Support de cours GP1 Gestion de projet 1 Méthodes, outils et techniques de base

Support de cours GP1 Gestion de projet 1 Méthodes, outils et techniques de base P A T R I C K J O S E T © 2008 ABISSA SA ABISSA Informatique SA ABISSA Informatique Genève SA Av. des Baumettes 17 Rue de la Gabelle 6 CH-1020 Renens CH-1227 Carouge Tél. 021/631 36 36 •Fax 021/631 36 63 Tél.022/309 40 50 • Fax 022/309 40 51 © 2008 ABISSA SA 3 T able des matières 1. Qu'est ce qu'un projet? 6 2. Pourquoi et jusqu'où manager un projet? 11 3. Définir les objectifs du projet 13 4. Décomposer le projet 16 5. Planifier le projet 19 6. Contrôler et suivre le projet 23 7. Gérer les problèmes et les conflits 26 8. Communiquez! 29 9. Clore le projet 33 Annexes A V A N T - P R O P O S Chapitre 0 Conventions et utilité du support Quelques mots sur les conventions utilisées dans ce support de cours et quelques informations sur le cours GP1 lui-même et sur son usage (ou plutôt son utilité). e manuel suit quelques conventions destinées à en faciliter la lecture et la consultation. Plus qu'un support à la formation, il est également un pense- bête dans lequel les participants à la formation pourront noter leurs idées et réflexions. Tout au long du support, plusieurs exercices vont les aider à concrétiser une méthode ou un outil spécifique. C Ce support de cours suit les quelques conventions décrites ci-contre. A la fin de chaque chapitre, une section aide les participants à faire le point sur l'avancement de la formation à l'aide d'un test des connaissances. Une bibliographie permet de référencer les sources de l'auteur, ainsi que de compléter certaines notions par une lecture plus approfondie. C O D E I C O N E S  Information à retenir ) Astuce pratique " Exercice V Réflexion de groupe # Outil A qui est destiné ce cours? L'objectif du cours GP1 est de donner aux participants des notions de base en gestion de projets. Il s'adresse à des professionnels du domaine informatique (ingénieurs, techniciens, développeurs...) dans la situation de devoir – ou plutôt d'avoir la chance – de gérer un projet de manière indépendante. De quelle taille et dans quel contexte? On l'a dit, on parle ici principalement de projets informatiques, au sens large du terme. Il peut s'agir du développement d'une application complète comme de celui d'un module indépendant d'un produit plus complexe. Mais il peut s'agir également de la gestion d'un projet de type déploiement ou migration vers une nouvelle plate-forme informatique, voire de l'exploitation courante d'un site informatique (prestation d'outsourcing). Nous nous limiterons cependant à la gestion de projets à taille humaine correspondant aux projets qu'une PME rencontre habituellement. Qu'apporte ce support de cours? Il vise à donner aux participants quelques bornes de réflexion en même temps que des techniques et des outils leur permettant de planifier, suivre et contrôler leur projet. Précisons qu'aucune connaissance préalable d'un outil ou d'une méthode de gestion de projets n'est requise. La participation active des participants est une condition importante de bonne réussite de cette formation. Que chacun amène au cours sa petite ou plus grande expérience de situations vécues. Tout le monde en profitera... © 2008 ABISSA SA 4 A V A N T - P R O P O S © 2008 ABISSA SA 5 La suite (GP2)? Pourquoi pas, en fonction de l'intérêt des participants à parfaire cette première formation de base par une suite plus ambitieuse qui approfondirait notamment les thèmes suivants: ƒ le contrôle qualité ƒ les techniques d'organisation structurelle et fonctionnelle du projet ƒ les techniques de direction de projet ƒ la planification des ressources et des coûts ƒ la gestion des projets complexes (multi-projets) ƒ éléments de dynamique de groupe ƒ études de cas pratiques... D E F I N I T I O N S Chapitre 1 Qu'est ce qu'un projet? En préambule, quelques définitions générales et néanmoins pragmatiques autour de la notion de projet. uels sont les critères qui permettent de considérer certains travaux comme un projet à part entière? En d'autres termes, quand un projet le devient-il? Qu'est-ce qui définit un projet, notamment informatique? Quelle différence avec un mandat, une mission ou une tâche? Qu'entend-on par gestion de projets? Ce chapitre apporte des réponses concrètes avec des exemples à ces questions. Q Les concepts principaux Essai de définition d'un projet V 1. Donnez quelques exemples concrets de projets auxquels vous avez été confrontés. ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 2. Pour chacun d'eux, essayez de donner des critères communs qui peuvent les caractériser. ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 3. Partant de ces exemples, essayez de donner une définition générique d'un projet: Un projet est __________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ © 2008 ABISSA SA 6 D E F I N I T I O N S Définition et caractéristiques d'un projet Un projet est un ensemble d'activités organisées en phases ou étapes et formant l'unité de gestion permettant la réalisation d'un objectif défini et précis.  Un projet est unique, il a une durée limitée et une démarche finie (un début et une fin), comporte plusieurs activités distinctes et se termine par la mise en place d'un procédé (un système dans le domaine informatique), voire par son annulation. Exemples de projets informatiques: ƒ Introduction d'un logiciel ERP1 dans une entreprise. ƒ Acquisition et mise en place d'un LAN2 dans une entreprise. ƒ Développement d'un logiciel spécifique. ƒ Upgrade du parc de PCs à une nouvelle version du système d'exploitation. Selon votre propre expérience, donnez des exemples de projets: " _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Définition de la mission  Une mission est en principe nominative: elle est confiée à quelqu'un en vue de la réalisation d'un objectif. Dans le cadre d'un projet, une mission concerne l'ensemble du projet ou se limite à une phase ou à une étape du projet. Exemples de missions dans le domaine informatique: ƒ Réorganisation d'un service informatique. ƒ Conduite du projet d'introduction d'un progiciel dans une entreprise. ƒ Formation des utilisateurs dans le cadre de l'introduction d'un progiciel. Caractéristiques de la description de mission: Pour être exhaustive, une description de mission doit décrire l'auteur de la mission, la situation actuelle, les objectifs de la mission, son utilité attendue, les délais estimés, les contraintes (budget), les instances de décision, le personnel à disposition, les points de décision (repères) et le devoir d'information (moment, forme, contenu et destinataires). ) 1 Enterprise Resource Planning: progiciel intégré de gestion d'entreprise (SAP, PeopleSoft, Oracle Financials, Microsoft Dynamics...) 2 Local Area Network : réseau informatique local © 2008 ABISSA SA 7 D E F I N I T I O N S Définition du mandat Par rapport à la mission, le mandat est plus restrictif, plus précis, plus limité dans le temps et dans l'action. Un chargé de mission ou de projet peut confier un mandat à d'autres personnes à l'extérieur ou à l'interne de son organisation.  Exemple de mandat: ƒ Dans le cadre de la mission de réorganisation d'un service informatique citée ci-dessus, un mandat spécifique est confié à un cabinet d'audit afin de contrôler le portefeuille de projets en cours. Définition de la tâche Dans le cadre d'un mandat précis, on peut rencontrer plusieurs tâches. C'est un travail encore plus précis et délimité que le mandat. Le mandat demande de la réflexion, du management et de l'organisation, alors que la tâche reste au stade de l'exécution.  Exemple de tâche: ƒ Une des tâches du mandat de contrôle du portefeuille de projets cité ci- dessus consiste à contrôler l'état d'avancement de chaque projet du portefeuille. Intéressons-nous d'un peu plus près à cette notion fondamentale: Les tâches ne peuvent être transmises qu'à des personnes (exécutants) qui utilisent des moyens matériels pour s'en acquitter. Elles sont décrites par des informations concernant l'action et l'objet. La tâche représente une charge durable dans le but d'effectuer un travail déterminé c'est-à-dire "de procéder à une activité" (action) en "agissant sur une chose" (objet). Une tâche n'est donc définie intégralement que si l'action et l'objet sont précisés. Les tâches servent toujours à atteindre des objectifs précis. Elles peuvent donc découler d'objectifs supérieurs. Les objectifs reflètent l'état désiré, donc le résultat idéal; les tâches fixent la manière d'atteindre les objectifs. Objectifs Tâches Objet Action © 2008 ABISSA SA 8 D E F I N I T I O N S Caractéristiques d'une tâche : Qui -> Exécutant Quand, durée -> Temps Avec quoi -> Moyens matériels Où, d'où, vers où -> Lieu Combien, combien de fois -> Quantité La tâche est le plus petit élément de gestion du projet. Au niveau le plus bas, on ne devrait gérer que des tâches élémentaires attribuées à un seul exécutant (une tâche = une personne). ) La gestion de projets Qu'entend-on par "gestion de projets" Par gestion de projets, il faut entendre l'ensemble des activités d'organisation, de planification, de surveillance, de coordination et de pilotage nécessaires lors de l'élaboration nouvelle ou lors de la modification de systèmes. La gestion de projets peut être approchée d'un uploads/Ingenierie_Lourd/ gestion-de-projet-1.pdf

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