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MANUEL DE PROCEDURES Applicable à L’EXECUTION NATIONALE MADAGASCAR Août 2007 RE

MANUEL DE PROCEDURES Applicable à L’EXECUTION NATIONALE MADAGASCAR Août 2007 REPOBLIKAN'I MADAGASIKARA Tanindrazana-Fahafahana-Fandrosoana Manuel Nex SOMMAIRE INTRODUCTION ................................................................................................................................... 1 DEFINITION ET PRINCIPES DE BASE DE L’EXECUTION NATIONALE : .................................. 2 1. LES ACTEURS ET LEURS ROLES DANS LA MISE EN ŒUVRE DES PROJETS APPUYES PAR LE PNUD ....................................................................................................................................... 1 1.1. LES MÉCANISMES INSTITUTIONNELS ......................................................................................................... 1 1.1.1. Le Comité de Programme de pays................................................................................. 3 1.1.2. Le Comité de résultats ................................................................................................... 3 1.1.3. Le Comité de projet ....................................................................................................... 4 1.1.4. Partenaire de réalisation /Entité d’exécution ou partenaire de mise en œuvre du projet ………………………………………………………………………………………..4 1.1.5. L’équipe du projet : ....................................................................................................... 5 1.2. L’APPUI AU PROJET PAR LE PNUD ........................................................................................................... 6 1.2.1. Le Chargé de programme .............................................................................................. 6 1.2.2. Le Bureau du PNUD ..................................................................................................... 6 1.3. L’APPUI DES AUTRES AGENCES DU SYSTÈME DES NATIONS UNIES ......................................................... 6 2. LES OPERATIONS DE DEMARRAGE DU PROJET ................................................................. 7 2.1. L’ORIENTATION DU PROJET ....................................................................................................................... 7 2.1.1. La réunion d’orientation ................................................................................................ 7 2.1.2. Communication d’information au PMO ........................................................................ 7 2.2. L’ACTIVATION DU PROJET ......................................................................................................................... 9 2.2.1. Nomination du Directeur national et du Gestionnaire national du Projet : ................... 9 2.2.2. Suivi optionnel et agences consultatives: ...................................................................... 9 2.3. LA PLANIFICATION .................................................................................................................................. 10 2.3.1. Plan de travail pluriannuel ............................................................................................10 2.3.2. Plan de travail annuel ...................................................................................................10 2.3.3. Plan de travail trimestriel .............................................................................................11 2.3.4. Prévisions de dépenses : ...............................................................................................11 2.4. FORMATION DÉTAILLÉE DU PERSONNEL DU PROJET EN CE QUI CONCERNE LES PROCÉDURES DE NEX . 11 2.5. MISE SUR PIED DU BUREAU DU PROJET .................................................................................................. 11 2.6. LISTE DE VÉRIFICATION POUR LE DÉMARRAGE ...................................................................................... 12 3. REVISION DU BUDGET ............................................................................................................13 4. GESTION DES ACHATS ET DES CONTRATS ........................................................................14 5. GESTION DU MATERIEL ..........................................................................................................16 5.1. PRINCIPES GÉNÉRAUX ............................................................................................................................. 16 5.2. LA GESTION DES STOCKS, DES ÉQUIPEMENTS ET LA MAINTENANCE DU PATRIMOINE DU PROJET .......... 16 5.2.1. La gestion des stocks ....................................................................................................16 5.2.2. Principes régissant la gestion du carburant : ................................................................17 5.2.3. Principes régissant la gestion des équipements durables : ..........................................17 5.3. PRINCIPES RÉGISSANT LA GESTION, LA MAINTENANCE ET LA SÉCURITÉ DES VÉHICULES ET DES PERSONNES TRANSPORTÉES .................................................................................................................................... 17 5.3.1. Les principes généraux .................................................................................................17 5.3.2. La maintenance des véhicules ......................................................................................18 5.3.3. La sécurité des véhicules et des personnes transportées ...............................................18 5.3.4. Attitudes à observer en cas d’accidents, de panne, ou de contrôle routier ...................19 5.3.5. Dispositions relatives aux incidents .............................................................................19 6. GESTIONS DES RESSOURCES HUMAINES ...........................................................................20 6.1. LE PERSONNEL IMPLIQUÉ DANS LE PROJET ............................................................................................. 