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RAPPORT D'AUDIT CIRAD- département Systèmes Biologiques Référentiel : Phase ISO

RAPPORT D'AUDIT CIRAD- département Systèmes Biologiques Référentiel : Phase ISO 9001 2015 : Initial Date de début d’audit : 28/10/2020 Référence : 4202697 VOTRE RESPONSABLE D’AUDIT CHERDO Eric Téléphone : 05 61 75 42 82 E-mail : cherdoe@gmail.com VOTRE CHARGÉ(E) DE CLIENTÈLE ATAH Alexandrie Téléphone : 01 41 62 60 62 E-mail : alexandrie.atah@afnor.org I. Conclusions générales de l'audit - Synthèses Forces et Faiblesses....page 3 II. Constats.................................................................................................page 12 III. Non-conformités....................................................................................page 18 IV. Revue préparatoire et plan d'audit........................................................page 34 V. Procès-verbal de clôture........................................................................page 38 NOM CIRAD- département Systèmes Biologiques ADRESSE DU SIÈGE CAMPUS AGRONOMIQUE DE KOUROU BP 701 97387 KOUROU CEDEX CONTACT PRINCIPAL BOCCARA MICHEL TÉLÉPHONE 05 94 32 73 52 E-MAIL michel.boccara@cirad.fr ABRÉVIATIONS SM Système de Management RA Responsable d’Audit QSEÉ Qualité, Santé et Sécurité au Travail, Environnement, Énergie PF Point fort SMQ Système de Management Qualité PP Piste de progrès SME Système de Management Environnemental Note Constat de Conformité SMS Système de Management de la Santé et de la Sécurité au Travail PS Point sensible SMÉ Système de Management de l’Énergie NC. Min. ou Maj Non-conformité mineure ou majeure OC Organisme de Certification PV Point de vigilance A Auditeur Clause de confidentialité : Ce rapport d’audit est confidentiel et limité en diffusion aux services de l'organisme de certification et de l’organisme audité. Il demeure la propriété exclusive de l'organisme de certification. Tout audit est fondé sur un échantillonnage du Système de Management d’un organisme et de ce fait ne garantit pas une conformité de 100 % des exigences. © Toute reproduction intégrale ou partielle, faite en dehors d’une autorisation expresse de l'organisme de certification ou de ses ayants cause, est illicite. SOMMAIRE ORGANISME AUDITÉ Rapport d’audit - CERTI F 0442.12 03/2020 AFNOR Certification 2/39 Présentation de l’organisme audité (type d’organisme, effectifs, activités, produits, services) Le Cirad est l’organisme français de recherche agronomique et de coopération internationale pour le développement durable des régions tropicales et méditérranéennes. Il est composé de 3 départements : - Persyst : performances des systèmes de production et de transformation tropicaux - ES : Environnement et sociétés - Bios : Système biologique Chaque département est structuré en unités de recherche. Le Centre de Ressources Biologiques (CRB) Plantes Pérennes de Guyane est une structure faisant partie de l’équipe GS (génôme et sélection) de l’UMR AGAP (Département BIOS). Son périmètre d’activité concerne les collections en pleine terre de cacaoyers (Theobroma cacao) et caféiers (Coffea canephora, coffea arabusta) installées sur la station du Cirad de Combi, commune de Sinnamary (Guyane). Le CRB acquiert, conserve et diffuse ces ressources biologiques. Les effectifs sont de 4.5 UTH. Description du champ d’application (activité) du Système de Management couvert par la certification avec précision des éventuelles exclusions d’activités déclarées Acquisition, Conservation et mise à disposition de ressources biologiques des collections de caféiers (robusta et arabusta), Cacaoyer (biodiversité, tolérance aux aléas biotiques et abiotiques, développement agricole, recherche scientifique) [Voir PV de clôture joint en annexe ou avec le nouveau libellé validé avec l’organisme.] Le libellé de la certification est représentatif du domaine d’application et du périmètre de certification. Description du périmètre d’application (sites) du Système de Management couvert par la certification Les sites où s’applique le Système de Management sont : - Site où sont basées les fonctions centrales : le Cirad à Kourou pour les processus direction, qualité et supports - la station de Combi, pour les collections en pleine terre de cacaoyers (Theobroma cacao) et caféiers (Coffea canephora, coffea arabusta) installées sur la commune du de Sinnamary Rapport finalisé le 03 11 2020 Rapport d’audit - CERTI F 0442.11 09/2018 AFNOR Certification 1/9 PRÉSENTATION DE L’ORGANISME ET DE L’AUDIT I Rapport d’audit - CERTI F 0442.12 03/2020 AFNOR Certification 3/39 1. SYNTHÈSE DU SYSTÈME DE MANAGEMENT Le système de management s’installe progressivement ; il a été construit pour répondre aux exigences de la norme NF S96-900 : 2011 (qui va être arrêtée en décembre 2020). En début 2020, la direction a choisi de certifier son organisation selon la norme ISO 9001:2015). Un travail de fond a été réalisé pour finaliser le système de management. Pour autant, le travail sur les enjeux, les risques/opportunités et plan d’action associé devra être approfondie pour être parfaitement en ligne avec les principes d’ISO 9001. Validation de l’atteinte des objectifs de l’audit Déterminer la conformité du SM audité aux critères de l’audit (notamment