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Modèles de documents de gestion de projet Retour au sommaire Vous êtes identifié comme visiteur, pour avoir accès aux zones de texte flouté, vous devez devenir abonné PREMIUM. Cette page vous propose des modèles de documents de gestion de projet. Ils sont destinés à vous inspirer pour la création de vos propres documents. Ils sont volontairement très généraux et vous devez donc les adapter aux spécificités de votre métier, aux particularités et à la culture de votre organisme. Soyez critique : ne conservez pas une rubrique qui ne vous parait pas pertinente. Dans le souci de ne pas alourdir inutilement les modèles de document, les éléments de traçabilité (date de création du document, numéro de version, auteur et destinataires) sont présentés dans la première section. Les documents sont regroupés par processus du projet. Un schéma présente chacun des processus et les documents qui lui sont associés. Faites un bon usage de ces modèles de documents de gestion de projet, et bien entendu n’hésitez pas à me faire part de vos remarques. Méta-processus de gestion des projets de l'organisme Les deux documents de cette section traitent de la façon dont la direction de l’organisme (entreprise, établissement, organisme public, association…) a décidé de gérer les projets : Quels sont les différents types de projet, qui fait quoi et qui est responsable de quoi en matière de gestion de projets, etc… Les sections suivantes traiteront des documents mis en œuvre dans la gestion de chacun des projets de l’organisme. Cliquez sur la barre correspondant au document qui vous intéresse Directive pour la gestion du portefeuille de projets Ce document contient les règles générales établies par la direction de l’organisme en ce qui concerne la gestion des projets. Le fait que l’intitulé fasse mention de la notion de « portefeuille de projets » manifeste la volonté de mettre tous les projets au service de l’ambition stratégique affichée par la direction de l’organisme. Modèle commenté de Directive pour la gestion du portefeuille de projets Directive pour la gestion du portefeuille de projets – Définition d’un projet La première chose que doivent savoir faire les acteurs de la l’organisme c’est de distinguer les https://methodo-projet.fr/modeles-de-documents-de-gestion-de-projet/ activités qui seront traitées en mode projet de celles qui ressortent d’autres processus. Ce paragraphe peut être rédigé comme suit : Le projet se définit par opposition aux opérations courantes, comme la production ou la maintenance qui sont continues et répétitives. Toute activité temporaire visant un résultat unique est un projet et doit être gérée en mode projet conformément aux prescriptions du présent document. Il peut être utile de spécifier un seuil (de durée et/ou de charge de travail et/ou de budget) en deçà duquel le projet échappe à la procédure de management par projet. – Définition d’un programme Il arrive souvent qu’un ensemble de projets soit au service d’un même objectif stratégique. Cet ensemble de projets s’appelle un programme. – Portefeuille de projets L’ensemble des programmes et des projets de l’organisme constitue le portefeuille de projets. – Typologie des projets Il est souvent nécessaire de définir les différents types (catégories) de projet gérés par l’organisme : internes ou externes, technologiques ou informatiques, projets d’innovation, projets de changement etc… Cette catégorisation n’a d’intérêt que si la procédure applicable est sensiblement différente d’un type à l’autre. – Cycle de vie des projets Le déroulement d’un projet suit un parcours standardisé, que l’on appelle le cycle de vie. Le cycle de vie peut différer d’un type de projet à l’autre. Basiquement ce paragraphe peut être rédigé comme suit : Les projets se déroulent en quatre phases successives : . La phase d’exploration vise à valider l’opportunité du projet . La phase de préparation vise à valider la faisabilité du projet . La phase de mise en œuvre vise à réaliser le produit . La phase de clôture. Les phases du cycle de vie sont bornées par des jalons. Un document d’entrée fixe les conditions de déroulement de la phase a venir et un document de sortie en présente les résultats. Ces documents, au nombre de huit, font partie du processus de coordination du projet. Des trames-type de ces documents figurent en annexe. – Instance de gestion du portefeuille de projets Lorsque ce n’est pas la direction générale de l’organisme qui assure directement la gestion du portefeuille de projets, ce rôle est confié à un bureau des projets (en anglais PMO pour Project Management Office) qui rend compte directement à la direction. Classiquement les missions du PMO (qui doivent être précisées ici) consistent à : . Établir