LES PRINCIPALES TÂCHES POUR PRÉPARER ET RÉALISER UN ÉVÉNEMENT 9ÈME ÉTAPE: LE DÉ

LES PRINCIPALES TÂCHES POUR PRÉPARER ET RÉALISER UN ÉVÉNEMENT 9ÈME ÉTAPE: LE DÉROULEMENT DE L’ÉVÉNEMENT LE DÉROULEMENT DE L’ÉVÉNEMENT: DU POINT DE VUE DES ORGANISATEURS DE L’ÉVÉNEMENT, IL S’AGIT A V ANT TOUT … … DE SUIVRE, SELON UNE CHECK-LIST PRÉALABLEMENT DÉFINIE TOUS LES DÉTAILS POUV ANT PERTURBER LE BON DÉROULEMENT DE L’ÉVÉNEMENT … SUIVI DU CONDUCTEUR (CALENDRIER ANNONCÉ DES ACTIONS ET ANIMATIONS); SURVEILLANCE DE L’ESPACE UTILISÉ PAR L’ÉVÉNEMENT; SUIVI DES PRESTATIONS LOGISTIQUES NÉCESSAIRES AU BON DÉROULEMENT ; ACCUEIL ET ACCOMPAGNEMENT DU PUBLIC; COLLECTE DES COMMENTAIRES, CRITIQUES, PROPOSITIONS, …; ANTICIPATION ET GESTION DES « MOMENTS DE CRISE », … A NE PAS OUBLIER: L’ÉTABLISSEMENT DE CETTE CHECK- LIST EST UNE TÂCHE SPÉCIFIQUE À RÉALISER LORS DE LA PHASE DE LA PRÉPARATION DE L’ÉVÉNEMENT …. 10 ÉTAPE : LE DÉBRIEFING ET LA CAPITALISATION DEBRIEFING ET CAPITALISATION: 1) VÉRIFICATION SI L’ÉVÉNEMENT … … S’EST DÉROULÉ SELON LE PLAN DE COMMUNICATION (CONCEPT, CAHIER DE CHARGES); … A ATTEINT LES OBJECTIFS DE LA COMMUNICATION; … A GÉNÉRÉ DES RÉACTIONS DE NON- INTÉRÊT, VOIR NÉGATIVES DU CÔTÉ DU PUBLIC 2) « INVESTISSEMENTS A VENIR » : QUOI EN TIRER POUR LA SUITE ? POUR L’ORGANISATION? POUR SOI-MÊME? 1ÈRE ÉTAPE: LE BRIEF &-TYPE D'ÉVÈNEMENT (CONCERT, EXPOSITION, SALON,...) 2-THÈME, "MESSAGE" DE L'ÉVÉNEMENT; L' 3- OBJECTIFS VISÉS PAR L'ÉVÉNEMENT; PUBLICS VISÉS PAR L'ÉVENEMENT 5-ELÉMÉNTS PRINCIPAUX À PRENDRE EN COMPTE DANS LA RÉALISATION DE L' ÉVÉNEMENT DATE, LIEU ET DURÉE (PRÉSSENTIS) DE L' ÉVÉNEMENT; 7-COÛT APPROXIMATIF DE LA PRODUCTION ET RÉALISATION DE L' ÉVÉNEMENT; 8-RECETTES PROBABLES 8ÈME ÉTAPE : LA PRODUCTION DE L’ÉVÉNEMENT PHASE QUI S’ÉTEND ENTRE CELLE DE LA DÉFINITION DU SCÉNARIO À CELLE DE LA MISE EN ŒUVRE, DU DÉROULEMENT DE L’ÉVÉNEMENT PÉRIODE DE MULTIPLES ACTIVITÉS QUI DOIVENT ÊTRE COORDONNÉES PAR L’ÉQUIPE PORTEUSE POUR ABOUTIR À LA RÉALISATION DE L’ÉVÉNEMENT: RÉUNIONS DE TRA V AIL, ACTIVITÉS TECHNIQUES DE RÉALISATION PROGRESSIVE DE L’ÉVÉNEMENT SELON LE PLAN D’ACTION ET LE CALENDRIER; GESTION DES PROBLÈMES, DES RETARDS, DES LITIGES, DOCUMENTATION DE L’A V ANCEMENT DU TRA V AIL ETC. PRODUCTION DE L’ÉVÉNEMENT: LE PLAN D’ACTION ET LE CAHIER DE CHARGES CONSTITUENT LE CADRE DE RÉFÉRENCE EXCLUSIF POUR CETTE PHASE L’ÉQUIPE PORTEUSE DE L’ÉVÉNEMENT A LA RESPONSABILITÉ ENTIÈRE DANS CETTE PHASE … 2ÈME ÉTAPE : L’AUDIT 1) L'AUDIT DU PUBLIC (QUI EST SUPPOSÉ D'ASSISTER, DE PARTICIPER À LÉVÉNEMENT) POINTS À ÉLUCIDE R 1) QUELLE POPULATION? 