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Outils de management par projet Faire vite, être prêt avant les autres ou ne pa

Outils de management par projet Faire vite, être prêt avant les autres ou ne pas faire… Le temps est au cœur de l’action L’entreprise doit savoir le maîtriser avec justesse et efficacité. La gestion de projet est une vision globale, l’alliance de la rigueur et de la créativité et une activité humaine. L’approche systémique, l’entreprise doit prendre en considération l’optimisation de l’ensemble des fonctions car les fonctions organisationnelles (service marketing, service production, service RH…) sont en lien. L’approche gestion allie la rigueur et la créativité pour créer quelque chose de nouveau, proposé des réalisations nouvelles en suivant un processus défini (rigueur dans la démarche créative). Dans un projet, les êtres humains sont au cœur du projet. La façon dont l’équipe est constituée et gérée, va créer des choses différentes. QU’EST-CE QU’UN PROJET ? Un projet est toute activité réalisée une seule fois, doté d’un début et d’une fin déterminée, qui vise à créer un produit ou un savoir unique. Il peut nécessiter la participation d’une seule ou de milliers de personnes. Sa durée peut être de quelques jours ou de plusieurs années. Il peut être entrepris par une seule organisation par un groupe d’organismes intéressés. Il peut s’agir de quelque chose d’aussi simple que l’organisation d’un évènement d’une journée ou d’aussi complexe que la construction d’un barrage sur une rivière. Le projet n’est jamais le même puisque l’entreprise est dans une amélioration continue. Cela permet d’aller au-delà de ce qui a déjà été fait.  Toute activité complexe orientée vers la production d’un ou plusieurs biens ou services mobilisant, sur une période assez longue mais finie, un ensemble conséquent de ressources dont la gestion peut être considérée comme sans interférence forte ou non maitrisée avec celle du reste de l’entreprise (V. Giard).  Une action spécifique, nouvelle qui structure méthodiquement et progressivement une réalité à venir pour laquelle on n’a pas encore d’équivaut exact (A. Beugnard).  Un ensemble de tâches accomplies par des spécialistes de disciplines différentes (métiers), concourant sous la conduite d’un chef de projet à la réalisation d’un objectif à l’intérieur de limites de temps et de coûts. Traduire une idée en projet : VOIR DIAPO 9 Les composantes d’un projet : un objectif contractuel, des critères de réalisation (coûts, délais, qualité…), un budget propre, un échéancier avec des dates de réalisation, un responsable et son équipe, un système de gestion permettant l’information et la décision. Dans le projet, il faut faire un organigramme. QU’EST CE QUE LE MANAGEMENT DE PROJET ? L’organisation et le management : c’est les facteurs humains (hiérarchie, coordination, communication, conflits) Techniques : ce sont les outils et techniques (Pert, Gantt, gestion des risques, coûts et délais). L’application de connaissances, compétences, outils et techniques dans des activités de projet en vue d’atteindre ou de dépasser les attentes des parties impliquées dans le projet. Le découpage en phases : Non répétitif, mais il y a des invariants. Un des invariants montre la possibilité de découper tout projet en quatre phases :  Conception (analyse amont, la phase avant projet)  Planification (analyse amont, la phase avant projet)  Réalisation  Livraison DIAPO 15 La phase de conception : Projet avant le projet : déterminer le but du projet, estimer les ressources, coûts et délais, définir le type d’organisation, choisir le chef de projet, estimation des risques, estimation de la rentabilité. Le but est l’ambition du début mais n’est pas quantifié. L’objectif est quantifié selon ce que nous pouvons réaliser. Cadrer le projet :  Initialiser le projet : A partir du constat d’un dysfonctionnement, de la demande d’une clientèle, d’un changement de législation ou d’une idée, d’une ambition, étudier l’opportunité pour finalement décider ou non de mettre en œuvre un projet : o Analyser la demande initiale o Rencontrer le demandeur ou l’initiateur pour reformuler sa demande o Formaliser et lui faire valider la fiche d’expression des besoins o Réaliser l’étude d’opportunité correspondante o Rédiger le dossier d’opportunité o Présenter le dossier d’étude d’opportunité pour validation par les décideurs identifiés.  Sorties de l’étape et entrées de l’étape suivante : o Dossier d’étude d’opportunité o Décision officielle de lancer un projet o Nomination d’un chef de projet o Formalisation de sa lettre de mission VOIR DIAPO pour le détail La fiche d’expression des besoins : il faut impliquer les clients, les utilisateurs dans le projet pour comprendre quels sont leurs besoins actuels et futurs : faire valider la fiche d’expression des besoins. Le dossier d’étude d’opportunité :  Les étapes des études initiales : évaluation sommaire des diverses façons de satisfaire ce besoin par rapport aux résultats attendus, aux ressources et aux coûts nécessaires pour mener à bien le projet.  