puis faire évoluer le processus, les documents et les outils de gestion de projets . Centraliser les demandes de projet . Juger de la pertinence des demandes de projet et décide de leur entrée au portefeuille de projets . Définir les priorités entre projets . Nommer les chefs de projet (et les directeurs de programme le cas échéant) . Autoriser le franchissement des jalons du cycle de vie . Arbitrer les conflits, notamment lorsque les ressources partagées entre les projets s’avèrent insuffisantes. . Contrôler l’avancement des projets (et programmes) et agir en cas de constat d’une dérive. https://methodo-projet.fr/modeles-de-documents-de-gestion-de-projet/ – Outil de gestion du portefeuille de projets A minima le portefeuille de projets est géré sur un simple tableur. Certains logiciels de planification se prêtent bien, sous réserve de personnalisation, à la gestion de portefeuille. Dans l’idéal c’est une application de gestion de portefeuille qui est utilisée. Indiquer ici quel outil doit être utilisé. – Parties prenantes d’un projet Décrire ici les rôles définis au sein et à l’extérieur de l’organisme, classiquement tout ou partie des rôles suivants : PMO, MOA, MOAS, MOAD, Sponsor, AMOA, MOE, Chef de projet, Equipe de projet, Experts métier. Ces rôles sont définis par ailleurs sur cette page et ailleurs sur ce site. – Méthodes de gouvernance des projets Indiquer si les projets gérés en structure matricielle. Si c’est le cas définir clairement la répartition des responsabilités entre chef de projet et responsables métier. Indiquer si certains projets d’importance capitale sont gérés en structure cellulaire (task-force). Indiquer si une ou des méthodes particulières sont utilisées et dans quels cas : méthodes agiles, gestion axée sur les résultats… – Rôles et responsabilités dans les projets Le plus simple pour cette partie est de faire référence au document « Matrice de responsabilité projets » qui suit, sur cette page. – Outils informatiques de gestion des projets Faire référence, s’il en existe, aux outils de planification et/ou aux applications collaboratives utilisées dans l’organisme. L’usage de ces outils est-il obligatoire ou conseillé, concerne-t-il tous les types et toutes les tailles de projets. – Mission, autonomie et responsabilité du chef de projet Définir clairement ce qui est attendu du chef de projet dans chacun des domaines suivants : . Gestion du contenu du projet . Gestion des travaux et des délais . Gestion des coûts . Gestion des risques . Gestion de la communication . Gestion des parties prenantes . Gestion des contrats . Retour d’expérience Faire référence aux documents-type concernant ces domaines – Equipe de projet Décrire la façon dont est constituée l’équipe de projet, les règles de fonctionnement dans l’équipe et entre l’équipe et les métiers. – Amélioration continue Insister sur le fait que ce document n’est pas figé et qu’il évoluera au fil des retours d’expérience. Indiquer les modalités de ces mises à jour. Indiquer qu’il en est de même pour tous les documents du projet. https://methodo-projet.fr/modeles-de-documents-de-gestion-de-projet/ Autres dénominations : – Plan de gouvernance des projets – Manuel qualité projets Matrice de responsabilité Projets A quoi sert la matrice de responsabilité projets Les parties prenantes d’un projet sont nombreuses et le rôle de chacune est déterminant. Pour que les projets se déroulent aussi harmonieusement que possible chaque acteur doit connaitre son rôle exact à chaque étape du déroulement du projet. Voilà à quoi sert la matrice de responsabilité projets. C’est une matrice « RACI » c’est à dire que le rôle de chacun est codé par l’une des lettres R (Réalise) A (Approuve ou Assume) C (Contribue) ou I (est Informé) . Insistons sur le fait que ce modèle est un exemple, à ne pas prendre au pied de la lettre : Les rôles diffèrent sensiblement suivant le contexte (projets internes, externes, publics…) et suivant le style de management du dirigeant (plus ou moins délégatif). La signification des sigles et acronymes (CODIR, COPIL….) est rappelée sous le tableau Modèle commenté de matrice de responsabilité projets Légende : R=Réalise A=Approuve C=Contribue I=est Informé Respons abilité Docume nt de référenc e Comités MOE MOA AM OA Génèse du projet CO DIR CO PIL Dir Te ch C D P MO AD MO AS U til. AM OA Instruit et formalise la demande de projet Fiche de propositi on de projet R C Décide du passage en phase explorat oire R I https://methodo-projet.fr/modeles-de-documents-de-gestion-de-projet/ Légende : R=Réalise A=Approuve C=Contribue I=est Informé Phase exploratoire CO DIR CO PIL Dir Te ch C D P MO AD MO AS U til. AM OA Choisit l’interloc uteur AMOA A R Définit le projet uploads/Ingenierie_Lourd/ modeles-de-documents-de-gestion-de-projet.pdf