20 6.1.1. Le Personnel du Projet (PP) : .......................................................................................20 6.1.2. Le Personnel recruté sur une base temporaire (PBT) : .................................................20 6.2. LE RECRUTEMENT ................................................................................................................................... 20 6.2.1. Le principe de base du recrutement ..............................................................................20 6.2.2. Le processus de recrutement ........................................................................................21 6.3. LES SALAIRES ET LES INDEMNITÉS .......................................................................................................... 23 6.3.1. Détermination du salaire : ............................................................................................23 6.3.2. Gestion des présences et mode de paiement : ..............................................................23 6.3.3. La sécurité sociale ........................................................................................................23 6.4. LES CONGÉS ............................................................................................................................................ 23 Manuel Nex 6.4.1. Le congé annuel ............................................................................................................23 6.4.2. Le congé de maladie .....................................................................................................24 6.4.3. Le congé de maternité ..................................................................................................24 6.4.4. Le congé de paternité ...................................................................................................24 6.4.5. Comptabilisation des congés ........................................................................................24 6.5. L’EVALUATION DES PERFORMANCES ET RENOUVELLEMENT DE CONTRAT ............................................ 24 6.5.1. Pour les contrats des consultants/prestataires de services recrutés sur une base temporaire 24 6.5.2. Pour les contrats de Personnel de Projets .....................................................................25 6.5.3. Renouvellement de contrat ...........................................................................................25 6.6. SÉPARATION ............................................................................................................................................ 25 6.6.1. Démission .....................................................................................................................25 6.6.2. Expiration du contrat ....................................................................................................25 6.6.3. Résiliation du contrat avant son terme .........................................................................26 7. GESTION DES VOYAGES ET DES FORMATIONS ................................................................27 7.1. LES DISPOSITIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................ 27 7.2. LES DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES .............................................................................................................. 28 7.2.1. Les dispositions relatives aux formations et aux missions ...........................................28 7.2.2. Dispositions relatives aux missions à l’intérieur du territoire national ......................29 8. GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE...............................................................................31 8.1. OUVERTURE ET CLÔTURE D’UN COMPTE BANCAIRE : ............................................................................. 31 8.2. PLAN DE GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES : .............................................................................. 31 8.3. AVANCES DE FONDS : .............................................................................................................................. 32 8.4. PAIEMENTS DIRECTS : ............................................................................................................................. 32 8.5. ETABLISSEMENT DU RAPPORT FINANCIER : ............................................................................................ 33 8.6. ENGAGEMENT DES FONDS ET PROCÉDURES COMPTABLES : ................................................................... 33 8.7. GESTION DES FONDS : ............................................................................................................................. 34 8.7.1. Gestion de la caisse du Projet : .....................................................................................34 8.7.2. Gestion des avances de fonds exceptionnelles : ...........................................................34 8.7.3. Gestion du compte bancaire : .......................................................................................35 8.7.4. Procédures de décaissement des fonds des projets NEX ..............................................36 9. SUIVI, EVALUATION ET AUDIT .............................................................................................37 9.1. SUIVI ....................................................................................................................................................... 