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Projet Asso - Formation à la gestion de projet associatif Xavier HENNEQUIN © UT

Projet Asso - Formation à la gestion de projet associatif Xavier HENNEQUIN © UTC 2002 Sommaire I - Préparer ensemble le projet........................................... 5 A - Définir le projet......................................................... 7 Outil 1 : Fiche des objectifs............................................ 7 Outil 2 : Note de clarification........................................... 9 B - Préparer la communication interne................................... 14 Outil 1 : Plan de communication interne............................... 15 Outil 2 : Ordre du jour.................................................. 17 Outil 3 : Méthode d'organisation d'une réunion........................ 18 Outil 4 : Compte rendu de réunion du ../../.............................. 21 C - Constituer l'équipe du projet.......................................... 23 Outil 1 : Liste des participants au projet................................ 24 Outil 2 : Analyse de l'environnement humain.......................... 25 II - Structurer le projet...................................................... 29 A - Caractériser et planifier les tâches.................................... 31 Outil 1 : Liste des tâches............................................... 32 Outil 2 : Planning prévisionnel......................................... 33 B - Etablir le budget prévisionnel......................................... 37 Outil 1 : Budget prévisionnel........................................... 37 Sommaire 3 C - Analyser les risques.................................................... 42 Outil 1 : Analyse préliminaire des risques.............................. 42 III - Réaliser le projet........................................................ 45 A - Suivre l'avancement.................................................... 47 Outil 1 : Tableau de bord du ../../....................................... 48 Outil 2 : Planning de suivi du ../../....................................... 49 Outil 3 : Budget de suivi du ../../.........................................51 B - Débloquer le projet..................................................... 54 Outil 1 : Réunion SOS.................................................. 55 Outil 2 : Fiche de modification.......................................... 57 C - Communiquer avec l'extérieur......................................... 60 Outil 1 : Plaquette de présentation..................................... 60 Outil 2 : Fiche contact.................................................. 65 IV - Finir le projet............................................................. 69 A - Faire le bilan............................................................ 71 Outil 1 : La réunion finale...............................................71 Outil 2 : Le bilan de trésorerie.......................................... 74 Outil 3 : Le bilan des contacts.......................................... 76 Outil 4 : Le bilan global du projet....................................... 78 B - Archiver le projet....................................................... 81 Outil 1 : Tableau d'archivage de la documentation.................... 82 Définitions..................................................................... 87 Annexes........................................................................ 93 4 Projet Asso - Formation à la gestion de projet associatif I Préparer ensemble le projet Vous et plusieurs membres de votre association avez décidé de commencer ensemble un projet qui va vous prendre un certain temps de réalisation. Avant de vous jeter à corps perdus dans la réalisation effective, prenez le temps de bien définir le projet. Objectif : Se mettre d'accord sur les caractéristiques du projet - en décrivant ses caractéristiques dans la fiche des objectifs et la note de clarification. - en préparant l'organisation des réunions : l'ordre du jour, le compte-rendu de réunion et une méthode pour organiser ces réunions. - en préparant la communication interne avec la liste des participants au projet. - en tenant compte des motivations de l'équipe du projet 9 à travers l'analyse de l'environnement humain. Explication : Cette phase vous permet de mieux définir votre idée du projet que vous avez envie de mener. Elle permet que tout le monde se mette d'accord sur les caractéristiques du projet et prenne un temps de réflexion pour préparer au mieux le projet. Les outils proposés vous donnent des 2002 UTC pistes de réflexion mais aussi vous permettent de mettre par écrit des choses dites à l'oral qui vous semblent évidentes sur le coup. Le fait de les mettre sur papier vous permettra de vous les remémorer plus facilement plus tard. Intérêts : - Définir ensemble les caractéristiques du projet. - Commencer à définir les rôles de chacun à partir de leurs motivations et de leurs talents. - Communiquer au sein de l'association sur le projet. - Eviter de se précipiter dans la réalisation effective sans être sûr de la définition collective du projet. Attention : Il est difficile de mettre en place cette phase car souvent toute l'équipe est impatiente de commencer la réalisation. Cependant il est nécessaire que chacun soit d'accord sur les caractéristiques élémentaires du projet pour que tout le monde travaille pour le même projet. Attention : Cette phase vous permet de définir des caractéristiques qui vont évoluer au cours du projet et c'est normal. En effet, les objectifs changeront sans doute en cours de projet mais au moins vous partez tous sur la même idée du projet au départ. 