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10 conseils pour organiser un marathon 8 décembre 2020 Dans le sport, l’organis

10 conseils pour organiser un marathon 8 décembre 2020 Dans le sport, l’organisation d’une compétition est loin d’être de tout repos. De la communication au déroulement du tournoi, en passant par les dépenses à faire, plusieurs paramètres sont à prendre en compte. Il n’est donc pas simple d’organiser un rendez-vous sportif rassemblant un grand nombre de participants tel qu’un marathon. Toutefois, avec une bonne planification et l’anticipation des couacs, on peut relever le défi. Si vous avez en vue l’organisation d’un marathon, voici 10 conseils qui vous seront utiles. Choisir le lieu et la date de l’événement Un marathon est une course à pied qui se distingue des autres par le fait qu’il se déroule sur une longue distance. Vous ne pouvez donc pas organiser une compétition de cette discipline dans un espace clos comme un stade. Vous devez choisir un circuit dans un quartier suffisamment grand avec un circuit d’intérêt. Comme pour le lieu, le choix de la date du marathon est stratégique. Veillez à programmer la compétition à une date à laquelle le temps sera clément. Le marathon devant se dérouler en plein air, l’idéal serait qu’il ne pleuve pas et qu’il ne fasse ni trop chaud, ni trop froid le jour J, prenez donc en considération les prévisions météorologiques. Obtenir les autorisations nécessaires Pour l’organisation d’un marathon, vous aurez besoin d’une autorisation officielle. De fait, cet événement se déroulera nécessairement sur la voie publique. Si la course est prévue pour s’effectuer dans une seule commune, vous devez recevoir une autorisation auprès de l’administration locale. Ensuite, vous introduirez une demande d’autorisation en préfecture au moins 3 mois avant la date de la course. Si le circuit traverse plusieurs communes, vous devez prendre une autorisation auprès de chaque commune concernée. Selon le lieu de déroulement de l’événement, vous pourriez avoir besoin d’une autorisation ou d’un accord de principe de l’ONF (Office National des Forêts). Définir un budget L’organisation d’un événement sportif d’importance est forcément onéreuse. Pour organiser un marathon avec succès, vous devez avoir, en amont, une vue globale des dépenses que vous allez faire. Veillez donc à avoir une estimation détaillée de l’argent à mobiliser pour couvrir tous les besoins. Pour ce faire, vous devez dresser une liste de tout ce qu’il faudra acheter, des services à solliciter, etc. Attribuez une somme à chaque achat ou service tout en incluant une certaine marge. Ainsi, vous anticiperez sur toutes les éventuelles urgences pouvant survenir. Penser à utiliser des drapeaux signalétiques Le marathon se tient sur un circuit long de plusieurs kilomètres. Il est donc indispensable de faire usage d’outils pouvant donner des indications aussi bien aux participants qu’aux spectateurs. Vous aurez alors à installer des drapeaux signalétiques le long du circuit. Vous devez marquer clairement les points au niveau desquels débute et prend fin le marathon. Ainsi, utilisez un drapeau pour annoncer le point de départ et un autre pour signaler l’arrivée. Les drapeaux signalétiques peuvent d’ailleurs être personnalisés et inclure vos sponsors par exemple. Trouver des sponsors Une fois le budget de l’organisation du marathon établi, vous vous rendrez sans doute compte que la somme à dépenser est colossale. Pour réussir l’événement, vous devez solliciter des sponsors. Il peut s’agir d’entreprises locales ou nationales, ou encore de multinationales. S’il s’agit de votre première organisation de marathon, il n’est pas évident que vous trouviez des sponsors prêts à investir beaucoup d’argent dans l’événement. Misez donc sur les promoteurs d’entreprises qui commercialisent des produits qu’ils pourraient mettre à votre disposition en échange de publicité. En les incluant à votre signalétique vous donnez à vos sponsors une bonne visibilité ce qui les encouragera à investir, car il s’agit d’une bonne publicité. Lancer l’inscription Les premiers acteurs de votre marathon sont bel et bien les athlètes. Après avoir établi le budget et trouvé des sponsors, vous devez lancer l’inscription des participants. Dans les faits, le coût de la course devrait équivaloir à la somme des frais de participation des athlètes. C’est dire que même au cas où vous ne parvenez pas à trouver des sponsors qui vous soutiennent financièrement, vous devriez pouvoir organiser le marathon. L’inscription à la compétition doit donc être payante si vous n’avez pas été financé par de généreux mécènes. Par ailleurs, vous devez mettre à la disposition des coureurs un formulaire qu’ils rempliront. Ainsi aurez-vous des informations clés sur chaque athlète. Pour vous garantir un bon taux de participation, utilisez une signalétique de qualité. Prendre des mesures sécuritaires