2) SON PROFIL SOCIOPROFESSIONNEL? 3) SA TAILLE? 4) SON PROFIL SOCIOCULTUREL ( V ALEURS PARTAGÉES, COMPORTEMENTS, STYLE DE VIE...)? SA LOCALISATION 2) TECHNIQUES, MÉTHODES: 1. VEILLE DOCUMENTAIRE (ÉTUDE DE MARCHÉ, DONNÉES PUBLIQUES, INFORMATIONS DIVERSES SUR LE WEB ET LES RÉSEAUX SOCIAUX). 2. MÉTHODES QUANTITATIVES: SONDAGE (QUESTIONNAIRE)... 3. MÉTHODES QUALITATIVES: FOCUS GROUPS, BRAINSTORMING... 2) L'AUDIT DUE L'EXISTANT 1) EVÉNEMENTS COMPARABLES DÉJÀ RÉALISÉS: PAR QUI? QUEL IMPACT? ECUEILS À ÉVITER?QUOI REPRENDRE? QUOI AMÉLIORER? COMMENT SE DISTINGUER? "BENCHMARKING" 2) QUELS ACTEURS SONT NÉCESSAIRES POUR RÉALISER L' ÉVÉNEMENT? PRESTATAIRES EXTERNES POUR AIDER À ORGANISER L'ÉVÉNEMENT. INTERVENANTS, PARTICIPANTS ( ARTISTES, EXPOSANTS, ANIMATEURS,...) ADMINISTRATION ET SEVICES ( RÉGLEMENTATION, SÉCURITÉ,...) MÉDIA POUR DIFFUSER ET V ALORISER. SPONSORS, MÉCÈNES:DONATEURS INDIVIDUELS. MÉTHODES, TECHNIQUE S: 1) VÉRIFIER L'INFORMATION 2) RÉSEAUTAGE (CARNET D'ADRESSE, INTERNET, RÉSEAUX SOCIAUX;...) 4ÈME ÉTAPE : LE SCÉNARIO DE L’ÉVÉNEMENT DÉFINIR LE MODÈLE (SCÉNARIO) D'UN ÉVÉNEMENT 1) ELABORATION DE L'ÉVÉNEMENT S' APPUIE SUR UN CONDUCTEUR LE CONDUCTEUR EST UN "OUTIL" QUI PERMET DE DÉTAILLER CHAQUE MOMENT D'UN ÉVÉNEMENT ET DE COORDONNER TOUTES LES INTERVENTIONS (B.JÉZÉQUEL, P.20) CONCRÈTEMENT, UN CONDUCTEUR PEUR SE PRÉSENTER SOUS FORME D'UN SIMPLE TABLEAU OU CHAQUE LIGNE CORRESPOND À UN MOMENT OU À UNE DURÉE. IL EXISTE TOUTE UN SERIE DE LOGICIEL ( LIBRES) DE PLANNING QUI PERMETTENT DE CRÉER DES CONDUCTEURS DÉTAILLÉS, EXPLICITES, INTERACTIFS, COLLABORATIFS. 2) L'ÉLABORATION D'UN ÉVÉNEMENT S'APPUIE SUR UNE SCÉNOGRAPHIE LA SCÉNOGRAPHIE EST UNE DÉMARCHE ET UN OUTIL QUI PERMET DE CONCEVOIR EN DÉTAIL … LA STRUCTURE, L’ORGANISATION DE L’ESPACE OCCUPÉ PAR L’ÉVÉNEMENT ET LES PARCOURS QUE LE PUBLIC PEUT EMPRUNTER … CONCRÈTEMENT, UNE SCÉNOGRAPHIE SE PRÉSENTE SOUS FORME … D’UN DESSIN, D’UNE PRÉSENTATION GRAPHIQUE 2D OU 3D ANNOTÉ(E) ET COMPLÉTÉ(E) PAR TOUTES LES INFORMATIONS UTILES: DU LIEU, DE L’OCCUPATION DU LIEU, DES PARCOURS (CHEMINS) DANS LE LIEU, DES « HOT SPOTS » ETC. NOTE: DANS LA PLUPART DES CAS, LE CONCEPT D’UN ÉVÉNEMENT REPOSE À LA FOIS SUR UN CONDUCTEUR ET UNE SCÉNOGRAPHIE 7ÈME ÉTAPE: LE CAHIER DE CHARGES ( STRUCTURE DU RAPPORT) RÉDACTION DU CAHIER DE CHARGES: UN RAPPORT COMPRENANT 7 GRANDES PARTIES … 1) RÉSUMÉ GÉNÉRAL (= ÉLÉMENTS ESSENTIELS DU BRIEF). 2) DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE L’ÉVÉNEMENT (PROGRAMME ET SCÉNOGRAPHIE). 3) DESCRIPTION DU CONTEXTE DE L’ÉVÉNEMENT. 3.1) PUBLICS. 3.2) OBJECTIFS. 3.3) PÉRIMÈTRE. 3.4) L’EXISTANT. 3.5) LA FAISABILITÉ DE L’ÉVÉNEMENT. 4) PLAN D’ACTION. 4.2) LES TÂCHES. 4.3) DESCRIPTION DE CHAQUE TÂCHE. 4.4) CALENDRIER (GANTT) A VEC JALONS 5) GESTION DU PROJET. 5.1) PORTEUR. 5.2) EQUIPE PORTEUSE. 5.3) AUTRES PARTENAIRES. 5.4) ELÉMENTS DE CONDUITE DU PROJET. 6) COMMUNICATION ET V ALORISATION DE L’ÉVÉNEMENT. 7) BESOINS ET BUDGET PRÉVISIONNEL. 7.1) LES BESOINS. 7.2) LE BUDGET (DÉPENSES ET RECETTES). 3ÈME L’ÉQUIPE DU PROJET DÉSIGNER UN CHEF PROJET( SI CE N'EST PAS LE CHARGÉ DE LA COMMUNICATION) GÉNÉRALEMENT (SELON TYPE, COMPLEXITÉ;;;DE L'ÉVÉNEMENT): 1. DÉSIGNER UNE ÉQUIPE OU UN COMITÉ D'ORGANISATION DE L'ÉVÉNEMENT 2. DDÉFINIR LE PARTAGE DES R)OLES, DES RESPONSABILITÉS: QUI FAIT QUOI( QUI EST RESPONSABLE DE QUOI) 3. ET REPRÉSENTER LE TOUT SOUS FORME D'UN ORGANIGRAMME COMMENTÉ ET ARGUMENTÉ 6ÈME ÉTAPE : LE PLAN D’ACTION DU PROJET ÉVÉNEMENTIEL PLAN D’ACTION: COMPREND ESSENTIELLEMENT: 1. LA DÉFINITION DES TÂCHES À RÉALISER POUR PRÉPARER L’ÉVÉNEMENT (POUR PRÉPARER, PAR EXEMPLE, UN CONCERT, JPO, … POUR TELLE OU TELLE DATE, À TEL OU TEL ENDROIT, ETC.) 2. LA DÉFINITION DES RESPONSABILITÉS POUR CHAQUE TÂCHE (ET AUSSI SI LES TÂCHES SONT RÉALISÉES EN INTERNE OU PAR DES PRESTATAIRES, …) 3. LE CALENDRIER DES TACHES. LE CALENDRIER SE PRÉSENTE SOUS FORME D’UN DIAGRAMME DE GANTT (CF. PLAN DE COMMUNICATION). LA CONDUITE D’UN PROJET CRÉATIF: DÉFINITION DU CALENDRIER: CHAQUE TÂCHE ET SOUS-TÂCHE DOIT ÊTRE POSITIONNÉE SUR UN DIAGRAMME DE GANTT (INVENTÉ EN 1910 PAR L’INGÉNIEUR AMÉRICAIN HENRY L. GANTT) VISUALISANT LE DÉROULEMENT DU PROJET DANS LE TEMPS … ATTENTION AU RÉALISME ET À LA COHÉRENCE DANS LA PLANIFICATION TEMPORELLE DU PROJET (I.E. AU RESPECT DES DÉPENDANCES LOGIQUES ENTRE LES DIFFÉRENTES SOUS-TÂCHES. PRINCIPAUX POSTES POUR ÉTABLIR UN BUDGET … 1. PERSONNEL. 2. ÉQUIPEMENT. 3. COÛTS OPÉRATIONNELS ( INVITATIONS, PRESTATAIRES EXTERNES, …). 4. FRAIS DE PRÉSENTATION. 5. FRAIS DE MISSIONS. 6. COMMUNICATION 7. … 5ÈME ÉTAPE: BESOINS ET BUDGET BUDGET DEUX COLONNE S: DÉPENSES RECETTES SUJET FLOTTANT uploads/Management/ 1-les-principales-taches-pour-preparer-et-realiser-un-evenement.pdf

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  • Publié le Fev 17, 2022
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