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Les étapes de la période Etudes E d i t i o n 2 0 1 2 Analyse du dossier Concep

Les étapes de la période Etudes E d i t i o n 2 0 1 2 Analyse du dossier Conception Mise à prix Préparation de l’offre Négociation Relation Etudes - Travaux Conception après signature 1 2 3 4 5 6 7 Le mot de Babak Nattagh Une étude achevée et de qualité est une condition nécessaire à la réussite d’un projet. Dans cette phase, les bases d’une réalisa- tion se construisent et permettent aux responsables de travaux de démarrer le chantier dans des conditions saines. Onze stagiaires accompagnés de onze tuteurs dans les onze régions d’Eiffage Construction se sont penchés sur les étapes de la « phase Amont ». Après avoir fait l’état des lieux dans nos « ser- vices études », ils ont réalisé un travail commun riche en réflexions et échanges. Ceci a abouti à un document mis à la disposition des responsables d’études qui contient, entre autres, quelques propositions d’améliorations de notre façon de faire. Cette édition confirme, s’il en était besoin, la bonne idée de « Stage Interrégional » et doit encourager Michel Guérinet à poursuivre son œuvre. Je remercie les régions Nord-Pas- de-Calais, Azur et Ouest de nous avoir accueilli lors des étapes in- termédiaires de cette édition. Babak Nattagh Introduction ... 1 Sommaire 1. Analyse du dossier ... 2 Présentation de l’analyse du DCE ... 3 Fiche Identification de l’Affaire - loi MOP ... 4 Présentation des PPP ... 8 Fiche Identification de l’Affaire - PPP ... 10 Fiche Visite de Site ... 16 Fiche Compte Rendu Réunion de Moyens ... 18 Recommandations ... 20 En bref ... 22 2. Conception ... 23 PPP / PMG / Gré à Gré ... 25 Gros oeuvre ... 26 Clos & Couvert ... 29 Lots techniques ... 30 Autres lots ... 31 Volet énergétique ... 32 En bref ... 35 3. Mise à prix ... 36 Déroulement d’une mise à prix ... 37 Les outils disponibles ... 38 Mise à prix Clos & Couvert ... 39 Mise à prix lots techniques et VRD ... 40 Consultation des sous-traitants ... 41 Feuille de vente ... 42 En bref ... 43 4. Préparation de l’offre ... 44 Composition du dossier ... 45 Mémoire technique ... 46 Supports et Charte ... 52 En bref ... 53 5. Négociation ... 54 Négociation Conception-Construction / PPP ... 55 Connaissance du client ... 56 Connaissance de notre offre ... 57 Implication équipe Eiffage et audition ... 59 Négociation avec les CES ... 62 Recommandations ... 63 En bref ... 66 6. Relation Etudes - Travaux ... 67 Transfert ... 68 Réunion Etude d’exécution ... 70 Retours d’expérience ... 71 En bref ... 76 7. Conception après signature ... 77 Poursuivre la conception ... 78 Optimiser la conception ... 82 Contrôler la conception ... 85 En bref ... 88 Notes ... 89 Glossaire ... 92 Rédacteurs ATLANTIQUE CENTRE-EST COTE D’AZUR GRAND EST ILE DE FRANCE MEDITERRANEE MIDI PYRENEES NORD PAS DE CALAIS NORMANDIE CENTRE OUEST PICARDIE PALACIOS Romain - Stagiaire JAY Jean-Pierre - Chef de projet El ORCH Zeineb - Stagiaire TREUIL Hervé - Directeur technique PORTIER Fabien - Stagiaire ROCA Paul - Directeur technique BERTHOLET Enguerrand - Stagiaire MICHEL Cédric - Directeur conception PPP Jarny FORRAY Victor - Stagiaire JAUGEAS Eric - Chef de groupe DELUCA Gilles - Stagiaire JAHIER Michel - Responsable des études JANIAK Ludovic - Stagiaire PILIPENKO Gérard - Directeur d’agence BOUR Aymeric - Stagiaire FOURNET Marion - Chargée d’études ROUQUET Florian - Stagiaire DUCROCQ Patrick - Directeur des études DIB Elie-Vincent - Stagiaire COCHERIL Pierre - Directeur des études AOUN Jean-Pierre - Stagiaire LEMAIRE Pascal - Responsable études Le Service Etudes est un des principaux acteurs de l’entreprise. Il a pour mission de ré- pondre aux appels d’offres sur le marché de la construction. Ces affaires sont souvent diffé- rentes dans leurs structures administratives ; aussi nécessitent-elles un travail d’étude spé- cifique. C’est pourquoi un rappel est proposé sur la constitution de ces dossiers qui sont de plus en plus techniques et réglementés. L’équipe du Stage Interrégional 2012 a élaboré ce guide dans l’objectif de présenter de façon succincte mais précise les différentes étapes de la période Etudes permettant de répondre aux appels d’offres, quelque soit leur forme administrative (PPP*, C-C*, PMG*, Loi Mop*, etc.). Ainsi sont regroupées des préconisations traitant des différents cas qu’un chargé d’études peut rencontrer au cours de sa carrière : bureaux, logements, salle de sport, usines, hôpitaux, Ehpad, etc. Chaque étape de ce guide a pour ambition de l’accompagner dans sa démarche de lecture, d’analyse et de préparation de l’offre, en