard. La plupart des logiciels de mind mapping acceptent FreeMind (.mm) comme format d’import ou d’export. L’avantage est que vos travaux sont réutilisables dans le temps. Ils permettent de gérer des petits projets de manière convaincante. Si on ne retrouve pas d’exports en diagramme de Gantt, on y trouve quinze formats d’exports dans Freeplane comme HTML, Flash. Au bout des bran- ches (les conteneurs), il est possible de mettre des contenus (des dates de début et de fin d’actions par exemple). Cette fonctionnalité se retrouve aussi sur les logiciels du commerce. Freeplane a des points forts comme les fonctions de filtrage avec lesquelles il uploads/Ingenierie_Lourd/ gerer-des-projet-logiciel-avec-mind-map.pdf