Un marathon, quelle que soit la distance sur laquelle il se déroule, reste une course assez éprouvante. Pour prévenir toute fâcheuse situation, des dispositions sécuritaires doivent être prises. L’une des mesures basiques consiste en l’usage de panneaux et drapeaux de signalisation. Des postes de secours médical doivent être installés sur le circuit, à raison d’un poste tous les 5 km. Aussi, il doit y avoir un point de ravitaillement en eau et en isotonique tous les 2,5 km à partir du kilomètre 5. Si le circuit s’étend sur plus de 20 km, prévoyez en plus un ravitaillement en aliments solides (pâtes d’amande, bananes, etc.) tous les 10 kilomètres. En outre, n’oubliez pas de souscrire à une assurance Responsabilité civile. Constituer une équipe de volontaires Il est impossible d’organiser un marathon tout seul. Vous aurez besoin de dizaines de personnes qui vous prêteront main-forte. Vous pouvez alors former une équipe de volontaires. Ceux-ci auront pour mission de distribuer les dossards, de l’eau et de la nourriture aux points de ravitaillement. Pour trouver des bénévoles, parlez de l’événement autour de vous. Vous pouvez également faire une annonce en ligne. Bien accueillir les athlètes Le jour du marathon, vous devez parfaire l’organisation de sorte à bien accueillir les coureurs. Vous devez mettre en place un système qui vous permet de contrôler la participation à la course. Chaque athlète, dûment inscrit, doit avoir un billet qu’il présentera pour récupérer son dossard. Ensuite, vous devez mettre les sportifs dans de bonnes conditions pour la course. Vous devez ainsi leur proposer de l’eau et leur permettre de s’entraîner et de s’échauffer quelques minutes. Suivre la course Il est important que vous suiviez votre événement de bout en bout. Vous devez donc être présent au point de départ, puis au point d’arrivée. Vous devez avoir des informateurs à différents endroits du circuit afin d’être informé du moindre quiproquo. À la fin de la course, dites à chaque coureur son chrono et félicitez-le pour sa participation. La distribution des récompenses, en l’occurrence des médailles aux vainqueurs, mettra un terme à l’événement. Néanmoins, par la suite, vous devez dresser le bilan de l’organisation afin de savoir si ce fut une réussite ou non. C’est ce qui vous permettra de mieux préparer les prochaines éditions. La fédération délégataire : la FFA GUIDE DE L’ORGANISATEUR L’organisateur doit se conformer aux règles techniques de la discipline, édictées par la fédération qui a reçu la délégation (Code du sport – Article L331-1). Les manifestations de course à pied (trail, courses sur route, obstacles) sont sous l’égide de la FFA (Fédération Française d’Athlétisme). Vous pouvez organiser un trail ou une course nature sans que votre association soit affiliée à la FFA mais vous devez en informer la FFA et vous conformer au règlement dicté par cette fédération. demandes d'autorisation Les manifestations sportives qui constituent des épreuves, courses ou compétitions comportant un chronométrage et qui se déroulent en totalité ou en partie sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique sont soumises à déclaration auprès de l’autorité administrative. Pour organiser une course, le point de départ est d’avoir l’autorisation de la commune qui va accueillir l’événement. Puis dans certains cas, vous apprendrez à créer le dossier pour la préfecture, l’ONF ou encore Natura 2000 ! Testez notre simulateur pour savoir quel CERFA remplir Modèles de lettres et courriers types Une partie du travail de l’organisateur consiste à envoyer des courriers pour rencontrer des élus, solliciter des subventions ou obtenir des autorisations. Sur Adeorun, nous vous avons déjà fait ces démarches car nous sommes nous-mêmes organisateurs. Nous vous partageons aujourd’hui nos archives : consultez nos modèles de lettres et téléchargez-les gratuitement, vous gagnerez du temps dans vos démarches : demandes aux communes, courrier préfecture ou ONF, lettres de remerciements : tous les modèles de lettres types sont ici Quelle assurance pour organiser une course ? Un organisateur de course est soumis à l’obligation d’assurance. L’attestation d’assurance est d’ailleurs une pièce à joindre dans le dossier de demande d’autorisation en préfecture ! Dans 95% des cas, c’est une association qui organise un événement: elle possède donc déjà une assurance. Il faut vérifier que vous ayez bien souscrit à une assurance « responsabilité civile organisateur (RCO) » couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens confiés et les dommages aux personnes (les coureurs mais aussi les bénévoles). Cela à un coût, qui sera variable en fonction de la nature de votre événement, du matériel à assurer mais aussi du nombre de participants attendus. Gérer les inscriptions pour son trail ADEORUN est un outil en ligne sur uploads/Management/ 10-conseils-pour-organiser-un-marathon.pdf