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Les outils de pilotage d’un projet Tableau récapitulatif Etapes Outils Cadrer C

Les outils de pilotage d’un projet Tableau récapitulatif Etapes Outils Cadrer Conduire Conclure Fiche d’expression de besoins Dossier d’étude d’opportunité Note de cadrage Tableau d’analyse des aléas PERT (revenir au cours de la recherche opérationnelle) Gantt (revenir au cours de la recherche opérationnelle) Fiche d’évaluation des charges Plan de communication Tableau de bord du projet Plan d’action Fiche de relevé de décision Fiche de bilan de projet 1 Fiche d’expression de besoins Imprimé type Rédacteur : Structure : Personnes consultées Leur structure Rappel du contexte Objet Objectifs poursuivis Rappel de l’existant Gains attendus Contraintes Risques 2 Dossier d’étude d’opportunité Imprimé type Dossier d’étude d’opportunité Projet : Création d’une base de données dédiée aux étudiants de l’ENCGO qui regroupe l’ensemble des anciens PFE Objet L’aide apporté aux étudiants de l’ENCGO notamment les 4éme et 5éme années pour accéder facilement aux enceins PFE en cas de besoin, à travers le regroupement de ces derniers sur une plateforme digital. Objectifs et enjeux -Faciliter l’accès aux anciens PFE tout en les numérisant sur une plateforme. Ainsi qu’un classement selon le professeur encadrant, la spécialité et l’année de rédaction aura lieu ; -Garder un lien entre les lauréats et les étudiants actuels de l’ENCGO : Consacrer à chaque PFE une fiche qui va contenir les coordonnées du lauréat afin de facilité la prise de contact entre les étudiants et les lauréats (dans le cas où l’étudiant cherche à avoir plus d’informations) ; -Minimiser l’espace de stockage au niveau de la bibliothèque : Eviter le surstockage des versions papier cumulées au fil du temps ; - Améliorer l’image de l’école à travers l’insertion d’un instrument de gestion et stockage des anciens PFE ; -Optimiser le temps et l’espace : Si par exemple un étudiant effectue son stage dans une ville autre que Oujda, il pourra facilement accéder aux anciens PFE sans qu’il se déplace. Description de l’objet du changement Ce projet a pour objet de d’aider les étudiants de l’ENCGO dans l’élaboration de leur propre PFE en leurs permettant d’accéder facilement aux enceins PFE à travers une plate-forme qui regroupe ces derniers. La base de données vas garantir aux étudiants la disponibilité des enceins PFE qui 3 peuvent consulter à tout moment (même hors horaire administratif) sans avoir besoin de se déplacer jusqu'à l’école pour une simple consultations ou lecture Impacts organisationnels et humains Impacte humain : renforcer les liens entre les lauréats et les étudiants de l’école Impacte organisationnel : un nouvel instrument digital de gestion et de conservation des PFE au sien de L’ENCGO Exigences de qualité - Plate-forme opérationnel et facile à manipuler par les étudiants - Accès limité aux étudiants de l’ENCGO - Identification des étudiants par e-mail institutionnel - Organisation des PFE par filière de spécialité - Plusieurs filtres de recherche à disposition des étudiants : par filière, par professeurs encadrants, par année de rédaction - Une fiche de description va accompagner chaque PFE qui comporte : non du lauréat et ses cordonner (pour faciliter le contacte en cas de besoin), Professeur encadrant, spécialité, années de rédaction, entité d’accueil …etc. Volumes prévus - Plate-forme avec espace de stockage suffisant - Rapidité opérationnel de la plate-forme Délais de mise en œuvre - 4 mois de préparation du projet - 9 septembre : plate-forme à disposition des étudiants (lancement) 4 Note de cadrage Imprimé type Projet : Chef de projet :  Origine du projet :  Objectifs :  Périmètre du projet :  Périmètre hors du projet :  Contraintes :  Description de l’équipe projet : (Noms, fonctions, disponibilité nécessaire sur le projet : période, degré de sollicitation…) Les responsabilités du chef de projet : Les responsabilités de l’équipe projet :  Le mode de pilotage du projet : (Calendrier de réunions, modes de reportings, modalités de pilotage)  Les moyens : Investissements : Budget de fonctionnement :  Dispositions particulières : (Organisation, contraintes, phases, calendrier…)  Calendrier du projet : Date de début : Date de fin : Date de mise en place :  Durée totale : 5 Tableau d’analyse des aléas Imprimé type Tâches Aléas Probabilité Gravité objectifs Gravité délais Gravité moyens Actions de prévention Action de régulation 6 Fiche d’évaluation des charges Imprimé type Libellé du projet : Code du projet : Date de démarrage : Date de fin : Coût en dh du jours/ homme : Date d’établissement de la fiche : Déroulement du projet Etapes Date de fin cible Charge acteurs Total charge en j/h Coût en dh Etape 1 Etape 2 Etape 3 Totaux 7 Plan de communication Imprimé type Etape du projet : Objectif de l’étape Date : Cibles Objectifs Messages Supports Responsable Moment Destinataire de la communication par catégorie homogène Définir le résultat à atteindre par les actions de communication Construire le contenu des actions propres à atteindre l’objectif fixé Définir la forme et les moyens à mettre en œuvre pour réaliser la communication Identifier le moyen humain approprié pour réaliser la communication Fixer les rendez vous de communication et leur fréquence Vers qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ? Qui ? Quand ? 8 Tableau de bord du projet Imprimé type Semaine Etabli par Code du projet Etapes Indicateurs de résultats Unité de mesure Objectif Semaine 1 Semaine 2 Semaine N Sources de vérifications Observations Prévue Réelle Prévue Réelle Prévue Réelle Aspect financier Semaine 1 Semaine 2 Semaine N Sources de vérifications Observations Prévue Réelle Prévue Réelle Prévue Réelle Budget Economies 9 Plan d’action Objectif du plan d’action Enjeux : Responsable du projet : Hanae Raoui N° Actions Responsable Groupe Délai Date de début Date de fin 1 Demander l’autorisation de l’administration de l’école pour accéder au enceins PFE (version numériser sur CD) 2 sem aine 1.1 Déposition de la demande 1 jour 1.2 Récupération et organisation des PFE par filière de spécialité 1 semai ne 2 Solliciter la subvention du projet par l’administration de l’école 2 semai ne 2.1 Préparer le dossier de damne 1 semai 10 de la subvention ne 2.2 déposition du dossier à l’administration 1 semai ne 3 Collaboration avec le service informatique de l’ENCGO 8 semai ne 3.1 Réunions avec l’équipe technique de du service informatique de l’école pour discuter les exigences qualité du projet et l’exigence de l’école 2 jours 3.2 Création de la plate-forme 5 semai nes 3.3 Insertion de la base de données (les enceins PFE) sur la plateforme 2sem aine 4 Test d’utilisation 1 semai 11 ne 5 Lancement de la plateforme 1 jours 12 Fiche de relevé de décision Imprimé type Fiche de relevé de décision Sujet : Objectif : Description Contexte : Proposition : Réponses et observations Instance de validation Date de validation Signature 13 Fiche de bilan de projet Imprimé type Bilan de projet Rappels des objectifs fixés lors du cadrage Résultats atteints Ecarts Observations Indicateurs de performance cibles Résultat chiffré observé Différence en le prévu et le réalisé Causes explicatives de l’écart Conclusions (Enseignement à tirer du projet pour les projets à venir) 14 uploads/Ingenierie_Lourd/ les-outils-de-pilotage-dun-projet.pdf