Finalité : la pertinence du projet : valide ou non le bien-fondé du projet par rapport aux objectifs généraux de l’organisation : à la fin de cette étape on sait ce que l’on va faire, pourquoi on va le faire. Ca n’est pas l’étude de faisabilité. Cadrer le projet (2) :  Organiser le dispositif nécessaire (ressources, planning, budget) en fonction des objectifs définis dans le dossier d’étude d’opportunité et la lettre de mission du chef de projet. o Analyser et confirmer les objectifs o Constituer l’équipe projet o Définir la démarche o Evaluer les charges du projet o Organiser le dispositif de pilotage o Rédiger la note de cadrage o Organiser la réunion de lancement  Sorties de l’étage : o Note de cadrage o Equipe projet lancée o Compte rendu de la réunion de lancement o Etude de faisabilité Définir les objectifs : La formulation des objectifs : élément clé de la réussite de projet. Les objectifs formulés répondent aux besoins qui ont été précédemment décrits. Les objectifs doivent être SMART :  Spécifiques : rattacher à un contexte donnée  Mesurables : est-ce qu’on l’a atteint ou non ?  Ambitieux  Réalistes  Temps Etude de faisabilité (après la note de cadrage) : Phase itérative qui a pour but d’étudier plusieurs solutions ou concepts techniques dont la faisabilité doit être démontrée. Phase d’évaluation des risques présentés sous forme d’un état critique par solution. Estimation des performances coûts et délais pour chaque solution. Le besoin devient action, tous les aspects du projet sont maitrisés. Comprendre et analyser les besoins : fiche d’expression du besoin : à faire valider par le commanditaire du projet Pourquoi tel pays ? Dossier d’opportunité : l’inventaire de ce qu’on pourrait faire pour apporter une réponse au besoin : imaginer ce qu’on pourrait faire, être créatif et inventif. : identifier la pertinence du dossier. Note de cadrage (elle peut changer au cours de la réalisation du projet). Elle est contractuelle. Convention Phase de définition préliminaire (avant le PERT) : Ciblée sur la solution choisie parmi toutes les solutions proposées précédemment. Cette phase fixe :  L’organigramme technique ou organigramme des tâches  Le planning  La logique de développement du projet  Le plan qualité  Les spécifications techniques du besoin  La consultation de fournisseurs ou sous-traitants si besoin Avant de procéder à la décomposition du projet en tâches, il convient de faire l’examen des éléments de la commande et du cahier des charges élaboré lors de l’analyse préliminaire. Optimiser le temps de réalisation du projet. Le découpage du projet : La conduite d’un projet repose sur un découpage chronologique (phases) du projet en précisant ce qui doit être fait (les tâches), par qui cela doit être fait (ressources), comment les résultats doivent être présentés, les éléments à fournir pour construire le dossier, la réalisation du projet en lui-même (livrables) et comment les valider (jalons). Identifier des sous-ensembles quasi autonomes : chaque sous-ensembles donne lieu à un résultat, la charge propre à chacun peut être évaluée, les contraintes d’enchaînement entre les sous-ensembles sont repérables (certains peuvent être réalisés parallèlement, d’autres sont liés entre eux par des contraintes d’antériorité). 2 critères pour découper un projet …… VOIR DIAPO Les découpages normalisés : les normes internationales proposent trois découpages : PBS (product breakdown structure, structure de décomposition du produit), WBS (work breakdown structure, structure hiérarchique des tâches), OBS (organization breakdown structure, structure de décomposition de l’organisation). VOIR DIAPO. Les tâches : Une tâche est une action à mener en agissant sur quelque chose pour aboutir à un résultat. A chaque tâche définie, il faut associer un objectif précis et mesurable, des ressources humaines, matérielles et financières adaptées, une charge de travail exprimée en nombre de journée-homme, une durée ainsi qu’une date de début et une date de fin. Une tâche doit être assez courte (15 jours maximum). Dans le cadre du planning, les tâches sont reliées entre elles par des relations de dépendance. Problèmes liés à la décomposition :  comment ne pas oublier des activités ? (WBS-type).  Jusqu’où aller dans le découpage ? ça dépend  Quels critères pour le découpage ? géographiques, fonctionnels, budgétaires, techniques, responsabilités.  Les éléments peuvent être plus ou moins détaillés selon leur nature : réalisation externalisée, si pas de contrôle de dépense très précis, précision du détail voulu en uploads/Ingenierie_Lourd/ outil-de-management 1 .pdf