espérant satisfaire quelques attentes. La chronologie de la préparation d’une offre est reprise par les différentes parties du guide : Introduction Analyse du dossier : reprend les grandes lignes du projet et ses contraintes. Conception : accompagne et oriente la Maîtrise d’Oeuvre dans la conception du projet, spécifique aux PPP, C-C, PMG. Mise à Prix : présente le déroulement de la mise à prix et des outils de chiffrage. Préparation de l’offre : récapitule les différentes pièces à joindre à un dossier de soumission et de candidature, et conseille sur la constitution et la réalisation du mémoire technique. Négociation : aborde le dialogue compétitif avec le client et ses Maîtres d’Oeuvre et les consultations des sous-traitants en cas de succès. Relation Etudes - Travaux : traite du suivi du projet par les études après la signature : transfert, étude d’éxécution, retour d’expérience. Conception après signature : consiste à élaborer le projet dans le détail en respectant les engagements pris, spécifique aux PPP, C-C, PMG. 1 2 3 4 5 6 7 Ce guide n’aborde pas la partie amont de la veille commerciale ainsi que son contexte. Toutefois, il convient de souligner l’importance de l’évaluation du contexte commercial au niveau des intervenants, tels que la maîtrise d’ouvrage, l’architecte, les économistes, les BET*, avant le lancement d’une étude. 1 Analyse du dossier Les directeurs régionaux, d’établissements, d’études et de développement sont en charge de réaliser une veille commerciale afin d’établir un bilan des affaires à venir. Cette démarche conduit à la mise au point d’un PAC* de la région qui est ensuite trans- féré à chaque établissement. En interne et régulièrement, les responsables d’établissement, du développement et des études se réunissent pour faire un point des affaires en cours et à venir. Ils discutent des nouveaux appels d’offres et des futurs projets potentiels. Ils planifient ainsi la charge de travail en fonction de leur planning d’études, organisant la répartition des affaires à étudier par chargé d’études, afin de répondre efficacement aux AO*. Suite à ce processus, les affaires sont réparties et l’AO peut commencer à être étudié. La première étape de la réponse à un appel d’offres est l’analyse du DCE*. Ce processus d’analyse, mené par le chargé d’études, s’appuie sur une « revue de contrat » propre à chaque appel d’offres. Cette dernière est construite pour suivre le tra- vail d’analyse et de réponse à l’AO de manière chronologique. L’ensemble des onglets constituant cette revue est une aide à la lecture, à l’analyse à la préparation de l’offre. Elle définit également les moyens à mettre en place en phase études. De plus, la consti- tution de cette revue rentre dans le cadre d’une démarche de qualité ISO 9001 certifiant la mise en œuvre d’un management de la qualité. NB : A la suite de la lecture du DCE, l’étude pourrait être abandonnée. Un bilan doit être fait avec le responsable des études à la fin de la rédaction de la fiche d’analyse. Veille commerciale PAC Bilan interne Plannification des études Etude de l’AO 1 Bon à savoir ! La méthodologie d’analyse du DCE peut varier d’une région à une autre. 3 Analyse Présentation de l’analyse du DCE L’analyse du DCE compte parmi l’une des étapes comprises entre la remise du dossier au chargé d’études et le début de sa mise à prix. Cette analyse sert à identifier les opportunités et risques liés à une affaire. Souvent la fin de l’analyse du DCE est marquée par une réunion de lancement. Un DCE est constitué d’un ensemble de plans et des pièces écrites. Si certains d’entre eux sont redondants d’une affaire à l’autre, d’autres sont spécifiques à un dossier. Le chargé d’études devra y relever les informations caractérisant le projet tant sur les plans technique, administratif, juridique que financier. Pour réaliser cette analyse, un ensemble de documents supports à la revue de contrat sont mis à disposition des chargés d’études dans chaque région d’Eiffage Construction. Les pages suivantes proposent de présenter les principaux documents associés à cette analyse : une fiche d’identification d’affaire, une feuille de visite de site et un compte rendu de moyens. Les spécificités liées aux différents types d’appels d’offres impliquent des approches différentes. Ainsi, on distinguera les fiches d’identification d’affaire des chantiers en Loi Mop, en PPP et en Conception-Construction. Bon à savoir ! Méthodologie d’analyse de DCE 1. Vérifier si toutes les pièces listées dans le RC* sont bien jointes au DCE. 2. Ordonner toutes les pièces du dossier dans uploads/Ingenierie_Lourd/ guide-etudes-de-prix.pdf