37 9.1.1. Au cours du cycle annuel : ...........................................................................................37 9.1.2. Annuellement : .............................................................................................................37 9.2. EVALUATION ........................................................................................................................................... 37 9.3. AUDIT ...................................................................................................................................................... 38 10. CLOTURE DU PROGRAMME OU DU PROJET ..................................................................39 Manuel NEx Page 1 INTRODUCTION Dans le cadre du financement de la coopération au développement, le PNUD Madagascar a adopté l’« Exécution Nationale » (NEX) comme modalité d’intervention et d’appui au Gouvernement Malgache. Ladite modalité affirme la responsabilité et l’engagement de ce dernier devant l’Administrateur du PNUD quant à l’utilisation pertinente, efficace et efficiente des ressources pour atteindre les résultats assignés aux différents programmes et projets. Le but ultime visé par cette approche est la durabilité et la pérennité des actions de développement. Aussi, sur la base des priorités du Pays, les principaux objectifs de l’Exécution Nationale sont particulièrement le développement des capacités nationales face aux responsabilités et à l’obligation de rendre compte, ainsi que l’appropriation des actions de développement, de la conception à l’évaluation d’effets et d’impacts, en passant par la mise en œuvre et le suivi. Or, l’application de la modalité NEX à Madagascar depuis quelques années a rencontré plusieurs contraintes, aussi bien dans la mise en oeuvre que dans la gestion des ressources. Ceci est dû au manque de précision et à l’incertitude d’application entre les procédures du Gouvernement ou celles du PNUD, ainsi qu’à des interprétations contradictoires des textes. Pour ce faire, un atelier d’information et de formation été organisé au mois de mai 2007, conjointement avec le Ministère de l’Economie, du Plan, Secteur Privé et du Commerce, par le biais la Direction Générale de l’Economie et du Plan, organe de coordination du Gouvernement, pour échanger sur les problèmes rencontrés dans la mise en œuvre des programmes/projets et trouver les solutions appropriées avec les premiers responsables nationaux des programmes et projets. L’élaboration du présent manuel est donc le principal résultat des recommandations dudit atelier, mais aussi de celles de l’audit pour l’exercice de l’année antérieure. Les objectifs visés par ce manuel de procédures sont ainsi de fournir les directives et orientations, d’harmoniser les règles et procédures administratives et financières applicables à l’atteinte des objectifs et résultats des programmes et projets, et d’en définir les mécanismes et les arrangements de gestion. Il n’est toutefois pas statique mais transitoire. Il sera mis à jour périodiquement pour tenir compte de l’évolution des procédures en vigueur. Manuel NEx Page 2 LES ACTEURS ET LEUR ROLE DANS LA MISE EN ŒUVRE DES PROJETS APPUYES PAR LE PNUD DEFINITION ET PRINCIPES DE BASE DE L’EXECUTION NATIONALE : 1) On entend par exécution nationale le mode opérationnel concerté par lequel le pays bénéficiaire assume la responsabilité de la gestion et de la réalisation des programmes et projets appuyés par le PNUD (Décision 92/22 du Conseil d’administration en date du 26 mai 1992). 2) On entend par gestion et réalisation, l’achat et la fourniture de tout apport nécessaire à un programme ou un projet, ainsi que leur transformation en « produits ». 3) Dans sa résolution 47/199 du 22 décembre 1992, l’Assemblée Générale a réaffirmé que « l’exécution nationale devrait être la norme pour les programmes et projets appuyés par le Système des Nations Unies, compte tenu des besoins et des capacités des pays bénéficiaires ». 4) Si l’objectif premier de l’exécution nationale demeure le renforcement des capacités nationales et la durabilité des acquis, ses principes fondamentaux sont : L’application des règles et procédures du gouvernement, lorsqu’elles sont compatibles avec les pratiques internationalement reconnues ; le but étant de faire en sorte qu’elles soient intégrées aux programmes et structures nationaux et conformes à ceux-ci ; Le respect des règles et règlement du PNUD, lorsque le bureau du pays du PNUD fournit des services d’appui ; L’exécution nationale d’un programme ou d’un projet appuyé par le PNUD suppose que le Gouvernement fasse preuve d’un intérêt et d’une volonté d’assumer la responsabilité de la gestion du programme ou du projet et qu’il existe des capacités nationales de gestion (technique, administrative et financière) appropriées. A cet effet, une évaluation des conditions de démarrage des entités de mise en œuvre est réalisée par le PNUD avant le démarrage des activités du programme/projet. Si l’évaluation révèle que ces capacités sont insuffisantes, le PNUD prévoit un plan de renforcement de capacités qui est intégré au plan annuel de travail ; Les structures nationales désignées pour la mise en œuvre des programmes/projets doivent être directement concernées par les activités retenues ; L’entité de mise en œuvre est responsable devant le Représentant résident et l’Administrateur du PNUD de la gestion technique, financière et administrative des programmes/projets. La délégation du pouvoir du Représentant résident à l’entité de mise en œuvre exige l’obligation de rendre compte par cette dernière ; Les ressources du PNUD doivent être gérées suivant les procédures administratives et financières contenues dans le présent manuel uploads/Ingenierie_Lourd/ manuel-de-procedures-applicable-a-l-x27-execution-nationale-madagascar-aout-2007.pdf