6 Projet Asso - Formation à la gestion de projet associatif 2002 UTC A - Définir le projet Vous-même et certains membres de votre association avez une idée d'un projet 16 à mener, l'association pense pouvoir le réaliser. Il s'agit désormais de définir et clarifier pour tous et pour vous-même les caractéristiques principales de ce projet. Objectif : Définir les caractéristiques principales du projet - par la construction de la fiche des objectifs. - par la construction de la note de clarification au cours de la réunion de lancement 10. Intérêt : Cette première étape est primordiale pour motiver l'association et ses membres autour du projet et des objectifs de celui-ci. Actions Organiser une réunion de lancement. pour lancer et définir le projet ensemble en invitant tous les membres de l'association pressentis pour composer l'équipe du projet 9 ainsi que les responsables de l'association. Exprimer clairement les objectifs du projet associatif. pour permettre à l'équipe du projet d'exprimer ses objectifs. Classer ces objectifs . pour repérer les objectifs fondamentaux et secondaires, ainsi que leurs relations. Reporter ce classement sur la fiche des objectifs. pour se mettre d'accord sur des objectifs explicites et compréhensibles. Réaliser la note de clarification. pour disposer d'un document qui résume tous les aspects du projet. Communiquer à tous les membres de l'association la note de clarification. pour assurer une bonne cohésion de l'association autour de la définition du projet. Outils Préparer ensemble le projet 7 2002 UTC P h a s e 1 Outil 1 : Fiche des objectifs Présentation Explication : La fiche des objectifs est un document construit qui liste des objectifs du projet, leurs relations et leur ordre d'importance. Cette fiche des objectifs est à construire lors de la réunion de lancement 10 entre les initiateurs du projet et ceux susceptibles d'y participer. Intérêts : - Lister des objectifs explicites, compréhensibles et hiérarchisés. - Permettre à toute l'équipe du projet 9 pressentie de s'exprimer sur les objectifs du projet. - Mettre d'accord et motiver l'équipe du projet autour d'objectifs communs. - Avoir un document de référence auquel se rapporter en cas de désaccord au cours du projet. Attention : Les objectifs initiaux du projet évolueront certainement au cours du déroulement, pas de panique, c'est normal. Conseil : Montrez lors de l'établissement de cette fiche votre volonté de tenir compte des remarques de chacun. Cela montre à tous que chaque membre de l'équipe est important pour la réalisation du projet. Fiche des objectifs I - Méthode de définition des objectifs Réunissez les initiateurs du projet (dont vous faites partie) et les membres de l'association susceptibles d'y participer. Invitez également les responsables de l'association. Lors de cette réunion de lancement, définissez les objectifs ensemble par la méthode suivante. 1 - Produire la liste la plus exhaustive possible des objectifs du projet. Méthode : Au cours de la réunion de lancement 10 chaque participant va 8 Projet Asso - Formation à la gestion de projet associatif 2002 UTC noter individuellement la liste des objectifs qu'ils associent personnellement au projet. L'animateur de la réunion va collecter les listes de chacun et noter ces objectifs sur un tableau visible par tous. Conseil : Pour exprimer les objectifs vous pouvez proposer d'utiliser un verbe d'action à l'infinitif en répondant à la question. Attention : Méfiez-vous de la confusion entre les objectifs et les moyens d'y arriver. 2 - Identifier les objectifs généraux et secondaires du projet. Méthode : Classez ensemble (par des couleurs par exemple) les objectifs listés en fonction de leur importance et supprimer ceux qui sont en double. 3 - Classer les objectifs secondaires par catégorie. Méthode : Vous repérez ensemble au tableau les objectifs secondaires puis vous les classez selon des catégories définies au fur et à mesure du classement. Exemple : Catégories : financier, technique, logistique, etc. Méthode : Vous pouvez désormais reporter ces objectifs dans la fiche des objectifs. II - Objectifs généraux du projet Quels sont les objectifs généraux du projet ? III - Objectifs secondaires du projet Catégorie d'objectifs Liste des objectifs par catégorie Quelles sont les catégories d'objectifs identifiées ? Quels sont les objectifs correspondants à chaque catégorie ? Outil 2 : Note de clarification Présentation Explication : La note de clarification est un document qui précise les caractéristiques du projet. Elle reprend les objectifs de la fiche des objectifs et contient une première liste des contraintes 7 et des risques 17. Elle est diffusée dans votre association à toutes les personnes concernées par le projet. Préparer ensemble le projet 9 2002 UTC P h a s e 1 Intérêts : - Définir le projet sous ses principaux aspects. - Disposer d'un document de référence décrivant les caractéristiques initiales du projet. - Disposer des renseignements nécessaires pour construire les plaquettes de présentation du projet pour les partenaires potentiels. Attention : Pour obtenir les informations nécessaires à la rédaction de cette note de clarification, pensez à consulter toute l'équipe. Cela donne des idées et cela motive tout le monde autour du projet. uploads/Ingenierie_Lourd/ gestion-de-projet-associatif-animafac-pdf.pdf