audits internes et revue de direction). Le SM est-il conforme ? OUI Évaluer la capacité du SM audité à se conformer aux exigences légales, réglementaires et contractuelles applicables. Le SM est-il capable ? OUI Évaluer l’efficacité du SM audité dans l’atteinte de ses objectifs. Le SM est-il efficace ? OUI Evaluer la capacité du SM audité à identifier les améliorations à mettre en œuvre Les améliorations du SM sont-elles identifiées ? OUI Déterminer la conformité des activités, processus et produits aux exigences et procédures du système de management. La conformité est-elle déterminée ? OUI Rapport d’audit - CERTI F 0442.11 09/2018 AFNOR Certification 2/9 CONCLUSIONS II Rapport d’audit - CERTI F 0442.12 03/2020 AFNOR Certification 4/39 2. POINTS MARQUANTS DU SYSTÈME DE MANAGEMENT Dans cette partie du rapport, nous souhaitons porter à l’attention de l’Organisme, la synthèse des forces, faiblesses risques et opportunités d’améliorations du Système de Management ou de l’organisme par grandes thématiques. Contexte – Marché – Parties intéressées Macro-Forces Macro-Faiblesses Marché : un système de validation des demandes client est réalisé collégialement par le gestionnaire des collections et par la direction du département. Les clients du CRB sont de plusieurs natures : chercheurs (externes au CRB mais agents du Cirad ou d’autres institutions), agriculteurs, particuliers, projets nationaux. Contexte : il a été pris en compte d’un point de vue global mais certains enjeux restent à approfondir par exemple la recherche de financement essentiel pour la pérennité du Cirad A la notion de risque est associée un ensemble de moyens de prévention qui sont statiques sans forcément associer un plan d’action avec moyens, responsable et délai ; Les besoins et attentes des parties intéressées ont été définis par processus et seront à affiner notamment pour ceux liés au contexte. Leadership - Politique – Planification (risques et opportunités) - Animation/pilotage du Système Macro-Forces Macro-Faiblesses Le leadership est réalisé par la direction du département et relayé en politique qualité par le responsable du campus des ressources biologiques. Pour les autres fonctions, l’implication se fait via l’implication des vérificateurs et approbateurs des processus ou procédures. La politique comprend des objectifs qui restent pour certains à étayer d’indicateurs de mesures (détail cf constat) Pour certains objectifs, la planification des moyens de déploiement n’est pas définie. Les opportunités ne sont pas prises en compte ; le système étant focalisé dans un premier temps sur la prise en compte des risques Le pilotage du système par la fonction qualité est assurée par 2 agents ; le partage des responsabilités reste à préciser. Performance opérationnelle – Fournisseurs – Sous-traitants - Contribution des processus supports – Surveillance Macro-Forces Macro-Faiblesses La performance opérationnelle est maîtrisée par les 3 processus : acquérir des RB*, conserver et multiplier des RB, diffuser des RB La maîtrise des produits et services fournis par des prestataires externes est maitrisé par une définition d’opérateurs critiques, des critères d’évaluation factuels et un suivi de la performance dans le temps Alors que la cartographie identifie les « services supports » en processus, la documentation mentionne le terme « procédure » alors qu’ils constituent réellement des processus Tous les processus en place ne disposent pas d’indicateurs de mesure. Leur identification devra veiller à la création d’une valeur ajoutée. *RB : ressources biologiques Rapport d’audit - CERTI F 0442.11 12/2018 AFNOR Certification 3/9 Rapport d’audit - CERTI F 0442.12 03/2020 AFNOR Certification 5/39 Exploitation des Opportunités - Dynamique d’amélioration Macro-Forces Macro-Faiblesses Un gros travail de formalisation a été réalisé pour finaliser la construction du système de management de la qualité. Les améliorations sont alimentées par des fiches de progrès éditées suite à besoin d’amélioration ou non- conformités constatées lors des 2 audits à blanc réalisés en 2018 et 2019. Des revues de processus sont prévues pour alimenter la prochaine revue de direction ; les données de sortie devraient contribuer à renforcer l’amélioration continue. Rapport d’audit - CERTI F 0442.11 12/2018 AFNOR Certification 4/9 Rapport d’audit - CERTI F 0442.12 03/2020 AFNOR Certification 6/39 3. CONSTATS ET PROPOSITION DU RA Nombre de constats de l’audit en cours PF PP PS/PV NC Min NC Maj reconduit Audit N-1 Audit N reconduit Audit N-1 Audit N reconduit Audit N-1 Audit N 14 16 / 8 / 7 / 0 Nota : Les PS et les NC min. seront suivis lors du prochain audit planifié. Les NC Maj seront suivies lors d’un audit complémentaire (documentaire ou sur site). Proposition du RA Conformité du système Non-conformité du système Action sur le/les certificat(s) en cours de validité X Certification initiale Vérification documentaire par le RA Suspension du/des certificat(s) Maintien de la certification Audit complémentaire Retrait du/des certificat(s) Renouvellement de la certification Audit complet Sans action Audit de surveillance anticipé Edition d’un certificat modifié Suivi documentaire par l’OC Nota uploads/Management/ 201004-rapport-4202697-12-03-2020-audit.pdf